Arbeiten mit Daten

In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Funktionen von Office für die effiziente Tabellenkalkulation beschrieben.

Sortieren eines Arbeitsblatts

Arbeitsblatt sortieren:

  1. Öffnen Sie ein Arbeitsblatt.
  2. Markieren Sie den Zellbereich, den Sie sortieren möchten.
  3. Klicken Sie auf das Menü Daten > Sortieren oder rechtsklicken Sie einfach in die ausgewählten Zellen und wählen Sie Sortieren aus.
  4. Wählen Sie die Spalte aus, die zuerst sortiert werden soll, und legen Sie fest, ob diese Spalte in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden soll.
  5. Geben Sie über das Dropdown-Menü Dann nach weitere Spalten an, wenn Sie weitere Sortierregeln hinzufügen möchten. Die Priorität der Sortierung richtet sich nach der Reihenfolge Ihrer Regeln.

Anmerkung:

Filtern von Daten

Daten filtern:

  1. Um einen Filter zu erstellen, wählen Sie einen Bereich im Arbeitsblatt aus, klicken Sie auf das Menü Daten > Filter oder nutzen Sie einfach das Filter-Symbol in der Symbolleiste.
  2. Klicken Sie auf die Filterauswahl (kleines auf der Spitze stehendes Dreieck) in der (den) Spaltenüberschrift(en) im ausgewählten Bereich.
  3. Sie können eine Spalte auf folgende Weise filtern:

Anmerkung:

Verwendung der Datenvalidierung

Datenvalidierung anwenden:

  1. Nachdem Sie einen Bereich im Arbeitsblatt ausgewählt haben, klicken Sie auf Daten > Datenvalidierung oder rechtsklicken Sie einfach in den Bereich und wählen Sie Datenvalidierung aus.
  2. Geben Sie in das Feld Zellenbereich einen Bereich ein. Sie können auch auf das Rastersymbol klicken, um einen Bereich auszuwählen. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Bereiche auszuwählen.
  3. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Regel einen Regeltyp aus.
  4. Wählen Sie aus, ob eine Hilfe angezeigt werden soll. Zu jedem Regeltyp gehört eine entsprechende Standardhilfe, die Sie bearbeiten können.

    Anmerkung:

    • Die Hilfe wird als QuickInfo angezeigt, wenn Sie die Maus über eine leere Zelle bewegen.
    • Enthält eine Zelle bereits einen ungültigen Wert, wird stattdessen eine Hilfe als Warnung angezeigt (siehe unten).
  5. Wählen Sie aus, wie SpreadSheet reagieren soll, wenn Sie Daten mit einem ungültigen Wert eingeben: Warnung anzeigen oder Eingabe ablehnen.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Anmerkung:

Anwenden von Regeln für die bedingte Formatierung

Bedingte Formatierung anwenden:

  1. Klicken Sie auf Format > Bedingte Formatierung, um das Einstellungsfenster zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf Erstellen, um eine neue Regel für die bedingte Formatierung zu erstellen, oder doppelklicken Sie auf eine vorhandene Regel, um sie zu bearbeiten.
  3. Geben Sie in das Feld Zellenbereich einen Bereich ein. Sie können auch auf das Rastersymbol klicken, um einen Bereich auszuwählen. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Bereiche auszuwählen.
  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Regel einen Regeltyp aus.
  5. Geben Sie, wenn der ausgewählte Regeltyp einen oder mehrere Werte enthält, einen oder mehrere Werte in das Feld bzw. die Felder Wert oder Formel ein. Dabei kann es sich um folgende Werte handeln:
  6. Konfigurieren Sie den Formatierungsstil, den Sie auf die Zellen, die die vorstehenden Kriterien erfüllen, anwenden möchten.
  7. Klicken Sie auf OK.

Anmerkung:

Namen für Bereich definieren

Einen Bereich definieren:

  1. Öffnen Sie das Menü Daten > Definierter Bereichsnamen.
  2. Klicken Sie auf Erstellen, und geben Sie einen gewünschten Namen ein.
  3. Wählen Sie den Zellbezug des Bereichs, den Sie definieren möchten, im Feld Bereich aus oder geben Sie ihn dort ein.
  4. Klicken Sie auf OK.

Beschränkungen bei Regelnamen:

Beschränkungen bei definierten Bereichen:

Diagramme einfügen

Office unterstützt 11 Arten von Diagrammen, mit denen Sie Ihre Daten grafisch darstellen und so Ihr Arbeitsblatt optisch ansprechender gestalten können.

Ein Diagramm einfügen:

  1. Wählen Sie die Zellen mit den Daten aus, für die Sie ein Diagramm erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf das Menü Einfügen > Diagramm oder einfach auf das Diagramm-Symbol in der Symbolleiste. Dies öffnet den Diagramm-Editor.
  3. Wählen Sie in der Registerkarte Diagramm einen Diagrammtyp. Hier können Sie auch den Datenbereich bearbeiten und je nach Bedarf die Spalte ganz links oder die oberste Zeile als Bezeichnung auswählen.
  4. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert, um Diagrammtitel und Titel der x-Achse und der y-Achse zu bearbeiten. Wenn Sie als Diagrammtyp ein Verbunddiagramm ausgewählt haben, können Sie auch die beiden Diagrammtypen auswählen, die kombiniert werden sollen.
  5. Rechts im Fenster sehen Sie eine Diagrammvorschau.
  6. Klicken Sie auf Übernehmen.
  7. Wenn Sie ein Diagramm erneut bearbeiten möchten, klicken Sie darauf und dann auf Bearbeiten, um den Diagramm-Editor zu öffnen.