Gerenciar arquivos e pastas
Os arquivos e as pastas são exibidos no painel principal da página inicial do Office. Na parte superior do painel principal, você pode visualizar o caminho de um arquivo e clicar em um nível específico para acessá-lo.
Use a barra de ferramentas na parte superior da página inicial do Office para realizar as ações a seguir ou clique com o botão direito em um item no painel principal para realizar as mesmas ações:
- Criar: Clique no botão + para criar uma pasta ou um arquivo ou para importar arquivos do computador ou do Synology NAS.
- Etiquetas: Selecione um ou vários itens e clique neste ícone para aplicar uma etiqueta existente ao itens selecionados. Você também pode criar uma nova etiqueta aqui.
- Compartilhar: Selecione um item e clique neste ícone para compartilhá-lo com outros usuários.
- Mover para: Selecione um item em Meus arquivos e clique nesse ícone para movê-lo para outro local em Meus arquivos.
- Copiar para: Selecione um item e clique neste ícone para copiá-lo para outro local no Office. Você pode renomear o item ao copiá-lo.
- Excluir: Selecione um item e clique neste ícone para excluí-lo e movê-lo para a Lixeira do proprietário.
- Mais: Selecione um item e clique neste ícone para realizar mais ações nele.
Além dos recursos acima, o Office também oferece outras ferramentas úteis de gerenciamento. Recursos usados com frequência serão descritos em mais detalhes a seguir.
Criar arquivos e pastas
Para importar um arquivo:
- Na página inicial do Office, clique no botão + e selecione Importar.
- Escolha se você deseja carregar arquivos do seu Synology NAS ou do computador.
- Encontre e selecione os arquivos que deseja importar.
- Clique em OK.
Suporte e limitações:
- Somente um arquivo no formato .docx pode ser importado para o Office como documento.
- Os formatos de arquivo que podem ser importados para o Office como planilha incluem .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Somente as formatações (por exemplo, tamanho da fonte, cor do texto, comentários, hiperlinks) suportadas pelo Office serão importadas.
- Arquivos criptografados não podem ser importados para o Office.
Para renomear um arquivo ou uma pasta:
Na página inicial do Office, clique com o botão direito em um item e selecione Renomear. Você também pode renomear um arquivo alterando o título no canto superior direito depois de abri-lo.
Para baixar um arquivo ou uma pasta:
Na página inicial do Office, clique com o botão direito em um item e selecione Baixar. Você também pode baixar um arquivo clicando no menu Arquivo > Baixar após abri-lo.
Nota:
- Um documento será baixado como um arquivo .docx.
- Uma planilha será baixada como um arquivo .xlsx.
- Uma pasta será baixada como um arquivo .zip.
- Você pode selecionar vários arquivos para download na página inicial do Office. Ao baixar vários arquivos na página inicial, os arquivos selecionados serão exportados como um arquivo .zip.
- Você precisará digitar a senha para baixar um arquivo criptografado na página inicial do Office.
Para excluir um arquivo ou uma pasta:
Na página inicial do Office, clique com o botão direito em um item e selecione Excluir. Você também pode excluir um arquivo clicando no menu Arquivo > Mover para a Lixeira após abri-lo.
Para restaurar um arquivo ou uma pasta excluída:
Na sua própria Lixeira, selecione um item e clique no ícone Restaurar na barra de ferramentas.
Nota:
- Qualquer usuário com permissão de edição para um item poderá excluí-lo. Os arquivos excluídos serão movidos para a Lixeira do proprietário e somente o proprietário poderá restaurá-los.
Organizando arquivos e pastas com etiquetas
Para criar uma etiqueta:
Na página inicial do Office, clique no botão + ao lado de ETIQUETAS no painel de menus.
Para criar uma etiqueta e adicioná-la a um item:
- Na página inicial do Office, selecione um ou vários itens no painel principal.
- Clique no ícone de Etiquetas na barra de ferramentas de clique em Criar.
- Edite o nome e a cor da etiqueta.
- Clique em OK. A etiqueta recém-criada será adicionada aos seus itens selecionados.
Para adicionar uma etiqueta existente a um item rapidamente:
Execute uma das seguintes ações:
- Arraste e solte uma etiqueta do painel de menus sobre um item no painel principal.
- Arraste e solte um ou vários itens do painel principal sobre uma etiqueta no painel de menus.
Para adicionar várias etiquetas a um item:
- Na página inicial do Office, selecione um ou vários itens no painel principal.
- Clique no ícone de Etiquetas na barra de ferramentas.
- Selecione uma ou várias etiquetas.
- Para remover uma etiqueta de um item, basta desmarcar a etiqueta indesejada.
- Clique em Aplicar.
Pesquisar arquivos ou pastas
Para pesquisar um item:
Na página inicial do Office, digite uma palavra-chave na barra de pesquisa no canto superior direito. Você também pode clicar na lupa para refinar sua pesquisa com um ou mais dos seguintes critérios:
- Palavra-chave
- Localização: Selecione uma das categorias existentes ou clique em Personalizar para selecionar uma pasta em Meus arquivos ou Compartilhou comigo.
- Tipo: Selecione se você deseja pesquisar uma pasta, um arquivo, um documento ou uma planilha.
- Etiquetas: Selecione uma ou várias etiquetas. Quando você selecionar várias etiquetas, um item será considerado uma correspondência se tiver pelo menos uma das etiquetas selecionadas.
- Data: Pesquisa por data/hora de modificação ou de criação.
Gerenciar versões de arquivos
Quando você editar seus arquivos no Office, as versões serão salvas automaticamente no servidor periodicamente para garantir que nenhuma informação seja perdida caso você feche um arquivo sem salvá-lo. O histórico de versões completo de cada arquivo é registrado, incluindo a data/hora da última modificação e os usuários que fizeram alterações no arquivo.
Para restaurar ou copiar uma versão do arquivo:
- Abrir um arquivo.
- Clique no ícone de Ver histórico na barra lateral esquerda. Em seguida, você verá a janela principal com uma lista de versões anteriores à direita.
- Clique em uma versão na lista para que uma prévia dela seja exibida na janela principal. As diferenças entre as versões serão destacadas.
- Documento: As diferenças entre uma versão e a anterior serão destacadas. Você também pode usar as setas na parte superior para rapidamente passar de uma modificação anterior para outra posterior em determinada versão.
- Planilha: As diferenças entre uma versão anterior e a atual serão destacadas.
- Clique em Restaurar no canto inferior direito para restaurar o arquivo para a versão selecionada, que substituirá a atual. Você também pode clicar em Fazer uma cópia para salvar a versão selecionada como um arquivo separado.
Nota:
- Não há limite para o número de versões históricas.
- O Office cria uma nova versão histórica nas seguintes situações:
- Quando as modificações feitas em um documento incluírem 1,000 comandos (observe que uma única ação pode incluir vários comandos e que o número de comandos será redefinido depois que uma versão histórica for criada).
- Quando as modificações feitas em uma planilha incluírem 100 comandos (observe que uma única ação pode incluir vários comandos e que o número de comandos será redefinido depois que uma versão histórica for criada).
- Dez minutos depois que o Office receber o primeiro comando
- Depois que você baixar, excluir, fizer uma cópia ou restaurar um arquivo para uma versão histórica
Proteger os arquivos
Você pode proteger arquivos confidenciais com uma senha, o que pode ser feito no momento em que o arquivo é criado ou posteriormente
Para criar um novo arquivo com criptografia:
- Na página inicial do Office, clique no botão + na barra de ferramentas.
- Clique em Criar um arquivo criptografado.
- Selecione Documento ou Planilha.
- Digite e confirme a senha e clique em OK. O arquivo criptografado será aberto em uma nova guia.
Nota:
- Os outros usuários ainda poderão ver o título do arquivo criptografado.
Para criptografar um arquivo existente:
- Na página inicial do Office, clique com o botão direito em um arquivo e clique em Criptografar. Se preferir, clique no ícone Criptografar na barra lateral esquerda após abrir um arquivo.
- Você também pode editar o título, se necessário.
- Digite uma senha no campo Senha.
- Digite a senha novamente no campo Confirmar senha.
Nota:
- Os dados a seguir não serão mantidos no arquivo criptografado:
- Etiquetas
- Comentários
- Permissão de compartilhamento
- Estrela
- Versões históricas
- Por padrão, o arquivo original será movido para a Lixeira após ser criptografado. Faça o seguinte se quiser alterar essa configuração:
- Clique no ícone Conta no canto inferior esquerdo da tela e vá para Configurações > Geral.
- Desmarque Remova o arquivo original após criptografar/descriptografar.
Para alterar a senha de um arquivo criptografado:
- Na página inicial do Office, clique com o botão direito em um arquivo e clique em Criptografar. Se preferir, clique no ícone Criptografar na barra lateral esquerda após abrir um arquivo.
- Selecione Alterar senha.
- Digite a senha atual no campo Senha.
- Digite a nova senha no campo Nova senha.
- Digite a nova senha novamente no campo Confirmar senha.
- Clique em OK.
Para criar uma cópia descriptografada de um arquivo criptografado:
- Na página inicial do Office, clique com o botão direito em um arquivo e clique em Criptografar. Se preferir, clique no ícone Criptografar na barra lateral esquerda após abrir um arquivo.
- Selecione Criar uma cópia descriptografada.
- Digite a senha no campo Senha.
- Clique em OK.
Compartilhar pastas e arquivos
O Office permite que você compartilhe seus arquivos e pastas, bem como que gerencie arquivos e pastas que outros usuários ou grupos do DSM compartilharam com você. Você pode escolher se deseja conceder permissão de visualização e edição a outros usuários ou grupos do DSM.
Depois que um arquivo for compartilhado, vários usuários poderão editá-lo simultaneamente.
Para compartilhar um arquivo ou uma pasta publicamente:
- Na página inicial do Office, clique com o botão direito em um item e clique em Compartilhar ou no ícone Compartilhar na barra de ferramentas. Para compartilhar um arquivo, você também pode clicar no ícone Compartilhar na barra lateral esquerda após abrir o arquivo.
- Selecione se você deseja permitir que outros usuários apenas visualizem ou editem o item no menu suspenso Permissão.
- Um link público será gerado. Esse link está pronto para ser compartilhado. Quando alguém clicar nesse link, o item será aberto em uma nova guia do navegador.
- Clique em OK.
Para compartilhar um arquivo ou uma pasta com outros usuários ou grupos do DSM:
- Na página inicial do Office, clique com o botão direito em um item e clique em Compartilhar ou no ícone Compartilhar na barra de ferramentas. Para compartilhar um arquivo, você também pode clicar no ícone Compartilhar na barra lateral esquerda após abrir o arquivo.
- No campo Usuário/grupo, digite o nome de um usuário ou grupo do DSM. O DSM sugerirá nomes de usuários ou de grupos quando você começar a digitar.
- Selecione se você deseja permitir que esse usuário ou grupo apenas visualize ou edite o item no menu suspenso.
- Clique no botão + para compartilhar esse item com o usuário ou grupo. É possível adicionar vários usuários ou grupos.
- Clique em OK.
Nota:
- Você só pode compartilhar arquivos e pastas com usuários e grupos do DSM que têm permissão para acessar o Office. É possível conceder permissões a um usuário ou grupo em Painel de controle > Usuário ou Grupo.
Para permitir que usuários não administradores compartilhem arquivos:
- Após fazer login como admin, clique no ícone Conta no canto inferior esquerdo da tela e vá para Configurações > Administração.
- Vá para Compartilhamento e selecione Permitir que usuários não administradores compartilhem arquivos.
- Clique em OK.
Nota:
- Se você desativar essa função, usuários não administradores não poderão mais conceder novas permissões de compartilhamento a outros usuários. Eles só poderão excluir as permissões de compartilhamento que concederam.
Alterar o proprietário de um arquivo ou de uma pasta
Você pode alterar o proprietário de um arquivo ou de uma pasta para outro usuário do DSM.
Para alterar o proprietário de um arquivo ou de uma pasta:
- Na página inicial do Office, clique com o botão direito em um item e clique em Informações ou no ícone Mais > Informações na barra de ferramentas. Você também pode clicar no ícone Informações na barra lateral esquerda após abrir um arquivo.
- Clique em Alterar no campo Proprietário.
- Selecione um usuário do DSM no menu suspenso. Os usuários exibidos no menu são aqueles que têm permissão para acessar o Office.
- Clique em OK.
Nota:
- Você precisa ser o proprietário atual do item para poder alterá-lo para outro proprietário. Você ainda terá permissão para editar o item após a alteração de propriedade.