Utilisation des données

Cette section concerne les principales fonctions proposées par Office et qui vous permettront de travailler avec vos données dans des feuilles de calcul.

Tri d'une feuille de calcul

Pour trier une feuille de calcul :

  1. Ouvrez une feuille de calcul.
  2. Mettez en surbrillance la plage de cellules que vous souhaitez trier.
  3. Cliquez sur le menu Données > Trier ou cliquez simplement avec le bouton droit sur les cellules sélectionnées et choisissez Trier.
  4. Sélectionnez la colonne que vous souhaitez trier en premier et indiquez si vous souhaitez que la colonne soit triée selon l'ordre croissant ou décroissant.
  5. Spécifiez davantage de colonnes dans le menu déroulant Puis par, si vous souhaitez ajouter davantage de règles de tri. La priorité du tri dépend de l'ordre de vos règles.

Remarque :

Filtrage des données

Pour filtrer des données :

  1. Après avoir sélectionné une plage dans une feuille de calcul, cliquez sur le menu Données > Filtre ou cliquez simplement sur l'icône Filtre dans la barre d'outils pour créer un filtre.
  2. Cliquez sur le sélecteur de filtre (du triangle inversé) dans le ou les en-têtes de la plage sélectionnée.
  3. Filtrez une colonne de l'une des manières suivantes :

Remarque :

Utilisation de la validation des données

Pour appliquer la validation des données :

  1. Après avoir sélectionné une plage dans une feuille de calcul, cliquez sur le menu Données > Validation des données ou cliquez simplement avec le bouton droit sur la plage et choisissez Validation des données.
  2. Entrez une plage dans le champ Plage de cellules. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de la grille pour sélectionner une plage. Appuyez de manière prolongée sur Ctrl pour sélectionner plusieurs plages.
  3. Sélectionnez un type de règle dans le menu déroulant Règle.
  4. Indiquez si vous souhaitez afficher un message d'aide. Chaque type de règle possède un message correspondant d'aide par défaut que vous pouvez modifier.

    Remarque :

    • Le message d'aide s'affiche sous la forme d'un message d'infobulle lorsque vous passez le curseur de la souris sur une cellule vide.
    • Si une cellule contient déjà une valeur incorrecte, un message d'aide s'affiche à la place sous la forme d'un avertissement (voir ci-dessous).
  5. Indiquez si vous souhaitez que SpreadSheet effectue l'action Afficher un avertissement ou Rejeter l'entrée lorsque vous saisissez des données qui contiennent une valeur incorrecte.
  6. Cliquez sur Save.
  7. Remarque :

Application des règles de formatage conditionnel

Pour appliquer le formatage conditionnel :

  1. Cliquez sur le menu Formater > Formatage conditionnel pour ouvrir la fenêtre des paramètres
  2. Cliquez sur Créer pour créer une nouvelle règle de formatage conditionnel ou double-cliquez sur une règle existante pour la modifier.
  3. Entrez une plage dans le champ Plage de cellules. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de la grille pour sélectionner une plage. Appuyez de manière prolongée sur Ctrl pour sélectionner plusieurs plages.
  4. Sélectionnez un type de règle dans le menu déroulant Règle.
  5. Si le type de règle sélectionné contient une ou des valeurs, saisissez-les dans le ou les champs Valeur ou formule. Une valeur peut être de l'un des types suivants :
  6. Configurez le style de formatage que vous souhaitez appliquer aux cellules qui répondent aux critères ci-dessus.
  7. Cliquez sur OK.

Remarque :

Définition du nom de la plage

Pour définir une plage :

  1. Ouvrez le menu Données > Nom de la plage définie.
  2. Cliquez sur Créer et saisissez le nom souhaité.
  3. Sélectionnez ou saisisez la référence de cellules de la plage que souhaitez définir dans le champ Plage.
  4. Cliquez sur OK.

Limitations des règles de nommage :

Limitations relatives aux plages définies :

Choisir les graphiques

Office prend en charge 11 types de graphiques pour vous aider à présenter visuellement vos données numériques et donc à enrichir votre feuille de calcul.

Pour insérer un graphique :

  1. Sélectionnez les cellules comportant des données pour lesquelles vous souhaitez créer un graphique.
  2. Cliquez sur le menu Insérer > Graphique ou cliquez simplement sur l'icône Graphique dans la barre d'outils. Cela permet d'ouvrir l'éditeur de graphiques.
  3. Dans l'onglet Graphique, choisissez un type de graphique. À partir de là, vous pouvez également modifier les plages de données et décider si vous souhaitez utiliser la colonne à l'extrême gauche ou la ligne supérieure comme en-tête.
  4. Passez à l'onglet Avancé pour modifier le titre du graphique, de l'axe X et de l'axe Y. Si vous avez choisi un graphique combiné, vous pouvez également régler les deux types de graphique dans le graphique combiné.
  5. Faites un aperçu du graphique sur le côté droit de la fenêtre.
  6. Cliquez sur Appliquer.
  7. Si vous souhaitez modifier le graphique à nouveau, cliquez dessus, puis sur Modifier pour ouvrir l'éditeur de graphique.