Informazioni generali
Impostazioni locali predefinite
In aggiunta alla lingua di visualizzazione di Office, selezionabile in Impostazioni > Profilo, è possibile anche modificare la formattazione di numeri, valute e date negli spreadsheet in base alla propria lingua e regione geografica. Seguire i passi successivi per cambiare l'impostazione locale predefinita per tutti gli spreadsheet.
- Fare clic sull'icona Account > Impostazioni > Office > Impostazioni locali predefinite.
- Le impostazioni locali predefinite sono uguali alle impostazioni locali del browser. Selezionare un'impostazione locale dal menu a discesa per modificare le impostazioni locali predefinite.
- Fare clic su OK.
Nota:
- per regolare le impostazioni locali dello spreadsheet corrente, aprire il menu File > Impostazioni spreadsheet e scegliere un'impostazione locale dal menu a discesa.
Compatibilità dei file Synology Office con i file Microsoft
Per convertire i file Microsoft Office in file Synology Office:
Con il pacchetto Office installato è possibile utilizzare la seguenti funzioni in Drive:
- Creare documenti, spreadsheet e diapositive che supportano la collaborazioni online di più utenti.
- Creare documenti crittati, spreadsheet e diapositive sulla protezione di file privati.
- Per convertire file Microsoft Office in file Synology Office, procedere come segue:
- Con il tasto destro del mouse fare clic sui file Microsoft dei formati elencati nella sezione seguente.
- Fare clic sull'opzione Converti in file Office.
- I file Microsoft Office saranno convertiti nei nuovi file Synology Office.
- Scaricare i file Synology Office come file Microsoft Office facendo clic con il tasto destro del mouse sui file Synology Office e selezionando Scarica.
Formati di file supportati per la conversione:
- Documento: .docx (con Document Viewer* installato, è possibile importare anche i seguenti formati file: .doc, .odf e .rtf)
- Spreadsheet: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv
- Diapositive: .pptx
Per scaricare i file Synology Office come file Microsoft Office
Dopo avere aperto un file da scaricare, andare al menu File > Scarica. Il file sarà scaricato in uno dei seguenti formati:
- Documento: .docx, .odt
- Spreadsheet: .xlsx, .ods
- Diapositive: .pptx
Nota:
- Vengono convertiti soltanto i formati (es., dimensioni carattere, colore testo, commenti, collegamenti ipertestuali, tipi di grafici) supportati da Office.
- I file crittati non possono essere importati in Office.
Gestione dei modelli
Il pacchetto Office fornisce vari modelli integrati con cui tutti gli utenti possono creare file, ma che non possono modificare, condividere, eliminare o rinominare. Tuttavia, gli utenti possono anche creare dei propri modelli personalizzati che potranno modificare, condividere, eliminare, rinominare e pubblicare. Per andare alla pagina del modello, fare clic su File > Nuovo file da modello.
Per creare un modello personalizzato:
- Aprire un file esistente da salvare come modello.
- Aprire il menu File e fare clic su Salva come modello.
- Specificare un nome per il modello.
Nota:
- Le versioni cronologiche e le impostazioni di crittografia del file originale non saranno salvate nel modello, né saranno salvati commenti o revisioni.
Per condividere un modello:
Fare clic sull'icona Condividi nella barra degli strumenti. Selezionare l'utente con cui condividere il modello e il tipo di autorizzazione da fornire. Dopo avere condiviso il modello, gli utenti con l'autorizzazione potranno vederlo facendo clic su + > Da modello nel portale Drive oppure su File > Nuovo file da modello nell'editor di Office.
È possibile condividere il modello con:
- Utente: per consentire a specifici utenti di accedere al modello.
- Gruppo: per consentire agli utenti in gruppi specifici di accedere al modello.
- Interno: per tutti gli utenti interni che posso accedere a Drive per accedere al modello.
I tipi di autorizzazione per la condivisione del modello includono:
- Modifica: Gli utenti a cui viene assegnata l'autorizzazione di gestione possono modificare, condividere, eliminare e rinominare il modello.
- Visualizza: Gli utenti con l'autorizzazione di visualizzazione possono soltanto creare nuovi file con il modello.
Nota:
- Gli utenti con privilegi amministrativi possono gestire tutti i modelli.
Per condividere un modello URL:
Per condividere il modello tramite un URL, fare clic sull'icona Condividi nella barra degli strumenti, copiare il collegamento di condivisione del modello e inviarlo ai destinatari con cui condividere il modello.
Dopo la ricezione e l'apertura di un link:
- Gli utenti con autorizzazione Visualizza saranno indirizzati alla modalità di visualizzazione.
- Anche gli utenti con autorizzazione Modifica saranno indirizzati alla modalità di visualizzazione, ma possono passare anche alla modifica.
- Gli utenti senza autorizzazione saranno indirizzati alla pagina Richiedi accesso.
Utilizzo dei modelli
Per i modelli integrati. è solo possibile visualizzare in anteprima e creare file con questi dalla pagina del modello. Come per i modelli condivisi con l'utente da altri utenti, è possibile visualizzare e creare file con un modello di cui si dispone l'autorizzazione da visualizzare, mentre per un modello con autorizzazione a modificare, sarà possibile rinominarlo, eliminarlo, modificarlo e pubblicarlo. Per ulteriori dettagli, vedere di seguito:
Per modificare e pubblicare un modello:
- Modificare i modelli come qualsiasi altro file regolare.
- Dopo il completamento della modifica, pubblicare il modello per verificare che gli utenti che creano file con il modello utilizzeranno la versione completa dello stesso.
Nota:
- Quando un file viene salvato come modello, il sistema lo considererà come già pubblicato.
- Quando si accede a un modello tramite il rispettivo URL, gli utenti vedranno la versione del modello pubblicato più di recente invece della versione ancora in fase di modifica.
- Commenti, revisione e cronologia versioni di un modello non saranno salvati nei file creati con lo stesso modello.
Gestione delle versioni dei file
Quando si lavora sui file in Office, le versioni vengono salvate automaticamente e periodicamente nel server, eliminando il rischio di perdere dati se il foglio di calcolo viene chiuso senza salvarlo. Viene registrata la cronologia completa delle versioni per ogni file, incluso l'orario dell'ultima modifica e gli utenti che hanno apportato delle modifiche al file.
Per ripristinare o copiare una versione di un file:
- Aprire un file
- Fare clic sull'icona Visualizza cronologia nella barra laterale sinistra. Viene visualizzata una finestra principale con un elenco della cronologia delle versioni a destra.
- Fare clic su una versione nell'elenco; nella finestra principale si apre un'anteprima della versione. È possibile passare dalla modalità Nascondi record a Mostra record per le differenze tra le versioni da evidenziare.
- È possibile fare clic sull'icona Altro sull'estremità destra di una versione non nominata e scegliere Versione nome per specificare un nome per la versione.
- È anche possibile fare clic sull'icona Altro sull'estremità destra di una versione denominata e scegliere Rinomina o Rimuovi nome per rinominare o eliminare il nome della versione.
- Fare clic su Ripristina nell'angolo in basso a destra per ripristinare il file alla versione selezionata, che sovrascriverà quella corrente. In alternativa, fare clic su Fai una copia per salvare come file separato la versione selezionata.
Nota:
- il numero di versioni cronologiche è illimitato.
- Office crea una nuova versione cronologica nei seguenti casi:
- Quando le modifiche apportate a un documento includono 1000 comandi (N.B.: una sola azione può includere diversi comandi e il numero di comandi può essere azzerato quando si crea una versione cronologica).
- Quando le modifiche apportate a uno spreadsheet includono 100 comandi (N.B.: una sola azione può includere diversi comandi e il numero di comandi può essere azzerato quando si crea una versione cronologica).
- Quando le modifiche apportate alle diapositive includono 1000 comandi (N.B.: una sola azione può includere diversi comandi e il numero di comandi può essere azzerato quando si crea una versione cronologica).
- Dieci minuti dopo che Office ha ricevuto il primo comando
- Dopo il download, eliminare, eseguire una copia o ripristinare un file a una versione della cronologia
- Quando si fa clic sul menu File > Cronologia versione > Denomina versione corrente per denominare la versione corrente del file.
Crittazione di file
È possibile aggiungere una password di protezione ai file confidenziali, sia quando si crea un file o in seguito.
Per creare un nuovo file con la crittografia:
- Fare clic sul menu File > Nuovo file crittato.
- Selezionare Documento, Spreadsheet o Diapositive.
- Inserire e confermare la password, quindi fare clic su OK. Il file crittografato sarà aperto in una nuova scheda.
Nota:
- il titolo di un file crittografato resta comunque visibile agli altri utenti.
Per aggiungere la crittografia a un file esistente:
- Fare clic sull'icona Crittografa nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Se necessario il titolo può essere modificato.
- Inserire una password nel campo Password.
- Inserire di nuovo la nuova nel campo Conferma password.
Nota:
i seguenti dati non saranno conservati nel file crittografato:
- Etichette
- Autorizzazione alla condivisione
- Asterisco
- Versioni cronologiche
Per cambiare la password di un file crittografato:
- Fare clic sull'icona Crittografa nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Fare clic su Modifica password.
- Immettere la nuova password nel campo Password.
- Immettere la nuova password nel campo Nuova password.
- Immettere la nuova password nel campo Conferma password.
- Fare clic su OK.
Per creare una copia non crittografata di un file crittografato:
- Fare clic sull'icona Crittografa nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Selezionare Creare una copia decrittografata.
- Immettere la nuova password nel campo Password.
- Fare clic su OK.
Condivisione di file Office
È possibile scegliere se garantire la visualizzazione, la modifica, i commenti o la gestione dell'autorizzazione per altri utenti o gruppi DSM. Dopo avere condiviso un file, gli invitati accetteranno le notifiche.
Autorizzazione collegamento di condivisione:
Fare clic sull'icona Condividi nella barra degli strumenti. Selezionare una delle seguenti opzioni dal menu a discesa Autorizzazione.
- Privata - Possono accedere solo gli invitati
L'elenco di account invitati di seguito può accedere all'elemento in base alla rispettiva autorizzazione.
- Interna - Chiunque con un account può visualizzare/modificare
Tutti gli account con autorizzazione ad accedere a Drive in DiskStation possono accedere all'elemento dopo avere eseguito l'accesso.
- Pubblica - Chiunque può visualizzare/modificare
Chiunque può accedere all'elemento tramite il link senza eseguire l'accesso.
Per invitare account:
- Nel campo Utente/gruppo, inserire un nome gruppo o un nome utente DSM. DSM suggerisce i nomi utente o i nomi gruppo dopo che l'utente ha iniziato a digitare.
- Selezionare nel menu a discesa se consentire a questo utente o gruppo di visualizzare, modificare, gestire o solo commentare l'elemento.
- Fare clic sul pulsante + per condividere questo elemento con quell'utente o gruppo. È possibile aggiungere più utenti o gruppi.
- Fare clic su OK.
Nota:
- è possibile condividere i file e le cartelle sono con gruppi o utenti DSM autorizzati ad accedere a Drive. È possibile concedere l'autorizzazione a uno specifico utente o gruppo in Pannello di controllo > Utente o Gruppo.
Backup e ripristino
Con Hyper Backup, è possibile eseguire il backup di Office su destinazioni locali o remote e ripristinare le impostazioni e i dati del pacchetto a un punto precedente nel tempo. Eseguire contemporaneamente il backup di Drive e Office poiché i file Synology Office sono gestiti in Drive. Per informazioni dettagliate andare su Guida di Drive > Backup e ripristino.