Algemeen

Standaard lokale instellingen

Naast de weergavetaal in Office die u kunt selecteren in Instellingen > Profiel kunt ook het formaat van getallen, valuta en data wijzigen in functie van uw taal of regio wanneer u met spreadsheets werkt. Volg onderstaande stappen om de standaardlocatie voor alle spreadsheets te wijzigen.

  1. Klik op het pictogram Account > Instellingen > Office > Standaardlocatie.
  2. De standaardlocatie zal dezelfde zijn als uw browserlocatie. Selecteer een locatie uit de vervolgkeuzelijst om de standaardlocatie te wijzigen.
  3. Klik op OK.

Opmerking:

Compatibiliteit van Synology Office-bestanden met Microsoft-bestanden

Microsoft Office-bestanden converteren naar Synology Office-bestanden:

Met de installatie van het Office-pakket kunt u de volgende functies in Drive gebruiken:

Ondersteunde bestandsindelingen voor conversie:

Synology Office-bestanden downloaden als Microsoft Office-bestanden

Nadat u een bestand hebt geopend dat u wilt downloaden, gaat u naar het menu Bestand > Downloaden. Het bestand wordt gedownload in de volgende bestandsindelingen:

Opmerking:

Sjablonen beheren

Het Office-pakket biedt een brede waaier van ingebouwde sjablonen waarmee gebruikers bestanden kunnen maken, maar niet kunnen bewerken, delen, verwijderen of naam kunnen wijzigen. Gebruikers kunnen echter wel hun eigen aangepaste sjablonen maken die ze kunnen bewerken, delen, verwijderen, publiceren en waarvan ze de naam kunnen wijzigen. Ga naar de sjabloonpagina en klik op Bestand > Nieuw bestand vanaf sjabloon.

Een aangepaste netwerksjabloon maken:

  1. Open een bestaand bestand dat u als sjabloon wilt opslaan.
  2. Open het menu Bestand en klik op Opslaan als sjabloon.
  3. Specificeer een naam voor de sjabloon.

Opmerking:

Een sjabloon delen:

Klik op het pictogram Delen in de werkbalk. Selecteer met wie u de sjabloon wilt delen en welk machtigingstype u wilt verlenen. Na het delen van de sjabloon, kunnen gebruikers met machtiging de sjabloon openen met een klik op + > Vanaf sjabloon in het Drive-portaal of Bestand > Nieuw bestand vanaf sjabloon in de Office-editor.

U kunt uw sjabloon delen met:

  1. Gebruiker: de toegang tot uw sjabloon aan specifieke gebruikers verlenen.
  2. Groep: de toegang tot uw sjabloon aan gebruikers van specifieke groepen verlenen.
  3. Intern: de toegang tot uw sjabloon aan alle interne gebruikers verlenen met toegang tot Drive.

Machtigingstypen voor het delen van sjablonen zijn o.a.:

  1. Bewerken: gebruikers met beheermachtiging kunnen uw sjabloon bewerken, delen, verwijderen en sjabloonnaam wijzigen.
  2. Bekijken: gebruikers met weergavemachtiging kunnen alleen nieuwe bestanden met uw sjabloon maken.

Opmerking:

Een sjabloon-URL delen:

Om uw sjabloon via een URL te delen, klik op het pictogram Delen in de werkbalk, kopieer de te delen koppeling van de sjabloon en stuur naar de persoon met wie u de sjabloon wilt delen.

Na het ontvangen en openen van de koppeling:

  1. Gebruikers met de Bekijken-machtiging worden omgeleid naar de weergavemodus.
  2. Gebruikers met de Bewerken-machtiging worden ook omgeleid naar de weergavemodus maar kunnen naar de bewerkingsmodus overschakelen.
  3. Gebruikers zonder machtiging worden omgeleid naar de Toegangsaanvraag-pagina.

Sjablonen gebruiken

U kunt de ingebouwde sjablonen alleen bekijken en in de sjabloonpagina gebruiken als sjabloon om bestanden te maken. U kunt door andere gebruikers met u gedeelde sjablonen bekijken en voor bestanden gebruiken indien u de weergavemachtiging hebt of het sjabloon verwijderen, bewerken, publiceren of de sjabloonnaam wijzigen indien u de bewerkingsmachtiging hebt. Zie hieronder voor meer details:

Een sjabloon bewerken en publiceren:

  1. Bewerk uw sjablonen zoals u dat bij normale bestanden doet.
  2. U kunt na het voltooien van de bewerkingen de sjabloon publiceren zodat gebruikers die de sjabloon voor bestanden gebruiken daadwerkelijk de eindversie van de sjabloon gebruiken.

Opmerking:

Bestandsversies beheren

Terwijl u aan uw bestanden in Office werkt, zullen versies automatisch regelmatig op de server worden opgeslagen. U verliest dus geen informatie wanneer uw spreadsheet afsluit zonder het op te slaan. De complete versiegeschiedenis voor elk bestand worden opgenomen, inclusief het tijdstip van de laatste wijziging en de gebruikers die wijzigingen aanbrachten aan het bestand.

Om een versie terug te zetten of te kopiëren:

  1. Open een bestand.
  2. Klik op het pictogram Geschiedenis tonen in de linkerzijbalk. U zult een hoofdvenster te zien krijgen met een lijst van historische versies aan de rechterkant.
  3. Klik op een versie van de lijst en er zal een voorbeeldweergave van de lijst in het hoofdvenster verschijnen. Om de verschillende versies te markeren kunt u tussen de modi Record verbergen en Record tonen schakelen.
  4. Klik rechts op het pictogram Meer van een naamloze versie en selecteer Versie benoemen om de versie een naam te geven.
  5. Klik rechts op het pictogram Meer van een naamloze versie en selecteer Naam wijzigen of Naam verwijderen om de naam van de versie te wijzigen of te verwijderen.
  6. Klik op Herstellen in de rechterbenedenhoek om het bestand naar de geselecteerde versie waarmee de huidige versie zal worden overschreven te herstellen. U kunt echter ook klikken op Een kopie maken om de geselecteerde versie als een afzonderlijk bestand op te slaan.

Opmerking:

Bestanden coderen

U kunt vertrouwelijke bestanden met een wachtwoord beveiligen, wat zowel kan gebeuren bij het maken van het bestand als nadien.

Om een nieuwe gecodeerde spreadsheet te maken:

  1. Klik op het menu Bestand > Nieuw gecodeerd bestand.
  2. Selecteer Document, Spreadsheet of Dia's.
  3. Voer het wachtwoord in en klik vervolgens op OK. Het gecodeerde bestand wordt geopend in een nieuw tabblad.

Opmerking:

Om codering toe te voegen aan een bestaande bestand:

  1. Klik op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
  2. U kunt de titel indien nodig bewerken.
  3. Voer een wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
  4. Voer het wachtwoord opnieuw in het veld Wachtwoord bevestigen in.

Opmerking:

de volgende gegevens worden niet bijgehouden in het gecodeerde bestand:

Om het wachtwoord van een gecodeerd bestand te wijzigen:

  1. Klik op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
  2. Klik op Wachtwoord wijzigen.
  3. Voer het huidige wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
  4. Voer het nieuwe wachtwoord in het veld Nieuw wachtwoord in.
  5. Voer het nieuwe wachtwoord opnieuw in het veld Wachtwoord bevestigen in.
  6. Klik op OK.

Om een niet-gecodeerde kopie van een gecodeerd bestand te maken:

  1. Klik op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
  2. Selecteer Een ongecodeerde kopie maken.
  3. Voer het wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
  4. Klik op OK.

Office-bestanden delen

U kunt kiezen of u weergave-, bewerkings-, commentaar- of beheerrechten wilt toekennen aan andere DSM-gebruikers of groepen. Na het delen van een bestand zullen uitgenodigde gebruikers meldingen accepteren.

Machtiging gedeelde koppeling:

Klik op het pictogram Delen in de werkbalk. Kies een van de onderstaande opties uit in het vervolgkeuzemenu Machtiging.

Accounts uitnodigen:

  1. Voer in het veld Gebruiker/groep een DSM-gebruikers- of groepsnaam in. Zodra u begint met de invoer van de naam stelt DSM u gebruikers- of groepsnamen voor.
  2. Geef aan of u wilt dat deze gebruiker of groep dit item in de vervolgkeuzelijst mogen bekijken, bewerken, beheren of alleen een commentaar achter kunnen laten.
  3. Klik op de +-knop om dit item te delen met de gebruiker of groep in kwestie. U kunt meerdere gebruikers of groepen toevoegen.
  4. Klik op OK.

Opmerking:

Back-up en terugzetten

Met Hyper Backup kunt u Office back-uppen naar lokale of externe doelen en instellingen, en instellingen en gegevens van het pakket terugzetten. U moet zowel Drive als Office gelijktijdig back-uppen omdat de Synology Office-bestanden in Drive worden beheerd. Voor gedetailleerde informatie ga naar Drive Help > Back-up en herstel.