Administración de archivos y carpetas
Los archivos y carpetas se muestran en el panel principal en la página de inicio de Office. En la parte superior del panel principal, puede ver la ruta de un archivo y hacer clic en un nivel específico para visitarlo.
Utilice la barra de herramientas situada en la parte superior de la página de inicio de Office para realizar las siguientes acciones, o simplemente haga clic con el botón derecho en un elemento del panel principal para realizar las mismas acciones:
- Crear: haga clic en el botón + para crear una carpeta o un archivo, así como para importar archivos desde su ordenador o su Synology NAS.
- Etiquetas: seleccione uno o varios elementos y haga clic en este icono para aplicar una etiqueta existente a los elementos seleccionados. También puede crear nuevas etiquetas desde aquí.
- Compartir: seleccione un elemento y, a continuación, haga clic en este icono para compartirlo con otros usuarios.
- Mover a: seleccione un elemento en Mis archivos y haga clic en este icono para mover el elemento a otra ubicación en Mis archivos.
- Copiar a: seleccione un elemento y, a continuación, haga clic en este icono para copiar el elemento a otra ubicación en Office. Puede cambiar de nombre el elemento cuando lo copie.
- Eliminar: seleccione un elemento y, a continuación, haga clic en este icono para eliminarlo y moverlo a la papelera de reciclaje.
- Más: seleccione un elemento y, a continuación, haga clic en este icono para realizar otras acciones en el elemento.
Además de las funciones anteriores, Office también ofrece otras herramientas de administración muy útiles. Las funciones más utilizadas se detallan a continuación.
Creación de archivos y carpetas
Para importar un archivo:
- En la página de inicio de Office, haga clic en el botón + y seleccione Importar.
- Elija si desea cargar archivos desde su Synology NAS o desde el equipo.
- Busque y seleccione los archivos que desea importar.
- Haga clic en Aceptar.
Compatibilidad y limitaciones:
- Solo se puede importar un archivo con formato .docx en Office como un documento.
- Entre los formatos de archivo que se pueden importar en Office como hoja de cálculo se incluyen: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .slk, .gnumeric, .csv.
- Solo se importarán los formatos (p. ej., tamaño de fuente, color de texto, comentarios, hipervínculos, tipos de gráficos) compatibles con Office.
- Los archivos cifrados no se pueden importar a Office.
Para renombrar un archivo o una carpeta:
En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y seleccione Cambiar nombre. También puede cambiar el nombre de un archivo si cambia el título en la esquina superior derecha tras abrir un archivo.
Para descargar un archivo o una carpeta:
En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, seleccione Descargar. También puede descargar un archivo si hace clic en el menú Archivo > Descargar tras abrir un archivo.
Nota:
- Los documentos se descargarán como archivos .docx.
- Las hojas de cálculo se descargarán como archivos .xlsx.
- Las carpetas se descargarán como archivos .zip.
- Puede seleccionar varios archivos para descargar desde la página de inicio de Office. Al descargar varios archivos desde la página de inicio, los archivos seleccionados se exportarán en un archivo .zip.
- Debe introducir la contraseña para descargar un archivo cifrado de la página de inicio de Office.
Para borrar un archivo o una carpeta:
En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y seleccione Eliminar. También puede eliminar un archivo si hace clic en el menú Archivo > Mover a la papelera de reciclaje tras abrir un archivo.
Para restaurar un archivo o una carpeta eliminados:
En la papelera de reciclaje, seleccione un elemento y, a continuación, haga clic en el icono Restaurar en la barra de herramientas.
Nota:
- Cualquier usuario con permisos de edición de un elemento puede eliminarlo. Los elementos eliminados se moverán a la papelera de reciclaje y solo el propietario podrá restaurarlos.
Organización de archivos y carpetas con etiquetas
Para crear una etiqueta:
En la página de inicio de Office, haga clic en el botón + junto a ETIQUETAS en el panel de menú.
Para crear una etiqueta y añadirla a un elemento:
- En la página de inicio de Office, seleccione uno o varios elementos en el panel principal.
- Haga clic en el icono Etiquetas en la barra de herramientas y haga clic en Crear.
- Edite el nombre y el color de la etiqueta.
- Haga clic en Aceptar. La etiqueta recién creada se añadirá a los elementos seleccionados.
Para añadir rápidamente una etiqueta existente a un elemento:
Realice una de las siguientes operaciones:
- Arrastre y suelte una etiqueta desde el panel de menú a un elemento del panel principal.
- Arrastre y suelte uno o varios elementos del panel principal a una etiqueta que se encuentre en el panel de menú.
Para añadir varias etiquetas a un elemento:
- En la página de inicio de Office, seleccione uno o varios elementos en el panel principal.
- Haga clic en el icono Etiquetas en la barra de herramientas.
- Seleccione una o varias etiquetas.
- Para quitar la etiqueta de un elemento, simplemente anule la selección de la etiqueta no deseada.
- Haga clic en Aplicar.
Búsqueda de archivos y carpetas
Para buscar un elemento:
En la página de inicio de Office, escriba una palabra clave en la barra de búsqueda de la esquina superior derecha. Si lo prefiere, puede hacer clic en la lupa para restringir la búsqueda con uno o varios de los siguientes criterios:
- Palabra clave
- Ubicación: seleccione una de las categorías existentes, o bien, haga clic en Personalizar para seleccionar una carpeta en Mis archivos o en Compartido conmigo para realizar la búsqueda.
- Tipo: seleccione si desea buscar una carpeta, un archivo, un documento o una hoja de cálculo.
- Etiquetas: Seleccione una o varias etiquetas. Cuando se seleccionan varias etiquetas, se considerará un elemento como una coincidencia si solo tiene una de las etiquetas seleccionadas.
- Fecha: busque por hora de modificación u hora de creación.
Administración de versiones de archivos
Cuando trabaja con archivos en Office, las versiones se guardan automáticamente en el servidor cada cierto tiempo, por lo que no tiene que preocuparse de perder información si cierra un archivo sin guardarlo. Se guarda todo el historial de versiones de cada archivo, incluida la hora de la última modificación y el usuario que haya efectuado cambios en dicho archivo.
Para restaurar o copiar una versión de archivo:
- Abra un archivo.
- Haga clic en el icono Visualizar historial en la barra lateral izquierda. Verá una ventana principal con una lista de versiones históricas en el lado derecho.
- Haga clic en una versión de la lista y aparecerá una vista preliminar de dicha versión en la ventana principal. Se resaltarán las diferencias entre las versiones.
- Documento: se resaltarán las diferencias entre una versión y la anterior. También puede utilizar las flechas situadas en la parte superior para cambiar rápidamente entre una modificación anterior o posterior dentro de una versión.
- Hoja de cálculo: se resaltarán las diferencias entre una versión anterior y la actual.
- Haga clic en Restaurar en la esquina inferior derecha para restaurar el archivo con la versión seleccionada y sobrescribir la actual. Como alternativa, puede hacer clic en Crear una copia para guardar la versión seleccionada como un archivo independiente.
Nota:
- No existe ningún límite con respecto a la cantidad de versiones históricas.
- Office creará una nueva versión histórica en los siguientes casos:
- Cuando las modificaciones que realice en un documento incluyan 1000 comandos (tenga en cuenta que una acción puede incluir varios comandos y que el recuento de comandos se restablecerá cuando se haya creado una versión histórica)
- Cuando las modificaciones que realice en una hoja de cálculo incluyan 100 comandos (tenga en cuenta que una acción puede incluir varios comandos y que el recuento de comandos se restablecerá cuando se haya creado una nueva versión histórica)
- Diez minutos después de que Office reciba el primer comando
- Tras descargar, eliminar, crear una copia o restaurar un archivo a una versión histórica
Protección de archivos
Si lo desea, puede añadir una protección por contraseña en los archivos confidenciales en el momento de crearlos o más adelante
Para crear un nuevo archivo con cifrado:
- En la página de inicio de Office, haga clic en el botón + de la barra de herramientas.
- Haga clic en Crear un archivo cifrado.
- Seleccione Documento u Hoja de cálculo.
- Escriba y confirme el nombre de usuario y la contraseña y, a continuación, haga clic en OK. El archivo cifrado se abrirá en una nueva pestaña.
Nota:
- El título de un archivo cifrado seguirá siendo visible para otros usuarios.
Para cifrar un archivo existente:
- En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un archivo y, a continuación, haga clic en Cifrar. Como alternativa, puede hacer clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Puede editar el título si es necesario.
- Introduzca una contraseña en el campo Contraseña.
- Escriba la contraseña de nuevo en el campo Confirmar contraseña.
Nota:
- Los siguientes datos no se conservarán en el archivo cifrado:
- Etiquetas
- Permisos de uso compartido
- Estrella
- Versiones históricas
- De forma predeterminada, el archivo original se moverá a la papelera de reciclaje tras el cifrado. Haga lo siguiente si desea cambiar esta configuración:
- Haga clic en el icono Cuenta en la esquina inferior izquierda de la pantalla y vaya a Configuración > General.
- Desmarque la opción Quitar el archivo original tras el cifrado/eliminación del cifrado.
Para cambiar la contraseña de un archivo cifrado:
- En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un archivo y, a continuación, haga clic en Cifrar. Como alternativa, puede hacer clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Seleccione Cambiar contraseña.
- Escriba la contraseña actual en el campo Contraseña.
- Escriba la contraseña nueva en el campo Contraseña nueva.
- Escriba la contraseña nueva otra vez en el campo Confirmar contraseña.
- Haga clic en Aceptar.
Para crear una copia no cifrada de un archivo cifrado:
- En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un archivo y, a continuación, haga clic en Cifrar. Como alternativa, puede hacer clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Seleccione Crear una copia no cifrada.
- Escriba la contraseña en el campo Contraseña.
- Haga clic en Aceptar.
Uso compartido de archivos y carpetas
Office le permite compartir sus archivos y carpetas, así como administrar los que otros usuarios o grupos de DSM compartan con usted. Puede elegir si desea conceder permisos de edición y visualización a otros usuarios o grupos de DSM.
Tras compartir un archivo, podrán editarlo varios usuarios simultáneamente.
Para compartir públicamente un archivo o una carpeta:
- En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Compartir, o haga clic en el icono Compartir en la barra de herramientas. Para compartir un archivo, también puede hacer clic en el icono Compartir en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Seleccione si desea que otros usuarios solo puedan visualizar o editar el archivo en el menú desplegable Permiso.
- Se generará un vínculo público. Este vínculo está listo para compartirse. Al hacer clic en el vínculo se abrirá el elemento en una pestaña nueva del explorador.
- Haga clic en Aceptar.
Para compartir un archivo o una carpeta con otros usuarios o grupos de DSM:
- En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Compartir, o haga clic en el icono Compartir en la barra de herramientas. Para compartir un archivo, también puede hacer clic en el icono Compartir en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- En el campo Usuario/Grupo, escriba un nombre de usuario o grupo de DSM. DSM le sugerirá nombres de usuario o grupo cuando comience a escribir.
- Seleccione si desea permitir que el usuario o grupo solo pueda ver o editar este elemento del menú desplegable.
- Haga clic en el botón + para compartir el elemento con dicho usuario o grupo. Puede agregar varios usuarios o grupos.
- Haga clic en Aceptar.
Nota:
- Solo puede compartir archivos y carpetas con usuarios y grupos de DSM que tengan permiso para acceder a Office. Puede conceder permisos a un determinado usuario o grupo en Panel de control > Usuario o Grupo.
Para permitir a usuarios que no sean administradores compartir archivos:
- Tras iniciar sesión como admin, haga clic en el icono Cuenta en la esquina inferior izquierda de la pantalla y vaya a Configuración > Administración.
- Vaya a Uso compartido y seleccione Permitir a los usuarios que no sean administradores compartir archivos.
- Haga clic en Aceptar.
Nota:
- Si desactiva esta función, los usuarios que no sean administradores no podrán permitir que otros usuarios compartan archivos. Solo pueden eliminar los permisos de uso compartido que les hayan concedido.
Cambio del propietario de un archivo o una carpeta
Puede cambiar el propietario de un archivo o una carpeta a otro usuario de DSM.
Para cambiar el propietario de un archivo o una carpeta:
- En la página de inicio de Office, haga clic con el botón derecho en un elemento y, a continuación, haga clic en Información, o haga clic en el icono Más > Información en la barra de herramientas. También puede hacer clic en el icono Información en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Haga clic en Cambiar en el campo Propietario.
- Seleccione un usuario de DSM en el menú desplegable. Los usuarios que se muestran en el menú son los que tienen permiso para acceder a Office.
- Haga clic en Aceptar.
Nota:
- Solo puede cambiar la propiedad de un elemento del que usted sea el propietario. Seguirá teniendo permisos para editar el elemento tras el cambio de propiedad.