Редактирование документов
Office предоставляет различные возможности для редактирования документов. Ниже перечислены основные функции, доступные на панели инструментов.
- Отменить или повторить действие
- Изменить шрифт или размер текста
- Применить полужирный шрифт, курсив, нижнее подчеркивание или перечеркивание
- Изменить цвет текста или фона
- Выровнять текст
- Создать нумерованный или маркированный список
- Увеличить или уменьшить отступ
- Изменить межстрочный или межабзацный интервал
- Вставить таблицу, ссылку или комментарий
Помимо вышеперечисленных возможностей Office предоставляет дополнительные инструменты редактирования. Эти инструменты можно использовать как самостоятельно, так и при совместной работе с документами. Ниже перечислены некоторые из этих инструментов.
Просмотр пользователей, находящихся в сети
Открыв документ, вы увидите список пользователей, которые в данный момент просматривают или редактируют тот же самый документ. Значки учетных записей пользователей отображаются в правом верхнем углу экрана, рядом с названием документа.
- Пользователи DSM Для этих пользователей отображается имя/псевдоним и фотография профиля.
- Другие пользователи (не DSM) Обозначаются как «Гость 1», «Гость 2» и т. д.
Просмотр текущей позиции курсора пользователя в документе
- Нажмите значок учетной записи пользователя в правом верхнем углу экрана.
- Вы будете перемещены на текущую позицию курсора этого пользователя. При этом имя/псевдоним пользователя и курсор будут помечены одним и тем же цветом.
Переключение режимов работы
После открытия документа становится доступно меню рабочих режимов, расположенное в правом верхнем углу экрана. Любой пользователь с разрешениями на редактирование может переключаться между следующими режимами:
- Редактирование. В режиме редактирования напрямую сохраняются внесенные изменения. Это режим по умолчанию для пользователей с разрешениями на редактирование.
- Просмотр. В режиме просмотра невозможно вносить изменения в документ и просматривать комментарии. Пользователи с разрешениями на просмотр могут открывать документы только в этом режиме и не могут переключать режимы.
- Рецензирование. В режиме рецензирования внесенные изменения отображаются рядом с исходным текстом документа в виде комментариев. Владелец документа может принять или отклонить предложенные изменения. В этом режиме удобно редактировать документы, принадлежащие другим пользователям.
Печать макета
По умолчанию документ Office отображается на одной длинной страницы без разрывов страницы. Если требуется, чтобы документ отображался на отдельных страницах, откройте меню Вид > Печать макета. После перехода из режима макета к печати макета относящееся к макету содержимое можно настроить следующим образом:
- Откройте меню Файл > Настройка страницы, чтобы отрегулировать ориентацию, размер страниц и поля.
- Щелкните Вставить > Верхний/Нижний колонтитул для редактирования верхнего/нижнего колонтитула. Чтобы настроить верхний и нижний колонтитулы на первой странице Параметры > Другая первая страница.
Примечание.
- Область отображения верхнего и нижнего колонтитулов могут отличаться в зависимости от установленных верхнего и нижнего полей.
- Во время редактирования верхнего и нижнего колонтитулов не поддерживаются следующие функции:
- Масштаб
- Настройка стилей заголовков
- Вставка таблиц, комментариев, чатов, содержания и фигур
Добавление заголовка или содержания
Функция добавления заголовков позволяет логически разбить текст документа на абзацы для более наглядного представления ключевой информации. Можно настроить собственные стили заголовков и создать ссылку или содержание на основе заголовков.
Применение стиля заголовка тексту
- Выделите текст, который необходимо отредактировать.
- Выберите пункт меню Формат > Заголовок.
- Выберите один из следующих стилей заголовков:
- Заголовок 1
- Заголовок 2
- Заголовок 3
- Заголовок 4
- Заголовок 5
- Обычный текст
Стиль заголовка также можно выбрать непосредственно на панели инструментов редактирования.
Изменение стиля заголовка
- Выберите пункт меню Формат > Заголовок > Стили абзаца.
- Выберите заголовок.
- Измените стиль заголовка с помощью панели инструментов редактирования в том же окне.
- При необходимости измените другие стили заголовков.
- Нажмите OK.
Применение стиля текста к заголовку
Можно сначала изменить стиль текста, а затем применить этот новый стиль к заголовку. Выполните указанные ниже действия.
- Измените стиль выбранного текста.
- Выделите текст и щелкните правой кнопкой мыши.
- Выберите текущий или другой заголовок, к которому будет применен новый стиль. Например, если для текущего выделенного текста выбран Заголовок 2, нажмите Применить стиль к Заголовку 2, чтобы изменить новый стиль на Заголовок 2. В противном случае нажмите Применить стиль к другому заголовку и выберите другой заголовок.
Вставка ссылки на другую часть документа
Можно вставить перекрестную ссылку на любой фрагмент текста с заголовком.
- Примените стиль заголовка к тексту, на который необходимо создать ссылку.
- Выберите текст, который будет виден читателю (далее – «отображаемый текст»).
- Выполните одно из следующих действий.
- Выберите пункт меню Вставка > Ссылка.
- Щелкните отображаемый текст правой кнопкой мыши и выберите Ссылка.
- Щелкните в поле Ссылка и выберите в списке заголовков текст, на который будет создана ссылка.
- Нажмите OK.
Вставка содержания
Можно вставить в документ содержание в соответствии с заданными параметрами заголовков.
- Структурируйте текст документа с помощью соответствующих заголовков.
- Щелкните в том месте документа, куда необходимо ставить содержание.
- Выберите пункт меню Вставка > Содержание.
Просмотр контура документа
Откройте меню Вид > Показать контур.
Найти и заменить
Поиск и замена слова
- Выберите пункт меню Правка > Найти и заменить или нажмите сочетание клавиш Ctrl + F.
- Введите искомый текст в поле поиска. Будут выделены все вхождения искомого текста.
- Если найдено несколько результатов, можно переключаться между ними с помощью кнопок со стрелками вправо и влево.
- Выберите Дополнительные параметры > Учитывать регистр, чтобы поиск выполнялся с учетом регистра.
- Чтобы заменить искомый текст, нажмите Дополнительные параметры, введите новый текст в поле Заменить на и выполните одно из следующих действий:
- Нажмите Заменить, чтобы заменить одно вхождение искомого текста.
- Нажмите Заменить все, чтобы заменить все вхождения искомого текста.