Munkavégzés az adatokkal
Ez a fejezet az Office alkalmazás táblázatadatokkal történő munkavégzéshez használható legfontosabb funkcióit ismerteti.
Táblázat rendezése
Táblázat rendezése:
- Nyisson meg egy táblázatot.
- Jelölje ki a rendezni kívánt cellatartományt.
- Kattintson az Adatok menü Rendezés parancsára, vagy kattintson jobb gombbal a kijelölt cellákra, majd válassza a Rendezés lehetőséget.
- Válassza ki az elsőként rendezni kívánt oszlopot, majd adja meg, hogy növekvő vagy csökkenő sorrendben kéri a rendezést.
- Válassza ki a további oszlopokat a Majd ez alapján legördülő menüből, ha további rendezési szabályokat is szeretne megadni. A rendezés abban a sorrendben történik, amelyben Ön megadja a szabályokat.
Megjegyzés:
- Egyesített cellákat tartalmazó tartomány nem rendezhető.
Adatok szűrése
Adatok szűrése:
- A táblázat kívánt tartományának kijelölését követően szűrő létrehozásához kattintson az Adat menüpont Szűrő elemére, vagy egyszerűen kattintson az eszköztárban található Szűrő ikonra.
- Kattintson a szűrőválasztő elemre (kisméretű, fejjel lefelé álló háromszög) a kiválasztott tartományban lévő oszlopfejléc(ek)ben.
- A következő módszerek valamelyikével szűrje meg a kívánt oszlopot:
- Oszlop rendezése: Kattintson a Rendezés (A–Z) vagy a Rendezés (Z–A) lehetőségre.
- Szűrés feltétel alapján: Kattintson a fejjel lefelé álló háromszögre, a legördülő menüből válasszon egy feltételt, majd (ha szükséges) töltse ki az Érték mezőt.
- Szűrés érték alapján: Egy adott érték megtartásához vagy elrejtéséhez jelölje be a listában szereplő értékeket (vagy törölje a kijelölésüket), vagy az adott érték megkereséséhez írja be az értéket a keresőmezőbe. Az Összes kiválasztása jelölőnégyzet bejelölésével/törlésével minden jelölőnégyzetet bejelölhet/törölhet.
Megjegyzés:
- Ha egy tartományon egyszerre végez feltétel és érték alapján történő szűrést, a Office csak a feltétel alapján történő szűrést végzi el.
- A feltételen alapuló szűrés használata esetén nem írhat be képletet az Érték mezőbe.
- A rendszer nem alkalmazza a szűrőt azokra a cellákra, melyek tartalmát a szűrő alkalmazását követően módosítják. Ha például a „Nagyobb mint 3” feltételt használja szűrőként, majd valamely cella értékét 4-ről 2-re módosítja, a cella továbbra is meg fog megjelenni.
Adathitelesítés használata
Az adathitelesítés alkalmazása:
- A táblázatban lévő valamely tartomány kiválasztását követően kattintson az Adat menü Adathitelesítés elemére, vagy egyszerűen kattintson jobb egérgombbal a tartományra, majd válassza az Adathitelesítés lehetőséget.
- Írjon be egy tartományt a Cellatartomány mezőbe. Másik megoldásként a tartomány kiválasztásához kattintson a rács ikonra. Több tartomány kijelöléshez tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt.
- Válasszon egy szabálytípust a Szabály legördülő menüből.
- Válassza ki, hogy szeretné-e megjeleníteni a súgó üzenetét. Minden egyes szabály egy megfelelő alapértelmezett súgóval rendelkezik.
Megjegyzés:
- A Súgó üzenete elemleírásként jelenik meg, amikor a kurzort egy üres cella fölé viszi.
- Ha a cella érvénytelen értéket tartalmaz, a súgó üzenete helyett figyelmeztetés jelenik meg (lásd alább).
- Érvénytelen értéket tartalmazó adat megadása esetén a következő lehetőségek közül választhat a Office beállításaiban: Figyelmeztetés megjelenítése vagy Bevitt adatok elutasítása.
- Kattintson a Mentés gombra.
Megjegyzés:
- A Figyelmeztetés megjelenítése lehetőség kiválasztása esetén egy piros háromszög jelenik meg a cella jobb felső sarkában. A figyelmeztető üzenet megjelenítéséhez vigye a kurzort a piros háromszög fölé.
- Ha a Bevitt adatok elutasítása lehetőséget választja, egy párbeszédablak jelenik meg, amelyben elutasíthatja a bevitt adatokat.
Feltételes formázási szabályok alkalmazása
Feltételes formázási szabályok alkalmazása:
- A beállítások ablak megnyitásához kattintson a Formátum menü Feltételes formázás elemére.
- Új feltételes formázási szabály létrehozásához kattintson a Létrehozás elemre, vagy egy meglévő szabály szerkesztéséhez kattintson duplán a kívánt szabályra.
- Írjon be egy tartományt a Cellatartomány mezőbe. Másik megoldásként a tartomány kiválasztásához kattintson a rács ikonra. Több tartomány kijelöléshez tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt.
- Válasszon egy szabálytípust a Szabály legördülő menüből.
- Amennyiben a kiválasztott szabálytípus már tartalmaz értéket/értékeket, írjon be egy vagy több értéket az Érték vagy képlet mező(k)be. Az érték a következő típusok valamelyike lehet:
- Szám
- Szöveg
- Képlet (egyenlőségjellel (=) kell kezdődnie)
- Konfigurálja a fenti kritériumoknak megfelelő cellákon alkalmazni kívánt formázási stílust.
- Kattintson az OK gombra.
Megjegyzés:
- Amennyiben a különböző szabályok egymást átfedő tartományokkal rendelkeznek, a Office a szabályok listáján legfelül található szabályt helyezi előtérbe. A szabályok húzásával bármikor újrarendezheti a sorrendet.
- A feltételes formázási stílus felülbírálja a cellára eredetileg alkalmazott stílust. Ha például a cella hátterének eredeti színe kék volt, de a cella tartalma egy olyan feltételes formázási szabálynak felel meg, amely zöld színű hátteret rendel hozzá a cellákhoz, abban az esetben az adott cella háttere zöldre változik.
Diagram beillesztése
Az Office 11 különböző típusú diagram segítségével kínál lehetőséget a számszerű adatok vizualizálására, és a táblázatok használatának megkönnyítésére.
- Oszlopdiagram
- Halmozott oszlopdiagram
- Sávdiagram
- Halmozott sávdiagram
- Területdiagram
- Halmozott területdiagram
- Vonaldiagram
- Halmozott vonaldiagram
- Kördiagram
- Pontdiagram
- Kombinált diagram
Diagram beszúrása:
- Jelölje ki a cellákat, amelyekben tartalmazzák a diagram elkészítéséhez használni kívánt adatokat.
- Kattintson a Beszúrás menü Diagram elemére, vagy egyszerűen kattintson az eszköztár Diagram ikonjára. Ezzel megnyitja a diagramszerkesztőt.
- A Diagram lapon válassza ki a diagram típusát. Ezenfelül itt módosíthatja az adattartományt, valamint meghatározhatja, hogy a bal szélső oszlopot vagy a legfelső sort szeretné fejlécként használni.
- A diagram, az x tengely vagy az y tengely címének módosításához váltson a Speciális lapra. Ha kombinált diagramot választott, beállíthatja, hogy melyik két diagramtípust szeretné használni.
- Az ablak jobb oldalán megtekintheti a diagram előnézetét.
- Kattintson az Alkalmaz gombra.
- Ha ismét szerkeszteni szeretné a diagramot, kattintson a diagramra, majd a diagramszerkesztő megnyitásához válassza a Szerkesztés lehetőséget.
Megjegyzés:
- Az adattartománynak és a diagramnak ugyanazon a munkalapon kell elhelyezkednie.