Utilisation des données
Cette section concerne les principales fonctions proposées par Office et qui vous permettront de travailler avec vos données dans des feuilles de calcul.
Tri d'une feuille de calcul
Pour trier une feuille de calcul :
- Ouvrez une feuille de calcul.
- Mettez en surbrillance la plage de cellules que vous souhaitez trier.
- Cliquez sur le menu Données > Trier ou cliquez simplement avec le bouton droit sur les cellules sélectionnées et choisissez Trier.
- Sélectionnez la colonne que vous souhaitez trier en premier et indiquez si vous souhaitez que la colonne soit triée selon l'ordre croissant ou décroissant.
- Spécifiez davantage de colonnes dans le menu déroulant Puis par, si vous souhaitez ajouter davantage de règles de tri. La priorité du tri dépend de l'ordre de vos règles.
Remarque :
- Vous ne pouvez pas trier une plage comportant des cellules fusionnées.
Filtrage des données
Pour filtrer des données :
- Après avoir sélectionné une plage dans une feuille de calcul, cliquez sur le menu Données > Filtre ou cliquez simplement sur l'icône Filtre dans la barre d'outils pour créer un filtre.
- Cliquez sur le sélecteur de filtre (du triangle inversé) dans le ou les en-têtes de la plage sélectionnée.
- Filtrez une colonne de l'une des manières suivantes :
- Trier la colonne : Cliquez sur Trier de A à Z ou Trier de Z à A.
- Filtrer par condition : Cliquez sur le triangle inversé pour sélectionner une condition dans le menu déroulant et renseignez le champ Valeur, le cas échéant.
- Filtrer par valeur : Cochez/décochez les valeurs de la liste ou saisissez une valeur dans le champ de recherche pour trouver la valeur que vous souhaitez conserver ou masquer. Vous pouvez également cocher/décocher toutes les cases en cochant/décochant Tout sélectionner.
Remarque :
- Si vous filtrez une plage simultanément par condition et par valeur, SpreadSheet filtre la plage uniquement par condition.
- Si vous utilisez un filtre par condition, vous ne pouvez pas saisir de formule dans le champ Valeur.
- Un filtre ne s'applique pas aux cellules dont la valeur est modifiée après l'application du filtre Par exemple, si vous appliquez un filtre avec la condition « Supérieur à 3 », puis que vous modifiez la valeur d'une cellule de 4 à 2, cette cellule reste affichée.
- Filtrer la vue est également disponible, ce qui vous permet de filtrer les données sans incidence sur la manière dont les autres utilisateurs voient la même feuille de calcul.
Utilisation de la validation des données
Pour appliquer la validation des données :
- Après avoir sélectionné une plage dans une feuille de calcul, cliquez sur le menu Données > Validation des données ou cliquez simplement avec le bouton droit sur la plage et choisissez Validation des données.
- Entrez une plage dans le champ Plage de cellules. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de la grille pour sélectionner une plage. Appuyez de manière prolongée sur Ctrl pour sélectionner plusieurs plages.
- Sélectionnez un type de règle dans le menu déroulant Règle.
- Indiquez si vous souhaitez afficher un message d'aide. Chaque type de règle possède un message correspondant d'aide par défaut que vous pouvez modifier.
Remarque :
- Le message d'aide s'affiche sous la forme d'un message d'infobulle lorsque vous passez le curseur de la souris sur une cellule vide.
- Si une cellule contient déjà une valeur incorrecte, un message d'aide s'affiche à la place sous la forme d'un avertissement (voir ci-dessous).
- Indiquez si vous souhaitez que SpreadSheet effectue l'action Afficher un avertissement ou Rejeter l'entrée lorsque vous saisissez des données qui contiennent une valeur incorrecte.
- Cliquez sur Save.
Remarque :
- Si vous sélectionnez Afficher un avertissement, un triangle rouge s'affiche dans le coin supérieur droit de la cellule. Passez le curseur de la souris sur le triangle rouge pour afficher le message d'avertissement.
- Si vous sélectionnez Rejeter l'entrée, une boîte de dialogue s'affiche pour rejeter les données que vous venez d'entrer.
Application des règles de formatage conditionnel
Pour appliquer le formatage conditionnel :
- Cliquez sur le menu Formater > Formatage conditionnel pour ouvrir la fenêtre des paramètres
- Cliquez sur Créer pour créer une nouvelle règle de formatage conditionnel ou double-cliquez sur une règle existante pour la modifier.
- Entrez une plage dans le champ Plage de cellules. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de la grille pour sélectionner une plage. Appuyez de manière prolongée sur Ctrl pour sélectionner plusieurs plages.
- Sélectionnez un type de règle dans le menu déroulant Règle.
- Si le type de règle sélectionné contient une ou des valeurs, saisissez-les dans le ou les champs Valeur ou formule. Une valeur peut être de l'un des types suivants :
- Nombre
- Texte
- Formule (doit commencer par le signe égal = )
- Configurez le style de formatage que vous souhaitez appliquer aux cellules qui répondent aux critères ci-dessus.
- Cliquez sur OK.
Remarque :
- Si différentes règles comportent des plages qui se recouvrent, Office donne la priorité à la règle qui se produit le plus haut dans la liste des règles. Vous pouvez faire glisser et déposer des règles pour en changer l'ordre.
- Le formatage conditionnel remplace le style originellement appliqué à une cellule. Par exemple, la couleur d'arrière plan d'origine d'une cellule est le bleu, mais comme la cellule répond aux critères de la règle de formatage conditionnel qui applique une couleur d'arrière plan verte aux cellules, la couleur d'arrière-plan de cette cellule devient verte.
Définition du nom de la plage
Pour définir une plage :
- Ouvrez le menu Données > Nom de la plage définie.
- Cliquez sur Créer et saisissez le nom souhaité.
- Sélectionnez ou saisisez la référence de cellules de la plage que souhaitez définir dans le champ Plage.
- Cliquez sur OK.
Limitations des règles de nommage :
- Le premier caractère d'une règle de nommage doit être une lettre, une barre oblique inverse ou un caractère de soulignement, et les autres caractères peuvent être des lettres, des nombres, des points et des caractères de soulignement.
- Les règles de nommage ne peuvent pas être des références de cellules, des nombres purs, des constantes boléennes ; par exemple, A5, R2C3, 123 ou TRUE.
- Les majuscules et minuscules ne sont pas différenciées. Par conséquent, « PlageNommée » est identique à « plagenommée ».
Limitations relatives aux plages définies :
- La référence de cellule d'une plage définie doit comprendre le nom de la feuille de calcul correspondante, telle que sheet!A1:B2.
- Les formules ne sont pas prises en charge comme valeurs de plage.
Choisir les graphiques
Office prend en charge 11 types de graphiques pour vous aider à présenter visuellement vos données numériques et donc à enrichir votre feuille de calcul.
- Graphique en colonnes
- Graphique en colonnes empilées
- Graphique à barres
- Graphique à barres empilées
- Graphique en aires
- Graphique en aires empilées
- Graphique linéaire
- Graphique linéaire empilé
- Graphique circulaire
- Graphique en nuage de points
- Graphique combiné
Pour insérer un graphique :
- Sélectionnez les cellules comportant des données pour lesquelles vous souhaitez créer un graphique.
- Cliquez sur le menu Insérer > Graphique ou cliquez simplement sur l'icône Graphique dans la barre d'outils. Cela permet d'ouvrir l'éditeur de graphiques.
- Dans l'onglet Graphique, choisissez un type de graphique. À partir de là, vous pouvez également modifier les plages de données et décider si vous souhaitez utiliser la colonne à l'extrême gauche ou la ligne supérieure comme en-tête.
- Passez à l'onglet Avancé pour modifier le titre du graphique, de l'axe X et de l'axe Y. Si vous avez choisi un graphique combiné, vous pouvez également régler les deux types de graphique dans le graphique combiné.
- Faites un aperçu du graphique sur le côté droit de la fenêtre.
- Cliquez sur Appliquer.
- Si vous souhaitez modifier le graphique à nouveau, cliquez dessus, puis sur Modifier pour ouvrir l'éditeur de graphique.