管理檔案及資料夾
檔案及資料夾顯示於 Office 首頁的主面板中。您可於主面板的最上方檢視檔案路徑,若要跳至路徑中的某一層級,請按一下該層級即可。
使用 Office 首頁上方的工具列來執行以下操作,或於主面板中直接對著項目按一下右鍵來執行相同的操作:
- 建立:按一下 + 按鈕來建立資料夾或檔案,或是從您的電腦或 Synology NAS 匯入檔案。
- 標籤:選取一或多個項目,並按一下此圖示來將現有的標籤套用至所選項目。您也可以從此處建立新的標籤。
- 分享:選取一個項目,並按一下此圖示來將此項目分享給其他使用者。
- 移動到:於我的檔案中選取一個項目,並按一下此圖示來將項目移動至我的檔案中的其他位置。
- 複製到:選取一個項目,並按一下此圖示來將項目複製至 Office 中的其他位置。您可於複製項目時為項目重新命名。
- 刪除:選取一個項目,並按一下此圖示來刪除此項目,同時將其移動至擁有者的資源回收筒。
- 更多動作:選取一個項目,並按一下此圖示來對該項目進行其他操作。
除了上述的功能之外,Office 也提供其他有用的管理工具。以下介紹常用的功能。
建立檔案及資料夾
若要匯入檔案:
- 於 Office 首頁按一下 + 按鈕,並選擇匯入。
- 選擇要從您的 Synology NAS 或電腦上傳檔案。
- 找到並選擇您要匯入的檔案。
- 按一下確定。
支援及限制:
- 僅有 .docx 格式的檔案可匯入為 Office 文件。
- 可匯入為 Office 試算表的檔案格式包含 .xlsx、.xlsm、.xltx、.xltm、.xls、.xlt、.ods、.ots、.csv。
- 僅有 Office 支援的格式 (如字型大小、文字顏色、評論、超連結、圖表類型) 會被匯入。
- 無法將加密的檔案匯入 Office。
若要重新命名檔案或資料夾:
於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,並選擇重新命名。若要重新命名檔案,您也可以在開啟一份檔案後於右上角變更標題。
若要下載檔案或資料夾:
於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,並選擇下載。若要下載檔案,您也可以在開啟一份檔案後按一下檔案選單 > 下載。
注意:
- 文件將下載為 .docx 檔案格式。
- 試算表將下載為 .xlsx 檔案格式。
- 資料夾將下載為 .zip 檔案格式。
- 您可於 Office 首頁選取多個檔案來下載。從首頁下載多個檔案時,所選檔案將匯出為 .zip 檔案格式。
- 於 Office 首頁下載加密檔案時,必須輸入密碼。
若要刪除檔案或資料夾:
於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,並選擇刪除。若要刪除檔案,您也可以在開啟一份檔案後按一下檔案選單 > 移至資源回收筒。
若要還原已刪除的檔案或資料夾:
於您的資源回收桶內選取任一項目,並按一下工具列中的還原圖示。
注意:
- 任何擁有編輯權限的使用者皆可以刪除項目。刪除的項目將被移至項目擁有者的資源回收筒,且僅有擁有者能夠將刪除的項目還原。
使用標籤來管理檔案及資料夾
若要建立標籤:
於 Office 首頁按一下選單面板中標籤旁的 + 按鈕。
若要建立標籤並同時新增至所選項目:
- 於 Office 首頁的主面板中選取一或多個項目。
- 按一下工具列中的標籤圖示,接著按一下建立。
- 編輯標籤的名稱及顏色。
- 按一下確定。新建立的標籤將新增至您所選的項目。
若要將現有的標籤快速新增至所選項目:
請執行下列任一操作:
- 從選單面板中將任一標籤拖曳至主面板中的任一項目。
- 從主面板中將一或多個項目拖曳至選單面板中的任一標籤。
若要為項目新增多個標籤:
- 於 Office 首頁的主面板中選取一或多個項目。
- 按一下工具列中的標籤圖示。
- 選擇一或多個標籤。
- 若要移除標籤,可直接取消選取不需要的標籤。
- 按一下套用。
搜尋檔案及資料夾
若要搜尋項目:
於 Office 首頁右上角的搜尋欄位中輸入關鍵字。您也可以按一下放大鏡圖示,並透過以下篩選條件,來使您的搜尋結果更為精確:
- 關鍵字
- 所在位置:從現有的類別中選擇一個類別,或按一下自訂並選擇位於我的檔案或與我共用中的任一資料夾來進行搜尋。
- 類型:選擇要搜尋資料夾、檔案、文件,或試算表。
- 標籤:選擇一或多個標籤。選擇多個標籤時,只要檔案包含其中一個標籤,即會視為符合的項目。
- 日期:依修改時間或建立時間來搜尋。
管理檔案版本
在編輯檔案時,Office 會自動定時儲存一個版本,即使您未儲存便關閉檔案,亦無須擔心任何資料會遺失。每份檔案的完整版本歷史皆會被儲存起來,並會記錄最後修改的時間及使用者。
若要回復或複製任一個檔案版本:
- 開啟一份檔案。
- 按一下左側欄位中的瀏覽歷史版本圖示。接著您會看到主要視窗以及右側的歷史版本清單。
- 從清單中按一下某一歷史版本,即可在主要視窗中預覽該版本的內容。各版本間的差異將會以反白顯示。
- 文件:某一版本及其前一版本間的差異將會以反白顯示。您也可以使用上方箭頭來快速在前一個與後一個修改處之間切換。
- 試算表:某一版本及目前版本間的差異將會以反白顯示。
- 按一下右下角的還原來將檔案回復至所選的版本,這會覆蓋掉目前的版本。或者 ,您亦可按一下建立副本來將所選版本儲存為另一個檔案。
注意:
- 歷史版本無數量上限。
- 在下列情況下,Office 會建立一份新的歷史版本:
- 您對一份文件所做的修改相當於執行了 1000 個指令 (請注意,一項操作可能包含數個指令,歷史版本一旦建立後,指令的計數將會歸零)。
- 您對一份試算表所做的修改相當於執行了 100 個指令 (請注意,一項操作可能包含數個指令,歷史版本一旦建立後,指令的計數將會歸零)。
- 距離 Office 接收到第一個指令已過了十分鐘。
- 在您下載、刪除、建立副本,或還原檔案至歷史版本之後。
保護檔案
您可以新增密碼以保護機密的檔案,並可選擇於建立新檔案時即進行加密,或事後再為既有的檔案進行加密。
若要新增加密的檔案:
- 於 Office 首頁按一下工具列中的 + 按鈕。
- 按一下建立加密檔案。
- 選擇文件或試算表。
- 輸入並確認密碼,然後按一下確認。加密的檔案會在新分頁中開啟。
若要為既有的檔案加密:
- 於 Office 首頁對任一檔案按一下右鍵,並選擇加密。您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的加密圖示。
- 如有需要,您可編輯檔案的標題。
- 將密碼輸入密碼欄位。
- 將密碼再次輸入確認密碼欄位。
注意:
- 以下資料於檔案加密後將不會保留:
- 加密完成後,系統預設會將原始檔案移至資源回收筒。若要變更此項設定,請執行以下操作:
- 按一下畫面左下角的帳號圖示,接著前往設定 > 一般。
- 取消勾選進行加密/解密後,移除原始檔案。
若要變更加密檔案的密碼:
- 於 Office 首頁對任一檔案按一下右鍵,並選擇加密。您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的加密圖示。
- 選擇變更密碼。
- 將目前的密碼輸入密碼欄位。
- 將新的密碼輸入新密碼欄位。
- 將新的密碼再次輸入確認密碼欄位。
- 按一下確定。
若要為加密的檔案建立未加密的副本:
- 於 Office 首頁對任一檔案按一下右鍵,並選擇加密。您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的加密圖示。
- 選擇另存為未加密的檔案。
- 將密碼輸入密碼欄位。
- 按一下確定。
分享檔案及資料夾
Office 能讓您將您的檔案及資料夾分享給他人,並管理其他 DSM 使用者或群組分享給您的檔案及資料夾。您可以選擇是否要允許其他 DSM 使用者或群組擁有檢視或編輯權限。
檔案分享後,多位使用者可同時編輯此檔案。
若要公開分享檔案或資料夾:
- 於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,並選擇分享,或按一下工具列中的分享圖示。若要分享檔案,您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的分享圖示。
- 從權限下拉式選單中選擇要允許其他人檢視或修改此項目。
- 連結欄位中會產生公開連結。您可以立即分享此連結。開啟此連結後,將會在新的瀏覽器頁籤中開啟此項目。
- 按一下確定。
若要與其他 DSM 使用者或群組分享檔案或資料夾:
- 於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,接著按一下分享,或按一下工具列中的分享圖示。若要分享檔案,您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的分享圖示。
- 在使用者/群組欄位中輸入 DSM 使用者名稱或群組名稱。您開始打字時,DSM 會建議使用者或群組帳號。
- 從下拉式選單中選擇要允許該使用者或群組檢視或編輯此項目。
- 按一下 + 按鈕來將此項目分享給該使用者或群組。您可以新增多位使用者或多個群組。
- 按一下確定。
注意:
- 您只能將檔案和資料夾分享給有權限存取 Office 的 DSM 使用者及群組。您可前往控制台 < 使用者帳號或使用者群組來進行相關設定。
若要允許非 admin 使用者分享檔案:
- 以 admin 身分登入後,按一下畫面左下角的帳號圖示,接著前往設定 > 管理。
- 前往分享並選擇允許非 admin 使用者分享檔案。
- 按一下確定。
注意:
- 若您取消勾選此功能,非 admin 使用者將無法新增分享對象,只能刪除已分享的權限。
變更檔案或資料夾的擁有者
您可將檔案或資料夾的擁有者變更為其他 DSM 使用者。
若要變更檔案或資料夾的擁有者:
- 於 Office 首頁對任一項目按一下右鍵,接著按一下資訊,或按一下工具列中的更多動作圖示 > 資訊。若要變更檔案的擁有者,您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的資訊圖示。
- 於擁有者欄位中按一下變更。
- 從下拉式選單中選擇一位 DSM 使用者。選單中所顯示的是擁有權限可存取 Office 的使用者。
- 按一下確定。
注意:
- 您只能為您所擁有的項目變更擁有者。變更後,您仍有權限編輯該項目。