Général
Paramètres régionaux par défaut
Outre la langue d'affichage dans Office, que vous pouvez sélectionner dans Paramètres > Profil, vous pouvez modifier le formatage des nombres, des devises et des dates en fonction de votre langue et de la région géographique lorsque vous travaillez avec des feuilles de calcul. Suivez les étapes ci-dessous pour modifier les paramètres de lieu par défaut des feuilles de calcul.
- Cliquez sur l'icône Compte > Paramètres > Office > Paramètre régional par défaut.
- Le paramètre régional par défaut est identique à celui de votre navigateur. Sélectionnez un paramètre de lieu dans le menu déroulant pour modifier le paramètre régional par défaut.
- Cliquez sur OK.
Remarque :
- Si vous souhaitez régler les paramètres régionaux de la feuille de calcul actuelle, ouvrez le menu Fichier > Paramètres de la feuille de calcul, et choisissez un paramètre régional dans le menu déroulant.
Compatibilité des fichiers Synology Office avec les fichiers Microsoft
Pour convertir des fichiers Microsoft Office en fichiers Synology Office :
Lorsque le paquet Office est installé, vous pouvez utiliser les fonctions suivantes dans Drive :
- Créez des documents, des feuilles de calcul et des diapositives qui prennent en charge la collaboration en ligne avec plusieurs utilisateurs.
- Créez des documents, des feuilles de calcul et des diapositives chiffrés pour la protection des fichiers privés.
- Convertissez des fichiers Microsoft Office en fichiers Synology Office grâce aux étapes ci-dessous :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les fichiers Microsoft des formats répertoriés dans la section suivante.
- Cliquez sur l'option Convertir en fichier Office.
- Les fichiers Microsoft Office sont convertis en nouveaux fichiers Synology Office.
- Téléchargez les fichiers Synology Office en tant que fichiers Microsoft Office en cliquant avec le bouton droit de la souris sur les fichiers Synology Office et en sélectionnant Télécharger.
Formats de fichier pris en charge pour la conversion :
- Document : .docx (avec la Visionneuse de documents* installée, les fichiers des formats suivants peuvent également être importés : .doc, .odf, and .rtf)
- Spreadsheet : .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv
- Diapos : .pptx
Pour télécharger des fichiers Synology Office en tant que fichiers Microsoft Office
Après avoir ouvert un fichier que vous souhaitez télécharger, accédez au menu Fichier > Télécharger. Le fichier sera téléchargé selon les types suivants :
- Document : .docx, .odt
- Spreadsheet : .xlsx, .ods
- Diapos : .pptx
Remarque :
- Seuls les formats (c'est-à-dire, la taille de la police, la couleur du texte, les commentaires, les hyperliens, les types de graphique) pris en charge par Office sont convertis.
- Les fichiers chiffrés ne peuvent pas être importés dans Office.
Gestion des modèles
Le paquet Office vous offre toute une gamme de modèles intégrés, avec lesquels tous les utilisateurs peuvent créer des fichiers mais pour lesquels ils ne sont pas autorisés à effectuer des modifications, des partages, des suppressions ou des changements de nom. Toutefois, les utilisateurs peuvent également créer leurs propres modèles personnalisés, qu'ils peuvent modifier, partager, supprimer, renommer et publier. Pour accéder à la page des modèles, cliquez sur Fichier > Nouveau fichier à partir d'un modèle.
Pour créer un modèle personnalisé :
- Ouvrez un fichier que vous souhaiteriez enregistrer comme modèle.
- Ouvrez le menu Fichier et cliquez sur Enregistrer comme modèle.
- Spécifiez le nom du modèle.
Remarque :
- Les versions historiques et les paramètres de chiffrement du fichier original ne seront pas enregistrés dans le modèle, ni les commentaires et les révisions.
Pour partager un modèle :
Cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils. Choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le modèle ainsi que le type de permission à octroyer. Une fois le modèle partagé, les utilisateurs disposant de l'autorisation peuvent le consulter en cliquant sur + > À partir d'un modèle dans le portail Drive ou Fichier > Nouveau fichier à partir d'un modèle dans l'éditeur d'Office.
Vous pouvez partager votre modèle avec :
- Utilisateur : pour que certains utilisateurs puissent accéder à votre modèle.
- Groupe : pour que les utilisateurs de groupes particuliers puissent accéder à votre modèle.
- Interne : pour que les utilisateurs internes qui peuvent accéder à Drive puissent accéder à votre modèle.
Les types de permissions pour le partage de modèle comprennent :
- Modifier : les utilisateurs disposant d'une autorisation de gestion peuvent modifier, partager, supprimer et renommer votre modèle.
- Affichage : Les utilisateurs disposant d'une autorisation d'affichage ne peuvent que créer de nouveaux fichiers avec votre modèle.
Remarque :
- Les utilisateurs avec des droits d'administration peuvent gérer tous les modèles.
Pour partager l'URL d'un modèle :
Pour partager votre modèle via une URL, cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils, copiez le lien de partage du modèle et envoyez-le à toute personne avec laquelle vous souhaitez partager le modèle.
Après avoir reçu et ouvert le lien :
- Les utilisateurs disposant d'une autorisation Affichage sont redirigés vers le mode d'affichage.
- Les utilisateurs avec l'autorisation Modifier sont également redirigés vers le mode d'affichage, mais peuvent également basculer en édition.
- Les utilisateurs n'ayant pas d'autorisation sont redirigés vers la page Demander l'accès.
Utilisation des modèles
Pour les modèles intégrés, vous pouvez seulement afficher créer des fichiers avec ceux-ci à partir de la page des modèles. Comme pour les modèles partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez afficher et créer des fichiers avec un modèle dont vous possédez l'autorisation d'affichage, alors que pour un modèle pour lequel vous êtes autorisé à procéder à des modifications, vous pouvez renommer, supprimer, modifier et publier ce dernier. Pour plus de détails, reportez-vous ci-dessous :
Pour modifier et publier un modèle :
- Modifiez vos modèles comme tout autre fichier ordinaire.
- Une fois la modification terminée, publiez le modèle pour vous assurer que les utilisateurs qui créent des fichiers avec le modèle en utiliseront la version finie.
Remarque :
- Lorsqu'un fichier est enregistré comme modèle, le système estime qu'il est déjà publié.
- Lors de l'accès à un modèle via son URL, les utilisateurs peuvent voir la version du modèle la plus récemment publiée au lieu de celle qui est encore en cours d'édition.
- Les commentaires, révisions et l'historique des versions d'un modèle ne sont pas enregistrés dans les fichiers qui sont créés avec celui-ci.
Gestion des versions de fichier
Lorsque vous travaillez sur vos fichiers dans Office, les versions sont automatiquement et périodiquement enregistrées sur le serveur, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de perte d'information si vous fermez un fichier sans l'enregistrer. L'historique complet des versions de chaque fichier est enregistré, y compris l'heure de la dernière modification et les utilisateurs qui ont apporté des modifications au fichier.
Pour restaurer ou copier une version de fichier :
- Ouvrez un fichier.
- Cliquez sur l'icône Voir historique dans la barre latérale gauche. Vous pouvez alors voir une liste des versions de l'historique dans la fenêtre principale, à droite.
- Cliquez sur une version dans la liste et un aperçu de cette version s'affiche dans la fenêtre principale. Vous pouvez passer du mode Masquer l'enregistrement au mode Afficher l'enregistrement pour mettre en relief les différences entre les versions.
- Vous pouvez cliquer sur l'icône Plus à l'extrémité droite d'une version sans nom et choisir Nommer la version pour spécifier un nom pour cette version.
- Vous pouvez également cliquer sur l'icône Plus, à l'extrémité droite d'une version nommée, et choisir Renommer ou Supprimer le nom pour renommer ou supprimer le nom de la version.
- Cliquez sur Restaurer dans le coin inférieur droit pour restaurer le fichier à la version sélectionnée qui remplacera la version actuelle. Vous pouvez également cliquer sur Faire une copie pour enregistrer la version sélectionnée sous forme d'un fichier distinct.
Remarque :
- Il n'y a pas de limite au nombre de versions de l'historique.
- Office crée une nouvelle version de l'historique dans les situations suivantes :
- Lorsque les modifications que vous effectuez sur un document comprennent 1000 commandes (Veuillez noter qu'une action peut comprendre plusieurs commandes et que le nombre de commandes est réinitialisé lors de la création de la version de l'historique.).
- Lorsque les modifications que vous effectuez sur une feuille de calcul comprennent 100 commandes (Veuillez noter qu'une action peut comprendre plusieurs commandes et que le nombre de commandes est réinitialisé lors de la création de la version de l'historique.).
- Lorsque les modifications que vous effectuez sur vos diapositives comprennent 1000 commandes (Veuillez noter qu'une action peut comprendre plusieurs commandes et que le nombre de commandes est réinitialisé lors de la création de la version de l'historique.).
- Dix minutes après qu'Office a reçu la première commande.
- Après que vous avez téléchargé, supprimé, créé une copie ou restauré un fichier par une version de l'historique.
- Lorsque vous cliquez sur le menu Fichier > Historique des versions > Nommer la version actuelle pour nommer la version officielle de votre fichier.
Chiffrement des fichiers
Vous pouvez ajouter une protection par mot de passe à des fichiers confidentiels, lorsque vous créez un fichier ou par la suite.
Pour créer un nouveau fichier avec chiffrement :
- Cliquez sur le menu Fichier > Nouveau fichier crypté.
- Sélectionnez Document, Spreadsheet ou Diapos.
- Saisissez et confirmez le mot de passe, puis cliquez sur OK. Le fichier chiffré est ouvert dans un nouvel onglet.
Remarque :
- Le titre d'un fichier chiffré est encore visible par d'autres utilisateurs.
Pour ajouter un chiffrement à un fichier existant :
- Cliquez sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier.
- Vous pouvez modifier le titre si nécessaire.
- Saisissez un mot de passe dans le champ Mot de passe.
- Entrez à nouveau le mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe.
Remarque :
Les données suivantes ne sont pas conservées dans le fichier chiffré :
- Étiquettes
- Partage de permission
- Étoile
- Versions de l'historique
Pour modifier le mot de passe d'un fichier chiffré :
- Cliquez sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier.
- Sélectionnez Changer le mot de passe.
- Saisissez le mot de passe actuel dans le champ Mot de passe.
- Saisissez le nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe.
- Entrez à nouveau le mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe.
- Cliquez sur OK.
Pour créer une copie non chiffrée d'un fichier chiffré :
- Cliquez sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier.
- Sélectionnez Créer une copie non chiffrée.
- Saisissez le mot de passe dans le champ Mot de passe.
- Cliquez sur OK.
Partage de fichiers Office
Vous pouvez choisir d'accorder une permission en affichage, en édition, en commentaire ou en gestion à d'autres groupes ou utilisateurs de DSM. Une fois un fichier partagé, les invités accepteront les notifications.
Permission de lien de partage :
Cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils. Sélectionnez l'une des options ci-dessous dans le menu déroulant Permission.
- Privé - Seuls les invités peuvent accéder
Les comptes que vous avez invités et figurant dans la liste, indiquée en dessous, peuvent accéder à l'élément en fonction des permissions correspondantes dont ils bénéficient.
- Interne - Toute personne avec un compte peut effectuer une consultation/modification
Tous les comptes avec la permission d'accès à Drive sur ce DiskStation peuvent accéder à l'élément lorsqu'ils sont connectés.
- Public- Tout le monde peut effectuer une consultation/modification
Tout le monde peut accéder à l'élément via le lien, sans connexion.
Pour inviter des comptes :
- Dans le champ Utilisateur/groupe, saisissez un nom d'utilisateur ou de groupe DSM. DSM suggère des noms d'utilisateur ou des groupes dès que vous commencez à taper.
- À partir du menu déroulant, indiquez si vous souhaitez autoriser cet utilisateur ou ce groupe à afficher, modifier ou uniquement commenter cet élément.
- Cliquez sur le bouton + pour partager cet élément avec cet utilisateur ou ce groupe. Vous pouvez activer plusieurs utilisateurs ou groupes.
- Cliquez sur OK.
Remarque :
- Vous pouvez partager des fichiers des dossiers uniquement avec des utilisateurs et des groupes de DSM disposant d'une permission d'accès à Drive. Vous pouvez octroyer une permission à un utilisateur ou groupe particulier dans Panneau de configuration > Utilisateur ou Groupe.
Sauvegarde et restauration
Grâce à Hyper Backup, vous pouvez sauvegarder Office sur des destinations locales ou distantes et rétablir les paramètres et les données du paquet à un moment précis du passé. Vous devez sauvegarder Drive et Office en même temps car les fichiers Synology Office sont gérés dans Drive. Pour des informations détaillées, accédez à Aide de Drive > Sauvegarde et restauration.