Gestione di file e cartelle
File e cartelle sono visualizzati nel pannello principale nella home page di Office. In cima al pannello principale è visibile il percorso di un file ed è possibile andare direttamente a uno specifico livello facendogli clic sopra.
Utilizzare la barra degli strumenti in cima alla homepage Office per completare le azioni seguenti o semplicemente fare clic con il tasto destro del mouse su un elemento dal pannello principale per eseguire le stesse azioni:
- Crea: fare clic sul pulsante + per creare una cartella o un file oppure importare i file dal computer sul Synology NAS.
- Etichette: selezionare uno o più elementi e fare clic su questa icona per applicare agli elementi selezionati un'etichetta esistente. È possibile anche creare una nuova etichetta da qui.
- Condividi: selezionare un elemento e fare clic su questa icona per condividere l'elemento con altri utenti.
- Sposta in: selezionare un elemento in I miei file e fare clic su questa icona per spostare l'elemento in un'altra posizione in I miei file.
- Copia su: selezionare un elemento e fare clic su questa icona per copiarlo in un'altra posizione in Office. L'elemento può essere ridenominato quando viene copiato.
- Elimina: selezionare un elemento e fare clic su questa icona per eliminarlo e spostarlo nel Cestino del proprietario.
- Altro: selezionare un elemento e fare clic su questa icona per eseguire altre azioni sull'elemento.
Oltre alle funzioni precedenti, Office offre anche altri strumenti di gestione. Le funzioni più comuni sono descritte di seguito, in dettaglio.
Creazione di file e cartelle
Per importare un file:
- Nella homepage di Office, fare clic sul pulsante + e selezionare Importa.
- Scegliere se si desidera caricare i file da Synology NAS o dal computer in uso.
- Trovare e selezionare i file da importare.
- Fare clic su OK.
Supporto e limitazioni:
- È possibile importare in Office come documento un file in formato .docx.
- I formati file che è possibile importare in Office come foglio di calcolo includono .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots e .csv.
- Vengono importati soltanto i formati (es., dimensioni carattere, colore testo, commenti, collegamenti ipertestuali, tipi di grafici) supportati da Office.
- I file crittati non possono essere importati in Office.
Per rinominare un file o una cartella:
Nella homepage di Office, fare clic con il tasto destro su un elemento e selezionare Rinomina. Dopo che è stato aperto, un file può essere rinominato cambiando il titolo nell'angolo in alto a destra.
Per scaricare un file o una cartella:
Nella homepage di Office, fare clic con il tasto destro su un elemento e selezionare Scarica. Una volta aperto, un file può essere scaricato anche facendo clic sul menu File > Scarica.
Nota:
- un documento viene scaricato come file .docx.
- Un foglio di calcolo viene scaricato come file .xlsx.
- Una cartella viene scaricata come file .zip.
- Dalla homepage di Office è possibile selezionare diversi file per il download. Quando si scaricano più file dalla homepage, i file selezionati vengono esportati come file .zip.
- Per scaricare un file crittografato dalla home page di Office, è necessario reinserire la password.
Per eliminare un file o una cartella:
Nella homepage di Office, fare clic con il tasto destro su un elemento e selezionare Elimina. Dopo essere stato aperto, un file può essere eliminato anche facendo clic sul menu File > Sposta nel cestino.
Per ripristinare un file o una cartella eliminati:
Nel Cestino del computer in uso, selezionare un elemento e fare clic sull'icona Ripristina nella barra degli strumenti.
Nota:
- Qualsiasi utente con autorizzazione alle modifiche può eliminare l'elemento. Gli elementi eliminati saranno spostati nel Cestino del proprietario e solo il proprietario può ripristinarli.
Organizzazione di file e cartelle con etichette
Per creare un'etichetta:
Nella home page di Office, fare clic sul pulsante + accanto a ETICHETTE nel pannello dei menu.
Per creare un'etichetta e aggiungerla a un elemento:
- Nella home page di Office, selezionare uno o più elementi nel pannello principale.
- Fare clic sull'icona Etichette nella barra degli strumenti e fare clic su Crea.
- Modificare il nome e il colore dell'etichetta.
- Fare clic su OK. L'etichetta appena creata sarà aggiunta agli elementi selezionati.
Per aggiungere velocemente un'etichetta esistente a un elemento:
Eseguire una delle seguenti azioni:
- Trascinare un'etichetta dal pannello dei menu e trascinarla su un elemento nel pannello principale.
- Trascinare uno o più elementi dal pannello principale e rilasciarli su un'etichetta nel pannello dei menu.
Per aggiungere diverse etichette a un elemento:
- Nella home page di Office, selezionare uno o più elementi nel pannello principale.
- Fare clic sull'icona Etichette nella barra degli strumenti.
- Selezionare una o più etichette.
- Per rimuovere un'etichetta da un elemento, è sufficiente deselezionare l'etichetta indesiderata.
- Fare clic su Applica.
Ricerca di file e cartelle
Per cercare un elemento:
Nella home page di Office, digitare una parola chiave nella barra di ricerca nell'angolo in alto a destra. È possibile anche fare clic sulla lente di ingrandimento per limitare la ricerca in base a uno o più dei seguenti criteri:
- Parola chiave
- Posizione: selezionare una delle categorie esistenti o fare clic su Personalizza per selezionare una cartella in I miei file o Condiviso con me per in cui effettuare la ricerca.
- Tipo: selezionare se si desidera cercare una cartella, un file, un documento o un foglio di calcolo.
- Etichette: selezionare una o più etichette. Quando si selezionano più etichette, un elemento viene considerato corrispondente anche se ha soltanto una delle etichette selezionate.
- Data: la ricerca viene eseguita in base all'orario di modifica o di creazione.
Gestione delle versioni dei file
Quando si lavora sui file in Office, le versioni vengono salvate automaticamente e periodicamente nel server, eliminando il rischio di perdere dati se il foglio di calcolo viene chiuso senza salvarlo. Viene registrata la cronologia completa delle versioni per ogni file, incluso l'orario dell'ultima modifica e gli utenti che hanno apportato delle modifiche al file.
Per ripristinare o copiare una versione di un file:
- Aprire un file
- Fare clic sull'icona Visualizza cronologia nella barra laterale sinistra. Viene visualizzata una finestra principale con un elenco della cronologia delle versioni a destra.
- Fare clic su una versione nell'elenco; nella finestra principale si apre un'anteprima della versione. Le differenze tra le versioni vengono evidenziate.
- Documento: sono evidenziate le differenze tra una versione e quella precedente. È possibile utilizzare le frecce in alto per passare velocemente da una modifica precedente a una successiva all'interno di una versione.
- Foglio di calcolo: sono evidenziate le differenze tra una versione e quella precedente.
- Fare clic su Ripristina nell'angolo in basso a destra per ripristinare il file alla versione selezionata, che sovrascriverà quella corrente. In alternativa, fare clic su Fai una copia per salvare come file separato la versione selezionata.
Nota:
- il numero di versioni cronologiche è illimitato.
- Office crea una nuova versione cronologica nei seguenti casi:
- Quando le modifiche apportate a un documento includono 1000 comandi (N.B.: una sola azione può includere diversi comandi e il numero di comandi può essere azzerato quando si crea una versione cronologica).
- Quando le modifiche apportate a un foglio di calcolo includono 100 comandi (N.B.: una sola azione può includere diversi comandi e il numero di comandi può essere azzerato quando si crea una versione cronologica).
- Dieci minuti dopo che Office ha ricevuto il primo comando
- Dopo il download, eliminare, eseguire una copia o ripristinare un file a una versione della cronologia
Protezione dei file
È possibile aggiungere una password di protezione ai file confidenziali, sia quando si crea un file o in seguito.
Per creare un nuovo file con la crittografia:
- Nella home page di Office, fare clic sul pulsante + nella barra degli strumenti.
- Fare clic su Crea file crittografato.
- Selezionare Documento o Foglio di calcolo.
- Inserire e confermare la password e fare clic su OK. Il file crittografato sarà aperto in una nuova scheda.
Nota:
- il titolo di un file crittografato resta comunque visibile agli altri utenti.
Per aggiungere la crittografia a un file esistente:
- Nella home page di Office, fare clic con il tasto destro su un file e selezionare Crittografa. In alternativa, fare clic sull'icona Crittografa nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Se necessario il titolo può essere modificato.
- Inserire una password nel campo Password.
- Inserire di nuovo la nuova nel campo Conferma password.
Nota:
- i seguenti dati non saranno conservati nel file crittografato:
- Etichette
- Autorizzazione alla condivisione
- Asterisco
- Versioni cronologiche
- Per impostazione predefinita, dopo la crittografia il file originale sarà spostato nel Cestino. Se si desidera cambiare questa impostazione, fare quanto segue:
- Fare clic sull'icona Account nell'angolo in basso a sinistra dello schermo e andare in Impostazioni > Generali.
- Deselezionare Rimuovere il file originale dopo la crittografia/decrittografia.
Per cambiare la password di un file crittografato:
- Nella home page di Office, fare clic con il tasto destro su un file e selezionare Crittografa. In alternativa, fare clic sull'icona Crittografa nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Fare clic su Modifica password.
- Immettere la nuova password nel campo Password.
- Immettere la nuova password nel campo Password.
- Immettere la nuova password nel campo Conferma password.
- Fare clic su OK.
Per creare una copia non crittografata di un file crittografato:
- Nella home page di Office, fare clic con il tasto destro su un file e selezionare Crittografa. In alternativa, fare clic sull'icona Crittografa nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Selezionare Creare una copia decrittografata.
- Immettere la nuova password nel campo Password.
- Fare clic su OK.
Condivisione di file e cartelle
Office consente di condividere i file e le cartelle personali e anche di gestire i file e le cartelle condivisi da altri gruppi o utenti DSM. È possibile scegliere se si desidera concedere le autorizzazioni di visualizzazione o modifica ad altri gruppi o utenti DSM.
Dopo che è stato condiviso, un file può essere modificato contemporaneamente da più utenti.
Per condividere pubblicamente un file o una cartella:
- Nella home page di Office, fare clic con il testo destro su un elemento e poi fare clic su Condividi oppure sull'icona Condividi nella barra degli strumenti. Per condividere un file, è possibile anche aprirlo e fare clic sull'icona Condividi nella barra laterale di sinistra.
- Nel menu a discesa Autorizzazione, selezionare se si desidera consentire ad altri utenti solo di vedere l'elemento o anche di modificarlo.
- Viene creato un collegamento pubblico. Il collegamento è pronto per la condivisione. Quando si apre il collegamento, l'elemento si apre in una nuova scheda del browser.
- Fare clic su OK.
Per condividere un file o una cartella con altri gruppi o utenti DSM:
- Nella home page di Office, fare clic con il testo destro su un elemento e poi fare clic su Condividi oppure sull'icona Condividi nella barra degli strumenti. Per condividere un file, è possibile anche aprirlo e fare clic sull'icona Condividi nella barra laterale di sinistra.
- Nel campo Utente/gruppo, inserire un nome gruppo o un nome utente DSM. DSM suggerisce i nomi utente o i nomi gruppo dopo che l'utente ha iniziato a digitare.
- Selezionare nel menu a discesa se si desidera consentire a questo utente o gruppo solo di vedere l'elemento o anche di modificarlo.
- Fare clic sul pulsante + per condividere questo elemento con quell'utente o gruppo. È possibile aggiungere più utenti o gruppi.
- Fare clic su OK.
Nota:
- è possibile condividere i file e le cartelle sono con gruppi o utenti DSM autorizzati ad accedere a Office. È possibile concedere le autorizzazioni a uno specifico utente o gruppo in Pannello di controllo > Utente o Gruppo.
Per consentire a utenti non amministratori di condividere i file:
- Dopo avere eseguito l'accesso come admin, fare clic sull'icona Account, nell'angolo in basso a sinistra nella schermata, e andare su Impostazioni > Amministrazione.
- Andare in Condivisione e selezionare Consenti a utenti non ammin di condividere file.
- Fare clic su OK.
Nota:
- se si disabilita questa funzione, gli utenti non amministratori non potranno più concedere nuove autorizzazioni di condivisione. Potranno solo eliminare le autorizzazioni di condivisione già concesse.
Modifica del proprietario di un file o una cartella
È possibile cambiare il proprietario di un file o una cartella scegliendo un altro utente DSM.
Per cambiare il proprietario di un file o una cartella:
- Nella home page di Office, fare clic con il testo destro su un elemento e poi fare clic su Informazioni oppure sull'icona Altro > Informazioni nella barra degli strumenti. È anche possibile fare clic sull'icona Informazioni nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Fare clic su Cambia nel campo Proprietario.
- Selezionare un utente DSM dall'elenco a discesa. Nel menu sono visualizzati gli utenti autorizzati ad accedere a Office.
- Fare clic su OK.
Nota:
- è possibile cambiare il proprietario soltanto di un elemento di cui si è proprietari. Dopo il cambiamento del proprietario, l'ex-proprietario è ancora autorizzato a modificare l'elemento.