파일 및 폴더 관리
파일과 폴더는 Office 홈페이지의 메인 패널에 표시됩니다. 메인 패널 상단에서, 파일 경로를 보고 이를 클릭하여 특정 수준으로 점프할 수 있습니다.
Office 홈페이지 상단의 도구 모음을 사용하여 다음 작업을 수행하거나, 간단히 메인 패널에서 항목을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 동일한 작업을 수행할 수 있습니다:
- 생성: + 단추를 클릭하여 폴더 또는 파일을 생성하거나 컴퓨터 또는 Synology NAS에서 파일을 가져옵니다.
- 레이블: 항목을 하나 또는 여러 개 선택한 다음 이 아이콘을 클릭하여 선택한 항목에 기존 레이블을 적용합니다. 여기에서 새 레이블을 생성할 수도 있습니다.
- 공유: 항목을 선택한 다음 이 아이콘을 클릭하여 다른 사용자와 공유합니다.
- 이동 대상: 내 파일에서 항목을 선택한 다음 이 아이콘을 클릭하여 내 파일 내의 다른 위치로 이동시킵니다.
- 복사 위치: 항목을 선택한 다음 이 아이콘을 클릭하여 Office 내의 다른 위치로 복사합니다. 항목을 복사할 때 이름을 변경할 수 있습니다.
- 삭제: 항목을 선택한 다음 이 아이콘을 클릭하여 삭제하고 소유자의 휴지통으로 이동시킵니다.
- 자세히: 항목을 선택한 다음 이 아이콘을 클릭하여 항목에 대해 기타 작업을 수행합니다.
위 기능 이외에도 Office는 다른 유용한 관리 도구를 제공합니다. 일반적으로 사용되는 기능이 아래에 자세히 설명되어 있습니다.
파일 및 폴더 생성
파일 가져오기:
- Office 홈페이지에서 + 단추를 클릭하고 가져오기를 선택합니다.
- 파일을 Synology NAS에서 업로드할지 컴퓨터에서 업로드할지 여부를 선택합니다.
- 가져올 파일을 찾아서 선택합니다.
- 확인을 클릭합니다.
지원 및 제한:
- .docx 형식의 파일만 문서로 Office에 가져올 수 있습니다.
- Office로 가져올 수 있는 파일 형식은 .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv입니다.
- Office에서 지원하는 형식(예: 글꼴 크기, 텍스트 색상, 코멘트, 하이퍼링크, 차트 형식)만 가져옵니다.
- 암호화된 파일은 Office로 가져올 수 없습니다.
파일 또는 폴더 이름 바꾸기:
Office 홈페이지에서 항목을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 이름 바꾸기를 선택합니다. 파일을 연 후 오른쪽 위 구석에 있는 제목을 변경하여 파일의 이름을 변경할 수도 있습니다.
파일 또는 폴더 다운로드하기:
Office 홈페이지에서 항목을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 다운로드를 선택합니다. 파일을 연 후 파일 메뉴 > 다운로드를 클릭하여 파일을 다운로드할 수도 있습니다.
참고:
- 문서는 .docx 파일로 다운로드됩니다.
- 스프레드시트는 .xlsx 파일로 다운로드됩니다.
- 폴더는 .zip 파일로 다운로드됩니다.
- 파일을 여러 개 선택하여 Office 홈페이지에서 다운로드할 수 있습니다. 홈페이지에서 파일을 여러 개 다운로드하는 경우, 선택한 파일들은 .zip 파일로 내보내집니다.
- Office 홈페이지에서 암호화된 파일을 다운로드하려면 패스워드를 입력해야 합니다.
파일 또는 폴더 삭제하기:
Office 홈페이지에서 항목을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 삭제를 선택합니다. 파일을 연 다음 파일 메뉴 > 휴지통으로 이동을 클릭하여 파일을 삭제할 수도 있습니다.
삭제된 파일 또는 폴더 복원하기:
자신의 휴지통에서 항목을 선택한 다음 도구 모음에서 복원 아이콘을 클릭합니다.
참고:
- 항목 편집 권한이 있는 사용자는 누구나 항목을 삭제할 수 있습니다. 삭제한 항목은 소유자의 휴지통으로 이동되며 소유자만 이를 복원할 수 있습니다.
레이블을 사용하여 파일 및 폴더 구성
레이블 생성하기:
Office 홈페이지에서 메뉴 패널의 레이블 옆에 있는 + 단추를 클릭합니다.
레이블을 생성하여 항목에 추가하기:
- Office 홈페이지의 메인 패널에서 항목을 하나 또는 여러 개 선택합니다.
- 도구 모음에서 레이블 아이콘을 클릭하고 생성을 클릭합니다.
- 레이블의 이름과 색상을 편집합니다.
- 확인을 클릭합니다. 새로 생성된 레이블이 선택한 항목에 추가됩니다.
기존 레이블을 항목에 빠르게 추가하기:
다음 중 하나를 수행합니다.
- 메뉴 패널에서 레이블을 끌어다 메인 패널의 항목에 놓습니다.
- 메인 패널에서 항목을 하나 또는 여러 개 끌어다 메뉴 패널의 레이블에 놓습니다.
여러 레이블을 항목에 추가하기:
- Office 홈페이지의 메인 패널에서 항목을 하나 또는 여러 개 선택합니다.
- 도구 모음에서 레이블 아이콘을 클릭합니다.
- 레이블을 하나 또는 여러 개 선택합니다.
- 항목에서 레이블을 제거하려면 간단히 원치 않는 레이블을 선택 해제하면 됩니다.
- 적용을 클릭합니다.
파일 및 폴더 검색
항목 검색하기:
Office 홈페이지의 오른쪽 위 구석에 있는 검색 표시줄에 키워드를 입력합니다. 또한 돋보기를 클릭하고 다음 기준 중 하나 또는 여러 개를 사용하여 검색을 미세조정할 수 있습니다:
- 키워드
- 위치: 기존 범주 중 하나를 선택하거나 사용자 지정을 클릭하여 내 파일 또는 나와 공유됨에서 검색할 폴더를 선택합니다.
- 종류: 검색할 대상을 폴더, 파일, 문서 또는 스프레드시트 중에서 선택합니다.
- 레이블: 레이블을 하나 또는 여러 개 선택합니다. 레이블을 여러 개 선택하면 항목에 선택한 레이블 중 하나만 있어도 항목이 일치하는 것으로 간주됩니다.
- 날짜: 수정한 시간 또는 생성한 시간으로 검색합니다.
파일 버전 관리
Office에서 파일 작업할 때, 버전이 서버에 정기적으로 자동 저장됩니다. 따라서 파일을 저장하지 않고 닫은 경우 정보 손실을 염려할 필요가 없습니다. 마지막으로 수정된 시간과 파일을 변경한 사용자를 포함하여 각 파일에 대한 전체 버전 내역이 기록됩니다.
파일 버전 복원 또는 복사하기:
- 파일을 엽니다.
- 왼쪽 사이드바에서 기록 보기 아이콘을 클릭합니다. 그러면 왼쪽에 기록 버전 목록과 함께 메인 창이 표시됩니다.
- 목록에서 버전을 클릭하면 이 버전의 미리보기가 메인 창에 나타납니다. 버전 간 차이점이 강조 표시됩니다.
- 문서: 버전과 이전 버전 간의 차이점이 강조 표시됩니다. 또한 상단의 화살표를 사용하여 버전 내에서 이전 수정 또는 나중 수정 간을 빠르게 전환할 수 있습니다.
- 스프레드시트: 이전 버전과 현재 버전 간의 차이점이 강조 표시됩니다.
- 오른쪽 아래 구석에서 복원을 클릭하여 파일을 선택한 버전으로 복원합니다. 그러면 현재 버전을 덮어씁니다. 또는 복사본 만들기를 클릭하여 선택한 버전을 별도의 파일로 저장합니다.
참고:
- 기록 버전 수에는 제한이 없습니다.
- 다음과 같은 상황에서 Office는 새로운 기록 버전을 생성합니다.
- 문서의 수정 내용에 명령이 1000개 포함된 경우(한 가지 작업에 명령이 여러 개 포함되어 있을 수 있으며 기록 버전이 생성되면 명령 수가 재설정됨)
- 스프레드시트의 수정 내용에 명령이 100개 포함된 경우(한 가지 작업에 명령이 여러 개 포함되어 있을 수 있으며 기록 버전이 생성되면 명령 수가 재설정됨)
- Office가 첫 번째 명령을 받은 후 10분이 경과된 경우
- 파일을 다운로드, 삭제, 복사하거나 기록 버전으로 복원한 후
파일 보호
기밀 파일에 패스워드 보호를 추가할 수 있습니다. 파일 생성 당시 또는 나중에 보호를 추가할 수 있습니다.
암호화를 적용하여 새 파일 생성하기:
- Office 홈페이지의 도구 모음에서 + 단추를 클릭합니다.
- 암호화된 파일 생성을 클릭합니다.
- 문서 또는 스프레드시트를 선택합니다.
- 패스워드를 입력하고 확정한 다음 확인을 클릭합니다. 암호화된 파일이 새 탭에서 열립니다.
참고:
- 암호화된 파일의 제목은 여전히 다른 사용자가 볼 수 있습니다.
기존 파일에 암호화 추가하기:
- Office 홈페이지에서 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 암호화를 클릭합니다. 또는, 파일을 연 후 왼쪽 사이드바에서 암호화 아이콘을 클릭합니다.
- 필요에 따라 제목을 편집할 수 있습니다.
- 패스워드 필드에 패스워드를 입력합니다.
- 패스워드 확인 필드에 패스워드를 다시 입력합니다.
참고:
- 다음 데이터는 암호화된 파일에서 보존되지 않습니다:
- 기본적으로, 암호화 후에는 원래 파일이 휴지통으로 이동됩니다. 이 설정을 변경하려면 다음을 수행합니다:
- 화면의 왼쪽 아래 구석에 있는 계정 아이콘을 클릭하고 설정 > 일반으로 이동합니다.
- 암호화/암호 해독 후 원래 파일 제거의 선택을 취소합니다.
암호화된 파일의 패스워드 변경하기:
- Office 홈페이지에서 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 암호화를 클릭합니다. 또는, 파일을 연 후 왼쪽 사이드바에서 암호화 아이콘을 클릭합니다.
- 패스워드 변경을 선택합니다.
- 패스워드 필드에 현재 패스워드를 입력합니다.
- 새 패스워드 필드에 새 패스워드를 입력합니다.
- 패스워드 확인 필드에 새 패스워드를 다시 입력합니다.
- 확인을 클릭합니다.
암호화된 파일의 암호화되지 않은 사본 생성하기:
- Office 홈페이지에서 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 암호화를 클릭합니다. 또는, 파일을 연 후 왼쪽 사이드바에서 암호화 아이콘을 클릭합니다.
- 암호화되지 않은 사본 생성을 선택합니다.
- 패스워드 필드에 패스워드를 입력합니다.
- 확인을 클릭합니다.
파일 및 폴더 공유
Office에서는 자신의 파일과 폴더를 공유할 수 있을 뿐 아니라 다른 DSM 사용자 또는 그룹이 나와 공유한 파일과 폴더를 관리할 수 있습니다. 다른 DSM 사용자나 그룹에게 보기 또는 편집 권한을 부여할지 여부를 선택할 수 있습니다.
파일이 공유된 후, 여러 사용자가 파일을 동시에 편집할 수 있습니다.
파일 또는 폴더를 공용으로 공유하기:
- Office 홈페이지에서, 항목을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 공유를 클릭하거나 도구 모음에서 공유 아이콘을 클릭합니다. 파일을 공유하려면 파일을 연 후 왼쪽 사이드바에서 공유 아이콘을 클릭할 수도 있습니다.
- 권한 드롭다운 메뉴에서 다른 사용자가 항목을 보기만 하도록 하거나 편집하도록 할지 선택합니다.
- 공유 링크가 생성됩니다. 이 링크를 통해 공유 준비가 완료됩니다. 이 링크를 열면 새 브라우저 탭에서 항목이 열립니다.
- 확인을 클릭합니다.
파일 또는 폴더를 다른 DSM 사용자 또는 그룹과 공유하기:
- Office 홈페이지에서, 항목을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 공유를 클릭하거나 도구 모음에서 공유 아이콘을 클릭합니다. 파일을 공유하려면 파일을 연 후 왼쪽 사이드바에서 공유 아이콘을 클릭할 수도 있습니다.
- 사용자/그룹 필드에 DSM 사용자 이름 또는 그룹 이름을 입력합니다. 입력을 시작하면 DSM이 사용자 이름 또는 그룹 이름을 추천합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 이 사용자 또는 그룹이 이 항목을 보기만 하거나 편집하도록 할지 여부를 선택합니다.
- + 단추를 클릭하여 해당 사용자 또는 그룹과 항목을 공유합니다. 여러 사용자 또는 그룹을 추가할 수 있습니다.
- 확인을 클릭합니다.
참고:
- Office에 대한 액세스 권한이 있는 DSM 사용자 및 그룹하고만 파일과 폴더를 공유할 수 있습니다. 제어판 > 사용자 또는 그룹에서 특정 사용자 또는 그룹에게 권한을 부여할 수 있습니다.
admin이 아닌 사용자에게 파일 공유 허용하기:
- admin으로 로그인한 후 화면의 왼쪽 아래 구석에서 계정 아이콘을 클릭하고 설정 > 관리로 이동합니다.
- 공유로 이동하여 admin이 아닌 사용자에게 파일 공유 허용을 선택합니다.
- 확인을 클릭합니다.
참고:
- 이 기능을 비활성화하면, admin이 아닌 사용자가 다른 사용자에게 더 이상 새로운 공유 권한을 부여할 수 없습니다. 자신이 부여한 공유 권한을 삭제만 할 수 있습니다.
파일 또는 폴더의 소유자 변경
파일 또는 폴더의 소유자를 다른 DSM 사용자로 변경할 수 있습니다.
파일 또는 폴더의 소유자 변경하기:
- Office 홈페이지에서 항목을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 정보를 클릭하거나 도구 모음에서 자세히 아이콘 > 정보를 클릭합니다. 또는 파일을 연 후 왼쪽 사이드바에서 정보 아이콘을 클릭할 수 있습니다.
- 소유자 필드에서 변경을 클릭합니다.
- 드롭다운 메뉴에서 DSM 사용자를 선택합니다. 메뉴에 표시된 사용자는 Office에 액세스할 수 있는 사람들입니다.
- 확인을 클릭합니다.
참고:
- 자신이 소유한 항목에 대해서만 소유자를 변경할 수 있습니다. 소유자를 변경한 후에도 여전히 이 항목을 편집할 수 있는 권한을 갖게 됩니다.