Mappen en bestanden beheren
Bestanden en mappen worden weergegeven in het hoofdpaneel op de startpagina van Office. Bovenaan in het hoofdpaneel kunt u het pad van een bestand weergeven en naar een bepaald niveau springen door erop te klikken.
Gebruik de werkbalk bovenaan op de startpagina van Office om de volgende handelingen uit te voeren, of klik gewoon op een item van het hoofdpaneel om dezelfde handelingen uit te voeren:
- Maken: klik op de +-knop om een bestand of map te maken of om bestanden vanaf uw computer of Synology NAS te importeren.
- Labels: selecteer een of meerdere items en klik op dit prictogram om een bestaand label toe te passen op de geselecteerde items. U kunt vanaf hier ook een nieuw label maken.
- Delen: selecteer een item en klik op dit pictogram om het item te delen met andere gebruikers.
- Verplaatsen naar : Selecteer een item in Mijn bestanden en klik op dit pictogram om het item te verplaatsen naar een andere locatie in Mijn bestanden.
- Kopiëren naar: selecteer een item en klik op dit pictogram om het item naar een andere locatie in Office te kopiëren. U kunt de naam van het item wijzigen wanneer u het kopieert.
- Verwijderen: selecteer een item en klik op dit pictogram om het te verwijderen en verplaats het naar de prullenbak van de eigenaar.
- Meer: selecteer een item en klik op dit pictogram om meer handelingen aan het item uit te voeren.
Naast de bovengenoemde functies biedt Office ook andere nuttige beheerinstrumenten. Courante functies zullen hieronder in detail worden behandeld.
Bestanden en mappen maken
Om een bestand te importeren:
- Klik op de startpagina van Office op de +-knop en selecteer Importeren.
- Kies of u de bestanden van uw Synology NAS of van uw computer wilt uploaden.
- Zoek en selecteer de bestanden die u wilt importeren.
- Klik op OK.
Ondersteuning en beperkingen:
- Enkel een bestand in de indeling .docx kan als document worden geïmporteerd in Office.
- Bestandsindelingen die in Office als rekenblad kunnen worden geïmporteerd zijn .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Alleen door Office ondersteunde indelingen (bijv., lettertype, tekstkleur, opmerkingen, hyperlinks) worden geïmporteerd.
- Gecodeerde bestanden kunnen niet in Office worden geïmporteerd.
Om de naam van een bestand of map te wijzigen:
Rechtsklik op de startpagina van Office op een item en selecteer Naam wijzigen. U kunt ook een bestand herbenoemen door de titel in de rechterbovenhoek te wijzigen na openen van een bestand.
Om een bestand of map te downloaden:
Rechtsklik op de startpagina van Office op een item en selecteer Downloaden. U kunt een bestand ook downloaden door te klikken op het menu Bestand > Downloaden na openen van een bestand.
Opmerking:
- er zal een document worden gedownload als .docx-bestand.
- er zal een rekenblad worden gedownload als .xlsx-bestand.
- er zal een map worden gedownload als .zip-bestand.
- U kunt meerdere bestanden selecteren om ze te downloaden van de startpagina van Office. Bij het downloaden van meerdere bestanden vanaf de startpagina, worden de geselecteerde bestanden geëxporteerd als een .zip-bestand.
- U moet het wachtwoord invoeren om een gecodeerd bestand te downloaden vanaf de startpagina van Office.
Om een bestand of map te verwijderen:
Rechtsklik op de startpagina van Office op een item en selecteer Verwijderen. U kunt een bestand ook verwijderen door te klikken op het menu Bestand > Verplaatsen naar prullenbak na openen van een bestand.
Om een verwijderd bestand of verwijderde map terug te zetten:
Selecteer een item in uw eigen prullenbak en klik op het pictogram Herstellen in de werkbalk.
Opmerking:
- een gebruiker met bewerkingsrechten voor een item kan het item verwijderen. Verwijderde items worden verplaatst naar de prullenbak van de eigenaar en alleen de eigenaar kan ze herstellen.
Bestanden en mappen organiseren met labels
Om een label aan te maken:
Klik op de startpagina van Office op de +-knop naast LABELS in het menupaneel.
Om een label te maken en toe te voegen aan een item:
- Selecteer op de startpagina van Office een of meerdere items in het hoofdpaneel.
- Klik op het pictogram Labels in de werkbalk en klik op Maken.
- Bewerk de naam en kleur van het label.
- Klik op OK. Het nieuw gecreëerde label zal worden toegevoegd aan uw geselecteerde items.
Om snel een bestaand label aan een item toe te voegen:
Voer een van de volgende handelingen uit:
- versleep een label van het menupaneel naar een item in het hoofdpaneel.
- Versleep een of meerdere items van het hoofdpaneel naar een label in het menupaneel.
Om meerdere labels toe te voegen aan een item:
- Selecteer op de startpagina van Office een of meerdere items in het hoofdpaneel.
- Klik op het Labelspictogram in de werkbalk.
- Selecteer een of meerdere labels.
- Deselecteer het ongewenste label om een label van een item te verwijderen.
- Klik op Toepassen.
Bestanden en mappen zoeken
Om een item te zoeken:
typ op de startpagina van Office een trefwoord in de zoekbalk in de rechterbovenhoek. U kunt ook klikken op het vergrootglas om uw zoekopdracht te verfijnen met een of meer van de volgende criteria:
- Trefwoord
- Locatie: selecteer een van de bestaande categorieën of klik op Aanpassen om een map te selecteren in Mijn bestanden of Met mij gedeeld om te zoeken.
- Type: selecteer of u wilt zoeken naar een map, bestand, document of rekenblad.
- Labels: Selecteer een of meerdere labels. wanneer u meerdere labels selecteert, zal een item worden beschouwd als een overeenkomstig zolang het slechts een van de geselecteerde labels bevat.
- Datum: zoeken op datum gewijzigd of aangemaakt.
Bestandsversies beheren
Terwijl u aan uw bestanden in Office werkt, zullen versies automatisch regelmatig op de server worden opgeslagen. U verliest dus geen informatie wanneer uw rekenblad afsluit zonder het op te slaan. De complete versiegeschiedenis voor elk bestand worden opgenomen, inclusief het tijdstip van de laatste wijziging en de gebruikers die wijzigingen aanbrachten aan het bestand.
Om een versie terug te zetten of te kopiëren:
- Open een bestand.
- Klik op het pictogram Geschiedenis tonen in de linkerzijbalk. U zult een hoofdvenster te zien krijgen met een lijst van historische versies aan de rechterkant.
- Klik op een versie van de lijst en er zal een voorbeeldweergave van de lijst in het hoofdvenster verschijnen. Verschillende tussen versies zullen worden gemarkeerd.
- Document: verschillen tussen een versie en de vorige zullen gemarkeerd worden. U kunt ook de pijlen bovenaan gebruiken om snel te schakelen tussen een vorige of latere wijziging in een versie.
- Rekenblad: verschillen tussen een vorige en de huige versie zullen gemarkeerd worden.
- Klik op Herstellen in de rechterbenedenhoek om het bestand naar de geselecteerde versie waarmee de huidige versie zal worden overschreven te herstellen. U kunt echter ook klikken op Een kopie maken om de geselecteerde versie als een afzonderlijk bestand op te slaan.
Opmerking:
- er is geen limiet voor het aantal historische versies.
- In de volgende situaties maakt Office een nieuwe historische versie:
- wanneer de gemaakte wijzigingen goed zijn voor 1000 opdrachten (denk erom dat één actie meerdere opdrachten kan bevatten en dat de opdrachtenteller opnieuw wordt ingesteld zodra er een historische versie is gemaakt);
- wanneer de gemaakte wijzigingen goed zijn voor 100 opdrachten (denk erom dat één actie meerdere opdrachten kan bevatten en dat de opdrachtenteller opnieuw wordt ingesteld zodra er een historische versie is gemaakt);
- tien minuten nadat Office de eerste opdracht heeft ontvangen;
- na het downloaden, verwijderen of kopiëren van een blad of het herstellen van een historische versie.
Bestanden beschermen
U kunt vertrouwelijke bestanden met een wachtwoord beveiligen, wat zowel kan gebeuren bij het maken van het bestand als nadien.
Om een nieuwe gecodeerde spreadsheet te maken:
- Klik op de startpagina van Office op de +-knop in de werkbalk.
- Klik op Een gecodeerd bestand maken.
- Selecteer Document of Rekenblad.
- Voer het wachtwoord in en klik vervolgens op OK. Het gecodeerde bestand wordt geopend in een nieuw tabblad.
Opmerking:
- de titel van een gecodeerd bestand zal nog altijd zichtbaar zijn voor andere gebruikers.
Om codering toe te voegen aan een bestaande bestand:
- rechtsklik op de startpagina van Office op een bestand en klik op Coderen. Klik anders op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- U kunt de titel indien nodig bewerken.
- Voer een wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
- Voer het wachtwoord opnieuw in het veld Wachtwoord bevestigen in.
Opmerking:
- de volgende gegevens worden niet bijgehouden in het gecodeerde bestand:
- Labels
- Deelmachtigingen
- Ster
- Historische versies
- Standaard wordt het oorspronkelijke bestand na coderen naar de prullenbak verplaatst. Doe het volgende als u deze instelling wilt wijzigen:
- Klik op het Accountpictogram in de linkerbenedenhoek op het scherm en ga naar Instellingen > Algemeen.
- Schakel het selectievakje voor Origineel bestand na codering/decodering verwijderen in.
Om het wachtwoord van een gecodeerd bestand te wijzigen:
- rechtsklik op de startpagina van Office op een bestand en klik op Coderen. Klik anders op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Klik op Wachtwoord wijzigen.
- Voer het huidige wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
- Voer het nieuwe wachtwoord in het veld Nieuw wachtwoord in.
- Voer het nieuwe wachtwoord opnieuw in het veld Wachtwoord bevestigen in.
- Klik op OK.
Om een niet-gecodeerde kopie van een gecodeerd bestand te maken:
- rechtsklik op de startpagina van Office op een bestand en klik op Coderen. Klik anders op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Selecteer Een ongecodeerde kopie maken.
- Voer het wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
- Klik op OK.
Mappen en bestanden delen
Met Office kunt u uw eigen bestanden en mappen delen en bestanden en mappen die andere DSM-gebruikers met u delen beheren. U kunt kiezen of u weergave of bewerkingsrechten wilt toekennen aan andere DSM-gebruikers of groepen.
Nadat een bestand is gedeeld, kunnen meerdere gebruikers ze gelijktijdig bewerken.
Om een bestand of map publiek te delen:
- rechtsklik op de startpagina van Office op een item en klik vervolgens op Delen of klik op het pictogram Delen in de werkbalk. Om een bestand te delen kunt u ook op het pictogram Delen klikken in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Machtiging of anderen het item enkel mogen bekijken of ook mogen bewerken.
- Er wordt een openbare koppeling gegenereerd. Deze koppeling is klaar om te worden gedeeld. Door deze koppeling te openen wordt het item in een nieuw browsertabblad geopend.
- Klik op OK.
Om een bestand of map met andere DSM-gebruikers of groepen te delen:
- rechtsklik op de startpagina van Office op een item en klik vervolgens op Delen of klik op het pictogram Delen in de werkbalk. Om een bestand te delen kunt u ook op het pictogram Delen klikken in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Voer in het veld Gebruiker/groep een DSM-gebruikers- of groepsnaam in. Zodra u begint met de invoer van de naam stelt DSM u gebruikers- of groepsnamen voor.
- Geef aan of u wilt dat gebruikers of groepen dit item in de vervolgkeuzelijst enkel mogen bekijken of ook mogen bewerken.
- Klik op de +-knop om dit item te delen met de gebruiker of groep in kwestie. U kunt meerdere gebruikers of groepen toevoegen.
- Klik op OK.
Opmerking:
- u kunt bestanden en mappen enkel delen met DSM-gebruikers of groepen die toegang hebben tot Office. U kunt een gebruiker of groep rechten toekennen in Configuratiescherm > Gebruiker of Groep.
Om niet-admingebruikers toe te staan om bestanden te delen:
- Klik nadat u zich hebt aangemeld als admin op het Accountpictogram in de linkerbenedenhoek op het scherm en ga naar Instellingen > Beheer.
- Ga naar Delen en selecteer Niet-admingebruikers toestaan om bestanden te delen.
- Klik op OK.
Opmerking:
- als u deze functie uitschakelt, zullen niet-admingebruikers niet geen nieuwe delenrechten meer aan anderen kunnen toekennen. Ze kunnen enkel de deelrechten verwijderen die ze hebben toegekend.
De eigenaar van een bestand of map wijzigen
U kunt de eigenaar van een bestand of map veranderen naar een andere DSM-gebruiker.
Om de eigenaar van een bestand of map te wijzigen:
- rechtsklik op de startpagina van Office op een item en klik vervolgens op Info of klik op het pictogram Meer > Info in de werkbalk. Klik anders op het pictogram Info in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Klik op Wijzigen in het veld Eigenaar.
- selecteer een DSM-gebruiker in het vervolgkeuzemenu. De gebruikers die in het menu worden weergegeven zijn diegenen die toegang hebben tot Office.
- Klik op OK.
Opmerking:
- u kunt alleen de eigenaar van een item waarvan u eigenaar bent wijzigen. Na wijziging van eigendom blijven uw bewerkingsrechten voor dit item behouden.