ドキュメントの編集
Office では、ドキュメントの編集を行うための、さまざまなオプションを提供しています。 以下は、最も頻繁に使用されるオプションです。これらは、ツール バーから素早くアクセスすることが可能です。
- アクションを元に戻す、またはやり直し
- テキストのフォントまたはサイズの変更
- 太字、斜体、下線、取り消し線をテキストに追加
- 文字または背景色の変更
- テキストの揃え
- 番号付きリストまたは箇条書きを作成
- インデントの拡大または縮小
- 行または段落のスペースの調整
- 表、リンク、コメントの挿入
上記のオプションに加え、Office では、ユーザー自身または他人とドキュメントで作業を行うための高度な編集ツールも提供しています。 以下は、特に注目したい機能の一覧です。
オンライン ユーザーの表示
ドキュメントを開いた後、その他のユーザーが現在、同じドキュメントを表示または編集していることが表示されます。 それぞれは、右上隅のドキュメント タイトルの隣のアカウント アイコンとして標示されます。
- DSM ユーザー: ユーザー名/ニックネームよおびプロファイル写真として識別可能。
- 非 DSM ユーザー: ゲスト 1、ゲスト 2 などとして表示されます。
ユーザーの現在のカーソルの位置をドキュメントで表示する方法:
- 画面の右上端でユーザーのアカウント アイコンをクリックします。
- このユーザーの現在のカーソルの位置に移動します。ユーザー名やカーソルは同じ色でマークされています。
作業モードの切り替え
ドキュメントを開いた後、画面の右上隅近くで、作業モードのドロップ メニューが表示されます。 編集権限を持つユーザーは、次の作業モード間の切り替えを行うことが可能です。
- 編集: 編集モードでは、ドキュメントに行われた変更が直接保存されます。 これは、編集権限を持つユーザーのデフォルトのモードです。
- 表示: 表示モードでは、ドキュメントに変更を行うことはできず、コメントが表示されることもありません。 表示権限を持つユーザーは、このモードでドキュメントにアクセスできますが、モードを切り替えることはできません。
- 変更: 変更モードでは、ドキュメントに行われた変更が元のコンテンツとともに表示されます。これは、コメントとして表示されます。 ドキュメントの所有者は、変更を承認または拒否を後で決めることができます。 このモードは、別のユーザーが所有するドキュメントのレビューを行う際に役立ちます。
印刷レイアウト
デフォルトで、連続した1ページに改ページなしでOfficeドキュメントを表示します。 ドキュメントを別のページで表示したい場合、[表示]メニュー > [印刷レイアウト]を開きます。 レイアウトモードが印刷レイアウトに切り換えられた後で、以下の方法でレイアウト関連のコンテンツを調整できます。
- [ファイル]メニュー > [ページ セットアップ]を開いて、方向、用紙サイズ、および余白を調整します。
- [挿入] > [ヘッダー/フッター]をクリックしてヘッダーとフッターを編集します。 最初のページのヘッダーとフッターをカスタマイズするには、[オプション] > [別の最初のページ]をクリックします。
注:
- 設定した上下マージンに従って、ヘッダーとフッターの表示部が異なります。
- ヘッダーとフッターが編集されているときは、以下の機能はサポートされません:
- ズーム
- 見出しスタイルの調整
- 表、コメント、チャート、コンテンツの表、および形状を挿入してください。
見出しまたは目次の追加
見出し機能では、クリエティブなアイデアを構造化された段落へと変えることができます。これにより、読み手やユーザー自身が、人目で重要なポイントをおさえることが可能になります。 自身の見出しスタイルをカスタマイズしたり、見出しに基づいてリンクまたは目次を作成することもできます。
見出しスタイルをテキストに適用する:
- 編集するテキストを選択します。
- [フォーマット] メニュー > [見出し] をクリックします。
- 次のいずれかの見出しスタイルを選択します。
- 見出し 1
- 見出し 2
- 見出し 3
- 見出し 4
- 見出し 5
- 通常のテキスト
また、編集ツールバーから見出しスタイルを直接選択することも可能です。
見出しスタイルを変更する:
- [フォーマット] メ��ュー > [見出し] > [段落スタイル] をクリックします。
- 見出しを選択します。
- ウィンドウの編集ツールバーから見出しスタイルを編集します。
- 必要に応じて、その他の見出しスタイルを編集します。
- [OK]をクリックしてください。
見出しにテキスト スタイルを適用する:
最初にテキストのスタイルを編集してから、新しいスタイルを見出しに適用することもできます。 これを行うには、以下の手順に従います。
- 選択したテキストのスタイルを編集します。
- テキストを選択して右クリックします。
- 現在の見出しまたは別の見出しに、新しいスタイルを適用するか否かを選択します。 たとえば、選択したテキストの現在の見出しが [見出し 2] で、新しいスタイルを [見出し 2] に更新するには [見出し 2 にスタイルを適用する] をクリックします。 または、[別の見出しにスタイルを適用する] をクリックし、別の見出しを選択します。
ドキュメントの別の部分へのリンクを挿入する:
見出しのあるテキストにリンクを挿入することで、ドキュメント内で相互参照を行うことが可能になります。
- 見出しスタイルを、リンクするテキストに適用します。
- 表示するテキストを選択します(以後「表示テキスト」とします)。
- 以下のいずれかを行います:
- [挿入] メニュー > [リンク] をクリックします。
- 表示テキストを右クリックし、[リンク] を選択します。
- [リンク] フィールドをクリックし、見出しリストからリンク先のテキストを選択します。
- [OK]をクリックしてください。
目次を挿入する:
見出しの設定に基づき、ドキュメントの目次を挿入することができます。
- 適切な見出しでドキュメントをまとめます。
- 目次を挿入する位置をクリックします。
- [挿入] メニュー > [目次] をクリックします。
ドキュメントの概要を見る方法:
[表示]メニュー > [概要を表示]を開きます。
検索および置換
用語を検索し置き換える:
- [編集] メニュー > [検索と置換] をクリックするか、Ctrl + F を押します。
- 検索フィールドに用語を入力します。 一致した用語はすべて、強調表示されます。
- 複数の結果が見つかった場合には、以前のものと、次のものを、左および右の矢印を使用して切り替えることができます。
- [その他のオプション] > [大文字と小文字を区別する] をクリックして、検索が大文字と小文字を区別するようにします。
- 用語を置き換えるには、[その他のオプション] をクリックし、[置換] フィールドに新しいテキストを入力し、次のいずれかを行います。
- [置換] をクリックし、一致した用語の 1 つを置き換えます。
- [すべて置換] をクリックすると、一致したすべての用語を置き換えます。