Arbeiten mit Daten
In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Funktionen von Office für die effiziente Tabellenkalkulation beschrieben.
Sortieren eines Arbeitsblatts
Arbeitsblatt sortieren:
- Öffnen Sie ein Arbeitsblatt.
- Markieren Sie den Zellbereich, den Sie sortieren möchten.
- Klicken Sie auf das Menü Daten > Sortieren oder rechtsklicken Sie einfach in die ausgewählten Zellen und wählen Sie Sortieren aus.
- Wählen Sie die Spalte aus, die zuerst sortiert werden soll, und legen Sie fest, ob diese Spalte in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortiert werden soll.
- Geben Sie über das Dropdown-Menü Dann nach weitere Spalten an, wenn Sie weitere Sortierregeln hinzufügen möchten. Die Priorität der Sortierung richtet sich nach der Reihenfolge Ihrer Regeln.
Anmerkung:
- Ein Bereich, der verbundene Zellen enthält, kann nicht sortiert werden.
Filtern von Daten
Daten filtern:
- Um einen Filter zu erstellen, wählen Sie einen Bereich im Arbeitsblatt aus, klicken Sie auf das Menü Daten > Filter oder nutzen Sie einfach das Filter-Symbol in der Symbolleiste.
- Klicken Sie auf die Filterauswahl (kleines auf der Spitze stehendes Dreieck) in der (den) Spaltenüberschrift(en) im ausgewählten Bereich.
- Sie können eine Spalte auf folgende Weise filtern:
- Spalte sortieren: Klicken Sie auf Von A bis Z sortieren oder auf Von Z bis A sortieren.
- Nach Bedingung filtern: Klicken Sie auf das auf der Spitze stehende Dreieck, um aus dem Dropdown-Menü eine Bedingung auszuwählen, und füllen Sie gegebenenfalls das Feld Wert aus.
- Nach Wert filtern: Aktivieren/deaktivieren Sie Werte in der Liste oder geben Sie einen Wert in ein Suchfeld ein, um den Wert zu finden, der angezeigt oder ausgeblendet werden soll. Sie können auch alle Kontrollkästchen aktivieren/deaktivieren, indem Sie Alle auswählen aktivieren/deaktivieren.
Anmerkung:
- Wenn Sie einen Bereich gleichzeitig nach Bedingung und nach Wert filtern, filtert SpreadSheet den Bereich nur nach Bedingung.
- Wenn Sie nach Bedingung filtern, können Sie in das Feld Wert keine Formel eingeben.
- Ein Filter gilt nicht für Zellen, deren Wert nach Anwendung des Filters geändert wird. Wenden Sie beispielsweise einen Filter mit der Bedingung "Größer als 3" an und ändern dann den Wert einer Zelle von 4 in 2, wird diese Zelle trotzdem angezeigt.
- Die Filteransicht wird ebenfalls unterstützt. Damit können Sie Daten filtern, ohne die Art und Weise zu beeinflussen, wie dieses Arbeitsblatt anderen Benutzern angezeigt wird.
Verwendung der Datenvalidierung
Datenvalidierung anwenden:
- Nachdem Sie einen Bereich im Arbeitsblatt ausgewählt haben, klicken Sie auf Daten > Datenvalidierung oder rechtsklicken Sie einfach in den Bereich und wählen Sie Datenvalidierung aus.
- Geben Sie in das Feld Zellenbereich einen Bereich ein. Sie können auch auf das Rastersymbol klicken, um einen Bereich auszuwählen. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Bereiche auszuwählen.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Regel einen Regeltyp aus.
- Wählen Sie aus, ob eine Hilfe angezeigt werden soll. Zu jedem Regeltyp gehört eine entsprechende Standardhilfe, die Sie bearbeiten können.
Anmerkung:
- Die Hilfe wird als QuickInfo angezeigt, wenn Sie die Maus über eine leere Zelle bewegen.
- Enthält eine Zelle bereits einen ungültigen Wert, wird stattdessen eine Hilfe als Warnung angezeigt (siehe unten).
- Wählen Sie aus, wie SpreadSheet reagieren soll, wenn Sie Daten mit einem ungültigen Wert eingeben: Warnung anzeigen oder Eingabe ablehnen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Anmerkung:
- Wenn Sie Warnung anzeigen auswählen, erscheint oben rechts in der Zelle ein rotes Dreieck. Bewegen Sie die Maus über das rote Dreieck, um die Warnmeldung anzuzeigen.
- Wenn Sie Eingabe ablehnen auswählen, wird ein Dialog eingeblendet, um die eben eingegebenen Daten abzulehnen.
Anwenden von Regeln für die bedingte Formatierung
Bedingte Formatierung anwenden:
- Klicken Sie auf Format > Bedingte Formatierung, um das Einstellungsfenster zu öffnen.
- Klicken Sie auf Erstellen, um eine neue Regel für die bedingte Formatierung zu erstellen, oder doppelklicken Sie auf eine vorhandene Regel, um sie zu bearbeiten.
- Geben Sie in das Feld Zellenbereich einen Bereich ein. Sie können auch auf das Rastersymbol klicken, um einen Bereich auszuwählen. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Bereiche auszuwählen.
- Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Regel einen Regeltyp aus.
- Geben Sie, wenn der ausgewählte Regeltyp einen oder mehrere Werte enthält, einen oder mehrere Werte in das Feld bzw. die Felder Wert oder Formel ein. Dabei kann es sich um folgende Werte handeln:
- Zahl
- Text
- Formel (muss mit dem Gleichheitszeichen = beginnen)
- Konfigurieren Sie den Formatierungsstil, den Sie auf die Zellen, die die vorstehenden Kriterien erfüllen, anwenden möchten.
- Klicken Sie auf OK.
Anmerkung:
- Falls unterschiedliche Regeln Überschneidungsbereiche aufweisen, wird Office die in der Regelliste am weitesten oben stehende Regel anwenden. Durch Ziehen mit der Maus können Sie die Reihenfolge der Regeln ändern.
- Der bedingte Formatierungsstil setzt den ursprünglich auf eine Zelle angewendeten Stil außer Kraft. Ist beispielsweise die ursprüngliche Hintergrundfarbe einer Zelle blau und der bedingte Formatierungsstil grün, so wird letztlich der Hintergrund grün.
Namen für Bereich definieren
Einen Bereich definieren:
- Öffnen Sie das Menü Daten > Definierter Bereichsnamen.
- Klicken Sie auf Erstellen, und geben Sie einen gewünschten Namen ein.
- Wählen Sie den Zellbezug des Bereichs, den Sie definieren möchten, im Feld Bereich aus oder geben Sie ihn dort ein.
- Klicken Sie auf OK.
Beschränkungen bei Regelnamen:
- Das erste Zeichen eines Regelnamens muss ein Buchstaben, ein Backslash (\) oder ein Unterstrich sein, während die restlichen Zeichen aus Buchstaben, Zahlen, Punkten und Unterstrichen bestehen können.
- Regelnamen dürfen keine Zellbezüge, reine Zahlen oder boolesche Konstanten sein, z. B. A5, R2C3, 123 oder TRUE.
- Groß- und Kleinbuchstaben werden nicht unterschieden. Daher wird "NamedRange" und "namedrange" als derselbe Wert angesehen.
Beschränkungen bei definierten Bereichen:
- Der Zellbezug eines definierten Bereichs muss den Namen des entsprechenden Arbeitsblatts enthalten, wie z. B. Blatt!A1:B2.
- Formeln werden als Bereichswerte nicht unterstützt.
Diagramme einfügen
Office unterstützt 11 Arten von Diagrammen, mit denen Sie Ihre Daten grafisch darstellen und so Ihr Arbeitsblatt optisch ansprechender gestalten können.
- Säulendiagramm
- Gestapeltes Säulendiagramm
- Balkendiagramm
- Gestapeltes Balkendiagramm
- Flächendiagramm
- Gestapeltes Flächendiagramm
- Liniendiagramm
- Gestapeltes Liniendiagramm
- Kreisdiagramm
- Streudiagramm
- Verbunddiagramm
Ein Diagramm einfügen:
- Wählen Sie die Zellen mit den Daten aus, für die Sie ein Diagramm erstellen möchten.
- Klicken Sie auf das Menü Einfügen > Diagramm oder einfach auf das Diagramm-Symbol in der Symbolleiste. Dies öffnet den Diagramm-Editor.
- Wählen Sie in der Registerkarte Diagramm einen Diagrammtyp. Hier können Sie auch den Datenbereich bearbeiten und je nach Bedarf die Spalte ganz links oder die oberste Zeile als Bezeichnung auswählen.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert, um Diagrammtitel und Titel der x-Achse und der y-Achse zu bearbeiten. Wenn Sie als Diagrammtyp ein Verbunddiagramm ausgewählt haben, können Sie auch die beiden Diagrammtypen auswählen, die kombiniert werden sollen.
- Rechts im Fenster sehen Sie eine Diagrammvorschau.
- Klicken Sie auf Übernehmen.
- Wenn Sie ein Diagramm erneut bearbeiten möchten, klicken Sie darauf und dann auf Bearbeiten, um den Diagramm-Editor zu öffnen.