Управление файлами и папками
Файлы и папки отображаются на главной панели или домашней странице Office. Сверху на главной панели отображается путь к файлу. Там же можно нажать на конкретный уровень, чтобы перейти на него.
Сверху на домашней странице Office расположена панель инструментов. Она позволяет выполнить указанные ниже действия, которые также можно выполнить, нажав правой кнопкой мыши элемент на главной панели.
- Создать. Нажмите кнопку +, чтобы создать папку или файл либо импортировать файлы со своего компьютера или Synology NAS.
- Метки. Выберите один или несколько элементов и нажмите на этот значок, чтобы применить существующую метку для выбранных элементов. Также здесь можно создать новую метку.
- Отправить. Выберите элемент и нажмите на этот значок, чтобы предоставить общий доступ другим пользователям.
- Переместить в. Выберите элемент в разделе Мои файлы и нажмите на этот значок, чтобы переместить элемент в другое местоположение в разделе Мои файлы.
- Копировать в. Выберите элемент и нажмите на этот значок, чтобы скопировать элемент в другое местоположение в Office. При копировании можно переименовать элемент.
- Удалить. Выберите элемент и нажмите на этот значок, чтобы переместить элемент категорию «Корзина» владельца.
- Дополнительно. Выберите элемент и нажмите на этот значок, чтобы выполнить другие действия с данным элементом.
В дополнение к вышеописанным функциям Office предоставляет другие полезные инструменты управления. Далее будут подробно описаны часто используемые функции.
Создание файлов и папок
Импорт файла
- На домашней странице Office нажмите кнопку + и выберите Импорт.
- Выберите, требуется ли загрузить файлы из Synology NAS или вашего компьютера.
- Найдите и выберите файлы для импорта.
- Нажмите OK.
Поддержка и ограничения:
- Только файл в формате .docx можно импортировать в Office как документ.
- Следующие форматы файлов можно импортировать в Office как электронные таблицы: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Будут импортированы только форматы, которые поддерживает Office (например, размер шрифта, цвет шрифта, комментарии, гиперссылки).
- Зашифрованные файлы нельзя импортировать в Office.
Переименование файла или папки
На домашней странице Office нажмите на элемент правой кнопкой мыши и выберите Переименовать. Файл также можно переименовать, открыв его и изменив название в правом верхнем углу.
Скачивание файла или папки
На домашней странице Office нажмите на элемент правой кнопкой мыши и выберите Скачать. Файл также можно скачать, выбрав меню Файл > Скачать после открытия файла.
Примечания
- Документ скачивается как файл .docx.
- Электронная таблица скачивается как файл .xlsx.
- Папка скачивается как файл .zip.
- Можно выбрать несколько файлов, чтобы скачать их с домашней страницы Office. Когда с домашней страницы скачиваются несколько файлов, выбранные файлы экспортируются как файл .zip.
- Для скачивания зашифрованного файла с домашней страницы Office требуется ввести пароль.
Удаление файла или папки
На домашней странице Office нажмите на элемент правой кнопкой мыши и выберите Удалить. Файл также можно удалить, выбрав меню Файл > Переместить в корзину после открытия файла.
Восстановление удаленного файла и папки
Выберите элемент в своей «Корзине» и нажмите на значок Восстановить на панели инструментов.
Примечания
- Удалить элемент может любой пользователь, имеющий право на редактирование элемента. Удаленные элементы перемещаются в категорию «Корзина» владельца, и восстановить их может только владелец.
Упорядочение файлов и папок с помощью меток
Создание метки
На домашней странице Office нажмите кнопку + рядом с пунктом МЕТКИ на панели меню.
Создание и добавление метки для элемента
- На домашней странице Office выберите один или несколько элементов на главной панели.
- Нажмите значок Метки на панели инструментов и выберите Создать.
- Отредактируйте название и цвет метки.
- Нажмите OK. Созданную метку можно добавить для выбранных элементов.
Быстрое добавление существующей метки для элемента
Выполните одно из следующих действий.
- Перетащите метку с панели меню на элемент в главной панели.
- Перетащите один или несколько элементов с главной панели на метку в панели меню.
Добавление нескольких меток для элемента
- На домашней странице Office выберите один или несколько элементов на главной панели.
- Нажмите значок Метки на панели инструментов.
- Выберите одну или несколько меток.
- Чтобы удалить метку у элемента, просто отмените выбор нежелательной метки.
- Нажмите Применить.
Поиск файлов и папок
Поиск элемента
На домашней странице Office введите ключевое слово в строке поиска, расположенной в правом верхнем углу. Кроме того, можно нажать на значок лупы, чтобы использовать один или несколько следующих критериев для уточнения поиска.
- Ключевое слово
- Местоположение. Выберите одну из следующих категорий или нажмите Настроить, чтобы выбрать папку в разделе Мои файлы или Общий доступ со мной.
- Тип: Выберите, что хотите искать: папку, файл, документ или электронную таблицу.
- Метки. Выберите одну или несколько меток. Если выбрать несколько меток, элемент, имеющий хотя бы одну из выбранных меток, будет соответствовать критерию поиска.
- Дата. Поиск по времени изменения или времени создания.
Управление версиями файлов
Когда пользователь работает с файлами в Office, их версии автоматически периодически сохраняются на сервере. Таким образом, информация не будет потеряна, если пользователь закроет файл, не сохранив его. Записывается журнал версий для каждого файла, содержащий сведения о времени последнего изменения и пользователях, вносивших изменения в файл.
Восстановление или копирование версии файла
- Откройте файл.
- Нажмите значок Просмотреть журнал на левой боковой панели. Справа в главном окне отобразится список исторических версий.
- Нажав на версию в списке, можно просмотреть эту версию в главном окне. Будут выделены различия между версиями.
- Документ. Будут выделены различия между данной и предыдущей версией. Используя стрелки сверху, можно быстро переключаться между предыдущим и последующим изменением в версии.
- Электронная таблица. Будут выделены различия между текущей и предыдущей версией.
- Нажмите кнопку Восстановить в правом нижнем углу, чтобы восстановить файл, перезаписав текущую версию выбранной версией. Другой вариант: нажмите Сделать копию, чтобы сохранить выбранную версию как отдельный файл.
Примечания
- Количество сохраняемых версий не ограничено.
- Office будет создавать новую историческую версию в следующих ситуациях.
- Когда изменения, внесенные в документ, содержат 1000 команд. Обратите внимание, что одно действие может включать несколько команд, и счетчик команд обнуляется при создании исторической версии.
- Когда изменения, внесенные в электронную таблицу, содержат 100 команд. Обратите внимание, что одно действие может включать несколько команд, и счетчик команд обнуляется при создании исторической версии.
- Через десять минут после получения Office первой команды.
- После скачивания, удаления, копирования таблицы или восстановления файла до исторической версии.
Защита файлов
Конфиденциальные файлы можно защитить паролем при их создании или в дальнейшем
Создание нового файла с защитой паролем
- На домашней странице Office нажмите кнопку + на панели инструментов.
- Нажмите Создать зашифрованный файл.
- Выберите Документ или Электронная таблица.
- Введите и подтвердите пароль, затем нажмите кнопку OK. На новой вкладке откроется зашифрованный файл.
Примечания
- Название защищенного файла смогут по-прежнему видеть другие пользователи.
Добавление защиты паролем для существующего файла
- На домашней странице Office нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите Защищено паролем. Другой вариант: нажмите на значок Защищено паролем на левой боковой панели после открытия файла.
- При необходимости можно изменить название.
- Введите пароль в поле Пароль.
- Повторно введите пароль в поле Подтвердите пароль.
Примечания
- В защищенном файле на сохранятся следующие данные:
- Метки
- Разрешения на общий доступ
- Звезда
- Исторические версии
- По умолчанию исходный файл после шифрования перемещается в категорию «Корзина». Чтобы изменить эту настройку, выполните следующее.
- Нажмите на значок Учетная запись в левом нижнем углу экрана и выберите Настройки > Общие.
- Снимите флажок Удалите исходный файл после шифрования/дешифрования.
Изменение пароля для защищенного файла
- На домашней странице Office нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите Защищено паролем. Другой вариант: нажмите на значок Защищено паролем на левой боковой панели после открытия файла.
- Нажмите Изменить пароль.
- Введите текущий пароль в поле Пароль.
- Введите новый пароль в поле Новый пароль.
- Повторно введите пароль в поле Подтвердите пароль.
- Нажмите OK.
Создание незащищенной копии защищенного файла
- На домашней странице Office нажмите на файл правой кнопкой мыши и выберите Защищено паролем. Другой вариант: нажмите на значок Защищено паролем на левой боковой панели после открытия файла.
- Выберите Создать незащищенную копию.
- Введите пароль в поле Пароль.
- Нажмите OK.
Общий доступ к файлам и папкам
Office позволяет пользователям предоставлять общий доступ к своим файлам и папкам, а также работать с файлами и папками, к которым предоставили общий доступ другие пользователи или группы DSM. Вы можете выбрать, какие разрешения предоставить другим пользователям или группам DSM: разрешения на просмотр или на редактирование.
После того как к файлу предоставлен общий доступ, этот файл могут редактировать несколько пользователей одновременно.
Предоставление общего доступа к файлу или папке
- На домашней странице Office нажмите на элемент правой кнопкой мыши и выберите Общий доступ или нажмите значок Общий доступ на панели инструментов. Чтобы предоставить общий доступ к файлу, можно также нажать на значок Общий доступ на левой боковой панели после открытия файла.
- Выберите в раскрывающемся меню Разрешение, что хотите предоставить другим пользователям: разрешение на редактирование или только на просмотр элемента.
- Создается общая ссылка. Теперь этой ссылкой можно делиться с другими. Нажав на эту ссылку, можно открыть этот элемент на новой вкладке браузера.
- Нажмите OK.
Предоставление общего доступа к файлу или папке другим пользователям или группам DSM
- На домашней странице Office нажмите на элемент правой кнопкой мыши и выберите Общий доступ или нажмите значок Общий доступ на панели инструментов. Чтобы предоставить общий доступ к файлу, можно также нажать на значок Общий доступ на левой боковой панели после открытия файла.
- В поле Пользователь/группа введите имя пользователя или группы DSM. Когда вы начнете вводить имя, DSM предложит вам варианты имен пользователей и групп.
- Выберите в раскрывающемся меню, что хотите предоставить другим пользователям: разрешение на редактирование или только на просмотр элемента.
- Нажмите кнопку +, чтобы предоставить пользователю или группе общий доступ к этому элементу. Можно добавить несколько пользователей или групп.
- Нажмите OK.
Примечания
- Вы можете предоставить общий доступ к файлу или папке только пользователям и группам DSM, имеющим разрешение на доступ к Office. Чтобы назначить права определенному пользователю или группе, выберите Панель управления > Пользователь или Группа.
Разрешение пользователям без прав администратора предоставлять доступ к файлам
- Выйдя в систему как admin, нажмите на значок Учетная запись в левом нижнем углу экрана и выберите Настройки > Администрирование.
- Перейдите в раздел Общий доступ и установите флажок Разрешить пользователям без прав администратора предоставлять общий доступ к файлам.
- Нажмите OK.
Примечания
- Если эта функция отключена, пользователи без прав администратора не смогут предоставлять разрешения на общий доступ другим пользователям. Они смогут только удалять разрешения на общий доступ, которые им предоставлены.
Смена владельца файла или папки
Вы можете сменить владельца файла или папки на другого пользователя DSM.
Смена владельца файла или папки
- На домашней странице Office нажмите на элемент правой кнопкой мыши и выберите Информация или нажмите значок Дополнительно > Информация на панели инструментов. Можно также нажать на значок Информация на левой боковой панели после открытия файла.
- Нажмите Изменить в поле Владелец.
- В раскрывающемся меню выберите пользователя DSM. В этом меню отображаются пользователи, имеющие разрешение на доступ к Office.
- Нажмите OK.
Примечания
- Вы можете сменить владельца только того элемента, владельцем которого являетесь. После смены владельца вы по-прежнему будете иметь разрешение на редактирование этого элемента.