Gestion des fichiers et des dossiers
Les fichiers et dossiers s'affichent sur le volet principal de la page d'accueil d'Office. En haut du volet principal, vous pouvez voir le chemin d'un fichier et accéder à un niveau spécifique en cliquant dessus.
Utilisez la barre d'outils en haut de la page d'accueil d'Office pour effectuer les actions suivantes ou cliquez simplement avec le bouton droit de la souris sur une option du volet principal pour effectuer les mêmes actions :
- Créer : Cliquez sur le bouton + pour créer un dossier ou un fichier, ou importer des fichiers depuis votre ordinateur ou votre Synology NAS.
- Étiquettes : Sélectionnez un ou plusieurs éléments et cliquez sur cette icône pour appliquer l'étiquette existante aux éléments sélectionnés. Vous pouvez également créer une nouvelle étiquette à partir d'ici.
- Partager : Sélectionnez un élément et cliquez sur cette icône pour le partager avec d'autres utilisateurs.
- Déplacer vers : Sélectionnez un élément dans Mes fichiers et cliquez sur cette icône pour déplacer l'élément à un autre emplacement dans Mes fichiers.
- Copier vers : Sélectionnez un élément et cliquez sur cette icône pour copier l'élément à un autre emplacement d'Office. Vous pouvez renommer l'élément lorsque vous le copiez.
- Supprimer : Sélectionnez un élément et cliquez sur cette icône pour le supprimer et le déplacer dans la corbeille du propriétaire.
- Plus : Sélectionnez un élément et cliquez sur cette icône pour appliquer davantage d'actions à l'élément.
Outre les fonctions ci-dessus, Office vous offre également d'autres outils pratiques de gestion. Les fonctions couramment utilisées sont décrites en détail ci-dessous.
Création de fichiers et de dossiers
Pour importer un fichier :
- Sur la page d'accueil d'office, cliquez sur le bouton + et sélectionnez Importer.
- Indiquez si vous souhaitez transférer les fichiers depuis votre Synology NAS ou depuis votre ordinateur.
- Recherchez et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer.
- Cliquez sur OK.
Prise en charge et limites :
- Seul un fichier au format .docx peut être importé dans Office en tant que document.
- Les formats que vous pouvez importer dans Office sous forme de feuille de calcul comprennent .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Seuls les formats (c'est-à-dire, la taille de la police, la couleur du texte, les commentaires, les hyperliens, les types de graphique) pris en charge par Office sont importés.
- Les fichiers chiffrés ne peuvent pas être importés dans Office.
Pour renommer un fichier ou un dossier :
Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément et sélectionnez Renommer. Vous pouvez également renommer un fichier en changeant le titre dans le coin supérieur droit après avoir ouvert un fichier.
Pour télécharger un fichier ou un dossier :
Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément et sélectionnez Télécharger. Vous pouvez également télécharger un fichier en cliquant sur le menu Fichier > Télécharger après avoir ouvert un fichier.
Remarque :
- Un document est téléchargé sous la forme d'un fichier .docx.
- Une feuille de calcul est téléchargée sous forme d'un fichier .xlsx.
- Un dossier est téléchargé sous forme d'un fichier .zip.
- Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers à télécharger depuis la page d'accueil d'Office. Si vous téléchargez plusieurs fichiers depuis la page d'accueil, les fichiers sélectionnés sont exportés sous forme d'un fichier .zip.
- Vous devez saisir le mot de passe pour télécharger un fichier chiffré depuis la page d'accueil d'Office.
Pour supprimer un fichier ou un dossier :
Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également supprimer un fichier en cliquant sur le menu Fichier > Déplacer vers la Corbeille après avoir ouvert un fichier.
Pour restaurer un fichier ou dossier :
Dans votre propre corbeille, sélectionnez un élément et cliquez sur l'icône Restaurer de la barre d'outils.
Remarque :
- Tous les utilisateurs disposant d'une permission en édition sur un élément peuvent le supprimer. Les éléments supprimés sont déplacés dans la corbeille du propriétaire et seul celui-ci peut les restaurer.
Organisation des fichiers et dossiers à l'aide d'étiquettes
Pour créer une étiquette :
Sur la page d'accueil d'office, cliquez sur le bouton +, en regard d'ÉTIQUETTE, dans le volet du menu.
Pour créer une étiquette et l'ajouter à un élément :
- Sur la page d'accueil d'Office, sélectionnez un ou plusieurs éléments dans le volet principal.
- Cliquez sur l'icône Étiquettes dans la barre d'outils, puis sur Créer.
- Modifiez le nom et la couleur de l'étiquette.
- Cliquez sur OK. La nouvelle étiquette créée est ajoutée aux éléments que vous avez sélectionnés.
Pour ajouter rapidement une étiquette existante à un élément :
Procédez de l'une des manières suivantes :
- Faites glisser et déposez une étiquette depuis le volet du menu sur un élément du volet principal.
- Faites glisser et déposez un ou plusieurs éléments à partir du volet principal sur une étiquette du volet du menu.
Pour ajouter plusieurs étiquettes à un élément :
- Sur la page d'accueil d'Office, sélectionnez un ou plusieurs éléments dans le volet principal.
- Cliquez sur l'icône Étiquettes dans la barre d'outils.
- Sélectionnez une ou plusieurs étiquettes.
- Pour supprimer l'étiquette d'un élément, désélectionnez simplement l'étiquette indésirable.
- Cliquez sur Appliquer.
Recherche de fichiers et de dossiers
Pour rechercher un élément :
Sur la page d'accueil d'Office, saisissez un mot-clé dans la barre de recherche, dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également cliquer sur la loupe pour affiner votre recherche à l'aide de l'un ou de plusieurs des critères suivants :
- Mot clé
- Emplacement : Sélectionnez l'une des catégories ou cliquez sur Personnaliser pour sélectionner un dossier dans Mes fichiers ou Partagé avec moi dans lequel effectuer la recherche.
- Type : Indiquez si vous souhaitez rechercher un dossier, un fichier, un document ou une feuille de calcul.
- Étiquettes : Sélectionnez une ou plusieurs étiquettes. Lorsque vous sélectionnez plusieurs étiquettes, un élément est considéré comme correspondant dès lors qu'il possède simplement l'une des étiquettes sélectionnées.
- Date : Rechercher par heure de modification ou de création.
Gestion des versions de fichier
Lorsque vous travaillez sur vos fichiers dans Office, les versions sont automatiquement et périodiquement enregistrées sur le serveur, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de perte d'information si vous fermez un fichier sans l'enregistrer. L'historique complet des versions de chaque fichier est enregistré, y compris l'heure de la dernière modification et les utilisateurs qui ont apporté des modifications au fichier.
Pour restaurer ou copier une version de fichier :
- Ouvrez un fichier.
- Cliquez sur l'icône Voir historique dans la barre latérale gauche. Vous pouvez alors voir une liste des versions de l'historique dans la fenêtre principale, à droite.
- Cliquez sur une version dans la liste et un aperçu de cette version s'affiche dans la fenêtre principale. Les différences entre les versions sont mises en surbrillance.
- Document : Les différences entre une version et la précédente sont mises en surbrillance. Vous pouvez également utiliser les flèches du haut pour commuter rapidement entre une modification précédente ou ultérieure dans une version.
- Feuille de calcul : Les différences entre une version précédente et la version actuelle sont mises en surbrillance.
- Cliquez sur Restaurer dans le coin inférieur droit pour restaurer le fichier à la version sélectionnée qui remplacera la version actuelle. Vous pouvez également cliquer sur Faire une copie pour enregistrer la version sélectionnée sous forme d'un fichier distinct.
Remarque :
- Il n'y a pas de limite au nombre de versions de l'historique.
- Office crée une nouvelle version de l'historique dans les situations suivantes :
- Lorsque les modifications que vous effectuez sur un document comprennent 1 000 commandes (veuillez noter qu'une action peut comprendre plusieurs commandes et que le nombre de commandes est réinitialisé lors de la création de la version de l'historique.)
- Lorsque les modifications que vous effectuez sur une feuille de calcul comprennent 100 commandes (veuillez noter qu'une action peut comprendre plusieurs commandes et que le nombre de commandes est réinitialisé lors de la création de la version de l'historique.)
- Dix minutes après qu'Office a reçu la première commande
- Après que vous avez téléchargé, supprimé, créé une copie ou restauré un fichier par une version de l'historique
Protection des fichiers
Vous pouvez ajouter une protection par mot de passe à des fichiers confidentiels, lorsque vous créez un fichier ou par la suite
Pour créer un nouveau fichier avec chiffrement :
- Sur la page d'accueil d'Office, cliquez sur le bouton + dans la barre d'outils.
- Cliquez sur Créer un fichier chiffré.
- Sélectionnez Document ou Feuille de calcul.
- Saisissez et confirmez le mot de passe, puis cliquez sur OK. Le fichier chiffré est ouvert dans un nouvel onglet.
Remarque :
- Le titre d'un fichier chiffré est encore visible par d'autres utilisateurs.
Pour ajouter un chiffrement à un fichier existant :
- Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier, puis cliquez sur Chiffrer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier.
- Vous pouvez modifier le titre si nécessaire.
- Saisissez un mot de passe dans le champ Mot de passe.
- Entrez à nouveau le mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe.
Remarque :
- Les données suivantes ne sont pas conservées dans le fichier chiffré :
- Étiquettes
- Partage de permission
- Étoile
- Versions de l'historique
- Par défaut, le fichier original et déplacé dans la corbeille après chiffrement. Procédez comme suit si vous souhaitez modifier ce réglage :
- Cliquez sur l'icône du Compte dans le coin inférieur gauche de l'écran et accédez à Paramètres > Général.
- Décochez Supprimer le fichier original après le chiffrement/déchiffrement.
Pour modifier le mot de passe d'un fichier chiffré :
- Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier, puis cliquez sur Chiffrer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier.
- Sélectionnez Changer le mot de passe.
- Saisissez le mot de passe actuel dans le champ Mot de passe.
- Saisissez le nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe.
- Entrez à nouveau le mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe.
- Cliquez sur OK.
Pour créer une copie non chiffrée d'un fichier chiffré :
- Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier, puis cliquez sur Chiffrer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier.
- Sélectionnez Créer une copie non chiffrée.
- Saisissez le mot de passe dans le champ Mot de passe.
- Cliquez sur OK.
Partage de fichiers et de dossiers
Office vous permet de partager vos propres fichiers et dossiers et de gérer les fichiers et dossiers que d'autres utilisateurs ou groupes de DSM partagent avec vous. Vous pouvez choisir d'accorder une permission en affichage ou en édition à d'autres utilisateurs ou groupes de DSM.
Une fois qu'un fichier a été partagé, plusieurs utilisateurs peuvent le modifier simultanément.
Pour partager publiquement un fichier ou un dossier :
- Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Partager ou cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils. Pour partager un fichier, vous pouvez également cliquer sur l'icône Partager, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier
- À partir du menu déroulant Permission, indiquez si vous souhaitez que d'autres personnes puissent uniquement consulter ou éditer l'élément.
- Un lien public est généré. Ce lien est prêt à être partagé. L'ouverture de ce lien ouvre l'élément dans un nouvel onglet de navigateur.
- Cliquez sur OK.
Pour partager un fichier ou un dossier avec d'autres utilisateurs ou groupes DSM :
- Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Partager ou cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils. Pour partager un fichier, vous pouvez également cliquer sur l'icône Partager, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier
- Dans le champ Utilisateur/groupe, saisissez un nom d'utilisateur ou de groupe DSM. DSM suggère des noms d'utilisateur ou des groupes dès que vous commencez à taper.
- À partir du menu déroulant, indiquez si vous souhaitez autoriser cet utilisateur ou ce groupe à afficher ou modifier cet élément.
- Cliquez sur le bouton + pour partager cet élément avec cet utilisateur ou ce groupe. Vous pouvez activer plusieurs utilisateurs ou groupes.
- Cliquez sur OK.
Remarque :
- Vous pouvez partager des fichiers des dossiers uniquement avec des utilisateurs et des groupes de DSM disposant d'une permission d'accès à Office. Vous pouvez octroyer des permissions à un utilisateur ou groupe particulier dans Panneau de configuration > Utilisateur ou Groupe.
Pour autoriser les utilisateurs non-administrateurs à partager des fichiers :
- Après vous être connecté comme admin, cliquez sur l'icône Compte, dans le coin inférieur gauche de l'écran et accédez à Paramètres > Administration.
- Accédez à Partage et sélectionnez Autoriser les utilisateurs non-administrateurs à partager des fichiers.
- Cliquez sur OK.
Remarque :
- Si vous désactivez cette fonction, les utilisateurs non-administrateurs ne seront pas en mesure d'accorder de nouvelle permission de partage à qui que ce soit. Ils ne peuvent supprimer que les permissions de partage qu'ils ont octroyées.
Changement de propriétaire d'un fichier ou d'un dossier
Vous pouvez également changer le propriétaire d'un fichier ou d'un dossier pour un autre utilisateur de DSM.
Pour changer le propriétaire d'un fichier ou d'un dossier :
- Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Infos ou cliquez sur l'icône Plus > Infos dans la barre d'outils. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Infos dans la barre d'outil latérale après avoir ouvert un fichier.
- Cliquez sur Changer dans le champ Propriétaire.
- Sélectionnez un utilisateur de DSM à partir du menu déroulant. Les utilisateurs affichés dans le menu sont ceux disposant d'une permission d'accès à Office.
- Cliquez sur OK.
Remarque :
- Vous ne pouvez changer le propriétaire que d'un élément que vous possédez. Vous aurez encore l'autorisation de modifier cet élément après le changement de propriétaire.