Trabalhar com Dados
Esta secção descreve as principais funcionalidades que Office lhe proporciona para trabalhar com as suas folhas de cálculo.
Ordenar uma folha de cálculo
Para ordenar uma folha de cálculo:
- Abra uma folha de cálculo.
- Destaque o alcance das células que deseja ordenar.
- Clique no menu Dados > Ordenar, ou simplesmente clique com o botão direito na célula e escolha Ordenar.
- Selecione a coluna que deseja ordenar primeiro, e se deseja que coluna seja ordenada de forma ascendente ou descendente.
- Especifique mais colunas no menu de contexto Por caso deseje adicionar mais regras de ordenação. Ordenar será prioritizado de acordo com a ordem das suas regras.
Nota:
- Não é possível ordenar um intervalo com células unidas.
Filtrar Dados
Para filtrar dados:
- Depois de selecionar um intervalo numa folha de cálculo, clique no menu Dados > Filtrar ou simplesmente clique no ícone do Filtro na barra de ferramentas para criar um filtro.
- Clique no seletor de filtro (pequeno triângulo invertido) no(s) cabeçalho(s) da coluna no intervalo selecionado.
- Filtre uma coluna das seguintes maneiras:
- Ordenar a coluna: Clique em Ordenar de A a Z ou Ordenar de Z a A.
- Filtrar por condição: Clique no triângulo invertido para selecionar uma condição do menu pendente e preencha o campo Valor, se aplicável.
- Filtrar por valor: Masque/desmarque os valores na lista ou introduza um valor no campo de pesquisa para encontrar o valor que quer manter ou ocultar. Também pode marcar/desmarcar todas as caixas de verificação marcando/desmarcando Selecionar tudo.
Nota:
- Se filtrar um intervalo por condição e por valor ao mesmo tempo, Office filtra o intervalo apenas por condição.
- Quando utilizar o filtro por condição, não pode introduzir uma fórmula no campo Valor.
- Um filtro não se aplica a células cujo valor é alterado depois da aplicação do filtro. Por exemplo, se aplicar um filtro com a condição "Maior do que 3", e depois alterar o valor de uma célula de 4 para 2, esta célula continua a ser apresentada.
Utilizar Validação de Dados
Para aplicar validação de dados:
- Depois de selecionar um intervalo numa folha de cálculo, clique no menu Dados > Validação de dados, ou simplesmente clique com o botão direito do rato no intervalo e selecionar Validação de dados.
- Introduza um intervalo no campo Amplitude de células. Alternativamente, clique o ícone da grelha para selecionar um intervalo. Mantenha premida a tecla Ctrl para selecionar múltiplos intervalos.
- Selecione um tipo de regra no menu pendente Regra.
- Selecione se pretende mostrar uma mensagem de ajuda. Cada tipo de regra tem uma mensagem de ajuda predefinida correspondente, que pode editar.
Nota:
- A mensagem de ajuda será apresentada como mensagem de descrição quando mover o rato sobre uma célula vazia.
- Se uma célula vazia já contém um valor inválido, em vez disso, uma mensagem de ajuda será apresentada como aviso (veja em baixo).
- Selecione se quer que o Office continue a Mostrar aviso ou a Rejeitar entrada quando introduzir os dados que contêm um valor inválido.
- Clique em Guardar.
Nota:
- Se selecionar Mostrar aviso, aparecerá um triângulo vermelho no canto superior direito da célula. Mova o rato sobre o triângulo vermelho para visualizar a mensagem de aviso.
- Se selecionar Rejeitar entrada, abre-se uma caixa de diálogo para rejeitar os dados que introduziu.
Aplicar Regras de Formatação Condicional
Para aplicar formatação condicional:
- Clique no menu Formato > Formatação condicional para abrir as janelas de definições.
- Clique em Criar para criar uma nova regra de formatação condicional ou clique duas vezes sobre uma regra existente para a editar.
- Introduza um intervalo no campo Amplitude de células. Alternativamente, clique o ícone da grelha para selecionar um intervalo. Mantenha premida a tecla Ctrl para selecionar múltiplos intervalos.
- Selecione um tipo de regra no menu pendente Regra.
- Se o tipo de regra selecionado contiver um valor/valores, introduza um valor/valores no(s) campo(s) Valor ou fórmula. Um valor pode ser um dos seguintes tipos:
- Número
- Texto
- Fórmula (deve começar com o sinal = )
- Configure o estilo de formatação que pretende aplicar nas células que correspondem aos critérios anteriores.
- Clique em OK.
Nota:
- Se diferentes regras tiverem intervalos sobrepostos, Office dá prioridade à regra que ocorre mais alto na lista. Pode arrastar e soltar as regras para alterar a ordem.
- O estilo de formatação condicional sobrepõe-se ao estilo originalmente aplicado à célula. Por exemplo, a cor de fundo original de uma célula é azul mas uma vez que a célula corresponde aos critérios de uma regra de formatação condicional que se aplica à cor de fundo verde das células, a cor de fundo da célula passa a ser verde.
Introduzir gráficos
Office suporta 11 tipos de gráficos que o ajudam a apresentar dados numéricos visualmente para assim enriquecer a sua folha de cálculo.
- Gráfico de colunas
- Gráfico de colunas empilhadas
- Gráfico de barras
- Gráfico de barras empilhadas
- Gráfico de áreas
- Gráfico de áreas empilhadas
- Gráfico de linhas
- Gráfico de linhas empilhadas
- Gráfico circular
- Gráfico de dispersão
- Gráfico de combinação
Para introduzir um gráfico:
- Selecione as células com os dados que pretende utilizar para criar um gráfico.
- Clique no menu Inserir > Gráfico ou simplesmente clique no ícone de gráfico na barra de ferramentas. Esta ação abrirá o editor gráfico.
- No separador Gráfico, selecione um tipo de gráfico. A partir deste ponto, também poderá editar o intervalo de dados e decidir se pretende utilizar a coluna mais à esquerda ou a linha superior como cabeçalhos.
- Alterne para o separador Avançado para editar o título do gráfico, o título do eixo x e o título do eixo y. Se selecionou um gráfico de combinação, poderá ajustar os dois tipos de gráfico dentro do gráfico de combinação.
- Pré-visualize o gráfico no lado direito da janela.
- Clique em Aplicar.
- Se pretender editar o gráfico novamente, clique no gráfico e clique em Editar para abrir o editor gráfico.
Nota:
- O intervalo de dados e o gráfico devem estar na mesma folha.