Arbeta med data
Det här avsnittet beskriver de huvudsakliga funktionerna som Office tillhandahåller åt dig för arbete med dina data i dina kalkylblad.
Sortera ett kalkylblad
Att sortera ett kalkylblad:
- Öppna ett kalkylblad.
- Markera det område med celler som du vill sortera.
- Klicka på menyn Data > Sortera eller högerklicka helt enkelt på de valda cellerna och välj Sortera.
- Välj den kolumn som du vill ska sorteras först och hur du vill sortera den kolumnen, stigande eller fallande.
- Specificera fler kolumner i rullgardinsmenyn Sedan efter om du vill lägga till fler regler för sortering. Sorteringen prioriteras i enlighet med den ordning dina regler har.
Obs:
- Du kan inte sortera ett område som innehåller sammanslagna celler.
Filtrera data
Att filtrera data:
- Efter val av ett område i ett kalkylblad, klicka på menyn Data > Filter eller klicka helt enkelt på ikonen Filter i verktygsfältet för att skapa ett filter.
- Klicka på filterväljaren (en liten upp och nedvänd triangel) i kolumnrubriken(erna) inom det valda området.
- Filtrera en kolumn på följande sätt:
- Sortera kolumnen: Klicka på Sortera från A till Z eller Sortera från Z till A.
- Filtrera efter villkor: Klicka på den upp och nedvända triangeln för att välja ett villkor från rullgardinsmenyn och fyll om tillämpligt i fältet Värde.
- Filtrera efter värde: Markera/avmarkera värden i listan eller skriv ett värde i sökfältet för att hitta värdet du vill behålla eller dölja. Du kan även markera/avmarkera alla kryssrutor genom att markera/avmarkera Välj alla.
Obs:
- Om du samtidigt filtrerar ett området efter villkor och efter värde filtrerar Office området endast efter villkor.
- När filtrering efter villkor används kan du inte ange en formel i fältet Värde.
- Ett filter används inte i celler vars värde har ändrats efter att filtret har tillämpats. Till exempel, om du tillämpar ett filter med villkoret ”Större än 3” och sedan ändrar en cells värde från 4 till 2 visas den cellen fortfarande.
Använda datavalidering
Att tillämpa datavalidering:
- Efter val av ett område i ett kalkylblad, klicka på menyn Data > Datavalidering eller högerklicka helt enkelt på området och välj Datavalidering.
- Ange ett område i fältet Cellområde. Klicka alternativt på ikonen rutnät för att välja ett område. Tryck på och håll ned Ctrl eller Shift för att välja flera områden.
- Välj en typ av regel i rullgardinsmenyn Regel.
- Välj om du vill visa ett hjälpmeddelande. Varje typ av regel har ett motsvarande hjälpmeddelande som är standard som du kan redigera.
Obs:
- Hjälpmeddelandet visas som en beskrivning när du för musen över en tom cell.
- Om en cell redan innehåller ett ogiltigt värde visar hjälpmeddelandet en varning i stället (se här nedanför).
- Välj om du vill att Office ska Visa varning eller Avvisa inmatning när du anger data som innehåller ett ogiltigt värde.
- Klicka på Spara.
Obs:
- Om du väljer Visa varning visas en röd triangel i det övre högra hörnet av cellen. För musen över den röda triangeln för att visa varningsmeddelandet.
- Om du väljer Avvisa inmatning visas en dialogruta som avvisas de data som nyligen matats in.
Använda regler för villkorsstyrd formatering
Att tillämpa villkorsstyrd formatering:
- Klicka på menyn Format > Villkorsstyrd formatering för att öppna fönstret för inställningar.
- Klicka på Skapa för att skapa en ny regel för villkorsstyrd formatering eller dubbelklicka på en befintlig regel för att redigera den.
- Ange ett område i fältet Cellområde. Klicka alternativt på ikonen rutnät för att välja ett område. Tryck på och håll ned Ctrl eller Shift för att välja flera områden.
- Välj en typ av regel i rullgardinsmenyn Regel.
- Om den valda regeltypen innehåller värde/värden, ange värde/värden i fältet(en) Värde eller formel. Ett värde kan vara något av följande typer:
- Nummer
- Text
- Formel (måste börja med är lika med-tecknet =)
- Konfigurera den formatmall som du vill använda för cellerna som uppfyller ovanstående kriterium.
- Klicka på OK.
Obs:
- Om olika regler har överlappande områden ger Office prioritet till den regel som förekommer högst på regellistan. Du kan dra och släppa reglerna för att ändra deras ordning.
- Stil för villkorsstyrd formatmall har företräde framför den stil som ursprungligen användes för en cell. Till exempel, om den ursprungliga bakgrundsfärgen för en cell är blå men enär den cellen uppfyller kriteriet för en regel för villkorsstyrd formatering som ger celler en grön bakgrundsfärg blir bakgrundsfärgen för den cellen grön.
Infoga diagram
Office har stöd för 11 typer av diagram för att hjälpa dig att visuellt presentera numeriska data och därför berika ditt kalkylblad.
- Kolumndiagram
- Staplat diagram
- Stapeldiagram
- Liggande stapeldiagram
- Ytdiagram
- Staplad yta-diagram
- Linjediagram
- Staplat linjediagram
- Cirkeldiagram
- Punktdiagram
- Kombinationsdiagram
Att infoga ett diagram:
- Välj de celler med data som du vill skapa ett diagram för.
- Klicka på menyn Infoga > Diagram eller klicka helt enkelt på ikonen Diagram i verktygsfältet. Det öppnar diagramredigeraren.
- På fliken Diagram, välj en diagramtyp. Härifrån kan du även redigera dataområdet och bestämma huruvida du vill använda kolumnen längst till vänster eller den översta raden som rubriker.
- Byt till fliken Avancerat för att redigera diagrammets titel, titel på x-axel och titel på y-axel. Om du har valt ett kombinationsdiagram kan du även justera de två diagramtyperna i kombinationsdiagrammet.
- Förhandsgranska diagrammet i fönstrets högra sida.
- Klicka på Tillämpa.
- Om du vill redigera diagrammet igen, klicka på diagrammet och klicka sedan på Redigera för att öppna diagramredigeraren.
Obs:
- Dataområdet och diagrammet måste vara på samma blad.