编辑文档
Office 提供了各种选项让您编辑文档。以下是最常用的选项,可在工具栏上快速访问:
- 撤消或重做操作
- 更改文本字体或大小
- 对文本添加粗体、斜体、下划线或删除线
- 更改文本或背景颜色
- 文本对齐
- 创建编号或项目符号列表
- 增加或缩小缩进
- 调整行距或段落间距
- 插入表格、链接或注释
除上述选项外,Office 还提供了高级编辑工具,让您自己或与其他用户在文档上进行工作。以下是重要功能。
查看在线用户
打开文档后,您将看到目前在查看或编辑同一文档的其他用户。其中每个用户都将在右上角的文档标题旁显示为帐户图标。
- DSM 用户:可通过用户名/昵称和头像来识别。
- 非 DSM 用户:将显示为 Guest 1、Guest 2 等。
若要在文档中查看用户的当前光标位置:
- 单击屏幕右上角的用户帐户图标。
- 您将被引导至此用户的当前光标位置,用户名/昵称和光标标记为相同的颜色。
切换工作模式
打开文档后,您将在屏幕的右上角附近看到工作模式的下拉菜单。任何有编辑权限的用户可在以下工作模式之间切换:
- 编辑:在编辑模式下,可直接保存对文档的更改。这是有编辑权限用户的默认模式。
- 查看:在查看模式下,无法更改文档,而且不会显示评论。有查看权限的用户将访问此模式中的文档且无法切换模式。
- 修改:在修改模式下,对文档的更改将在原始内容旁显示,并将显示为评论。文档的拥有者可在以后决定是否接收或拒绝修改建议。此模式在您查看其他用户所拥有的文档时非常有用。
打印版面
Office 文档默认以一个连续页面显示,不进行分页。如果要在分开的页面中显示文档,请打开视图菜单 > 打印版面。将布局模式切换到打印版面后,您可通过以下方式调整布局相关内容:
- 打开文件菜单 > 页面设置调整页面方向、纸张大小和页边距。
- 单击插入 > 页眉/页脚编辑页眉和页脚。若要自定义首页的页眉和页脚,单击选项 > 首页不同。
注:
- 页眉和页脚的显示区域因您设置的上/下边距而异。
- 编辑页眉和页脚期间,以下功能不可用:
- 缩放
- 调整标题样式
- 插入表、注释、图表、目录和图形
添加标题或目录
通过标题功能,您可将自己的创意轻松转为结构化段落,让读者和您自己一眼就抓住关键点。您可自定义自己的标题样式并创建基于标题的链接和目录。
若要将标题样式应用到文本:
- 选择您要编辑的文本。
- 单击格式菜单 > 标题。
- 选择下列其中一个标题样式:
- 标题 1
- 标题 2
- 标题 3
- 标题 4
- 标题 5
- 正常文本
您还可直接从编辑工具栏选择标题样式。
若要更改标题样式:
- 单击格式菜单 > 标题 > 段落样式。
- 选择标题。
- 通过窗口中的编辑工具栏编辑标题样式。
- 如需要,编辑其他标题样式。
- 单击确定。
将文本样式应用到标题:
您还可先编辑文本的样式,然后将新样式应用到标题。请按以下步骤操作。
- 编辑所选文本的样式。
- 选择并右键单击文本。
- 选择您是否要将新样式应用至当前或另一个标题。例如,在所选文本的当前标题为标题 2 的情况下,如果您要将新样式更新为标题 2,单击将样式应用到标题 2。否者,单击将样式应用到另一个标题并选择另一个标题。
将链接插入到文档中的另一部分:
通过将链接插入到有标题的任何文本中可在文档中完成交互参照。
- 将标题样式应用到要对其链接的文本。
- 选择要显示的文本(以下简称“显示文本”)。
- 请执行下列操作之一:
- 单击插入菜单 > 链接。
- 右键单击显示文本,然后选择链接。
- 单击链接栏并选择您要从标题列表对其链接的文本。
- 单击确定。
插入目录:
您可基于标题设置为文档插入目录。
- 用适当的标题组织文档。
- 单击要插入目录的位置。
- 单击插入菜单 > 目录。
若要查看文档大纲:
打开视图菜单 > 显示大纲。
查找和替换
若要查找并替换词语:
- 单击编辑菜单 > 查找和替换,或只需按 Ctrl + F。
- 在搜索栏中输入一个词。该词的所有匹配项将高亮。
- 如果找到多个结果,您可使用向左和向右箭头键在上一个和下一个结果之间切换。
- 单击更多选项 > 区分大小写可使您的搜索区分大小写。
- 若要替换词语,单击更多选项,将新文本输入到替换为栏中,并执行以下操作之一:
- 单击替换可替换出现的单个该词。
- 单击全部替换可替换出现的所有该词。