Redigering af dokumenter
Office indeholder forskellige muligheder til redigering af dine dokumenter. Nedenfor vises de mest brugte muligheder, som findes i værktøjslinjens til hurtig adgang:
- Fortryd eller Annuller fortryd sidste handling
- Ret tekstens skrifttype eller størrelse
- Tilføj fed, kursiv, understregning eller gennemstreget til tekst
- Skift tekst eller baggrundsfarve
- Juster tekst
- Opret en nummereret eller punktopstilling
- Forøg eller formindsk indrykning
- Juster linje- eller paragrafafstand
- Indsæt en tabel, et link eller kommentar
Udover ovenstående valgmuligheder indeholder Office også avancerede redigeringsværktøjer til arbejde på et dokument, hvad enten du gør det eller andre brugere. Nedenfor angives de fremhævede funktioner.
Visning af onlinebrugere
Når du har åbnet et dokument, kan du se andre brugere, der aktuelt ser eller redigere det samme dokument. Hver af dem vises som et kontoikon ved siden af titlen på dokumentet øverst til højre.
- DSM-brugere: Kan identificeres af brugernavn/kaldenavn og profilbillede.
- Ikke-DSM-brugere: Vises som Gæst 1, Gæst 2 osv.
Sådan får du vist en bruger aktuelle markørplacering i et dokument:
- Klik på kontoikonet for en bruger øverst til højre på skærmen.
- Du bliver ført til den aktuelle markørplacering for denne bruger med brugernavn/kaldenavn og markør markeret i den samme farve.
Skift mellem arbejdstilstande
Når du har åbnet et dokument, ser du rullemenuen med arbejdstilstande øverst til højre på skærmen. Enhver bruger med redigeringstilladelse kan skifte mellem følgende arbejdstilstande:
- Redigering: I redigeringstilstanden gemmes foretagne ændringer i dokumentet direkte. Dette er standardtilstanden for en bruger med redigeringstilladelse.
- Visning: I visningstilstanden kan der ikke foretages ændringer i dokumentet, og kommentarer vises ikke. En bruger med visningstilladelse får adgang til et dokument i denne tilstand og kan ikke skifte tilstand.
- Revidering: I revideringstilstand vil ændringer til dokumentet blive vist sammen med det oprindelige indhold og vises som en kommentar. Ejeren af dokumentet kan senere beslutte, om de vil acceptere eller afvise hvert revisionsforslag. Denne tilstand er nyttig, når du gennemgår et dokument, der ejes af en anden bruger.
Tilføjelse af en overskrift eller indholdsfortegnelse
Med overskriftsfunktionen kan du nemt gøre kreative ideer til strukturerede afsnit, så læserne og du selv nemt kan få en idé om hovedpunkterne. Du kan tilpasse dine egne overskriftsformater samt oprette et link eller en indholdsfortegnelse baseret på overskrifter.
Sådan anvender du et overskriftsformat til tekst:
- Vælg den tekst, du vil redigere.
- Klik på menuen Format > Overskrift.
- Vælg et af følgende overskriftsformater:
- Hoved 1
- Hoved 2
- Hoved 3
- Hoved 4
- Hoved 5
- Normal tekst
Du kan også vælge et overskriftsformat direkte fra redigeringsværktøjslinjen.
Sådan ændres et overskriftsformat:
- Klik på menuen Format > Overskrift > Afsnitsformat.
- Vælg en overskrift.
- Rediger overskriftsformat via redigeringsværktøjslinjen i vinduet.
- Rediger andre overskriftsformater efter behov.
- Klik på OK.
Sådan anvender du tekstformat i en overskrift:
Du kan også redigere tekstformatet først og så anvende det nye format på en overskrift. Følg nedenstående trin for at gøre det.
- Rediger formatet for den valgte tekst.
- Vælg og højreklik på teksten.
- Vælg, om du vil anvende det nye format på den aktuelle overskrift eller en anden. Hvis f.eks. den aktuelle overskrift for den valgte tekst er Overskrift 2, skal du klikke på Anvend format på overskrift 2, hvis du vil opdatere den nye format til Overskrift 2. Ellers skal du klikke på Anvend format på en anden overskrift og vælge en anden overskrift.
Sådan indsætter du et link til en anden del i et dokument:
Krydsreferencer kan udføres i et dokument ved at indsætte et link til anden tekst med en overskrift.
- Anvend et overskriftsformat på den tekst, du vil linke til.
- Vælg den tekst, der skal vises (herefter kaldet "visningstekst").
- Gør et af følgende:
- Klik på menuen Indsæt > Link.
- Højreklik på visningsteksten, og vælg så Link.
- Klik på feltet Link, og vælg den tekst, du vil linke til i overskriftslisten.
- Klik på OK.
Sådan indsætter du en indholdsfortegnelse:
Du kan indsætte en indholdsfortegnelse for et dokument baseret på din overskriftsindstillinger.
- Organiser dit dokument med relevante overskrifter.
- Klik på den position, hvor du vil indsætte indholdsfortegnelsen.
- Klik på menuen Indsæt > Indholdsfortegnelse.
Søg og erstat
Sådan søger og erstatter du et udtryk:
- Klik på menuen Rediger > Søg og erstat, eller bare tryk på Ctrl + F.
- Indtast et udtryk i søgefeltet. Alle forekomster af udtrykket fremhæves.
- Hvis der er flere resultater, kan du springe mellem forrige og næste vha. højre og venstre piletast.
- Klik på Flere indstillinger > Match store/små bogstaver for at skelne mellem store/små bogstaver i søgningen.
- Udskift et udtryk ved at klikke på Flere valgmuligheder, indtaste den nye tekst i feltet Erstat med og gøre et af følgende:
- Klik på Erstat for at erstatte én forekomst af udtrykket.
- Klik på Erstat alt for at erstatte alle forekomster af udtrykket.