Arbejder med data
Dette afsnit handler om de hovedfunktioner, som Office giver dig til at arbejde med dine data i dine regneark.
Sortering af et regneark
Sådan sorterer du et regneark:
- Åbn et regneark.
- Fremhæv det område, du vil sortere.
- Klik på menuen Data > Sorter, eller højreklik bare på de valgte celler, og vælg Sorter.
- Vælg den kolonne, du vil sortere først, og om du vil have, at kolonnen sorteres i stigende eller faldende rækkefølge.
- Angiv flere kolonner i rullemenuen Så efter, hvis du vil tilføje flere sorteringsregler. Sortering prioriteres i overensstemmelse med rækkefølgen af dine regler.
Bemærk:
- Du kan ikke sortere et område, der indeholder flettede celler.
Filtrering af data
Sådan filtrerer du data:
- Efter valg af et område i et regneark skal du klikke på menuen Data > Filtrer eller bare klikke på ikonet Filtrer i værktøjslinjen for at oprette et filter.
- Klik på filtervælgeren (lille omvendt trekant) i kolonnehovedet i det valgte område.
- Filtrer en kolonne på følgende måder:
- Sorter kolonnen: Klik på Sorter A til Z eller Sorter Z til A.
- Filtrer efter betingelse: Klik på den omvendte trekant for at vælge et betingfelse i rullemenuen, og udfyld feltet Værdi efter behov.
- Filtrer efter værdi: Marker/afmarker værdier i listen, eller indtast en værdi i søgefeltet for at søge efter den værdi, du vil beholde eller skjule. Du kan også markere/afmarkere alle afkrydsningsfelter ved at markere/afmarkere Vælg alt.
Bemærk:
- Hvis du filtrerer et område efter betingelse og efter værdi på samme tid, vil Office kun filtrere området efter betingelse.
- Når du filtrerer efter betingelse, kan du ikke indtaste en formel i feltet Værdi.
- Et filter gælder ikke for celler, hvis værdi er ændret efter anvendelsen af filteren. Hvis du f.eks. anvender et filter med betingelsen "Større end 3", og du derefter retter cellens værdi fra 4 til 2, vil cellen stadig blive vist.
Brug af datavalidering
Sådan anvender du datavalidering:
- Efter valg af et område i regnearket klikker du på menuen Data > Datavalidering eller bare højreklikker på området og vælger Datavalidering.
- Indtast et område i feltet Celleinterval. Klik alternativt på gitterikonet for at vælge et område. Tryk og hold Shift eller Ctrl nede for at vælge flere områder.
- Vælg en regeltype i rullelisten Regel.
- Vælg, om du vil vise en hjælpemeddelelse. Hver regeltype har en tilhørende standard hjælpemeddelelse, som du kan redigere.
Bemærk:
- Hjælpemeddelelsen vises som et værktøjstip, når du flytter musen over en tom celle.
- Hvis en celle allerede indeholder en ugyldig værdi, vil hjælpemeddelelsen vises som en advarsel i stedet (se nedenfor).
- Vælg, om du vil have Office til at vise Vis advarsel eller Afvis input, når du indtaster data, som indeholder en ugyldig værdi.
- Klik på Gem.
Bemærk:
- Hvis du vælger Vis advarsel, vises der en rød trekant øverst til højre i cellen. Flyt musen over den røde trekant for at se advarselsmeddelelsen.
- Hvis du vælger Afvis input, vises en dialogboks, der afviser de data, du lige indtastede.
Anvendelse af regler til betinget formatering
Sådan anvender du betinget formatering:
- Klik på menuen Format > Betinget formatering for at åbne indstillingsvinduet.
- Klik på Opret for at oprette en ny betinget formateringsregel, eller dobbeltklik på en eksisterende regel for at redigere den.
- Indtast et område i feltet Celleinterval. Klik alternativt på gitterikonet for at vælge et område. Tryk og hold Shift eller Ctrl nede for at vælge flere områder.
- Vælg en regeltype i rullelisten Regel.
- Hvis den valgte regeltype indeholder en værdi/værdier, skal du indtaste en værdi/værdier i feltet/felterne Værdi eller formel. En værdi kan være af følgende typer:
- Nummer
- Tekst
- Formel (skal starte med tegnet lig med =)
- Konfigurer den formatering, du vil anvende på de celler, der skal opfylde ovenstående kriterier.
- Klik på OK.
Bemærk:
- Hvis forskellige regler har overlappende områder, giver Office prioritet til den regel, der ligger højeste på regellisten. Du kan trække og slippe reglerne for at ændre rækkefølgen.
- Betinget formatering overskriver det format, der oprindeligt blev anvendt på en celle. F.eks. er den oprindelige baggrundsfarve på en celle blå, men da denne celle opfylder kriterierne for en regel til betinget formatering, som anvender baggrundsfarve på celler, bliver baggrundsfarven for denne celle grøn.
Indsættelse af diagrammer
Office understøtter 11 typer diagrammer til hjælp til at præsentere numeriske data visuelt og således berige dine regneark.
- Søjlediagram
- Stakket søjlediagram
- Bjælkediagram
- Stakket bjælkediagram
- Områdediagram
- Stakket områdediagram
- Linjediagram
- Stakket linjediagram
- Cirkeldiagram
- Punktdiagram
- Kombidiagram
Sådan indsætter du et diagram:
- Vælg de celler med data, som du vil oprette et diagram for.
- Klik på Indsæt menu > Diagram, eller klik på diagramikonet i værktøjslinjen. Dette vil åbne diagrameditoren.
- På fanen Diagram vælger du en diagramtype. Herfra kan du også redigere dataintervallet og bestemme, om du vil bruge kolonnen yderst til venstre eller i øverste række som overskrifter.
- Skift til fanen Avanceret for at redigere diagramtitel, titel på x-akse og titel på y-akse. Hvis du har valgt et kombidiagram, kan du også justere de to diagramtyper i kombidiagrammet.
- Gennemgå diagrammet i højre side af vinduet.
- Klik på Anvend.
- Hvis du vil redigere diagrammet igen, skal du klikke på Rediger for at åbne diagrameditoren.
Bemærk:
- Dataintervallet og diagrammet skal være på samme ark.