管理檔案及資料夾

檔案及資料夾顯示於 Office 首頁的主面板中。您可於主面板的最上方檢視檔案路徑,若要跳至路徑中的某一層級,請按一下該層級即可。

使用 Office 首頁上方的工具列來執行以下操作,或於主面板中直接對著項目按一下右鍵來執行相同的操作:

除了上述的功能之外,Office 也提供其他有用的管理工具。以下介紹常用的功能。

建立檔案及資料夾

若要匯入檔案:

  1. 於 Office 首頁按一下 + 按鈕,並選擇匯入
  2. 選擇要從您的 Synology NAS 或電腦上傳檔案。
  3. 找到並選擇您要匯入的檔案。
  4. 按一下確定

支援及限制:

若要重新命名檔案或資料夾:

於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,並選擇重新命名。若要重新命名檔案,您也可以在開啟一份檔案後於右上角變更標題。

若要下載檔案或資料夾:

於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,並選擇下載。若要下載檔案,您也可以在開啟一份檔案後按一下檔案選單 > 下載

注意:

若要刪除檔案或資料夾:

於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,並選擇刪除。若要刪除檔案,您也可以在開啟一份檔案後按一下檔案選單 > 移至資源回收筒

若要還原已刪除的檔案或資料夾:

於您的資源回收桶內選取任一項目,並按一下工具列中的還原圖示。

注意:

使用標籤來管理檔案及資料夾

若要建立標籤:

於 Office 首頁按一下選單面板中標籤旁的 + 按鈕。

若要建立標籤並同時新增至所選項目:

  1. 於 Office 首頁的主面板中選取一或多個項目。
  2. 按一下工具列中的標籤圖示,接著按一下建立
  3. 編輯標籤的名稱及顏色。
  4. 按一下確定。新建立的標籤將新增至您所選的項目。

若要將現有的標籤快速新增至所選項目:

請執行下列任一操作:

若要為項目新增多個標籤:

  1. 於 Office 首頁的主面板中選取一或多個項目。
  2. 按一下工具列中的標籤圖示。
  3. 選擇一或多個標籤。
  4. 若要移除標籤,可直接取消選取不需要的標籤。
  5. 按一下套用

搜尋檔案及資料夾

若要搜尋項目:

於 Office 首頁右上角的搜尋欄位中輸入關鍵字。您也可以按一下放大鏡圖示,並透過以下篩選條件,來使您的搜尋結果更為精確:

管理檔案版本

在編輯檔案時,Office 會自動定時儲存一個版本,即使您未儲存便關閉檔案,亦無須擔心任何資料會遺失。每份檔案的完整版本歷史皆會被儲存起來,並會記錄最後修改的時間及使用者。

若要回復或複製任一個檔案版本:

  1. 開啟一份檔案。
  2. 按一下左側欄位中的瀏覽歷史版本圖示。接著您會看到主要視窗以及右側的歷史版本清單。
  3. 從清單中按一下某一歷史版本,即可在主要視窗中預覽該版本的內容。各版本間的差異將會以反白顯示。
  4. 按一下右下角的還原來將檔案回復至所選的版本,這會覆蓋掉目前的版本。或者 ,您亦可按一下建立副本來將所選版本儲存為另一個檔案。

注意:

保護檔案

您可以新增密碼以保護機密的檔案,並可選擇於建立新檔案時即進行加密,或事後再為既有的檔案進行加密。

若要新增加密的檔案:

  1. 於 Office 首頁按一下工具列中的 + 按鈕。
  2. 按一下建立加密檔案
  3. 選擇文件試算表
  4. 輸入並確認密碼,然後按一下確認。加密的檔案會在新分頁中開啟。

注意:

若要為既有的檔案加密:

  1. 於 Office 首頁對任一檔案按一下右鍵,並選擇加密。您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的加密圖示。
  2. 如有需要,您可編輯檔案的標題。
  3. 將密碼輸入密碼欄位。
  4. 將密碼再次輸入確認密碼欄位。

注意:

若要變更加密檔案的密碼:

  1. 於 Office 首頁對任一檔案按一下右鍵,並選擇加密。您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的加密圖示。
  2. 選擇變更密碼
  3. 將目前的密碼輸入密碼欄位。
  4. 將新的密碼輸入新密碼欄位。
  5. 將新的密碼再次輸入確認密碼欄位。
  6. 按一下確定

若要為加密的檔案建立未加密的副本:

  1. 於 Office 首頁對任一檔案按一下右鍵,並選擇加密。您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的加密圖示。
  2. 選擇另存為未加密的檔案
  3. 將密碼輸入密碼欄位。
  4. 按一下確定

分享檔案及資料夾

Office 能讓您將您的檔案及資料夾分享給他人,並管理其他 DSM 使用者或群組分享給您的檔案及資料夾。您可以選擇是否要允許其他 DSM 使用者或群組擁有檢視或編輯權限。

檔案分享後,多位使用者可同時編輯此檔案。

若要公開分享檔案或資料夾:

  1. 於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,並選擇分享,或按一下工具列中的分享圖示。若要分享檔案,您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的分享圖示。
  2. 權限下拉式選單中選擇要允許其他人檢視或修改此項目。
  3. 連結欄位中會產生公開連結。您可以立即分享此連結。開啟此連結後,將會在新的瀏覽器頁籤中開啟此項目。
  4. 按一下確定

若要與其他 DSM 使用者或群組分享檔案或資料夾:

  1. 於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,接著按一下分享,或按一下工具列中的分享圖示。若要分享檔案,您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的分享圖示。
  2. 使用者/群組欄位中輸入 DSM 使用者名稱或群組名稱。您開始打字時,DSM 會建議使用者或群組帳號。
  3. 從下拉式選單中選擇要允許該使用者或群組檢視或編輯此項目。
  4. 按一下 + 按鈕來將此項目分享給該使用者或群組。您可以新增多位使用者或多個群組。
  5. 按一下確定

注意:

若要允許非 admin 使用者分享檔案:

  1. 以 admin 身分登入後,按一下畫面左下角的帳號圖示,接著前往設定 > 管理
  2. 前往分享並選擇允許非 admin 使用者分享檔案
  3. 按一下確定

注意:

變更檔案或資料夾的擁有者

您可將檔案或資料夾的擁有者變更為其他 DSM 使用者。

若要變更檔案或資料夾的擁有者:

  1. 於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,接著按一下資訊,或按一下工具列中的更多動作圖示 > 資訊。若要變更檔案的擁有者,您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的資訊圖示。
  2. 擁有者欄位中按一下變更
  3. 從下拉式選單中選擇一位 DSM 使用者。選單中所顯示的是擁有權限可存取 Office 的使用者。
  4. 按一下確定

注意: