Algemeen
Standaard lokale instellingen
Naast de weergavetaal in Office die u kunt selecteren in Instellingen > Profiel kunt ook het formaat van getallen, valuta en data wijzigen in functie van uw taal of regio wanneer u met spreadsheets werkt. Volg onderstaande stappen om de standaardlocatie voor alle spreadsheets te wijzigen.
- Klik op het pictogram Account > Instellingen > Office > Standaardlocatie.
- De standaardlocatie zal dezelfde zijn als uw browserlocatie. Selecteer een locatie uit de vervolgkeuzelijst om de standaardlocatie te wijzigen.
- Klik op OK.
Opmerking:
- wilt u de lokale instellingen van de huidige spreadsheet aanpassen, open het menu Bestand > Spreadsheetinstellingen en selecteer een lokale instelling in het vervolgkeuzemenu.
Compatibiliteit van Synology Office-bestanden met Microsoft-bestanden
Microsoft Office-bestanden converteren naar Synology Office-bestanden:
Met de installatie van het Office-pakket kunt u de volgende functies in Drive gebruiken:
- Documenten, spreadsheets en dia's maken die onlinesamenwerking door meerdere gebruikers ondersteunen.
- Gecodeerde documenten, spreadsheets en dia's maken om privébestanden te beschermen.
- Microsoft Office-bestanden converteren naar Synology Office-bestanden door de volgende stappen te volgen:
- Rechtsklik op Microsoft-bestanden die in de onderstaande lijst van bestandsindelingen staan.
- Klik op de optie Converteren naar Office-bestand.
- De Microsoft Office-bestanden worden geconverteerd naar nieuwe Synology Office-bestanden.
- Rechtsklik op de Synology Office-bestanden en selecteer Downloaden om Synology Office-bestanden te downloaden als Microsoft Office-bestanden.
Ondersteunde bestandsindelingen voor conversie:
- Document: .docx (met Document Viewer* geïnstalleerd, kunnen ook bestanden met de volgende bestandsindelingen worden geïmporteerd: .doc, .odf en .rtf)
- Spreadsheet: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv
- Dia's: .pptx
Synology Office-bestanden downloaden als Microsoft Office-bestanden
Nadat u een bestand hebt geopend dat u wilt downloaden, gaat u naar het menu Bestand > Downloaden. Het bestand wordt gedownload in de volgende bestandsindelingen:
- Document: .docx, .odt
- Spreadsheet: .xlsx, .ods
- Dia's: .pptx
Opmerking:
- Alleen door Office ondersteunde indelingen (bijv., lettertype, tekstkleur, opmerkingen, hyperlinks) worden geconverteerd.
- Gecodeerde bestanden kunnen niet in Office worden geïmporteerd.
Sjablonen beheren
Het Office-pakket biedt een brede waaier van ingebouwde sjablonen waarmee gebruikers bestanden kunnen maken, maar niet kunnen bewerken, delen, verwijderen of naam kunnen wijzigen. Gebruikers kunnen echter wel hun eigen aangepaste sjablonen maken die ze kunnen bewerken, delen, verwijderen, publiceren en waarvan ze de naam kunnen wijzigen. Ga naar de sjabloonpagina en klik op Bestand > Nieuw bestand vanaf sjabloon.
Een aangepaste netwerksjabloon maken:
- Open een bestaand bestand dat u als sjabloon wilt opslaan.
- Open het menu Bestand en klik op Opslaan als sjabloon.
- Specificeer een naam voor de sjabloon.
Opmerking:
- de historische versies en coderingsinstellingen van het originele bestand en eventuele opmerkingen en revisies worden niet in de sjabloon opgeslagen.
Een sjabloon delen:
Klik op het pictogram Delen in de werkbalk. Selecteer met wie u de sjabloon wilt delen en welk machtigingstype u wilt verlenen. Na het delen van de sjabloon, kunnen gebruikers met machtiging de sjabloon openen met een klik op + > Vanaf sjabloon in het Drive-portaal of Bestand > Nieuw bestand vanaf sjabloon in de Office-editor.
U kunt uw sjabloon delen met:
- Gebruiker: de toegang tot uw sjabloon aan specifieke gebruikers verlenen.
- Groep: de toegang tot uw sjabloon aan gebruikers van specifieke groepen verlenen.
- Intern: de toegang tot uw sjabloon aan alle interne gebruikers verlenen met toegang tot Drive.
Machtigingstypen voor het delen van sjablonen zijn o.a.:
- Bewerken: gebruikers met beheermachtiging kunnen uw sjabloon bewerken, delen, verwijderen en sjabloonnaam wijzigen.
- Bekijken: gebruikers met weergavemachtiging kunnen alleen nieuwe bestanden met uw sjabloon maken.
Opmerking:
- gebruikers met administratieve rechten kunnen alle sjablonen beheren.
Een sjabloon-URL delen:
Om uw sjabloon via een URL te delen, klik op het pictogram Delen in de werkbalk, kopieer de te delen koppeling van de sjabloon en stuur naar de persoon met wie u de sjabloon wilt delen.
Na het ontvangen en openen van de koppeling:
- Gebruikers met de Bekijken-machtiging worden omgeleid naar de weergavemodus.
- Gebruikers met de Bewerken-machtiging worden ook omgeleid naar de weergavemodus maar kunnen naar de bewerkingsmodus overschakelen.
- Gebruikers zonder machtiging worden omgeleid naar de Toegangsaanvraag-pagina.
Sjablonen gebruiken
U kunt de ingebouwde sjablonen alleen bekijken en in de sjabloonpagina gebruiken als sjabloon om bestanden te maken. U kunt door andere gebruikers met u gedeelde sjablonen bekijken en voor bestanden gebruiken indien u de weergavemachtiging hebt of het sjabloon verwijderen, bewerken, publiceren of de sjabloonnaam wijzigen indien u de bewerkingsmachtiging hebt. Zie hieronder voor meer details:
Een sjabloon bewerken en publiceren:
- Bewerk uw sjablonen zoals u dat bij normale bestanden doet.
- U kunt na het voltooien van de bewerkingen de sjabloon publiceren zodat gebruikers die de sjabloon voor bestanden gebruiken daadwerkelijk de eindversie van de sjabloon gebruiken.
Opmerking:
- Als een bestand als sjabloon wordt opgeslagen zal het systeem de sjabloon als gepubliceerd beschouwen.
- Bij toegang via een URL tot een sjabloon zullen gebruikers de meest recent gepubliceerde sjabloonversie zien in plaats van de sjabloon die wordt bewerkt.
- De opmerkingen, revisies en versiegeschiedenis van een sjabloon worden niet in gemaakte bestanden opgeslagen.
Bestandsversies beheren
Terwijl u aan uw bestanden in Office werkt, zullen versies automatisch regelmatig op de server worden opgeslagen. U verliest dus geen informatie wanneer uw spreadsheet afsluit zonder het op te slaan. De complete versiegeschiedenis voor elk bestand worden opgenomen, inclusief het tijdstip van de laatste wijziging en de gebruikers die wijzigingen aanbrachten aan het bestand.
Om een versie terug te zetten of te kopiëren:
- Open een bestand.
- Klik op het pictogram Geschiedenis tonen in de linkerzijbalk. U zult een hoofdvenster te zien krijgen met een lijst van historische versies aan de rechterkant.
- Klik op een versie van de lijst en er zal een voorbeeldweergave van de lijst in het hoofdvenster verschijnen. Om de verschillende versies te markeren kunt u tussen de modi Record verbergen en Record tonen schakelen.
- Klik rechts op het pictogram Meer van een naamloze versie en selecteer Versie benoemen om de versie een naam te geven.
- Klik rechts op het pictogram Meer van een naamloze versie en selecteer Naam wijzigen of Naam verwijderen om de naam van de versie te wijzigen of te verwijderen.
- Klik op Herstellen in de rechterbenedenhoek om het bestand naar de geselecteerde versie waarmee de huidige versie zal worden overschreven te herstellen. U kunt echter ook klikken op Een kopie maken om de geselecteerde versie als een afzonderlijk bestand op te slaan.
Opmerking:
- er is geen limiet voor het aantal historische versies.
- In de volgende situaties maakt Office een nieuwe historische versie:
- Wanneer de in een document gemaakte wijzigingen goed zijn voor 1000 opdrachten (denk erom dat één actie meerdere opdrachten kan bevatten en dat de opdrachtenteller opnieuw wordt ingesteld zodra er een historische versie is gemaakt).
- Wanneer de in een spreadsheet gemaakte wijzigingen goed zijn voor 100 opdrachten (denk erom dat één actie meerdere opdrachten kan bevatten en dat de opdrachtenteller opnieuw wordt ingesteld zodra er een historische versie is gemaakt).
- Wanneer de in een dia gemaakte wijzigingen goed zijn voor 1000 opdrachten (denk erom dat één actie meerdere opdrachten kan bevatten en dat de opdrachtenteller opnieuw wordt ingesteld zodra er een historische versie is gemaakt).
- Tien minuten nadat Office de eerste opdracht heeft ontvangen.
- Na het downloaden, verwijderen of kopiëren van een blad of het herstellen van een historische versie.
- Met een klik op het menu Bestand > Versiegeschiedenis > Huidige versie benoemen om de huidige versie van uw bestand een naam te geven.
Bestanden coderen
U kunt vertrouwelijke bestanden met een wachtwoord beveiligen, wat zowel kan gebeuren bij het maken van het bestand als nadien.
Om een nieuwe gecodeerde spreadsheet te maken:
- Klik op het menu Bestand > Nieuw gecodeerd bestand.
- Selecteer Document, Spreadsheet of Dia's.
- Voer het wachtwoord in en klik vervolgens op OK. Het gecodeerde bestand wordt geopend in een nieuw tabblad.
Opmerking:
- de titel van een gecodeerd bestand zal nog altijd zichtbaar zijn voor andere gebruikers.
Om codering toe te voegen aan een bestaande bestand:
- Klik op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- U kunt de titel indien nodig bewerken.
- Voer een wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
- Voer het wachtwoord opnieuw in het veld Wachtwoord bevestigen in.
Opmerking:
de volgende gegevens worden niet bijgehouden in het gecodeerde bestand:
- Labels
- Deelmachtigingen
- Ster
- Historische versies
Om het wachtwoord van een gecodeerd bestand te wijzigen:
- Klik op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Klik op Wachtwoord wijzigen.
- Voer het huidige wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
- Voer het nieuwe wachtwoord in het veld Nieuw wachtwoord in.
- Voer het nieuwe wachtwoord opnieuw in het veld Wachtwoord bevestigen in.
- Klik op OK.
Om een niet-gecodeerde kopie van een gecodeerd bestand te maken:
- Klik op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Selecteer Een ongecodeerde kopie maken.
- Voer het wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
- Klik op OK.
Office-bestanden delen
U kunt kiezen of u weergave-, bewerkings-, commentaar- of beheerrechten wilt toekennen aan andere DSM-gebruikers of groepen. Na het delen van een bestand zullen uitgenodigde gebruikers meldingen accepteren.
Machtiging gedeelde koppeling:
Klik op het pictogram Delen in de werkbalk. Kies een van de onderstaande opties uit in het vervolgkeuzemenu Machtiging.
- Privé - Alleen uitgenodigde personen hebben toegang
De lijst van onderstaande uitgenodigde accounts hebben in overeenstemming met hun machtiging toegang tot het item.
- Intern - iedereen met een account heeft weergavetoegang
Alle aangemelde accounts met toegangsmachtiging tot Drive op dat DiskStation hebben toegang tot het item.
- Publiek - iedereen kan het item bekijken/bewerken
Iedereen heeft zonder aanmelding via de koppeling toegang tot het item.
Accounts uitnodigen:
- Voer in het veld Gebruiker/groep een DSM-gebruikers- of groepsnaam in. Zodra u begint met de invoer van de naam stelt DSM u gebruikers- of groepsnamen voor.
- Geef aan of u wilt dat deze gebruiker of groep dit item in de vervolgkeuzelijst mogen bekijken, bewerken, beheren of alleen een commentaar achter kunnen laten.
- Klik op de +-knop om dit item te delen met de gebruiker of groep in kwestie. U kunt meerdere gebruikers of groepen toevoegen.
- Klik op OK.
Opmerking:
- u kunt bestanden en mappen enkel delen met DSM-gebruikers of groepen die toegang hebben tot Drive. U kunt een gebruiker of groep rechten toekennen in Configuratiescherm > Gebruiker of Groep.
Back-up en terugzetten
Met Hyper Backup kunt u Office back-uppen naar lokale of externe doelen en instellingen, en instellingen en gegevens van het pakket terugzetten. U moet zowel Drive als Office gelijktijdig back-uppen omdat de Synology Office-bestanden in Drive worden beheerd. Voor gedetailleerde informatie ga naar Drive Help > Back-up en herstel.