Bearbeiten von Dokumenten
Office bietet Ihnen verschiedenste Möglichkeiten zum Bearbeiten Ihrer Dokumente. Nachstehend sehen Sie am häufigsten verwendeten Funktionen, auf die Sie über die Symbolleiste schnell zugreifen können:
- Eine Aktion rückgängig machen oder wiederholen
- Schriftart oder Schriftgrad ändern
- Text fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen formatieren
- Text- oder Hintergrundfarbe ändern
- Text ausrichten
- Eine Aufzählung oder eine nummerierte Liste erstellen
- Einzug vergrößern oder verringern
- Den Abstand zwischen Zeilen oder Absätzen ändern
- Tabellen, Links oder Kommentare einfügen
Neben den oben genannten Funktionen bietet Office auch erweiterte Werkzeuge zum Bearbeiten eines Dokuments durch Sie oder auch durch andere Benutzer. Nachstehend stellen wir Ihnen einige Funktionen vor.
Benutzer anzeigen, die online sind
Nach dem Öffnen eines Dokuments sehen Sie, welche Benutzer dasselbe Dokument derzeit anzeigen oder bearbeiten. Für jeden Benutzer, der online ist, wird ein Konto-Symbol oben rechts im Bildschirm neben dem Titel des Dokuments angezeigt.
- DSM-Benutzer: Benutzername/Spitzname und Profilfoto werden angezeigt.
- Nicht-DSM-Benutzer: Werden als „Gast 1“, „Gast 2“ usw. angezeigt.
Aktuelle Cursor-Position eines Benutzers in einem Dokument anzeigen:
- Klicken Sie auf ein Konto-Symbol oben rechts im Bildschirm.
- Die aktuelle Cursor-Position dieses Benutzers wird angezeigt. Benutzername/Spitzname und Cursor haben dabei dieselbe Farbe.
Arbeitsmodus wechseln
Nach dem Öffnen eines Dokuments sehen Sie rechts oben im Bildschirm ein Dropdown-Menü mit verschiedenen Arbeitsmodi. Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments können zwischen den folgenden Modi wechseln:
- Bearbeiten: Im Bearbeitungsmodus werden Änderungen am Dokument direkt gespeichert. Dies ist der Standardmodus für Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments.
- Anzeige: In diesem Modus können keine Änderungen am Dokument vorgenommen werden und Kommentare werden nicht angezeigt. Benutzer, denen nur das Anzeigen des Dokuments erlaubt ist, greifen in diesem Modus auf das Dokument zu und können den Modus auch nicht wechseln.
- Überprüfung: In diesem Modus werden Änderungen am Dokument neben dem ursprünglichen Inhalt und als Kommentar angezeigt. Der Besitzer des Dokuments kann die vorgeschlagenen Änderungen dann annehmen oder verwerfen. Dieser Modus ist nützlich, wenn Sie ein Dokument eines anderen Benutzers überprüfen.
Drucklayout
Ein Office-Dokument wird standardmäßig auf einer fortlaufenden Seite ohne Seitenumbrüche angezeigt. Wenn Ihr Dokument auf getrennten Seiten angezeigt werden soll, öffnen Sie das Menü Ansicht > Drucklayout. Nachdem der Layout-Modus auf das Drucklayout geändert wurde, können Sie layoutbezogene Inhalte auf folgende Weise anpassen:
- Öffnen Sie das Menü Datei > Seite einrichten, um Ausrichtung, Papiergröße und Ränder anzupassen.
- Klicken Sie auf Einfügen > Kopfzeile/Fußzeile, um die Kopf- und Fußzeile zu bearbeiten. Um die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite anzupassen, klicken Sie auf Optionen > Erste Seite unterschiedlich.
Anmerkung:
- Der Anzeigebereich der Kopf- und Fußzeile variiert je nach Ihren Einstellungen für obere und untere Ränder.
- Die nachfolgenden Funktionen werden nicht unterstützt, wenn Kopf- und Fußzeile bearbeitet werden:
- Zoom
- Überschriftenstile anpassen
- Tabellen, Kommentare, Diagramme sowie Tabellen mit Inhalten und Formen einfügen
Überschrift oder Inhaltsverzeichnis hinzufügen
Mithilfe von Überschriften können Sie Ihre kreativen Ideen leicht in Absätzen strukturieren, damit Ihre Leser und auch Sie selbst alle wichtigen Punkte auf einen Blick erkennen können. Sie können eigene Überschriftenstile gestalten, Links zu Überschriften einfügen und auf Basis von Überschriften ein Inhaltsverzeichnis erstellen.
Einen Überschriftenstil auf Text anwenden:
- Wählen Sie den Text aus, den Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf das Menü Format > Überschrift.
- Wählen Sie einen der folgenden Überschriftenstile:
- Überschrift 1
- Überschrift 2
- Überschrift 3
- Überschrift 4
- Überschrift 5
- Normaler Text
Sie können auch direkt aus der Bearbeiten-Symbolleiste einen Überschriftenstil auswählen.
Überschriftenstil ändern:
- Klicken Sie auf das Menü Format > Überschrift > Absatz-Stile.
- Wählen Sie eine Überschrift aus.
- Bearbeiten Sie den Überschriftenstil mithilfe der Bearbeitungs-Symbolleiste im Fenster.
- Bearbeiten Sie nach Bedarf auch weitere Überschriftenstile.
- Klicken Sie auf OK.
Textstil auf eine Überschrift anwenden:
Sie können auch zuerst den Textstil ändern und dann den neuen Stil auf eine Überschrift anwenden. Folgen Sie dazu den nachstehenden Schritten.
- Bearbeiten Sie den Stil des ausgewählten Textes.
- Wählen Sie den Text aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.
- Wählen Sie, ob Sie den neuen Stil auf die aktuelle oder auf eine andere Überschrift anwenden möchten. Wenn die aktuelle Überschrift des ausgewählten Textes zum Beispiel Überschrift 2, klicken Sie auf Stil für Überschrift 2 verwenden, wenn Überschrift 2 den neuen Stil haben soll. Andernfalls klicken Sie auf Stil für eine andere Überschrift verwenden und wählen Sie eine andere Überschrift aus.
Link zu einem anderen Teil des Dokuments einfügen:
Mithilfe von Links zu Überschriften können Sie Querverweise in ein Dokument einfügen.
- Wenden Sie einen Überschriftenstil auf den Text an, zu dem Sie verlinken möchten.
- Wählen Sie den Text aus, der angezeigt werden soll (der „angezeigte Text“).
- Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
- Klicken Sie auf das Menü Einfügen > Link.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den angezeigten Text und wählen Sie Link.
- Klicken Sie auf das Feld Link und wählen Sie aus der Liste der Überschriften den Text aus, zu dem Sie verlinken möchten.
- Klicken Sie auf OK.
Inhaltsverzeichnis einfügen:
Sie können auf Basis Ihrer Überschrifteneinstellungen ein Inhaltsverzeichnis für Ihr Dokument erstellen.
- Organisieren Sie Ihr Dokument mit entsprechenden Überschriften.
- Klicken Sie auf die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll.
- Klicken Sie auf das Menü Einfügen > Inhaltsverzeichnis.
Dokumentrahmen anzeigen:
Öffnen Sie das Menü Ansicht > Rahmen anzeigen.
Suchen und Ersetzen
Begriff suchen und ersetzen:
- Klicken Sie auf das Menü Bearbeiten > Suchen und Ersetzen oder drücken Sie einfach Strg + F.
- Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein. Es werden alle Stellen angezeigt, an denen der gesuchte Begriff im Dokument vorkommt.
- Wenn mehrere Ergebnisse gefunden werden, können Sie mithilfe der Pfeiltasten nach links und rechts zwischen den Ergebnissen wechseln.
- Klicken Sie auf Weitere Optionen > Groß-/Kleinschreibung beachten, wenn Groß- und Kleinschreibung bei der Suche beachtet werden sollen.
- Um einen Begriff zu ersetzen, klicken Sie auf Weitere Optionen geben Sie in das Feld Ersetzen durch den neuen Text ein und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf Ersetzen, um den Begriff einmalig zu ersetzen.
- Klicken Sie auf Alle ersetzen, um den Begriff im gesamten Dokument zu ersetzen.