編輯文件

Office 提供多樣化的文件編輯選項,您可以在工具列中找到以下常用的選項,快速進行操作:

除了上述選項,Office 也提供進階的編輯工具,供您編寫文件,不論是您個人或與他人協作的文件皆可適用。以下特別介紹重點功能。

檢視線上使用者

開啓一份文件之後,您會看到其他正在檢視或編輯同一份文件的使用者。每一位使用者皆會以帳號圖示顯示於文件右上方的標題旁。

若要檢視使用者目前滑鼠游標於文件中的位置:

  1. 於畫面右上方按一下使用者的帳號圖示。
  2. 您將被引導至該使用者目前滑鼠游標所在的位置,其使用者帳號/暱稱及游標將以相同的顏色標示。

切換工作模式

開啓一份文件之後,您可於靠近畫面右上角的地方找到工作模式的下拉式選單。任何具有編輯權限的使用者皆可切換工作模式:

列印版面配置

在預設狀態下,Office 文件僅會顯示於連續的單一頁面,並不會出現頁面之間的間隔。若您希望文件內容分頁顯示,請開啟檢視選單 > 列印版面配置。配置模式切換為列印版面配置後,您可以透過下列方式調整與版面配置相關的內容:

注意:

新增標題或目錄

「標題」功能可讓您輕輕鬆鬆將您的創意巧思組織為結構分明的段落,使重點一目了然,便於讀者及您自己快速掌握。您可以自訂標題格式,亦可透過標題建立連結或目錄。

若要將標題樣式套用至文字:

  1. 選擇您要編輯的文字。
  2. 按一下格式選單 > 標題
  3. 選擇下列其中一個標題樣式:

您也可以直接從編輯工具列中選擇標題樣式。

若要變更標題樣式:

  1. 按一下格式選單 > 標題 > 段落樣式
  2. 選擇一個標題。
  3. 透過視窗中的編輯工具列來編輯標題樣式。
  4. 如有需要,可繼續編輯其他的標題樣式。
  5. 按一下確定

若要將文字樣式套用至標題:

您也可以先編輯好文字的樣式,再將新的樣式套用至標題。請依照以下步驟來操作。

  1. 編輯所選文字的樣式。
  2. 選取文字後按一下右鍵。
  3. 選擇您要將新的樣式套用至目前的標題或另一個標題。例如,若所選文字目前的標題樣式為標題二,而您也想將新的樣式更新至標題二,則按一下將樣式套用至標題二。若否,則按一下將樣式套用至其他標題

若要為文件中的其他部分插入連結:

若文字帶有標題樣式,您即可透過插入連結的方式來建立文件內的交互參照。

  1. 將一個標題樣式套用至您要建立連結的文字。
  2. 選取要顯示的文字 (以下稱為「顯示文字」)。
  3. 請執行下列任一操作:
  4. 按一下連結欄位,接著從標題清單中選擇您要建立連結的文字。
  5. 按一下確定

若要插入目錄:

您可以透過標題設定來為文件插入目錄。

  1. 為文件套用適合的標題並加以組織。
  2. 按一下您要插入目錄的位置。
  3. 按一下插入選單 > 目錄

若要檢視文件大綱:

開啟檢視選單 > 顯示大綱

尋找與取代

若要尋找並取代字詞:

  1. 按一下編輯選單 > 尋找與取代,或按 Ctrl + F 鍵。
  2. 於搜尋欄位中輸入字詞。所有出現該搜尋字詞的地方皆會以反白顯示。
  3. 若搜尋到多筆結果,您可以使用左右方向箭頭來切換至前一筆或下一筆搜尋結果。
  4. 按一下更多選項 > 大小寫需相符來讓搜尋功能區分大小寫。
  5. 若要取代字詞,按一下更多選項,於取代為欄位中輸入新的字詞,並執行下列任一操作: