Styring af filer og mapper
Filer og mapper vises i hovedpanelet på startsiden i Office. Øverst i hovedpanelet kan du se stien til en fil og spring til et bestemt niveau ved at klikke på det.
Brug værktøjslinjen øverst på startsiden i Office til at udføre følgende handlinger, eller højreklik på emnet fra hovedpanelet for at udføre de samme handlinger:
- Opret: Klik på +-knappen for at oprette en fil eller en mappe eller importere filer fra din computer eller Synology NAS.
- Etiketter: Vælg en eller flere emner, og klik på dette ikon for at anvende en eksisterende etiket til de valgte emner. Du kan også oprette en ny etiket herfra.
- Del: Vælg et emne, og klik på dette ikon for at dele emnet med andre brugere.
- Flyt til: Vælg et emne under Mine filer, og klik på dette ikon for at flytte emnet til en anden placering under Mine filer.
- Kopier til: Vælg et emne, og klik på dette ikon for at kopiere emnet til en anden placering i Office. Du kan omdøbe emner, når du kopierer det.
- Slet: Vælg et emne, og klik på dette ikon for at slette det og flytte det til ejerens papirkurv.
- Mere: Vælg et emne, og klik på dette ikon for at udføre flere handlinger på emnet.
Udover ovenstående funktioner indeholder Office også andre nyttige styringsværktøjer. Almindeligt anvendte funktioner dækkes detaljeret nedenfor.
Oprettelse af filer og mapper
Sådan importerer du en fil:
- På startsiden i Office klikker du på + knappen og vælger Importer.
- Vælg, om du vil uploade filer fra din Synology NAS eller fra din computer.
- Søg efter og vælg de filer, du vil importere.
- Klik på OK.
Support og begrænsninger:
- Kun en fil i formatet .docx kan importeres i Office som et dokument.
- Filformater, som kan importeres til Office som et regneark er .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Kun formater (f.eks. skrifttypestørrelse, tekstfarve, kommentarer, hyperlinks, diagramtyper), der understøttes af Office, bliver importeret.
- Krypterede filer kan ikke importeres til Office.
Sådan omdøber du en fil eller mappe:
På startsiden i Office højreklikker du på et emne vælger Omdøb. Du kan også omdøbe en fil ved at ændre titlen øverst til højre efter åbning af en fil.
Sådan downloader du en fil eller en mappe:
På startsiden i Office højreklikker du på et emne vælger Download. Du kan også downloade en fil ved at klikke på menuen Fil > Download efter åbning af en fil.
Bemærk:
- Et dokument downloades som en .docx-fil.
- Et regneark downloades som en .xlsx-fil.
- En mappe downloades som en .zip-fil.
- Du kan vælge flere filer til download startsiden i Office. Når du downloader flere filer fra startsiden, bliver de valgte filer eksporteret som en zip-fil.
- Du skal indtaste adgangskoden for at downloade en krypteret fil fra startsiden i Office.
Sådan sletter du en fil eller en mappe:
På startsiden i Office højreklikker du på et emne vælger Slet. Du kan også slette en fil ved at klikke på menuen Fil > Flyt til papirkurv efter åbning af en fil.
Sådan gendanner du en slettet fil eller mappe:
I din Papirkurv vælger du et emne og klikker på ikonet Gendan i værktøjslinjen.
Bemærk:
- Enhver bruger med redigeringstilladelse til et emne kan slette det. Slettede emner bliver flyttet til ejerens papirkurv, og kun ejeren kan gendanne dem.
Organisation af filer og mapper med etiketter
Sådan opretter du en etiket:
På startsiden i Office klikker du på + knappen ved siden af ETIKETTER i menupanelet.
Sådan opretter du en etiket og tilføjer den til et emne:
- På startsiden i Office vælger du et eller flere emner i hovedpanelet.
- Klik på ikonet Etiketter i værktøjslinjen, og klik på Opret.
- Rediger navnet og farven på etiketten.
- Klik på OK. Den nyoprettede etiket tilføjes til dine valgte emner.
Sådan tilføjer du hurtigt en eksisterende etiket til et emne:
Gør et af følgende:
- Træk-og-slip en etiket fra menupanelet til et emne i hovedpanelet.
- Træk-og-slip en eller flere emner fra hovedpanelet til en etiket i menupanelet.
Sådan tilføjer du flere etiketter til et emne:
- På startsiden i Office vælger du et eller flere emner i hovedpanelet.
- Klik på ikonet Etiketter i værktøjslinjen.
- Vælg en eller flere etiketter.
- Du fjerne en etiket fra et emne ved bare at afmarkere den uønskede etiket.
- Klik på Anvend.
Søgning efter filer og mapper
Sådan søger du efter et emne:
På startsiden i Office indtaster du et søgeord i søgelinjen øverst til højre. Du kan også klikke på forstørrelsesglasset for at uddybe søgningen med et eller flere af følgende kriterier:
- Søgeord
- Placering: Vælg en af de eksisterende kategorier, eller til på Tilpas for at vælge en mappe under Mine filer eller Delt med mig at søge i.
- Type: Vælg, om du vil søge efter en mappe, en fil, et dokument eller et regneark.
- Etiketter: Vælg en eller flere etiketter. Når du vælger flere etiketter, anses et emne som en match, når den har blot en af de valgte etiketter.
- Dato: Søg efter ændringstidspunkt eller oprettelsestidspunkt.
Styring af filversioner
Når du arbejder på dine filer i Office, bliver versioner regelmæssigt automatisk gemt på serveren, så du ikke skal tænke på eventuelt tab af oplysninger, hvis du lukker en fil uden at gemme den. Den fulde versionshistorik for hver fil registreres, herunder det sidste ændringstidspunkt og de brugere, der foretog ændringer til filen.
Sådan gendanner eller kopierer du en filversion:
- Åbn en fil.
- Klik på ikonet Vis oversigt i venstre side. Du ser hovedvinduet med en liste over historiske versioner til højre.
- Klik på en version i listen, hvorefter et eksempel på denne version vises i hovedvinduet. Forskelle mellem versioner bliver fremhævet.
- Dokument: Forskelle mellem en version og den tidligere bliver fremhævet. Du kan også bruge pilene øverst til hurtigt at skifte mellem en tidligere eller senere ændring i en version.
- Regneark: Forskelle mellem en tidligere version og den nuværende bliver fremhævet.
- Klik på Gendan nederst til højre for at gendanne filen i den valgte version, som vil overskrive den aktuelle. Klik eventuelt på Lav en kopi for at gemme den valgte version som en separat fil.
Bemærk:
- Der er ingen grænse for antallet af historiske versioner.
- Office vil oprette en ny historisk version i følgende situationer:
- Når de ændringer, du foretager til et dokument, indeholder 1000 kommandoer (bemærk, at en handling kan indeholde flere kommandoer, og at kommandooptællingen bliver nulstillet, når en historisk version er oprettet).
- Når de ændringer, du foretager til et regneark, indeholder 100 kommandoer (bemærk, at en handling kan indeholde flere kommandoer, og at kommandooptællingen bliver nulstillet, når en historisk version er oprettet).
- Ti minutter efter Office modtager den første kommando
- Efter download, sletning, kopiering eller gendannelse af en fil til en historisk version
Beskyttelse af dine filer
Du kan tilføje beskyttelse med adgangskode til fortrolige filer, som kan udføres, i takt med at du opretter en fil eller bagefter.
Sådan opretter du en ny fil med kryptering:
- På startsiden i Office klikker du på + knappen i værktøjslinjen.
- Klik på Opret en krypteret fil.
- Vælg Dokument eller Regneark.
- Indtast og bekræft adgangskoden, og klik så på OK. Den krypterede fil åbnes på en ny fane.
Bemærk:
- Titlen på en krypteret fil vil stadig kunne ses af andre brugere.
Sådan tilføjer du kryptering til en eksisterende fil:
- På startsiden i Office højreklikker du på en fil og klikker på Krypter. Klik eventuelt på ikonet Krypter i venstre side efter åbning af en fil.
- Du kan redigere titlen efter behov.
- Indtast en adgangskode i feltet Adgangskode.
- Indtast adgangskoden igen i feltet Bekræft adgangskode.
Bemærk:
- Følgende data bevares i den krypterede fil:
- Etiketter
- Kommentarer
- Delingstilladelse
- Stjerne
- Historiske versioner
- Som standard flyttes den oprindelige fil til papirkurven efter kryptering. Sådan ændrer du denne indstilling:
- Klik på ikonet Konto nederst til venstre på skærmen, og gå til Indstillinger > Generelt.
- Afmarker Fjern den oprindelige fil efter kryptering/dekryptering.
Sådan ændrer du adgangskoden for en krypteret fil:
- På startsiden i Office højreklikker du på en fil og klikker på Krypter. Klik eventuelt på ikonet Krypter i venstre side efter åbning af en fil.
- Vælg Skift adgangskode.
- Indtast den aktuelle adgangskode i feltet Adgangskode.
- Indtast den nye adgangskode i feltet Ny adgangskode.
- Indtast den nye adgangskode igen i feltet Bekræft adgangskode.
- Klik på OK.
Sådan opretter du en ikke-krypteret kopi af en krypteret fil:
- På startsiden i Office højreklikker du på en fil og klikker på Krypter. Klik eventuelt på ikonet Krypter i venstre side efter åbning af en fil.
- Vælg Opret en ikke-krypteret kopi.
- Indtast adgangskoden i feltet Adgangskode.
- Klik på OK.
Deling filer og mapper
Office sætter dig i stand til at dele dine egne filer og mapper samt administrere filer og mapper, som andre DSM-brugere eller -grupper deler med dig. Du kan vælge, om du vil give visnings- eller redigeringstilladelse til andre DSM-brugere eller -grupper.
Når en fil er blevet delt, kan flere brugere redigere den samtidigt.
Sådan vælger du en fil eller en mappe offentligt:
- På startsiden i Office højreklikker du på et emne og klikker så på Del eller klikker på ikonet Del i værktøjslinjen. Hvis du vil dele en fil, kan du også klikke på ikonet Del i venstre side efter åbning af en fil.
- Vælg, om du vil tillade andre kun at se, eller om de kan redigere emnet fra rullemenuen Tilladelse.
- Et offentligt link genereres. Dette link er klar til at blive delt. Åbning af linket vil åbne emnet i en ny browserfane.
- Klik på OK.
Sådan deler du en fil eller en mappe med andre DSM-brugere eller -grupper:
- På startsiden i Office højreklikker du på et emne og klikker så på Del eller klikker på ikonet Del i værktøjslinjen. Hvis du vil dele en fil, kan du også klikke på ikonet Del i venstre side efter åbning af en fil.
- I feltet Bruger/gruppe indtaster du et DSM-brugernavn eller -gruppenavn. DSM vil foreslå brugernavne eller gruppenavne, når du begynder at indtaste.
- Vælg, om du vil tillade denne bruger eller gruppe kun at se eller redigere dette emne fra rullemenuen.
- Klik på + knappen for at dele dette emne med den bruger eller gruppe. Du kan tilføje flere brugere eller grupper.
- Klik på OK.
Bemærk:
- Du kan kun dele filer og mapper med DSM-brugere og -grupper, som har tilladelse til at få adgang til Office. Du kan give tilladelser til en bestemt bruger eller grupper under Kontrolpanel > Bruger eller Gruppe.
Sådan tillader du ikke-admin-brugere at dele filer:
- Når du logger ind som admin, skal du klikke på ikonet Konto nederst til venstre på skærmen, og gå til Indstillinger > Administration.
- Gå til Deling, og vælg Tillad ikke-admin-brugere at dele filer.
- Klik på OK.
Bemærk:
- Hvis du deaktiver denne funktion, vil ikke-admin-brugere ikke kunne give nye delingstilladelser til andre længere. De kan kun slette delingstilladelser, som de er givet.
Ændring af ejer af en fil eller en mappe
Du kan ændre ejeren af en fil eller en mappe til en anden DSM-bruger.
Sådan ændrer du ejeren af en fil eller en mappe:
- På startsiden i Office højreklikker du på et emne og klikker så på Oplysninger eller klikker på ikonet Mere > Oplysninger i værktøjslinjen. Du kan også klikke på ikonet Oplysninger i venstre side efter åbning af en fil.
- Klik på Ret i feltet Ejer.
- Vælg en DSM-bruger fra rullemenuen. De viste brugere er dem, som har tilladelse til at få adgang til Office.
- Klik på OK.
Bemærk:
- Du kan kun ændre ejeren af et emne, som du ejer. Du har stadig tilladelse til at redigere emnet efter ændring af ejerskabet.