Správa souborů a složek

Soubory a složky se zobrazují na hlavním panelu na domovské stránce aplikace Office. V horní části hlavního panelu se zobrazuje cesta k souboru a kliknutím můžete přejít na určitou úroveň.

Pomocí panelu nástrojů v horní části domovské stránky aplikace Office je možné provádět následující úkony, případně je tyto úkony možné provádět i kliknutím pravým tlačítkem na položku na hlavním panelu:

Kromě výše uvedených funkcí nabízí aplikace Office také další užitečné nástroje pro správu. Běžně používané funkce budou podrobně popsány v následujících odstavcích.

Vytváření souborů a složek

Import souboru:

  1. Na domovské stránce aplikace Office klikněte na tlačítko + a vyberte možnost Importovat.
  2. Vyberte, jestli chcete odeslat soubory ze zařízení Synology NAS nebo z počítače.
  3. Vyhledejte a vyberte soubory, které chcete importovat.
  4. Klikněte na možnost OK.

Podpora a omezení:

Přejmenování souboru nebo složky:

Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Přejmenovat. Soubor je možné přejmenovat také po otevření změnou názvu v pravém horním rohu.

Stažení souboru nebo složky:

Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Stáhnout. Soubor je možné stáhnout také po otevření kliknutím na nabídku Soubor > Stáhnout.

Poznámka:

Odstranění souboru nebo složky:

Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Odstranit. Soubor je možné odstranit také po otevření kliknutím na nabídku Soubor > Přesunout do koše.

Obnovení odstraněného souboru nebo složky:

Ve vašem vlastním koši vyberte položku a na panelu nástrojů klikněte na ikonu Obnovit.

Poznámka:

Organizace souborů a složek s popisky

Vytvoření popisku:

Na domovské stránce aplikace Office klikněte na panelu nabídek na tlačítko + nacházející se vedle položky POPISKY.

Vytvoření popisku a jeho přidání k položce:

  1. Na domovské stránce aplikace Office vyberte na hlavním panelu jednu či více položek.
  2. Na panelu nástrojů klikněte na ikonu Popisky a klikněte na možnost Vytvořit.
  3. Upravte název a barvu popisku.
  4. Klikněte na možnost OK. Nově vytvořený popisek se přidá k vybraným položkám.

Rychlé přidání stávajícího popisku k položce:

Proveďte některý z následujících úkonů:

Přidání více popisků k položce:

  1. Na domovské stránce aplikace Office vyberte na hlavním panelu jednu či více položek.
  2. Na panelu nástrojů klikněte na ikonu Popisky.
  3. Vyberte jeden nebo více popisků.
  4. Chcete-li popisek od položky odebrat, zrušte výběr nežádoucího popisku.
  5. Klikněte na možnost Použít.

Hledání souborů a složek

Vyhledání položky:

Na domovské stránce aplikace Office zadejte do pole hledání v pravém horním rohu klíčové slovo. Můžete také kliknout na lupu a hledání upřesnit pomocí jednoho či více následujících kritérií.

Správa verzí souborů

Při práci se soubory v aplikaci Office se na server pravidelně a automaticky ukládají jejich verze, takže se nemusíte obávat ztráty informací v případě, když soubor zavřete bez uložení. Zaznamenává se kompletní historie verzí každého souboru, včetně času poslední úpravy a uživatelů, kteří v souboru provedli nějaké změny.

Obnovení nebo kopírování verze souboru:

  1. Otevřete soubor.
  2. Na levém bočním panelu klikněte na ikonu Zobrazit historii. Zobrazí se hlavní okno se seznamem historických verzí na pravé straně.
  3. Klikněte na verzi v seznamu a v hlavním okně se zobrazí náhled této verze. Rozdíly mezi verzemi budou zvýrazněny.
  4. Kliknutím na možnost Obnovit v pravém dolním rohu obnovíte vybranou verzi souboru, která přepíše současnou verzi. Kliknutím na možnost Vytvořit kopii je možné vybranou verzi uložit jako samostatný soubor.

Poznámka:

Ochrana souborů

Důvěrné soubory je možné chránit heslem, které můžete přidat při vytvoření souboru nebo později

Vytvoření nového souboru se šifrováním:

  1. Na domovské stránce aplikace Office klikněte na panelu nástrojů na tlačítko +.
  2. Klikněte na možnost Vytvořit šifrovaný soubor.
  3. Vyberte možnost Dokument nebo Tabulka.
  4. Zadejte a potvrďte heslo a poté klikněte na možnost OK. Šifrovaný soubor se otevře na nové kartě.

Poznámka:

Zašifrování stávajícího souboru:

  1. Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na soubor a vyberte možnost Šifrovat. Případně můžete po otevření souboru kliknout na ikonu Šifrovat na levém bočním panelu.
  2. V případě potřeby upravte název.
  3. Do pole Heslo zadejte heslo.
  4. Heslo znovu zadejte do pole Potvrdit heslo.

Poznámka:

Změna hesla zašifrovaného souboru:

  1. Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na soubor a vyberte možnost Šifrovat. Případně můžete po otevření souboru kliknout na ikonu Šifrovat na levém bočním panelu.
  2. Vyberte možnost Změnit heslo.
  3. Do pole Heslo zadejte stávající heslo.
  4. Do pole Nové heslo zadejte nové heslo.
  5. Do pole Potvrdit heslo zadejte nové heslo ještě jednou.
  6. Klikněte na možnost OK.

Vytvoření nešifrované kopie zašifrovaného souboru:

  1. Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na soubor a vyberte možnost Šifrovat. Případně můžete po otevření souboru kliknout na ikonu Šifrovat na levém bočním panelu.
  2. Vyberte možnost Vytvořit nešifrovanou kopii.
  3. Do pole Heslo zadejte heslo.
  4. Klikněte na možnost OK.

Sdílení souborů a složek

Aplikace Office umožňuje sdílet vaše vlastní soubory a složky nebo spravovat soubory a složky, které jiní uživatelé či skupiny systému DSM sdílí s vámi. Můžete se rozhodnout, jestli chcete ostatním uživatelům nebo skupinám systému DSM udělit oprávnění k zobrazení nebo úpravám.

Sdílený soubor může současně upravovat několik uživatelů.

Veřejné sdílení souboru nebo složky:

  1. Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Sdílet nebo klikněte na ikonu Sdílet na panelu nástrojů. Chcete-li soubor sdílet, můžete po otevření souboru také kliknout na ikonu Sdílet na levém boční panelu.
  2. V rozevírací nabídce Oprávnění vyberte, jestli chcete ostatním povolit položku pouze zobrazovat nebo i upravovat.
  3. Vygeneruje se veřejný odkaz. Tento odkaz je připraven ke sdílení. Otevřením tohoto odkazu otevřete položku v nové kartě prohlížeče.
  4. Klikněte na možnost OK.

Sdílení souboru nebo složky s ostatními uživateli nebo skupinami systému DSM:

  1. Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Sdílet nebo klikněte na ikonu Sdílet na panelu nástrojů. Chcete-li soubor sdílet, můžete po otevření souboru také kliknout na ikonu Sdílet na levém boční panelu.
  2. Do pole Uživatel/Skupina zadejte název uživatele či skupiny systému DSM. Systém DSM vám během psaní bude navrhovat uživatelská jména nebo názvy skupin.
  3. V rozevírací nabídce vyberte, jestli chcete danému uživateli či skupině povolit položku pouze zobrazovat nebo i upravovat.
  4. Kliknutím na tlačítko + začnete tuto položku s daným uživatelem či skupinou sdílet. Přidat je možné i více uživatelů či skupin.
  5. Klikněte na možnost OK.

Poznámka:

Povolení sdílení souborů jiným uživatelům než admin:

  1. Po přihlášení jako uživatel admin klikněte v levém dolním rohu obrazovky na ikonu Účet a přejděte do nabídky Nastavení > Správa.
  2. Přejděte do části Sdílení a vyberte možnost Povolit sdílet soubory jiným uživatelům než admin.
  3. Klikněte na možnost OK.

Poznámka:

Změna vlastníka souboru nebo složky

Vlastníka souboru nebo složky je možné změnit na jiného uživatele systému DSM.

Změna vlastníka souboru nebo složky:

  1. Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Informace nebo na panelu nástrojů klikněte na ikonu Další > Informace. Po otevření souboru můžete také kliknout na ikonu Informace na levém boční panelu.
  2. V poli Vlastník klikněte na možnost Změnit.
  3. V rozevírací nabídce vyberte uživatele systému DSM. V nabídce se zobrazí uživatelé s přístupovými oprávněními k aplikaci Office.
  4. Klikněte na možnost OK.

Poznámka: