編輯文件
Office 提供多樣化的文件編輯選項,您可以在工具列中找到以下常用的選項,快速進行操作:
- 復原或取消復原上一個操作
- 變更字體或字型大小
- 為文字加上粗體、斜體、底線或刪除線
- 變更文字或背景的顏色
- 對齊文字
- 建立編號清單或項目清單
- 增加或減少縮排
- 調整行距或段落間距
- 插入表格、連結或評論
除了上述選項,Office 也提供進階的編輯工具,供您編寫文件,不論是您個人或與他人協作的文件皆可適用。以下特別介紹重點功能。
檢視線上使用者
開啓一份文件之後,您會看到其他正在檢視或編輯同一份文件的使用者。每一位使用者皆會以帳號圖示顯示於文件右上方的標題旁。
- DSM 使用者:可透過使用者帳號/暱稱及個人資料照片來辨認。
- 非 DSM 使用者:將顯示為訪客 1、訪客 2,依此類推。
若要檢視使用者目前滑鼠游標於文件中的位置:
- 於畫面右上方按一下使用者的帳號圖示。
- 您將被引導至該使用者目前滑鼠游標所在的位置,其使用者帳號/暱稱及游標將以相同的顏色標示。
切換工作模式
開啓一份文件之後,您可於靠近畫面右上角的地方找到工作模式的下拉式選單。任何具有編輯權限的使用者皆可切換工作模式:
- 編輯:於編輯模式下,對文件所做的變更將直接儲存 。具有編輯權限使用者,其預設的工作模式即為編輯模式。
- 檢視:於檢視模式下,您無法對文件做出任何變更,且先前的評論內容將不會顯示。僅具有檢視權限的使用者僅能在檢示模式下存取文件,無法切換工作模式。
- 修訂:於修訂模式下,對文件所做的變更會與原內容並列顯示,且會新增為評論。文件的擁有者之後可決定是否要接受或拒絕修訂的建議。當您要校閱其他使用者的文件時,修定模式即可派上用場。
列印版面配置
在預設狀態下,Office 文件僅會顯示於連續的單一頁面,並不會出現頁面之間的間隔。若您希望文件內容分頁顯示,請開啟檢視選單 > 列印版面配置。配置模式切換為列印版面配置後,您可以透過下列方式調整與版面配置相關的內容:
- 開啟檔案選單 > 頁面設定以調整方向、紙張尺寸及邊界。
- 按一下插入 > 頁首/頁尾以編輯頁首及頁尾。若要自訂第一頁的頁首及頁尾,請按一下選項 > 第一頁不同。
注意:
- 頁首及頁尾的顯示區域會因您設定的上下邊界而異。
- 您在編輯頁首及頁尾時,系統不支援下列功能:
- 縮放
- 調整標題樣式
- 插入表格、評論、圖表、目錄及圖案
新增標題或目錄
「標題」功能可讓您輕輕鬆鬆將您的創意巧思組織為結構分明的段落,使重點一目了然,便於讀者及您自己快速掌握。您可以自訂標題格式,亦可透過標題建立連結或目錄。
若要將標題樣式套用至文字:
- 選擇您要編輯的文字。
- 按一下格式選單 > 標題。
- 選擇下列其中一個標題樣式:
您也可以直接從編輯工具列中選擇標題樣式。
若要變更標題樣式:
- 按一下格式選單 > 標題 > 段落樣式。
- 選擇一個標題。
- 透過視窗中的編輯工具列來編輯標題樣式。
- 如有需要,可繼續編輯其他的標題樣式。
- 按一下確定。
若要將文字樣式套用至標題:
您也可以先編輯好文字的樣式,再將新的樣式套用至標題。請依照以下步驟來操作。
- 編輯所選文字的樣式。
- 選取文字後按一下右鍵。
- 選擇您要將新的樣式套用至目前的標題或另一個標題。例如,若所選文字目前的標題樣式為標題二,而您也想將新的樣式更新至標題二,則按一下將樣式套用至標題二。若否,則按一下將樣式套用至其他標題。
若要為文件中的其他部分插入連結:
若文字帶有標題樣式,您即可透過插入連結的方式來建立文件內的交互參照。
- 將一個標題樣式套用至您要建立連結的文字。
- 選取要顯示的文字 (以下稱為「顯示文字」)。
- 請執行下列任一操作:
- 按一下插入選單 > 連結。
- 對著顯示文字按一下右鍵後,選擇連結。
- 按一下連結欄位,接著從標題清單中選擇您要建立連結的文字。
- 按一下確定。
若要插入目錄:
您可以透過標題設定來為文件插入目錄。
- 為文件套用適合的標題並加以組織。
- 按一下您要插入目錄的位置。
- 按一下插入選單 > 目錄。
若要檢視文件大綱:
開啟檢視選單 > 顯示大綱。
尋找與取代
若要尋找並取代字詞:
- 按一下編輯選單 > 尋找與取代,或按 Ctrl + F 鍵。
- 於搜尋欄位中輸入字詞。所有出現該搜尋字詞的地方皆會以反白顯示。
- 若搜尋到多筆結果,您可以使用左右方向箭頭來切換至前一筆或下一筆搜尋結果。
- 按一下更多選項 > 大小寫需相符來讓搜尋功能區分大小寫。
- 若要取代字詞,按一下更多選項,於取代為欄位中輸入新的字詞,並執行下列任一操作:
- 按一下取代來取代單一一筆搜尋結果。
- 按一下全部取代來取代所有相符的搜尋結果。