Dosyaları ve Klasörleri Yönetme
Dosyalar ve klasörler Office'in ana sayfasındaki ana panelde görüntülenir. Ana panelin en üst kısmında, bir dosyanın yolunu görüntüleyebilir ve üzerine tıklayarak belirli bir seviyeye atlayabilirsiniz.
Office ana sayfasının üst kısmında yer alan araç çubuğunu kullanarak aşağıdaki eylemleri yapın ya da aynı eylemleri yapmak için ana panelden bir öğeye sağ tıklayın:
- Oluştur: Bir klasör veya bir dosya oluşturmak için + düğmesine tıklayın ya da bilgisayarınızdan veya Synology NAS'ınızdan dosyaları içeri aktarın.
- Etiketler: Bir veya daha fazla öğe seçin ve mevcut bir etiketi seçilen öğelere uygulamak için bu simgeye tıklayın. Ayrıca buradan yeni bir etiket de oluşturabilirsiniz.
- Paylaş: Bir öğe seçin ve öğeyi diğer kullanıcılarla paylaşmak için bu simgeye tıklayın.
- Taşıma yeri: Dosyalarım öğesinde bir öğe seçin ve öğeyi Dosyalarım içinde başka bir konuma taşımak için bu simgeye tıklayın.
- Kopyalama yeri: Bir öğe seçin ve öğeyi Office içinde başka bir konuma kopyalamak için bu simgeye tıklayın. Kopyalarken öğeyi yeniden adlandırabilirsiniz.
- Sil: Bir öğe seçin ve silmek için bu simgeye tıklayın ve sahibin Geri Dönüşüm Kutusuna taşıyın.
- Daha fazla: Bir öğe seçin ve öğede daha fazla işlem yapmak için bu simgeye tıklayın.
Yukarıdaki özelliklere ilave olarak, Office diğer faydalı yönetim araçlarını da sunar. Yaygın kullanılan özellikler aşağıda ayrıntılı bir şekilde kapsanacaktır.
Dosyaların ve Klasörlerin Oluşturulması
Bir dosyayı içeri aktarmak için:
- Office'in ana sayfasında, + düğmesine tıklayın ve İçeri Aktar'ı seçin.
- Synology NAS sunucunuzdan veya bilgisayarınızdan dosyaları karşıya yüklemek isteyip istemediğinizi seçin.
- İçeri aktarmak istediğiniz dosyaları bulun ve seçin.
- Tamam'a tıklayın.
Destek ve Sınırlamalar:
- Sadece .docx biçimindeki bir dosya Office'e bir belge olarak aktarılabilir.
- Office'e elektronik tablo olarak aktarılabilecek dosya biçimleri şunları içerir: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Sadece Office tarafından desteklenen biçimler (ör. yazı tipi boyutu, metin rengi, açıklamalar, hyperlink'ler, grafik tipleri) içeri aktarılacaktır.
- Şifrelenen dosyalar Office'e alınamaz.
Bir dosya veya klasörü yeniden adlandırmak için:
Office ana sayfasında, bir öğeye sağ tıklayın ve Yeniden adlandır öğesini seçin. Ayrıca bir dosyayı açtıktan sonra sağ üst köşede başlığı değiştirerek bir dosyayı yeniden adlandırabilirsiniz.
Bir dosya veya klasörü indirmek için:
Office ana sayfasında, bir öğeye sağ tıklayın ve İndir öğesini seçin. Ayrıca bir dosyayı açtıktan sonra Dosya menüsü > İndir üzerine tıklayarak bir dosyayı indirebilirsiniz.
Not:
- Bir belge bir .docx dosyası olarak indirilecektir.
- Bir elektronik tablo bir .xlsx dosyası olarak indirilecektir.
- Bir klasör bir .zip dosyası olarak indirilecektir.
- Office ana sayfasından indirmek üzere birden çok dosya seçebilirsiniz. Ana sayfadan birden çok dosya indirirken, seçilen dosyalar bir .zip dosyası olarak dışarı aktarılacaktır.
- Office ana sayfasından şifrelenen bir dosyayı indirmek için parola girmeniz gerekir.
Bir dosya veya klasörü silmek için:
Office ana sayfasında, bir öğeye sağ tıklayın ve Sil öğesini seçin. Ayrıca bir dosyayı açtıktan sonra Dosya menüsü > Geri Dönüşüm Kutusuna Taşı üzerine tıklayarak bir dosyayı silebilirsiniz.
Silinen bir dosya veya klasörü geri yüklemek için:
Geri Dönüşüm Kutunuzda, bir öğe seçin ve araç çubuğunda Geri yükle üzerine tıklayın.
Not:
- Bir öğenin düzenleme iznine sahip her kullanıcı öğeyi silebilir. Silinen öğeler sahibin Geri Dönüşüm Kutusuna taşınacaktır ve sadece sahip onları geri yükleyebilir.
Dosyaları ve Klasörleri Etiketlerle Organize Etme
Bir etiket oluşturmak için:
Office'in ana sayfasında, menü panelinde ETİKETLER yanındaki + düğmesine tıklayın.
Bir etiket oluşturmak ve bir öğeye eklemek için:
- Office'in ana sayfasında, ana panelde bir veya daha fazla öğe seçin.
- Araç çubuğunda Etiketler simgesine tıklayın ve Oluştur üzerine tıklayın.
- Etiketin isim ve rengini düzenleyin.
- Tamam'a tıklayın. Yeni oluşturulan etiket seçilen öğelerinize eklenecektir.
Mevcut bir etiketi bir öğeye hızlıca eklemek için:
Aşağıdakilerden birini yapın:
- Bir etiketi menü panelinden ana panelde bir öğeye sürükleyip bırakın.
- Ana panelden bir veya daha fazla öğeyi menü panelindeki bir etikete sürükleyip bırakın.
Bir öğeye birden çok etiketi eklemek için:
- Office'in ana sayfasında, ana panelde bir veya daha fazla öğe seçin.
- Araç çubuğunda Etiketler simgesine tıklayın.
- Bir veya daha fazla etiket seçin.
- Bir öğeden bir etiketi kaldırmak için, istenmeyen etiketin seçimini kaldırın.
- Uygula'ya tıklayın.
Dosyaları ve Klasörleri Arama
Bir öğeyi aramak için:
Office'in ana sayfasında, sağ üst köşedeki arama çubuğuna bir anahtar kelime girin. Ayrıca aramanızı aşağıdaki kriterlerin biri veya birkaçı ile hassaslaştırmak için büyüteç üzerine de tıklayabilirsiniz:
- Anahtar kelime
- Konum: Mevcut kategorilerin birini seçin veya Özelleştir üzerine tıklayarak içinde arama yapılacak bir klasörü Dosyalarım veya Benimle paylaşılan içinde seçin.
- Tür: Bir klasör, bir dosya, bir belge veya bir elektronik tablo için arama yapmak isteyip istemediğinizi seçin.
- Etiketler: Bir veya daha fazla etiket seçin. Birden çok etiket seçtiğinizde, seçilen etiketlerden birisine sahip olduğu sürece bir öğe bir eşleşme olarak nitelendirilir.
- Tarih: Değiştirme zamanı veya oluşturma zamanına göre arayın.
Dosya Sürümlerinin Yönetilmesi
Office'de dosyalarınız üzerinde çalışırken, sürümler otomatik olarak periyodik şekilde sunucuya kaydedilir, böylece işinizi kaydetmeden elektronik tabloyu kapatırsanız herhangi bir bilgi kaybından endişelenmeniz gerekmez. Son değişiklik zamanı ve dosyaya değişiklikleri yapmış olan kullanıcılar dahil her dosya için tüm sürüm geçmişi kaydedilir.
Bir dosya sürümünü geri yüklemek veya kopyalamak için:
- Bir dosya açın.
- Sol yan çubukta Geçmişi Görüntüle simgesine tıklayın. Ardından sağ tarafta geçmiş sürümlerin bir listesi ile birlikte bir ana pencere göreceksiniz.
- Listeden bir sürüme tıklayın, bu sürümün bir önizlemesi ana pencerede belirecektir. Sürümler arasındaki farklar vurgulanacaktır.
- Belge: Bir sürüm ile önceki sürüm arasındaki farklar vurgulanacaktır. Bir sürüm içinde önceki veya sonraki bir değişiklik arasında hızlıca geçiş yapmak için üstteki okları da kullanabilirsiniz.
- Elektronik tablo: Önceki bir sürüm ile mevcut sürüm arasındaki farklar vurgulanacaktır.
- Dosyayı seçilen sürüme geri yüklemek için sağ alt köşedeki Geri yükle üzerine tıklayın, bu işlem mevcut olanın üzerine yazar. Alternatif olarak, seçilen sürümü ayrı bir dosyaya kaydetmek için Bir kopya çıkar üzerine tıklayın.
Not:
- Geçmiş sürümlerin sayısına dair bir sınırlama yoktur.
- Office aşağıdaki durumlarda yeni bir geçmiş versiyonu oluşturacaktır:
- Bir belgede yaptığınız değişiklikler 1000 komutu içerdiğinde (bir eylemin çok sayıda komut içerebileceğine ve komut sayısının geçmiş bir versiyon oluşturulduğu zaman sıfırlanacağına dikkat edin).
- Bir elektronik tabloda yaptığınız değişiklikler 100 komutu içerdiğinde (bir eylemin çok sayıda komut içerebileceğine ve komut sayısının geçmiş bir versiyon oluşturulduğu zaman sıfırlanacağına dikkat edin).
- Office'in ilk komutu almasından on dakika sonra
- Bir dosyayı indirdiğinizde, sildiğinizde, kopyasını çıkardığınızda veya geçmiş bir sürüme geri yüklediğinizde
Dosyaların Korunması
Bir dosyayı oluştururken ya da daha sonra yapılabilecek şekilde gizli dosyalara parola koruması ekleyebilirsiniz
Şifrelemeli yeni bir dosya oluşturmak için:
- Office'in ana sayfasında, araç çubuğunda + düğmesine tıklayın.
- Şifrelenmiş bir dosya oluştur üzerine tıklayın.
- Belge veya Elektronik Tablo seçimi yapın.
- Parolayı girin ve onaylayın ve ardından TAMAM'a tıklayın. Şifrelenen dosya yeni bir sekmede açılacaktır.
Not:
- Şifrelenen bir dosyanın başlığı diğer kullanıcılar tarafından görülebilecektir.
Mevcut bir dosyaya şifreleme eklemek için:
- Office ana sayfasında, bir dosyaya sağ tıklayın ve Şifrele öğesine tıklayın. Alternatif olarak, bir dosyayı açtıktan sonra sol yan çubukta Şifrele simgesine tıklayın.
- Gerekirse başlığı düzenleyebilirsiniz.
- Parola alanına bir parola girin.
- Parolayı onayla alanına parolayı tekrar girin.
Not:
- Aşapıdaki veriler şifrelenen dosyada tutulmayacaktır:
- Etiketler
- Yorumlar
- Paylaşım izni
- Yıldız
- Geçmiş sürümler
- Varsayılan olarak, orijinal dosya şifreleme sonrasında Geri Dönüşüm Kutusuna taşınacaktır. Bu ayarı değiştirmek istiyorsanız aşağıdakileri yapın:
- Ekrann üzerinde sol alt köşede Hesap simgesine tıklayın ve Ayarlar > Genel öğesine gidin.
- Şifreleme/şifre çözme sonrasında orijinal dosyayı kaldır öğesindeki işareti kaldırın.
Şifrelenen bir dosyanın parolasını değiştirmek için:
- Office ana sayfasında, bir dosyaya sağ tıklayın ve Şifrele öğesine tıklayın. Alternatif olarak, bir dosyayı açtıktan sonra sol yan çubukta Şifrele simgesine tıklayın.
- Parolayı değiştir'i seçin.
- Parola alanına mevcut parolayı girin.
- Yeni parola alanına yeni parolayı girin.
- Parolayı onayla alanına yeni parolayı tekrar girin.
- Tamam'a tıklayın.
Şifrelenmiş bir dosyanın şifrelenmemiş bir kopyasını oluşturmak için:
- Office ana sayfasında, bir dosyaya sağ tıklayın ve Şifrele öğesine tıklayın. Alternatif olarak, bir dosyayı açtıktan sonra sol yan çubukta Şifrele simgesine tıklayın.
- Şifrelenmemiş bir kopya oluştur öğesini seçin.
- Parola alanına parolayı girin.
- Tamam'a tıklayın.
Dosyaların ve Klasörlerin Paylaşılması
Office kendi dosyalarınızı ve klasörlerinizi paylaşmanızın yanında diğer DSM kullanıcılarının veya gruplarının sizinle paylaştığı dosyaları ve klasörleri yönetmenize izin verir. Diğer DSM kullanıcılarına veya gruplarına görüntüleme veya düzenleme izni vermek isteyip istemediğinizi seçebilirsiniz.
Bir dosya paylaşıldıktan sonra, birden çok kullanıcı onu eşzamanlı olarak düzenleyebilir.
Bir dosya veya klasörü herkesle paylaşmak için:
- Office'in ana sayfasında, bir öğeye sağ tıklayın ve ardından Paylaş'a tıklayın ya da araç çubuğunda Paylaş simgesine tıklayın. Bir dosyayı paylaşmak için, bir dosyayı açtıktan sonra sol yan çubukta Paylaş simgesine de tıklayabilirsiniz.
- İzin açılır menüsünden başka kişilere öğeyi sadece görüntüleme veya öğede düzenleme yapma izni verip vermeyeceğinizi seçin.
- Genel bir bağlantı oluşturulacaktır. Bu bağlantı paylaşıma hazırdır. Bu bağlantının açılması öğeyi yeni bir tarayıcı sekmesinde açacaktır.
- Tamam'a tıklayın.
Diğer DSM kullanıcıları veya grupları ile bir dosya veya klasörü paylaşmak için:
- Office'in ana sayfasında, bir öğeye sağ tıklayın ve ardından Paylaş'a tıklayın ya da araç çubuğunda Paylaş simgesine tıklayın. Bir dosyayı paylaşmak için, bir dosyayı açtıktan sonra sol yan çubukta Paylaş simgesine de tıklayabilirsiniz.
- Kullanıcı/Grup alanında, bir DSM kullanıcı adını veya grup adını girin. DSM yazmaya başladığınızda kullanıcı adlarını veya grup adlarını önerecektir.
- Açılır menüden bu kullanıcıya veya gruba bu öğeyi sadece görüntüleme veya öğede düzenleme yapma izni verip vermeyeceğinizi seçin.
- Bu öğeyi o kullanıcı veya grup ile paylaşmak için + düğmesine tıklayın. Birden fazla kullanıcı veya grup ekleyebilirsiniz.
- Tamam'a tıklayın.
Not:
- Dosyaları ve klasörleri sadece Office'e erişim izinleri olan DSM kullanıcıları ve grupları ile paylaşabilirsiniz. Denetim Masası > Kullanıcı veya Grup öğesinde belirli bir kullanıcı veya gruba izinleri atayabilirsiniz.
Yönetici olmayan kullanıcıların dosyaları paylaşmasına izin vermek için:
- admin olarak oturum açtıktan sonra, ekranın sol alt köşesindeki Hesap simgesine tıklayın ve Ayarlar > Yönetim öğesine gidin.
- Paylaşım'a gidin ve Yönetici olmayan kullanıcıların dosyaları paylaşmasına izin ver öğesini seçin.
- Tamam'a tıklayın.
Not:
- Bu işlevi devre dışı bırakırsanız, yönetici olmayan kullanıcılar yeni paylaşım izinlerini başkalarına atayamazlar. Sadece atamış oldukları paylaşım izinlerini silebilirler.
Bir Dosya veya Klasörün Sahibini Değiştirme
Bir dosya veya klasörün sahibini başka bir DSM kullanıcısı olarak değiştirebilirsiniz.
Bir dosya veya klasörün sahibini değiştirmek için:
- Office'in ana sayfasında, bir öğeye sağ tıklayın ve ardından Bilgi'ye tıklayın ya da araç çubuğunda Diğer simgesi > Bilgi tıklayın. Ayrıca, bir dosyayı açtıktan sonra sol yan çubukta Bilgi simgesine tıklayın.
- Sahibi alanında Değiştir'e tıklayın.
- Açılır menüden bir DSM kullanıcısı seçin. Menüde görüntülenen kullanıcılar Office'ye erişim izni olanlardır.
- Tamam'a tıklayın.
Not:
- Sadece sahibi olduğunuz bir öğenin sahibini değiştirebilirsiniz. Sahipliği değiştirdikten sonra bile öğeyi düzenleme izniniz olacaktır.