Arbeta med data

Det här avsnittet beskriver de huvudsakliga funktionerna som Office tillhandahåller åt dig för arbete med dina data i dina kalkylblad.

Sortera ett kalkylblad

Att sortera ett kalkylblad:

  1. Öppna ett kalkylblad.
  2. Markera det område med celler som du vill sortera.
  3. Klicka på menyn Data > Sortera eller högerklicka helt enkelt på de valda cellerna och välj Sortera.
  4. Välj den kolumn som du vill ska sorteras först och hur du vill sortera den kolumnen, stigande eller fallande.
  5. Specificera fler kolumner i rullgardinsmenyn Sedan efter om du vill lägga till fler regler för sortering. Sorteringen prioriteras i enlighet med den ordning dina regler har.

Obs:

Filtrera data

Att filtrera data:

  1. Efter val av ett område i ett kalkylblad, klicka på menyn Data > Filter eller klicka helt enkelt på ikonen Filter i verktygsfältet för att skapa ett filter.
  2. Klicka på filterväljaren (en liten upp och nedvänd triangel) i kolumnrubriken(erna) inom det valda området.
  3. Filtrera en kolumn på följande sätt:

Obs:

Använda datavalidering

Att tillämpa datavalidering:

  1. Efter val av ett område i ett kalkylblad, klicka på menyn Data > Datavalidering eller högerklicka helt enkelt på området och välj Datavalidering.
  2. Ange ett område i fältet Cellområde. Klicka alternativt på ikonen rutnät för att välja ett område. Tryck på och håll ned Ctrl eller Shift för att välja flera områden.
  3. Välj en typ av regel i rullgardinsmenyn Regel.
  4. Välj om du vill visa ett hjälpmeddelande. Varje typ av regel har ett motsvarande hjälpmeddelande som är standard som du kan redigera.

    Obs:

    • Hjälpmeddelandet visas som en beskrivning när du för musen över en tom cell.
    • Om en cell redan innehåller ett ogiltigt värde visar hjälpmeddelandet en varning i stället (se här nedanför).
  5. Välj om du vill att Office ska Visa varning eller Avvisa inmatning när du anger data som innehåller ett ogiltigt värde.
  6. Klicka på Spara.
  7. Obs:

Använda regler för villkorsstyrd formatering

Att tillämpa villkorsstyrd formatering:

  1. Klicka på menyn Format > Villkorsstyrd formatering för att öppna fönstret för inställningar.
  2. Klicka på Skapa för att skapa en ny regel för villkorsstyrd formatering eller dubbelklicka på en befintlig regel för att redigera den.
  3. Ange ett område i fältet Cellområde. Klicka alternativt på ikonen rutnät för att välja ett område. Tryck på och håll ned Ctrl eller Shift för att välja flera områden.
  4. Välj en typ av regel i rullgardinsmenyn Regel.
  5. Om den valda regeltypen innehåller värde/värden, ange värde/värden i fältet(en) Värde eller formel. Ett värde kan vara något av följande typer:
  6. Konfigurera den formatmall som du vill använda för cellerna som uppfyller ovanstående kriterium.
  7. Klicka på OK.

Obs:

Infoga diagram

Office har stöd för 11 typer av diagram för att hjälpa dig att visuellt presentera numeriska data och därför berika ditt kalkylblad.

Att infoga ett diagram:

  1. Välj de celler med data som du vill skapa ett diagram för.
  2. Klicka på menyn Infoga > Diagram eller klicka helt enkelt på ikonen Diagram i verktygsfältet. Det öppnar diagramredigeraren.
  3. På fliken Diagram, välj en diagramtyp. Härifrån kan du även redigera dataområdet och bestämma huruvida du vill använda kolumnen längst till vänster eller den översta raden som rubriker.
  4. Byt till fliken Avancerat för att redigera diagrammets titel, titel på x-axel och titel på y-axel. Om du har valt ett kombinationsdiagram kan du även justera de två diagramtyperna i kombinationsdiagrammet.
  5. Förhandsgranska diagrammet i fönstrets högra sida.
  6. Klicka på Tillämpa.
  7. Om du vill redigera diagrammet igen, klicka på diagrammet och klicka sedan på Redigera för att öppna diagramredigeraren.

Obs: