資料處理
本篇將介紹 Office 主要提供的試算表資料處理功能。
排序試算表
若要排序試算表:
- 開啟任一試算表。
- 將您想排序的儲存格範圍反白。
- 按一下資料選單 > 排序,或輕鬆在儲存格上按右鍵並選擇排序。
- 選擇要先排序的欄,並選擇要依遞增或遞減順序來排序。
- 若要新增其他排序規則,請在次要排序依據下拉式選單中指定更多欄。排序的優先順序會根據規則的順序而定。
篩選資料
若要篩選資料:
- 於試算表中選取一個範圍後,按一下資料 選單 > 篩選器,或直接按一下工具列上的篩選器圖示來建立篩選器。
- 於選取範圍中,按一下首欄標題旁倒三角形的篩選器符號。
- 透過以下步驟來篩選欄內的資料:
- 排序資料:按一下從 A 到 Z 排序或從 Z 到 A 排序。
- 依條件篩選:按一下倒三角形後從下拉式選單中選擇篩選條件,並於值欄位中輸入資料 (若條件適用)。
- 依值篩選:勾選或取消勾選清單中的值,或於搜尋欄位中輸入特定值以尋找您想保留或隱藏的值。您亦可勾選或取消勾選全部選取來選擇或取消選擇所有的核取方塊。
注意:
- 若您同時使用依條件篩選及依值篩選,SpreadSheet 將只以條件篩選的設定來篩選資料。
- 當使用依條件篩選時,您無法於值欄位中輸入公式。
- 若是在套用篩選器之後才變更儲存格的內容,該儲存格將不會被篩選。例如,若您套用一個條件為「大於 3」的篩選器,之後再將某個儲存格的值由 4 改為 2,該儲存格仍會顯示。
- 此外,也支援篩選器檢視畫面提供您在不影響其他使用者檢視此試算表的情況下篩選資料。
使用資料驗證
若要套用資料驗證:
- 於試算表中選取一個範圍後,按一下資料選單 > 資料驗證,或輕鬆在範圍上按右鍵並選擇資料驗證。
- 於範圍欄位中輸入範圍,或按一下表格形狀的按鈕來選擇範圍。請按住 Ctrl 鍵來選擇多個範圍。
- 從規則下拉式選單中選擇規則類型。
- 選擇您是否要顯示說明訊息。每種類型的規則皆有相對應的預設說明訊息,您亦可編輯自訂的說明訊息。
注意:
- 當您將滑鼠移到空白的儲存格時,將有工具提示顯示說明訊息。
- 若儲存格已含有無效的值,說明訊息將以警告顯示 (參閱下方)。
- 選擇當您輸入無效的資料時,您想要 SpreadSheet 顯示警告訊息或拒絕輸入內容。
- 按一下儲存。
注意:
- 若您選擇顯示警告訊息,儲存格右上角將會出現紅色三角形。您可將滑鼠移到紅色三角形上方來檢視警告訊息。
- 若您選擇拒絕輸入內容,當您輸入無效的資料時,畫面上將彈出對話方塊,並拒絕您剛才輸入資料。
套用條件式格式規則
若要套用條件式格式設定:
- 按一下格式選單 > 條件式格式設定來開啟設定視窗。
- 按一下新增來建立新的條件式格式規則, 或雙擊一個已建立的規則來編輯。
- 於範圍欄位中輸入範圍,或按一下表格形狀的按鈕來選擇範圍。請按住 Ctrl 鍵來選擇多個範圍。
- 從規則下拉式選單中選擇規則類型。
- 若選取的規則類型包含一個或多個值,請於值或公式欄位輸入。值可為下列任一類型:
- 針對符合以上條件的儲存格來設定您想要套用的格式樣式。
- 按一下確定。
注意:
- 不同規則之間若有重疊的範圍,Office 將優先套用列表位置中最上面的規則。您可以藉由拖拉的方式來改變規則的順序。
- 條件式格式的樣式優先權高於儲存格內的原本的樣式設定。例如,某儲存格為原藍色背景,但由於符合樣式為綠色背景的條件式格式規則,因此該儲存格將會顯示綠色背景。
定義範圍名稱
若要定義範圍:
- 開啟資料選單 > 定義範圍名稱。
- 按一下建立,並依照您喜好輸入名稱。
- 於範圍欄位中選取或輸入您想定義之範圍的儲存格參照。
- 按一下確定。
關於規則名稱的限制:
- 規則名稱的第一個字元必須為字母、反斜線或底線,其他字元則可以使用字母、數字、句點及底線。
- 規則名稱不得為儲存格參照、純數字或布林常數,如:A5、R2C3、123 和 TRUE。
- 系統並不區別大小寫字母,因此,「NamedRange」和「namedrange」會視作相同名稱。
關於定義範圍的限制:
- 定義範圍的儲存格參照必須包含該試算表的名稱,如 sheet!A1:B2。
- 範圍的值不可為公式。
插入圖表
Office 支援 11 種圖表類型,協助您將數值資料以視覺化的方式呈現,使您的試算表更為豐富。
- 直條圖
- 堆疊直條圖
- 橫條圖
- 堆疊橫條圖
- 區域圖
- 堆疊區域圖
- 折線圖
- 堆疊折線圖
- 圓形圖
- 散布圖
- 組合圖
若要插入圖表:
- 選取您要建立圖表的儲存格,儲存格內須含有資料。
- 按一下插入選單 > 圖表,或從工具列中按一下圖表圖示。 圖表編輯器將自動開啟。
- 於圖表頁籤中選擇圖表類型。您也可以從此處編輯資料範圍,並決定要使用最左邊的欄或最上方的列作為標題。
- 切換至進階設定頁籤來編輯圖表標題、X 軸標題,及 Y 軸標題。若您選擇的是組合圖,您也可以調整圖中的兩種圖表類型。
- 於視窗右側預覽圖表。
- 按一下套用。
- 若要再次編輯圖表,請按一下圖表,接著按一下編輯來開啟圖表編輯器。