Работа с данными

В этом разделе описываются основные возможности работы с данными, доступные в Office.

Сортировка электронной таблицы

Сортировка электронной таблицы

  1. Откройте электронную таблицу.
  2. Выделите ячейки, которые следует сортировать.
  3. Выберите в меню Данные > Сортировать или просто нажмите правой кнопкой мыши ячейки и выберите Сортировать.
  4. Выберите столбец, с которого следует начинать сортировку, и укажите, следует ли сортировать столбцы по возрастанию или убыванию.
  5. Укажите другие столбцы в раскрывающемся меню Затем по, чтобы добавить другие правила сортировки. Сортировка будет производиться по приоритету согласно порядку в списке правил.

Примечание.

Фильтрация данных

Фильтрация данных

  1. Выбрав в электронной таблице нужный диапазон, выберите в меню Данные > Фильтр или просто нажмите значок Фильтр в панели инструментов, чтобы создать фильтр.
  2. Нажмите на селектор фильтра (маленький перевернутый треугольник) в заголовке столбца в выбранном диапазоне.
  3. Допускаются следующие варианты фильтрации столбцов.

Примечание.

Использование проверки данных

Применение проверки данных

  1. Выбрав в таблице диапазон, в меню Данные нажмите Проверка данных или просто нажмите правой кнопкой мыши диапазон и выберите Проверка данных.
  2. Задайте диапазон в поле Диапазон ячеек. Также можно выбрать диапазон, нажав значок сетки. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько диапазонов.
  3. Выберите тип правила в раскрывающемся меню Правило.
  4. Выберите, следует ли показывать сообщение справки. Для каждого правила есть соответствующее сообщение справки по умолчанию, которое можно редактировать.

    Примечание.

    • Сообщение справки будет отображаться в виде подсказки при наведении курсора на пустую ячейку.
    • Если ячейка уже содержит недопустимое значение, сообщение справки будет отображаться в виде предупреждения (см. ниже).
  5. Выберите, что будет делать SpreadSheet, Показывать предупреждение или Запрещать ввод, при вводе данных с недопустимым значением.
  6. Нажмите Сохранить.
  7. Примечание.

Применение правил условного форматирования

Применение условного форматирования

  1. В меню Формат выберите Условное форматирование, чтобы открыть окно настроек.
  2. Нажмите Создать, чтобы создать новое правило условного форматирования, или дважды нажмите существующее правило, чтобы отредактировать его.
  3. Задайте диапазон в поле Диапазон ячеек. Также можно выбрать диапазон, нажав значок сетки. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько диапазонов.
  4. Выберите тип правила в раскрывающемся меню Правило.
  5. Если выбранный тип правила содержит какое-либо значение, введите его в поле Значение или формула. Тип значения может быть следующим:
  6. Настройте тип форматирования, который следует применить к ячейкам, удовлетворяющим указанным критериям.
  7. Нажмите OK.

Примечание.

Определение имени диапазона

Определение диапазона

  1. Откройте меню Данные > Определенное имя диапазона.
  2. Нажмите Создать и введите предпочтительное имя.
  3. Выберите или введите ссылку на ячейку диапазона, которую вы хотите определить, в поле Диапазон.
  4. Нажмите OK.

Ограничения на имена правил:

Ограничения на определенные диапазоны:

Вставка диаграмм

Office поддерживает 11 типов диаграмм для визуализации числовых данных и более эффективной работы с электронными таблицами.

Вставка диаграммы

  1. Выберите ячейки с данными, на основе которых будет создана диаграмма.
  2. Выберите пункт меню Вставка > Диаграмма или нажмите значок Диаграмма на панели инструментов. Откроется редактор диаграмм.
  3. На вкладке Диаграмма выберите тип диаграммы. Здесь также можно изменить диапазон данных и указать, что будет использоваться в качестве заголовков: крайний левый столбец или верхняя строка.
  4. Перейдите на вкладку Дополнительно, чтобы изменить название диаграммы, название оси x и название оси y. Если выбрана комбинированная диаграмма, можно настроить одновременно два типа диаграмм.
  5. Предварительный вид диаграммы отображается в правой части окна.
  6. Нажмите Применить.
  7. Если необходимо внести дополнительные изменения в диаграмму, выберите ее и нажмите Редактировать, чтобы открыть редактор диаграмм.