Arbeide med data
Denne seksjonen tar for seg hovedfunksjonene Office tilbyr for databehandling i regneark.
Sortere et regneark
Slik sorterer du et regneark:
- Åpne et regneark.
- Velg celleområdet du vil sortere.
- Klikk på Data-menyen > Sorter, eller høyreklikk på de valgte cellene og velg Sorter.
- Velg kolonnen du vil sortere først og om du ønsker at kolonnen skal sorteres i stigende eller synkende rekkefølge.
- Spesifiser flere kolonner i Deretter etter-rullegardinmenyen hvis du vil legge til flere sorteringsregler. Sortering vil bli prioritert i henhold til regelrekkefølgen.
Merk:
- Du kan ikke sortere et område med sammenslåtte celler.
Filtrere data
Slik filtrerer du data:
- Når du har valgt et område i et regneark, klikker du på Data-menyen > Filter eller bare klikker på Filter-ikonet i verktøylinjen for å opprette et filter.
- Klikk på filtervelgeren (liten opp-nedtrekant) i kolonneoverskriften(e) i det valgte området.
- Filtrer en kolonne på følgende måter:
- Sorter kolonnen: Klikk på Sorter A til Å eller Sorter Å til A.
- Filtrer etter betingelse: Klikk på opp-nedtrekanten for å velge en betingelse fra rullegardinmenyen og fyll ut Verdi-feltet, om nødvendig.
- Filtrer etter verdi: Merk av/fjern avmerking for verdier på listen eller skriv inn en verdi i søkefeltet for å finne verdien du vil beholde eller skjule. Du kan også merke av/fjerne avmerking i alle bokser ved å merke av/fjerne avmerking for Velg alle.
Merk:
- Hvis du filtrerer et område etter betingelse og verdi samtidig, vil Office kun filtrere området etter betingelse.
- Ved bruk av filtrering etter betingelse, kan du ikke angi en formel i Verdi-feltet.
- Et filter gjelder ikke for celler som har fått endret verdi etter at filteret ble tatt i bruk. For eksempel, hvis du tar i bruk et filter med betingelsen "Større enn 3" og deretter endrer en celles verdi fra 4 til 2, vil denne cellen fortsatt bli vist.
Bruke datavalidering
Slik bruker du datavalidering:
- Når du har valgt et område i et regneark, klikker du på Data-menyen > Datavalidering eller bare høyreklikker på området og velger Datavalidering.
- Angi et område i Celleområde-feltet. Alternativt kan du klikke på rutenettikonet for å velge et område. Trykk og hold inne Ctrl for å velge flere områder.
- Velg en regeltype fra rullegardinmenyen Regel.
- Velg om du vil vise en hjelpemelding. Hver regeltype har en korresponderende standard hjelpemelding som du kan redigere.
Merk:
- Hjelpemeldingen vil bli vist som et verktøytips når du fører musen over en tom celle.
- Hvis en celle allerede inneholder en ugyldig verdi, blir hjelpemeldingen i stedet vist som en advarsel (se nedenfor).
- Velg om du ønsker at Office skal vise advarsel eller avvise inndata når du angir data som inneholder en ugyldig verdi.
- Klikk på Lagre.
Merk:
- Hvis du velger Vis advarsel, vil du kunne se en rød trekant øverst til høyre i cellen. Før musen over den røde trekanten for å vise advarselmeldingen.
- Hvis du velger Avvis inndata, vil det åpnes en melding som avviser dataene du oppga.
Bruke regler for betinget formatering
Slik bruker du betinget formatering:
- Klikk på Format-menyen > Betinget formatering for å åpne vinduet for innstillinger.
- Klikk på Opprett for å opprette en ny regel for betinget format, eller dobbeltklikk på en eksisterende regel for å redigere den.
- Angi et område i Celleområde-feltet. Alternativt kan du klikke på rutenettikonet for å velge et område. Trykk og hold inne Ctrl for å velge flere områder.
- Velg en regeltype fra rullegardinmenyen Regel.
- Hvis valgt regeltype inneholder en verdi/verdier, angir du en verdi/verdier i Verdi eller formel feltene. En verdi kan være av følgende typer:
- Nummer
- Tekst
- Formel (må starte med likhetstegnet = )
- Konfigurer formateringsstilen du vil bruke i cellene som oppfyller kriteriene ovenfor.
- Klikk på OK.
Merk:
- Hvis forskjellige regler har overlappende områder, vil Office prioritere den regelen som står øverst på regellisten. Du kan dra og slippe reglene for å endre rekkefølgen.
- Stiler for betinget formatering har høyere prioritet enn cellens opprinnelige stil. For eksempel, hvis en celles opprinnelige bakgrunnsfarge er blå, men cellen oppfyller kriteriet i en regel for betinget format som gir celler grønn bakgrunnsfarge, vil bakgrunnsfargen til cellen bli grønn.
Sette inn diagrammer
Office støtter 11 typer diagrammer som hjelper deg med å presentere numeriske data i regnearket ditt.
- Stolpediagram
- Stablet stående stolpediagram
- Stolpediagram
- Stablet liggende stolpediagram
- Arealdiagram
- Stablet arealdiagram
- Linjediagram
- Stablet linjediagram
- Sektordiagram
- Punktdiagram
- Kombinasjonsdiagram
Slik setter du inn et diagram:
- Velg cellene som inneholder dataene du vil opprette diagram for.
- Klikk på Sett inn-menyen > Diagram, eller bare klikk på Diagram-ikonet på verktøylinjen. Dette vil åpne diagramredigering.
- I Diagram-fanen velger du en diagramtype. Her kan du også redigere dataområdet og avgjøre om du vil bruke kolonnen helt til venstre eller den øverste raden som overskrifter.
- Bytt til Avansert-fanen for å redigere diagramtittel, x-aksetittel og y-aksetittel. Hvis du har valgt et kombinasjonsdiagram, kan du også justere de to diagramtypene i kombinasjonsdiagrammet.
- Forhåndsvis diagrammet til høyre i vinduet.
- Klikk på Bruk.
- Hvis du vil redigere diagrammet på nytt, klikker du på diagrammet og klikker på Rediger for å åpne diagramredigering.
Merk:
- Dataområdet og diagrammet må være på samme ark.