Administración de archivos y carpetas

Los archivos y carpetas se muestran en el panel principal en la página de inicio de Office. En la parte superior del panel principal, puede ver la ruta de un archivo y hacer clic en un nivel específico para visitarlo.

Utilice la barra de herramientas situada en la parte superior de la página de inicio de Office para realizar las siguientes acciones, o simplemente haga clic con el botón derecho en un elemento del panel principal para realizar las mismas acciones:

Además de las funciones anteriores, Office también ofrece otras herramientas de administración muy útiles. Las funciones más utilizadas se detallan a continuación.

Creación de archivos y carpetas

Para importar un archivo:

  1. En la página de inicio de Office, haga clic en el botón + y seleccione Importar.
  2. Elija si desea cargar archivos desde su Synology NAS o desde el equipo.
  3. Busque y seleccione los archivos que desea importar.
  4. Haga clic en Aceptar.

Compatibilidad y limitaciones:

Para renombrar un archivo o una carpeta:

En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y seleccione Cambiar nombre. También puede cambiar el nombre de un archivo si cambia el título en la esquina superior derecha tras abrir un archivo.

Para descargar un archivo o una carpeta:

En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, seleccione Descargar. También puede descargar un archivo si hace clic en el menú Archivo > Descargar tras abrir un archivo.

Nota:

Para borrar un archivo o una carpeta:

En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y seleccione Eliminar. También puede eliminar un archivo si hace clic en el menú Archivo > Mover a la papelera de reciclaje tras abrir un archivo.

Para restaurar un archivo o una carpeta eliminados:

En la papelera de reciclaje, seleccione un elemento y, a continuación, haga clic en el icono Restaurar en la barra de herramientas.

Nota:

Organización de archivos y carpetas con etiquetas

Para crear una etiqueta:

En la página de inicio de Office, haga clic en el botón + junto a ETIQUETAS en el panel de menú.

Para crear una etiqueta y añadirla a un elemento:

  1. En la página de inicio de Office, seleccione uno o varios elementos en el panel principal.
  2. Haga clic en el icono Etiquetas en la barra de herramientas y haga clic en Crear.
  3. Edite el nombre y el color de la etiqueta.
  4. Haga clic en Aceptar. La etiqueta recién creada se añadirá a los elementos seleccionados.

Para añadir rápidamente una etiqueta existente a un elemento:

Realice una de las siguientes operaciones:

Para añadir varias etiquetas a un elemento:

  1. En la página de inicio de Office, seleccione uno o varios elementos en el panel principal.
  2. Haga clic en el icono Etiquetas en la barra de herramientas.
  3. Seleccione una o varias etiquetas.
  4. Para quitar la etiqueta de un elemento, simplemente anule la selección de la etiqueta no deseada.
  5. Haga clic en Aplicar.

Búsqueda de archivos y carpetas

Para buscar un elemento:

En la página de inicio de Office, escriba una palabra clave en la barra de búsqueda de la esquina superior derecha. Si lo prefiere, puede hacer clic en la lupa para restringir la búsqueda con uno o varios de los siguientes criterios:

Administración de versiones de archivos

Cuando trabaja con archivos en Office, las versiones se guardan automáticamente en el servidor cada cierto tiempo, por lo que no tiene que preocuparse de perder información si cierra un archivo sin guardarlo. Se guarda todo el historial de versiones de cada archivo, incluida la hora de la última modificación y el usuario que haya efectuado cambios en dicho archivo.

Para restaurar o copiar una versión de archivo:

  1. Abra un archivo.
  2. Haga clic en el icono Visualizar historial en la barra lateral izquierda. Verá una ventana principal con una lista de versiones históricas en el lado derecho.
  3. Haga clic en una versión de la lista y aparecerá una vista preliminar de dicha versión en la ventana principal. Se resaltarán las diferencias entre las versiones.
  4. Haga clic en Restaurar en la esquina inferior derecha para restaurar el archivo con la versión seleccionada y sobrescribir la actual. Como alternativa, puede hacer clic en Crear una copia para guardar la versión seleccionada como un archivo independiente.

Nota:

Protección de archivos

Si lo desea, puede añadir una protección por contraseña en los archivos confidenciales en el momento de crearlos o más adelante

Para crear un nuevo archivo con cifrado:

  1. En la página de inicio de Office, haga clic en el botón + de la barra de herramientas.
  2. Haga clic en Crear un archivo cifrado.
  3. Seleccione Documento u Hoja de cálculo.
  4. Escriba y confirme el nombre de usuario y la contraseña y, a continuación, haga clic en OK. El archivo cifrado se abrirá en una nueva pestaña.

Nota:

Para cifrar un archivo existente:

  1. En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un archivo y, a continuación, haga clic en Cifrar. Como alternativa, puede hacer clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
  2. Puede editar el título si es necesario.
  3. Introduzca una contraseña en el campo Contraseña.
  4. Escriba la contraseña de nuevo en el campo Confirmar contraseña.

Nota:

Para cambiar la contraseña de un archivo cifrado:

  1. En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un archivo y, a continuación, haga clic en Cifrar. Como alternativa, puede hacer clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
  2. Seleccione Cambiar contraseña.
  3. Escriba la contraseña actual en el campo Contraseña.
  4. Escriba la contraseña nueva en el campo Contraseña nueva.
  5. Escriba la contraseña nueva otra vez en el campo Confirmar contraseña.
  6. Haga clic en Aceptar.

Para crear una copia no cifrada de un archivo cifrado:

  1. En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un archivo y, a continuación, haga clic en Cifrar. Como alternativa, puede hacer clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
  2. Seleccione Crear una copia no cifrada.
  3. Escriba la contraseña en el campo Contraseña.
  4. Haga clic en Aceptar.

Uso compartido de archivos y carpetas

Office le permite compartir sus archivos y carpetas, así como administrar los que otros usuarios o grupos de DSM compartan con usted. Puede elegir si desea conceder permisos de edición y visualización a otros usuarios o grupos de DSM.

Tras compartir un archivo, podrán editarlo varios usuarios simultáneamente.

Para compartir públicamente un archivo o una carpeta:

  1. En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Compartir, o haga clic en el icono Compartir en la barra de herramientas. Para compartir un archivo, también puede hacer clic en el icono Compartir en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
  2. Seleccione si desea que otros usuarios solo puedan visualizar o editar el archivo en el menú desplegable Permiso.
  3. Se generará un vínculo público. Este vínculo está listo para compartirse. Al hacer clic en el vínculo se abrirá el elemento en una pestaña nueva del explorador.
  4. Haga clic en Aceptar.

Para compartir un archivo o una carpeta con otros usuarios o grupos de DSM:

  1. En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Compartir, o haga clic en el icono Compartir en la barra de herramientas. Para compartir un archivo, también puede hacer clic en el icono Compartir en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
  2. En el campo Usuario/Grupo, escriba un nombre de usuario o grupo de DSM. DSM le sugerirá nombres de usuario o grupo cuando comience a escribir.
  3. Seleccione si desea permitir que el usuario o grupo solo pueda ver o editar este elemento del menú desplegable.
  4. Haga clic en el botón + para compartir el elemento con dicho usuario o grupo. Puede agregar varios usuarios o grupos.
  5. Haga clic en Aceptar.

Nota:

Para permitir a usuarios que no sean administradores compartir archivos:

  1. Tras iniciar sesión como admin, haga clic en el icono Cuenta en la esquina inferior izquierda de la pantalla y vaya a Configuración > Administración.
  2. Vaya a Uso compartido y seleccione Permitir a los usuarios que no sean administradores compartir archivos.
  3. Haga clic en Aceptar.

Nota:

Cambio del propietario de un archivo o una carpeta

Puede cambiar el propietario de un archivo o una carpeta a otro usuario de DSM.

Para cambiar el propietario de un archivo o una carpeta:

  1. En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Información, o haga clic en el icono Más > Información en la barra de herramientas. También puede hacer clic en el icono Información en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
  2. Haga clic en Cambiar en el campo Propietario.
  3. Seleccione un usuario de DSM en el menú desplegable. Los usuarios que se muestran en el menú son los que tienen permiso para acceder a Office.
  4. Haga clic en Aceptar.

Nota: