Dokumentumok szerkesztése
Az Office számos funkciót kínál a dokumentumok szerkesztéséhez. Alább a leggyakrabban használt beállításokat ismertetjük, amelyek a gyors használat érdekében az eszköztárból is elérhetők:
- Művelet visszavonása vagy megismétlése
- Betűtípus és -méret módosítása
- Félkövér, dőlt vagy aláhúzott formázás vagy áthúzás hozzáadása
- Szöveg- vagy háttérszín módosítása
- Szöveg igazítása
- Számozott vagy felsorolásjeles lista létrehozása
- Behúzás növelése vagy csökkentése
- Sorköz vagy bekezdések térközének beállítása
- Táblázat, hivatkozás vagy komment beillesztése
A fenti lehetőségek mellett az Office speciális szerkesztési eszközöket is kínál, amelyekkel akár önállóan, akár másokkal együttműködve dolgozhat dokumentumain. Alább néhány fontosabb funkciót emeltünk ki.
Online felhasználók megtekintése
A megnyitott dokumentumoknál megtekintheti, hogy kik azok a felhasználók, akik épp szintén megtekintik vagy szerkesztik az adott dokumentumot. Ezek a felhasználók fiókikonokként jelennek meg a dokumentum címe mellett, a jobb felső sarokban.
- DSM-felhasználók: Felhasználónévvel/becenévvel és profilképpel azonosítja őket a rendszer.
- Nem DSM-felhasználók: 1. vendég, 2. vendég stb. megnevezéssel azonosítja őket a rendszer.
Adott felhasználó aktuális kurzorpozíciójának megtekintése a dokumentumban:
- Kattintson a kívánt felhasználó fiókikonjára a képernyő jobb felső sarkában.
- A rendszer megmutatja a felhasználó aktuális kurzorpozícióját. A felhasználónevet/becenevet és a kurzort ugyanaz a szín jelöli.
Váltás a munkavégzési üzemmódok között
A dokumentum megnyitását követően a képernyő jobb felső sarkának közelében láthatja a munkavégzési üzemmódok közötti váltásra szolgáló legördülő menüt. A szerkesztési engedéllyel rendelkező felhasználók a következő munkavégzési módok között válthatnak:
- Szerkesztés: Szerkesztési módban a dokumentumon végzett módosításokat a rendszer azonnal menti. Ez a szerkesztési engedéllyel rendelkező felhasználók számára alapértelmezés szerint elérhető mód.
- Megtekintés: Megjelenítési módban a dokumentumot nem lehet módosítani, és a kommentek sem jelennek meg. A megtekintési engedéllyel rendelkező felhasználók csak így nyithatják meg a dokumentumot, és nem is válthatnak másik módra.
- Változások: A változáskövetési módban a módosítások az eredeti tartalom mellett, kommentként jelennek meg. A dokumentum tulajdonosa később eldöntheti, hogy elfogadja vagy elveti a különböző javasolt változtatásokat. Ez a mód akkor hasznos, ha egy másik felhasználó birtokában lévő dokumentum ellenőrzésére van szükség.
Címsor vagy tartalomjegyzék hozzáadása
A címsor funkcióval kreatív elképzeléseit strukturált bekezdések formájában adhatja vissza, így az olvasók egyetlen pillantással megismerhetik a lényegi elemeket. Saját, egyedi címsorstílusokat állíthat be, valamint a címsorok alapján hivatkozásokat vagy tartalomjegyzéket is létrehozhat.
Címsorstílus alkalmazása a szövegre:
- Jelölje ki a módosítani kívánt szövegrészt.
- Kattintson a Formázás menü Fejléc parancsára.
- Válasszon a következő címsorstílusok közül:
- 1. fejléc
- 2. fejléc
- 3. fejléc
- 4. fejléc
- 5. fejléc
- Egyszerű szöveg
A címsorstílust közvetlenül a szerkesztési eszköztárból is kiválaszthatja.
Címsorstílus módosítása:
- Kattintson a Formázás menü Fejléc > Bekezdésstílusok parancsára.
- Válasszon egy címsorstílust.
- Az ablakban található szerkesztési eszköztár segítségével módosíthatja is a címsorstílust.
- Ha szükséges, módosítsa a többi címsorstílust is.
- Kattintson az OK gombra.
Szövegstílus alkalmazása címsorra:
Azt is megteheti, hogy előbb a szöveg stílusát állítja be, és ezt alkalmazza a címsorra. Ehhez kövesse az alábbi lépéseket.
- Állítsa be tetszés szerint a kívánt szöveg stílusát.
- Jelölje ki a szöveget, majd kattintson rá jobb gombbal.
- Adja meg, hogy az új stílust az aktuális címsorra, vagy egy másikra szeretné-e alkalmazni. Ha például a kiválasztott szöveg aktuális beállítása 2. fejléc, kattintson a Stílus alkalmazása a 2. fejlécre lehetőségre, ha az új stílust a 2. fejléc beállításra szeretné alkalmazni. Ellenkező esetben kattintson a Stílus alkalmazása egy másik fejlécre lehetőségre, és válasszon egy másik címsort.
Hivatkozás beillesztése a dokumentumba:
A dokumentumban kereszthivatkozásokat is létrehozhat: ehhez a címsorbeállítással ellátott szövegekre mutató hivatkozásokat illeszthet be.
- Alkalmazza a kívánt címsorstílust arra a szövegre, amelyre hivatkozni szeretne.
- Válassza ki a megjeleníteni kívánt szöveget (a továbbiakban: „megjelenített szöveg”).
- Tegye a következők valamelyikét:
- Kattintson a Beszúrás menü Hivatkozás parancsára.
- Kattintson jobb gombbal a megjelenített szövegre, majd válassza a Hivatkozás lehetőséget.
- Kattintson a Hivatkozás mezőre, és a címsorok listájából válassza ki a szöveget, amelyre hivatkozni szeretne.
- Kattintson az OK gombra.
Tartalomjegyzék beszúrása:
A címsorbeállítások alapján tartalomjegyzéket is beilleszthet a dokumentumba.
- Lássa el a dokumentumot a kívánt címsorokkal.
- Kattintson oda, ahová be szeretné szúrni a tartalomjegyzéket.
- Kattintson a Beszúrás menü Tartalomjegyzék parancsára.
Keresés és csere
Kifejezés keresése és cseréje:
- Kattintson a Szerkesztés menü Keresés és csere parancsára, vagy egyszerűen nyomja meg a Ctrl + F billentyűkombinációt.
- Írja be a kívánt kifejezést a keresőmezőbe. A rendszer a kifejezés összes előfordulását kijelöli.
- Ha több találat is van, a bal és jobb nyilakkal válthat a különböző előfordulások között.
- Kattintson a További opciók > Kis- és nagybetűk megkülönböztetése elemre, ha szeretné, hogy a keresés megkülönböztesse a kis- és nagybetűket.
- A csere végrehajtásához kattintson a További opciók elemre, írja be az új szöveget a Csere erre mezőbe, majd tegye az alábbiak egyikét:
- A kifejezés egyetlen előfordulásának cseréjéhez kattintson a Csere lehetőségre.
- A kifejezés összes előfordulásának cseréjéhez kattintson a Valamennyi cseréje lehetőségre.