数据处理
本章节将介绍 Office 提供的主要功能,这些功能帮助您在电子表格中处理数据。
电子表格排序
若要对电子表格进行排序:
- 打开电子表格。
- 高亮显示您要排序的单元格范围。
- 单击数据菜单 > 排序,或者只需右键单击所选的单元格并选择排序即可。
- 首先选择要排序的列,然后选择您要该列按升序或是降序排列。
- 如果您要添加更多排序规则,在然后按下拉菜单中指定更多列。排序将按照规则顺序进行优先。
过滤数据
若要过滤数据:
- 在电子表格中选取一个范围后,单击数据菜单 > 过滤器,或只需单击工具栏中的过滤器图标即可创建过滤器。
- 在所选范围中,单击首列标题中的过滤器选择器(倒置的小三角形符号)。
- 用以下方式过滤列内的数据:
- 排序列:单击从 A 到 Z 排序或从 Z 到 A 排序。
- 按条件过滤:单击倒置三角形从下拉菜单中选择条件,在值栏中填入数据(如果条件适用)。
- 按值过滤:勾选/取消勾选列表中的值,或在搜索栏中输入指定值,以找到您要保留或隐藏的值。您还可通过勾选/取消勾选全选以勾选/取消勾选所有的复选框。
注:
- 如果同时按条件和值过滤范围,SpreadSheet 将只按条件过滤该范围。
- 当使用按条件过滤时,您无法在值栏中输入公式。
- 若是在应用过滤器之后才更改单元格的值,该单元格将不会被过滤。例如,如果您将条件“大于 3”应用到过滤器,然后您将单元格中的值从 4 改为 2,则此单元格仍将显示。
- 还支持过滤器视图,使您可以过滤数据,而不会影响其他用户查看相同电子表格的方式。
使用数据验证
若要应用数据验证:
- 在电子表格中选取一个范围后,单击数据菜单 > 数据验证,或只需右键单击该范围并选择数据验证即可。
- 在单元格范围栏中输入一个范围。或者单击框格形状的图标以选取一个范围。按住 Ctrl 键可选取多个范围。
- 从规则下拉菜单中选择规则类型。
- 选择是否要显示帮助信息。每个规则类型都有相应的默认帮助信息,您也可编辑自定义的帮助信息。
注:
- 帮助信息将于您在空单元格移动鼠标时作为工具提示信息显示。
- 如果单元格已含有无效值,则帮助信息将显示为警告(见下文)。
- 选择您是否要 SpreadSheet 在您输入含有无效值数据时显示警告或拒绝输入。
- 单击保存。
注:
- 如果您选择显示警告,在该单元格右上角将显示红色三角形。将鼠标移动到红色三角形可查看警告信息。
- 如果您选择拒绝输入,将弹出一个对话框以拒绝您刚输入的数据。
应用条件格式规则
若要应用条件格式:
- 单击格式菜单 > 条件格式可打开设置窗口。
- 单击创建以创建新条件格式规则,或双击现有规则对其进行编辑。
- 在单元格范围栏中输入一个范围。或者单击框格形状的图标以选取一个范围。按住 Ctrl 键可选取多个范围。
- 从规则下拉菜单中选择规则类型。
- 如果所选的规则含有一个或多个值,则在值或公式栏中输入一个或多个值。值可为以下类型之一:
- 针对符合上述条件的单元格来配置您想要应用的格式样式。
- 单击确定。
注:
- 如果不同的规则有重叠范围,则 Office 将优先应用规则列表中最上面的规则。您可拖放规则来更改顺序。
- 条件格式的样式优先权高于单元格内的原始样式设定。例如,一个单元格的原始背景色为蓝色,但由于此单元格符合应用绿色背景的条件格式规则条件,因此该单元格的背景色将会显示为绿色。
定义范围名称
若要定义范围:
- 打开数据菜单 > 定义范围名称。
- 单击创建,然后输入您首选的名称。
- 在范围字段中选择或输入您要定义范围的单元格引用。
- 单击确定。
规则名称的限制:
- 规则名称的第一个字符必须是字母、反斜线或下划线,其余字符可以是字母、数字、句点和下划线。
- 规则名称不能是单元格引用、纯数字或布尔常数,例如,A5、R2C3、123 或 TRUE。
- 字母不区分大小写。因此,“NamedRange”和“namedrange”将视为相同。
定义范围的限制:
- 定义范围的单元格引用必须包含对应电子表格的名称,如 sheet!A1:B2。
- 公式不可用作范围值。
插入图表
Office 支持 11 种图表,可让您直观地显示数值数据,从而丰富您的电子表格。
- 柱形图
- 堆积柱形图
- 条形图
- 堆积条形图
- 面积图
- 堆积面积图
- 折线图
- 堆积折线图
- 饼图
- 散点图
- 组合图
若要插入图表:
- 选择您要对其创建图表的带数据单元格。
- 单击插入菜单 > 图表,或只需单击工具栏中的图表图标即可。此操作将打开图表编辑器。
- 在图表选项卡中,选择图表类型。您还可在此编辑数据范围,并决定是否要使用最左列或首行作为表头。
- 切换到高级选项卡可编辑图表标题、x 轴标题和 y 轴标题。如果已选择组合图,您还可在组合图中调整两个图表类型。
- 在窗口的右侧预览图表。
- 单击应用。
- 如果您要再次编辑图表,请单击该图表,然后单击编辑可打开图表编辑器。