Werken met gegevens
In dit gedeelte worden de voornaamste functies van Office voor gegevensbewerking in rekenbladen beschreven.
Een rekenblad sorteren
Om een rekenblad te sorteren:
- open een rekenblad.
- Selecteer het celbereik dat u wilt sorteren.
- Klik op menu Gegevens > Sorteren of rechtsklik op de geselecteerde cel en selecteer Sorteren.
- Selecteer de kolom die u wilt sorteren en of de kolom oplopend of aflopend moet worden gesorteerd.
- Specificeer meer kolommen in de vervolgkeuzelijst Vervolgens op als u meer sorteerregels wilt toevoegen. De sortering wordt uitgevoerd volgens de prioriteitsvolgorde van uw regels.
Opmerking:
- u kunt geen bereik sorteren dat samengevoegde cellen bevat.
Gegevens filteren
Om gegevens te filteren:
- klik na selectie van een bereik in een spreadsheet op het menu Gegevens > Filter of klik op het pictogram Filter in de taakbalk om een filter te maken.
- Klik op de filterselector (kleine omgekeerde driehoek) in de kolomkop(pen) binnen het geselecteerde bereik.
- Filter een kolom op de volgende manieren:
- De kolom sorteren: Klik op Sorteren A tot Z of Sorteren Z tot A.
- Filteren op voorwaarde: klik op de omgekeerde driehoek om een voorwaarde te selecteren uit de vervolgkeuzemenu en vul het veld Waarde in indien van toepassing.
- Filteren op waarde: hiermee schakelt u waarden in de lijst in/uit of typt u een waarde in het zoekveld om de waarde te zoeken die u wilt behouden of verbergen. U kunt bovendien alle selectievakjes in of uitschakelen door Alles selecteren in of uit te schakelen.
Opmerking:
- als u tegelijk filtert op voorwaarde en waarde zal Rekenblad enkel op bereik en voorwaarde filteren.
- Als u filtert op voorwaarde kunt u geen formule invoeren in het veld Waarde.
- Een filter is niet van toepassing op cellen waarvan de waarde gewijzigd is na toepassing van de filter. Alsu bijvoorbeeld een filter toepast met de voorwaarde "is groter dan 3" en de waarde van een cel van 4 naar 2 verandert, zal deze cel nog altijd worden getoond.
- Filterweergave wordt ook ondersteund. Hiermee kunt u gegevens filteren zonder invloed op de weergave voor andere gebruikers die hetzelfde spreadsheet bekijken.
Gegevensvalidatie gebruiken
Om gegevensvalidatie toe te passen:
- klik na selectie van een bereik in een spreadsheet op het menu Gegevens > Gegevensvalidatie of rechtsklik op het bereik en kies Gegevensvalidatie.
- Voer een bereik in het veld Celbereik in. U kunt ook op het rasterpictogram klikken om een bereik te selecteren. Houdt de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere bereiken te selecteren.
- Kies een regeltype uit het vervolgkeuzemenu Regel.
- Selecteer of u een helpboodschap wilt tonen. Elk regeltype heeft een overeenkomstige helpboodschap die u kunt bewerken.
Opmerking:
- de helpboodschap zal worden weergegeven als een tooltipbericht wanneer u met de muis over een lege cel beweegt.
- Als een cel al een ongeldige waarde bevat, zal de helpboodschap als een waarschuwing worden getoond (zie onder).
- Selecteer de opties Waarschuwing tonen of Invoer weigeren als u wilt dat Rekenblad een waarschuwing toont of de invoer weigert als er ongeldige waarden worden ingevoerd.
- Klik op Save.
Opmerking:
- als u Waarschuwing tonen selecteert, verschijnt er een rode driehoek in de rechterbovenhoek van de cel. Verplaats de muis over de rode driehoek om het waarschuwingsbericht te tonen.
- Als u Invoer weigeren selecteert, verschijnt er een dialoogvenster om de ingevoerde gegevens te verwerpen.
Conditionele opmaakregels toepassen
Om conditionele opmaak toe te passen:
- klik op het menu Opmaak > Voorwaardelijke opmaak om het venster instellingen te openen.
- Klik op Maken om een nieuwe conditionele opmaakregel te maken of dubbelklik op een bestaande regel om die te bewerken.
- Voer een bereik in het veld Celbereik in. U kunt ook op het rasterpictogram klikken om een bereik te selecteren. Houdt de Ctrl-toets ingedrukt om meerdere bereiken te selecteren.
- Kies een regeltype uit het vervolgkeuzemenu Regel.
- Als het geselecteerde regeltype waarde(n) bevat, voert u waarde(n) in het (de) veld(en) Waarde of formule in. Een waarde kan een van de volgende types zijn:
- getal
- Tekst
- formule (moet beginnen met '=' symbool)
- Configureer de opmaakstijl die u wilt toepassen op de cellen die beantwoorden aan de bovenstaande criteria.
- Klik op OK.
Opmerking:
- als verschillende regels een overlappend bereik hebben, zal Office voorrang geven aan de regel die het hoogst bovenaan in de regellijst staat. U kunt de regels slepen en neerzetten om de volgorde te wijzigen.
- Conditionele opmaakstijl krijgt voorrang op de stijl die oorspronkelijk op een cel werd toegepast. Zo is bijvoorbeeld de oorspronkelijke achtergrondkleur van een cel blauw, maar aangezien deze cel beantwoordt aan de criteria van een conditionele opmaakregel die groene achtergrondkleur toepast op de cellen, wordt de achtergrondkleur van deze cel groen.
Naambereik definiëren
Een bereik definiëren:
- Open het menu Gegevens > Gedefinieerd naambereik.
- Klik op Maken en voer de gewenste naam in.
- Selecteer of voer de celverwijzing van het bereik in dat u wilt definiëren in het veld Bereik.
- Klik op OK.
Beperkingen voor regelnamen:
- het eerste teken van een regelnaam moet een letter, backslash of liggend streepje zijn. De andere tekens moeten letters, cijfers, punten en liggende streepjes zijn.
- Regelnamen mogen geen celverwijzingen, alleen cijfers of Booleanse operators zijn, zoals A5, R2C3, 123, of TRUE.
- Hoofletters en kleine letters worden niet gedifferentieerd. Dit betekent dat er bijvoorbeeld geen onderscheid wordt gemaakt tussen de namen "NaamBereik” en "naambereik".
Beperkingen voor gedefinieerde bereiken:
- de celverwijzing of het gedefinieerde bereik moet de naam van het desbetreffende rekenblad bevatten, zoals blad!A1:B2.
- Formules worden niet ondersteund als bereikwaarden.
Diagrammen invoegen
Office ondersteunt 11diagramtypes voor de voorstelling van numerieke gegevens en ter verduidelijking van uw rekenblad.
- kolomdiagram
- gestapeld kolomdiagram
- staafdiagram
- gestapeld staafdiagram
- oppervlaktediagram
- gestapeld oppervlaktediagram
- lijndiagram
- gestapeld lijndiagram
- taartdiagram
- spreidingsdiagram
- combinatiediagram
Om een diagram in te voegen:
- selecteer de cellen met gegevens waarvoor u een diagram wilt maken.
- Klik op het menu Invoegen > Diagram of klik op het Diagrampictogram in de werkbalk. Hierdoor wordt het diagramopmaakprogramma geopend.
- Kies op het tabblad Diagram een diagramtype. Hierin kunt u het gegevensbereik bewerken en beslissen of u de linkse kolom of de bovenste rij als kolomkop wilt gebruiken.
- Schakel naar het tabblad Geavanceerd om titel van diagram, van x-as en y-as te bewerken Als u een gecombineerd diagram hebt geselecteerd, kunt u ook de twee diagramtypes in het gecombineerd diagram selecteren.
- Bekijk een voorbeeldweergave van het diagram in de rechterzijde van het venster.
- Klik op Toepassen.
- Als u het diagram opnieuw wilt bewerken, klikt u op het diagram en klikt u vervolgens op Bewerken om het diagramopmaakprogramma te openen.