Edición de hojas de cálculo
Puede editar y dar formato a los datos de sus hojas de cálculo con la barra de herramientas de la hoja de cálculo. A continuación se muestran las principales opciones de formato de acceso rápido que se pueden encontrar en la barra de herramientas:
- Deshacer o rehacer la última acción
- Cambiar la fuente o el tamaño del texto
- Aplicar negrita, cursiva, subrayado o tachado al texto
- Cambiar el color del texto o del fondo
- Agregar bordes a las celdas
- Combinar o separar celdas
- Alinear el texto
- Ajustar el texto
- Insertar un gráfico, vínculo, filtro o comentario
Además de la barra de herramientas, Office también ofrece muchas otras opciones de edición y formato. A continuación se enumeran las funciones más destacadas.
Identificación de usuarios en línea
Al abrir una hoja de cálculo, podrá ver a otros usuarios que estén viendo o editando la misma hoja de cálculo en ese momento. Estarán representados con un icono de cuenta junto al título de la hoja de cálculo en la esquina superior derecha.
- Usuarios de DSM: se pueden identificar por su nombre de usuario/alias y foto de perfil.
- Usuarios que no son de DSM: se mostrarán como Invitado 1, Invitado 2, etc.
Para ver la posición actual del cursor de un usuario en una hoja de cálculo:
- Haga clic en el icono de cuenta de un usuario en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Se le dirigirá a la posición actual del cursor de ese usuario, con el nombre de usuario/alias y el cursor marcados en el mismo color.
Copiar y pegar
Para realizar un pegado especial en una hoja de cálculo:
- Copie los datos que desee pegar.
- Haga clic en el menú Editar > Pegado especial, o simplemente haga clic con el botón derecho en la celda y elija Pegado especial.
- Si desea pegar únicamente el texto contenido en el intervalo de celdas original, seleccione Pegar solo los valores. Si desea copiar únicamente el formato de celda, seleccione Pegar solo el formato.
Observación:
- El pegado especial proporciona más control sobre qué propiedades se copian y pegan en un intervalo de celdas, pero el pegado especial solo funciona en una única hoja de cálculo. Es decir, no se pueden copiar celdas de una hoja de cálculo y usar la función de pegado especial en una hoja de cálculo abierta en otra pestaña.
Buscar y reemplazar
Para buscar y reemplazar un término:
- Haga clic en el menú Editar > Buscar y reemplazar, o simplemente pulse Ctrl + F.
- Escriba un término en el campo de búsqueda. Se resaltarán todas las instancias del término.
- Si se han detectado varios resultados, puede cambiar entre cada uno y el siguiente con las flechas izquierda y derecha.
- Haga clic en Más opciones y marque las siguientes dos casillas para obtener un resultado de la búsqueda más preciso:
- Coincidir mayúsculas y minúsculas: hace que la búsqueda distinga entre mayúsculas y minúsculas.
- Coincidir con el contenido de toda la celda: la búsqueda se realiza en las celdas que contienen exactamente el mismo texto que escribe. Por ejemplo, una celda que contenga la palabra libros no se devolverá si escribe libro.
- Para sustituir un término, haga clic en Más opciones, escriba el nuevo texto en el campo Sustituir por y realice cualquiera de las acciones siguientes:
- Haga clic en Sustituir para reemplazar una sola aparición del término.
- Haga clic en Sustituir todo para reemplazar todas las apariciones del término.
Edición de filas, columnas y celdas
Para insertar una fila:
- Seleccione una fila y haga clic en el menú Insertar > Fila superior o Fila inferior. O bien, haga clic con el botón derecho en la fila seleccionada y seleccione Insertar 1 arriba o Insertar 1 abajo.
- Para insertar varias filas, haga clic con el botón derecho en la fila seleccionada, elija Insertar varias filas e introduzca la posición y la cantidad.
Para insertar una columna:
- Seleccione una columna y haga clic en el menú Insertar > Columna a la izquierda o Columna a la derecha. O bien, haga clic con el botón derecho en la columna seleccionada y seleccione Insertar 1 a la izquierda o Insertar 1 a la derecha.
- Para insertar varias columnas, haga clic con el botón derecho en la columna seleccionada, elija Insertar varias columnas e introduzca la posición y la cantidad.
Para inmovilizar/liberar filas o columnas:
- Haga clic en el menú Ver > Inmovilizar.
- Seleccione una de las opciones para inmovilizar hasta dos filas o columnas. También puede seleccionar Hasta la fila actual o Hasta la columna actual para inmovilizar las filas o columnas hasta el elemento seleccionado.
- Los datos de las filas o columnas inmovilizadas permanecerán en el mismo lugar mientras se desplaza por la hoja de cálculo.
- Para liberar filas o columnas, haga clic en el menú Ver > Inmovilizar, y seleccione Liberar filas o Liberar columnas.
Para ocultar/mostrar filas o columnas:
- Seleccione una o varias filas/columnas.
- Haga clic en el menú Ver, o simplemente haga clic con el botón derecho en las filas/columnas seleccionadas y, a continuación, elija Ocultar filas u Ocultar columnas. Aparecerá un triángulo invertido sobre el encabezado de las filas o columnas ocultas.
- Para mostrar filas o columnas, basta con hacer clic en el triángulo invertido y las filas o columnas ocultas volverán a aparecer.
Para combinar o separar celdas:
- Resalte las celdas que desee combinar.
- Haga clic en el menú Formato > Combinar celdas > Combinar.
- Para separarlas, resalte las celdas y haga clic en el menú Formato > Combinar celdas > Separar.
Observación:
- El número máximo total de celdas por hoja de cálculo es 2 000 000.
- La combinación de celdas solo guardará el valor situado en el extremo superior izquierdo.
Inserción de vínculos y notas
Para añadir un vínculo:
- Haga clic en la celda en la que desea insertar el vínculo.
- Haga clic en el menú Insertar > Vínculo, o simplemente haga clic con el botón derecho en la celda y elija Insertar vínculo.
- En el campo Texto, escriba o edite el texto que aparecerá en la celda que contiene el vínculo. Deje este campo vacío si desea mostrar la URL completa.
- En el campo Vínculo, pegue una dirección URL.
- Haga clic en Aplicar para guardar la configuración.
Para eliminar un vínculo:
- Haga clic en la celda con la dirección URL que desee eliminar.
- Haga clic con el botón derecho en la celda y elija Eliminar vínculo.
Para insertar una nota:
- Haga clic en la celda en la que desea insertar una nota.
- Haga clic en el menú Insertar > Nota, o simplemente haga clic con el botón derecho en la celda y elija Insertar nota.
- Escriba o edite la nota en el cuadro de edición.
- Mueva el cursor del ratón fuera de la celda. Verá un triángulo negro en la esquina superior derecha de la celda. La nota aparecerá cada vez que mueva el cursor del ratón sobre la celda.
Para eliminar una nota:
- Desplace el cursor del ratón sobre una celda con una nota (con un triángulo negro en la esquina superior derecha).
- Elimine la nota del cuadro de edición.