Работа с данными
В этом разделе описываются основные возможности работы с данными, доступные в Office.
Сортировка электронной таблицы
Сортировка электронной таблицы
- Откройте электронную таблицу.
- Выделите ячейки, которые следует сортировать.
- Выберите в меню Данные > Сортировать или просто нажмите правой кнопкой мыши ячейки и выберите Сортировать.
- Выберите столбец, с которого следует начинать сортировку, и укажите, следует ли сортировать столбцы по возрастанию или убыванию.
- Укажите другие столбцы в раскрывающемся меню Затем по, чтобы добавить другие правила сортировки. Сортировка будет производиться по приоритету согласно порядку в списке правил.
Примечание.
- Невозможно сортировать диапазон, содержащий объединенные ячейки.
Фильтрация данных
Фильтрация данных
- Выбрав в электронной таблице нужный диапазон, выберите в меню Данные > Фильтр или просто нажмите значок Фильтр в панели инструментов, чтобы создать фильтр.
- Нажмите на селектор фильтра (маленький перевернутый треугольник) в заголовке столбца в выбранном диапазоне.
- Допускаются следующие варианты фильтрации столбцов.
- Сортировка столбца: нажмите От А до Я или От Я до А.
- Фильтр по условию: нажмите на перевернутый треугольник, чтобы выбрать в раскрывающемся меню условие, и заполните поле Значение, если применимо.
- Фильтр по значению: установите или снимите флажок для значений в списке или введите значение в поисковое поле, чтобы найти значение, которое требуется сохранить или скрыть. Также можно установить или снять все флажки, установив или сняв флажок Выбрать все.
Примечание.
- При фильтрации диапазона одновременно по условию и по значению SpreadSheet отфильтрует диапазон только по условию.
- При использовании фильтра по условию невозможно ввести формулу в поле Значение.
- Фильтр не применяется к ячейкам, значение которых изменяется после применения фильтра. Например, если применяется фильтр с условием «Больше 3», а затем вы изменяете значение ячейки с 4 на 2, эта ячейка отобразится.
- Также доступно Представление фильтра, с помощью которого можно отфильтровать данные; при этом изменения не затронут других пользователей, работающих с этой электронной таблицей.
Использование проверки данных
Применение проверки данных
- Выбрав в таблице диапазон, в меню Данные нажмите Проверка данных или просто нажмите правой кнопкой мыши диапазон и выберите Проверка данных.
- Задайте диапазон в поле Диапазон ячеек. Также можно выбрать диапазон, нажав значок сетки. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько диапазонов.
- Выберите тип правила в раскрывающемся меню Правило.
- Выберите, следует ли показывать сообщение справки. Для каждого правила есть соответствующее сообщение справки по умолчанию, которое можно редактировать.
Примечание.
- Сообщение справки будет отображаться в виде подсказки при наведении курсора на пустую ячейку.
- Если ячейка уже содержит недопустимое значение, сообщение справки будет отображаться в виде предупреждения (см. ниже).
- Выберите, что будет делать SpreadSheet, Показывать предупреждение или Запрещать ввод, при вводе данных с недопустимым значением.
- Нажмите Сохранить.
Примечание.
- При выборе параметра Показывать предупреждение в верхнем правом углу ячейки будет отображаться красный треугольник. Наведите курсор на красный треугольник, чтобы просмотреть сообщение с предупреждением.
- При выборе параметра Запрещать ввод появится диалоговое окно с отклонением введенных вами данных.
Применение правил условного форматирования
Применение условного форматирования
- В меню Формат выберите Условное форматирование, чтобы открыть окно настроек.
- Нажмите Создать, чтобы создать новое правило условного форматирования, или дважды нажмите существующее правило, чтобы отредактировать его.
- Задайте диапазон в поле Диапазон ячеек. Также можно выбрать диапазон, нажав значок сетки. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько диапазонов.
- Выберите тип правила в раскрывающемся меню Правило.
- Если выбранный тип правила содержит какое-либо значение, введите его в поле Значение или формула. Тип значения может быть следующим:
- Номер
- Текст
- Формула (должно начинаться со знака равенства =)
- Настройте тип форматирования, который следует применить к ячейкам, удовлетворяющим указанным критериям.
- Нажмите OK.
Примечание.
- Если диапазоны разных правил пересекаются, Office отдает приоритет тому правилу, которое чаще всего встречается в списке правил. Чтобы перегруппировать правила, перетащите их.
- Стиль условного форматирования переопределяет стиль, который исходно применялся к ячейке. Например, исходный цвет фона ячейки синий, но так как ячейка удовлетворяет правилу условного форматирования, которое применяет к ячейкам зеленый цвет фона, цвет фона этой ячейки станет зеленым.
Определение имени диапазона
Определение диапазона
- Откройте меню Данные > Определенное имя диапазона.
- Нажмите Создать и введите предпочтительное имя.
- Выберите или введите ссылку на ячейку диапазона, которую вы хотите определить, в поле Диапазон.
- Нажмите OK.
Ограничения на имена правил:
- Первым символом имени правила должна быть буква, обратная косая черта или нижнее подчеркивание. Другими символами могут быть буквы, числа, точки или нижнее подчеркивание.
- Имена правил не должны быть ссылками на ячейки диапазона, а также безразмерными или постоянными числами, например: A5, R2C3, 123 или TRUE.
- Регистр не учитывается. Поэтому «NamedRange» и «namedrange» будут считаться одинаковыми.
Ограничения на определенные диапазоны:
- Ссылка на ячейку определенного диапазона должна включать имя соответствующей электронной таблицы, например: sheet!A1:B2.
- Формулы не могут быть значениями диапазонов.
Вставка диаграмм
Office поддерживает 11 типов диаграмм для визуализации числовых данных и более эффективной работы с электронными таблицами.
- Столбчатая диаграмма
- Штабельная столбчатая диаграмма
- Гистограмма
- Штабельная гистограмма
- Диаграмма с областями
- Штабельная диаграмма с областями
- Линейная диаграмма
- Штабельная линейная диаграмма
- Секторная диаграмма
- Точечная диаграмма
- Комбинированная диаграмма
Вставка диаграммы
- Выберите ячейки с данными, на основе которых будет создана диаграмма.
- Выберите пункт меню Вставка > Диаграмма или нажмите значок Диаграмма на панели инструментов. Откроется редактор диаграмм.
- На вкладке Диаграмма выберите тип диаграммы. Здесь также можно изменить диапазон данных и указать, что будет использоваться в качестве заголовков: крайний левый столбец или верхняя строка.
- Перейдите на вкладку Дополнительно, чтобы изменить название диаграммы, название оси x и название оси y. Если выбрана комбинированная диаграмма, можно настроить одновременно два типа диаграмм.
- Предварительный вид диаграммы отображается в правой части окна.
- Нажмите Применить.
- Если необходимо внести дополнительные изменения в диаграмму, выберите ее и нажмите Редактировать, чтобы открыть редактор диаграмм.