Redigera dokument
Office tillhandahåller olika alternativ för dig att redigera dina dokument. Här nedanför finns de alternativ som används mest, de är tillgängliga i verktygsfältet för snabb åtkomst:
- Ångra eller göra om en åtgärd
- Ändra textens typsnitt eller teckenstorlek
- Lägga till fet, kursiv, understruken eller genomstruken text
- Ändra färg på text eller bakgrund
- Justera text
- Skapa en numrerad lista eller punktlista
- Öka eller minska indrag
- Justera rad- eller styckeavstånd
- Infoga en tabell, länk eller kommentar
Förutom alternativen här ovanför erbjuder Office även avancerade redigeringsverktyg som du kan använda när du arbetar på ett dokument, oavsett om det är för dig själv eller med andra användare. Här nedanför finns några av de framträdande funktionerna.
Visa onlineanvändare
När ett dokument har öppnats ser du andra användare som för närvarande visar eller redigerar samma dokument. Var och en av dem visas som en ikon för konto bredvid titeln på dokument i det övre högra hörnet.
- DSM-användare: Kan identifieras genom användarnamn/smeknamn och profilbild.
- Inte DSM-användare: Visas som Gäst 1, Gäst 2, etc.
Att visa en användares aktuella markörposition i ett dokument:
- Klicka på ikonen för konto för en användare i det övre högra hörnet på skärmen.
- Du omdirigeras till den här användarens aktuella markörposition med användarnamn/smeknamn och markör markerad med samma färg.
Byta arbetslägen
Efter att ett dokument har öppnats ser du rullgardinsmenyn för arbetslägen i det övre högra hörnet i skärmen. Alla användare med behörighet att redigera kan växla mellan följande arbetslägen:
- Redigering: I läget för redigering sparas ändringar som görs i dokumentet direkt. Det här är standardläget för en användare med behörighet att redigera.
- Visning: I visningsläget kan inga ändringar göras för dokumentet och kommentarer visas inte. En användare med behörighet att visa får åtkomst till ett dokument i det här läget och kan inte växla lägen.
- Revidering: I granskningsläget visas ändringar i dokumentet längs med det ursprungliga innehållet och visas som en kommentar. Dokumentets ägare kan senare bestämma huruvida de vill acceptera eller avvisa varje förslag på revision. Det här läget är användbart när du granskar ett dokument som ägs av en annan användare.
Lägga till en rubrik eller Innehållsförteckning
Med funktionen för rubriker kan du enkelt förvandla dina kreativa idéer till strukturerade stycken vilket gör att läsare och du själv kan sätta sig in i nyckelpunkterna vid en snabb genomläsning. Du kan anpassa dina egna formatmallar på rubriker samt även skapa en länk eller en innehållsförteckning baserat på rubrikerna.
Att tillämpa en formatmall för rubrik på text:
- Markera den text som du vill redigera.
- Klicka på menyn Formatera > Rubrik.
- Välj en av följande formatmallar för rubriker:
- Rubrik 1
- Rubrik 2
- Rubrik 3
- Rubrik 4
- Rubrik 5
- Normal text
Du kan även välja en rubrik för formatmall direkt från verktygsfältet för redigering.
Att ändra en formatmall för rubrik:
- Klicka på menyn Formatera > Rubrik > Formatmallar för stycke.
- Välj en rubrik.
- Redigera formatmallen för rubrik via verktygsfältet för redigering i fönstret.
- Redigera andra formatmallar för rubriker om det behövs.
- Klicka på OK.
Att tillämpa formatmall för text på en rubrik:
Du kan även redigera formatmallen för texten först och sedan tillämpa den nya formatmallen på en rubrik. Följ stegen nedan för att göra det.
- Redigera formatmallen för din markerade text.
- Markera och högerklicka på texten.
- Välj huruvida du vill tillämpa den nya formatmallen på den aktuella rubriken eller någon annan. Om aktuell rubrik för den markerade texten exempelvis är Rubrik 2, klicka på Tillämpa formatmall på Rubrik 2 om du vill uppdatera den nya formatmallen till Rubrik 2. I annat fall, klicka på Tillämpa formatmall på en annan rubrik och välj en annan rubrik.
Att infoga en länk till en annan del i ett dokument:
Korsreferenser kan göras i ett dokument via infogning av en länk till valfri text som har en rubrik.
- Tillämpa en formatmall för rubrik till texten som du vill länka till.
- Välj texten som ska visas (hädanefter ”visad text”).
- Gör något av följande:
- Klicka på menyn Infoga > Länk.
- Högerklicka på visad text och välj sedan Länk.
- Klicka på fältet Länk och välj den text som du vill länka till från listan över rubriker.
- Klicka på OK.
Att infoga en innehållsförteckning:
Du kan infoga en innehållsförteckning för ett dokument baserat på dina inställningar för rubriker.
- Organisera ditt dokument med lämpliga rubriker.
- Klicka på platsen där du vill infoga innehållsförteckningen.
- Klicka på menyn Infoga > Innehållsförteckning.
Sök och ersätt
Att söka och ersätta en term:
- Klicka på menyn Redigera > Sök och ersätt eller tryck helt enkelt på Ctrl + F.
- Skriv en term i sökfältet. Alla förekomster av termen markeras.
- Om flera resultat hittas kan du växla mellan föregående och nästa med pilarna vänster och höger.
- Klicka på Fler alternativ > Matcha gemener/versaler för att göra din sökning skiftlägeskänslig.
- För att byta ut en term, klicka på Fler alternativ, skriv den nya texten i fältet Ersätt med och gör något av följande:
- Klicka på Ersätt för att ersätta en enstaka förekomst av termen.
- Klicka på Ersätt alla för att ersätta alla förekomster av ordet.