Trabajar con datos
En esta sección se explican las principales funciones que ofrece Office para trabajar con sus datos en las hojas de cálculo.
Ordenar una hoja de cálculo
Para ordenar una hoja de cálculo:
- Abra una hoja de cálculo.
- Seleccione el intervalo de celdas que desee ordenar.
- Haga clic en el menú Datos > Ordenar, o simplemente haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas y elija Ordenar.
- Seleccione la columna que desee ordenar en primer lugar y si se desea que la columna se ordene en orden ascendente o descendente.
- Especifique más columnas en el menú desplegable Luego por si desea añadir más reglas de ordenación. La ordenación se realizará dando prioridad a estas reglas.
Observación:
- No se puede ordenar un intervalo con celdas combinadas.
Filtrar datos
Para filtrar datos:
- Tras seleccionar un intervalo en una hoja de cálculo, haga clic en el menú Datos > Filtro o simplemente haga clic en el icono de Filtro de la barra de herramientas para crear un filtro.
- Haga clic en el selector de filtros (triángulo inverso) en los encabezados de columna del intervalo seleccionado.
- Filtre una columna de las siguientes formas:
- Ordene la columna: haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.
- Filtre por condición: haga clic en el triángulo inverso para seleccionar una condición del menú desplegable y, si procede, rellene el campo Valor.
- Filtre por valor: active/desactive valores de la lista o escriba un valor en el campo de búsqueda para encontrar el valor que desea conservar u ocultar. También puede activar/desactivar todas las casillas de verificación activando/desactivando Seleccionar todo.
Observación:
- Si filtra un intervalo por condición y por valor al mismo tiempo, SpreadSheet filtrará el intervalo solo por condición.
- Al utilizar el filtro por condición, no puede introducir una fórmula en el campo Valor.
- Un filtro no se aplica a las celdas cuyo valor se cambia tras la aplicación del filtro. Por ejemplo, si aplica un filtro con la condición "Mayor que 3" y, a continuación, cambia el valor de la celda de 4 a 2, esta celda seguirá mostrándose.
- También se admite la vista de filtro, que le permite filtrar los datos sin que afecte a la forma en que otros usuarios visualizan la misma hoja de cálculo.
Usar la validación de datos
Para aplicar la validación de datos:
- Tras seleccionar un intervalo en la hoja de cálculo, haga clic en el menú Datos > Validación de datos o simplemente haga clic con el botón derecho en el intervalo y seleccione Validación de datos.
- Introduzca un intervalo en el campo Intervalo de celdas. O bien, haga clic en el icono de la cuadrícula para seleccionar un intervalo. Mantenga pulsada la tecla Ctrl para seleccionar varios intervalos.
- Seleccione un tipo de regla en el menú desplegable Regla.
- Seleccione si desea mostrar un mensaje de ayuda. Cada tipo de regla se corresponde con un mensaje de ayuda predeterminado que puede editar.
Observación:
- El mensaje de ayuda se mostrará como un mensaje informativo cuando desplace el ratón sobre una celda vacía.
- Si una celda ya contiene un valor no válido, el mensaje de ayuda se mostrará entonces como un aviso (ver más abajo).
- Seleccione la opción que desea que realice SpreadSheet (Mostrar aviso o Rechazar entrada ) cuando introduzca datos que contengan un valor no válido.
- Haga clic en Guardar.
Observación:
- Si selecciona Mostrar aviso, aparecerá un triángulo rojo en la esquina superior derecha de la celda. Mueva el ratón sobre el triángulo rojo para ver el mensaje de aviso.
- Si selecciona Rechazar entrada, aparecerá un cuadro de diálogo para rechazar los datos que acaba de introducir.
Aplicar reglas de formato condicional
Para aplicar formato condicional:
- Haga clic en el menú Formato > Formato condicional para abrir la ventana de configuración.
- Haga clic en Crear para crear una nueva regla de formato condicional, o bien haga doble clic en una regla existente para editarla.
- Introduzca un intervalo en el campo Intervalo de celdas. O bien, haga clic en el icono de la cuadrícula para seleccionar un intervalo. Mantenga pulsada la tecla Ctrl para seleccionar varios intervalos.
- Seleccione un tipo de regla en el menú desplegable Regla.
- Si el tipo de regla seleccionada contiene uno o varios valores, introduzca uno o varios valores en los campos Valor o Fórmula. Un valor puede ser de uno de los siguientes tipos:
- Número
- Texto
- Fórmula (debe comenzar con el signo igual =)
- Configure el estilo de formato que desea aplicar a las celdas que cumplen con los criterios anteriores.
- Haga clic en OK.
Observación:
- Si varias reglas tienen intervalos solapados, Office dará prioridad a la regla que esté presente en una posición más alta en la lista de reglas. Puede arrastrar y soltar reglas para cambiar el orden.
- El estilo de formato condicional tiene preferencia sobre el estilo aplicado originalmente a una celda. Por ejemplo, el color de fondo original de una celda es azul, pero dado que esta celda cumple con los criterios de una regla de formato condicional que aplica un color de fondo verde a las celdas, el color de fondo de esta celda pasará a ser verde.
Definición del nombre de rango
Para definir un rango:
- Abra el menú Datos > Definir nombre de rango.
- Haga clic en Crear e introduzca el nombre que prefiera.
- Seleccione o introduzca la referencia de celda del rango que desea definir en el campoRango.
- Haga clic en OK.
Limitaciones de nombres de reglas:
- El primer carácter del nombre de una regla debe ser una letra, una barra invertida o un guion bajo, mientras que el resto de caracteres pueden ser letras, números, puntos y guiones bajos.
- Los nombres de las reglas no serán referencias de celda, números puros o constantes booleanas, por ejemplo, A5, R2C3, 123 o TRUE.
- No se diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Por lo tanto "RangoNombre" y "rangonombre" se considerarán iguales.
Limitaciones de rangos definidos:
- La referencia de celda de un rango definido debe incluir el nombre de la hoja de cálculo correspondiente, por ejemplo sheet!A1:B2.
- No se admiten fórmulas en los valores de rango.
Inserción de gráficos
Office admite hasta 11 tipos de gráficos para ayudarle a presentar datos numéricos visualmente y, de esta forma, hacer que su hoja de cálculo sea más completa.
- Gráfico de columnas
- Gráfico de columnas apiladas
- Gráfico de barras
- Gráfico de barras apiladas
- Gráfico de áreas
- Gráfico de áreas apiladas
- Gráfico de líneas
- Gráfico de líneas apiladas
- Gráfico circular
- Gráfico de dispersión
- Gráfico combinado
Para insertar un gráfico:
- Seleccione las celdas que incluyen los datos con los que desea crear el gráfico.
- Haga clic en el menú Insertar > Gráfico o, simplemente, haga clic en el icono de Gráfico en la barra de herramientas. Se abrirá el editor de gráficos.
- En la pestaña Gráfico, seleccione un tipo de gráfico. Desde aquí, también puede editar el rango de datos y decidir si desea usar la columna situada más a la izquierda o la fila superior como encabezados.
- Cambie a la pestaña Avanzado para editar el título del gráfico, el título del eje X y el título del eje Y. Si ha elegido un gráfico combinado, también puede ajustar los dos tipos de gráficos a partir del gráfico combinado.
- Obtenga una vista previa del gráfico en la parte derecha de la ventana.
- Haga clic en Aplicar.
- Si desea editar el gráfico de nuevo, haga clic en él y, a continuación, en Editar para abrir el editor de gráficos.