Общие
Настройки региона и языка по умолчанию
Вы можете сменить язык дисплея в Office, выбрав Настройки > Профиль. Кроме этого, при работе с электронными таблицами вам может понадобиться изменить формат чисел, валют и дат в соответствии с вашим языком и географическим регионом. Чтобы изменить язык и регион по умолчанию для всех электронных таблиц, выполните следующие шаги.
- Нажмите значок Учетная запись > Настройки > Office > Язык и регион по умолчанию.
- По умолчанию используются региональные настройки, выбранные в вашем браузере. Выберите язык и регион из списка, чтобы изменить стандартные региональные настройки.
- Нажмите OK.
Примечание.
- Если необходимо настроить язык или регион текущей электронной таблицы, откройте меню Файл > Настройки электронной таблицы и выберите языки и регион в раскрывающемся меню.
Совместимость файлов Synology Office с файлами Microsoft
Преобразование файлов Microsoft Office в файлы Synology Office
Если пакет Office установлен, пользователь может воспользоваться следующими функциями в Drive:
- Создание документов, электронных таблиц и слайдов с поддержкой совместной работы нескольких пользователей в Интернете.
- Создание зашифрованных документов, электронных таблиц и слайдов для защиты личных файлов.
- Преобразование файлов Microsoft Office в файлы Synology Office с помощью следующих действий:
- Нажмите правой кнопкой мыши файлы Microsoft, имеющие соответствующий формат (см. следующий раздел).
- Нажмите Преобразовать в файл Office.
- Файлы Microsoft Office будут преобразованы в новые файлы Synology Office.
- Скачайте файлы Synology Office как файлы Microsoft Office (нажмите правой кнопкой мыши файлы Synology Office и выберите Скачать).
Поддерживаемые форматы файлов для преобразования:
- Документ: .docx (с помощью установленного средства просмотра документов* также можно импортировать файлы в следующих форматах: .doc, .odf и .rtf)
- Электронная таблица: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv
- Слайды: .pptx
Скачивание файлов Synology Office как файлов Microsoft Office
Открыв файл, который необходимо загрузить, перейдите в меню Файл > Скачать. Будут скачаны файлы следующих типов:
- Документ: .docx, .odt
- Электронная таблица: .xlsx, .ods
- Слайды: .pptx
Примечание.
- Будут преобразованы только форматы, которые поддерживает Office (например, размер шрифта, цвет шрифта, комментарии, гиперссылки, диаграммы соответствующих типов).
- Зашифрованные файлы нельзя импортировать в Office.
Управление шаблонами
Пакет Office содержит различные встроенные шаблоны. Все пользователи могут использовать их для создания файлов, однако они не могут быть изменены, удалены, переименованы и к ним нельзя предоставить общий доступ. Пользователи также могут создавать собственные шаблоны, доступные для редактирования, удаления, переименования, публикации и предоставления общего доступа. Чтобы перейти на страницу шаблона, нажмите Файл > Создать файл по шаблону.
Создание пользовательского шаблона
- Выберите существующий файл, который требуется сохранить как шаблон.
- Откройте меню Файл и нажмите Сохранить как шаблон.
- Укажите имя шаблона.
Примечание.
- Предыдущие версии и параметры шифрования исходного файла не будут сохранены в шаблоне (так же, как комментарии и редакции).
Предоставление общего доступа к шаблону
На панели инструментов нажмите значок Общий доступ. Выберите пользователей шаблона, которым требуется предоставить доступ, а также типы разрешений. После предоставления общего доступа к шаблону пользователи, имеющие необходимые разрешения, смогут просматривать его, нажав + > По шаблону в портале Drive или Файл > Создать файл по шаблону в редакторе Office.
Можно предоставить общий доступ к шаблону для следующих категорий.
- Пользователь. Определенные пользователи получат доступ к шаблону.
- Группа. Пользователи определенных групп получат доступ к шаблону.
- Внутренние. Все внутренние пользователи, имеющие доступ к Drive, получат доступ к шаблону.
Доступны следующие типы разрешений для общего доступа к шаблону.
- Редактировать. Пользователи, получившие разрешение на управление, могут редактировать, удалять, переименовывать шаблон и предоставлять к нему общий доступ.
- Просмотр. Пользователи с разрешениями на просмотр могут только создавать новые файлы на основе данного шаблона.
Примечание.
- Пользователи с правами администратора могут управлять всеми шаблонами.
Предоставление общего доступа к URL-адресу шаблона
Чтобы предоставить общий доступ к шаблону по URL-адресу, нажмите значок Общий доступ на панели инструментов, скопируйте ссылку общего доступа к шаблону, затем отправьте ссылку любому пользователю, который должен получить доступ.
После того как пользователь получил и открыл ссылку:
- Пользователи с разрешениями на просмотр будут перенаправлены в режим просмотра.
- Пользователи с разрешениями на редактирование также будут перенаправлены в режим просмотра, однако они могут переключиться в режим редактирования.
- Пользователи, не имеющие разрешений, будут перенаправлены на страницу Запрос доступа.
Использование шаблонов
При работе со встроенными шаблонами: пользователь может только просмотреть шаблон и создать файлы на его основе на странице шаблона. При работе с шаблонами, доступ к которым предоставлен вам другими пользователями: вы можете просматривать шаблон и создавать файлы на его основе (если у вас есть разрешение на просмотр) либо переименовывать, удалять, изменять и публиковать шаблон (если у вас есть разрешение на редактирование). Подробнее см. в разделе внизу.
Редактирование и публикация шаблона
- Шаблоны можно редактировать так же, как любые другие файлы.
- После завершения редактирования рекомендуется опубликовать шаблон, чтобы пользователи, создающие файлы на основе шаблона, работали с последней версией шаблона.
Примечание.
- При сохранении файла в качестве шаблона данный шаблон считается системой опубликованным.
- Если шаблон открыт по URL-адресу, пользователи увидят последнюю опубликованную версию шаблона (вместо редактируемой в настоящее время версии).
- Комментарии, история изменений и версий шаблона не сохраняются в файлы, созданные на основе шаблона.
Управление версиями файлов
Когда пользователь работает с файлами в Office, их версии автоматически периодически сохраняются на сервере. Таким образом, информация не будет потеряна, если пользователь закроет файл, не сохранив его. Записывается журнал версий для каждого файла, содержащий сведения о времени последнего изменения и пользователях, вносивших изменения в файл.
Восстановление или копирование версии файла
- Откройте файл.
- Нажмите значок Просмотреть журнал на левой боковой панели. Справа в главном окне отобразится список исторических версий.
- Нажав на версию в списке, можно просмотреть эту версию в главном окне. Чтобы увидеть различия между версиями, можно переключиться из режима Скрыть запись в режим Показать запись.
- Нажмите значок Дополнительно справа от безымянной версии, затем выберите Имя версии, чтобы указать имя.
- Можно также нажать значок Дополнительно справа от имеющей имя версии и выбрать Переименовать или Удалить имя, чтобы изменить или удалить имя.
- Нажмите кнопку Восстановить в правом нижнем углу, чтобы восстановить файл, перезаписав текущую версию выбранной версией. Другой вариант: нажмите Сделать копию, чтобы сохранить выбранную версию как отдельный файл.
Примечание.
- Количество сохраняемых версий не ограничено.
- Office будет создавать новую историческую версию в следующих ситуациях.
- Когда изменения, внесенные в документ, содержат 1000 команд. Обратите внимание, что одно действие может включать несколько команд, и счетчик команд обнуляется при создании исторической версии.
- Когда изменения, внесенные в электронную таблицу, содержат 100 команд. Обратите внимание, что одно действие может включать несколько команд, и счетчик команд обнуляется при создании исторической версии.
- Когда изменения, внесенные в слайды, содержат 1000 команд. Обратите внимание, что одно действие может включать несколько команд, и счетчик команд обнуляется при создании исторической версии.
- Через десять минут после получения Office первой команды.
- После скачивания, удаления, копирования или восстановления файла до исторической версии.
- При нажатии меню Файл > Журнал версий > Имя текущей версии для присвоения имени текущей версии файла.
Шифрование файлов
Конфиденциальные файлы можно защитить паролем при их создании или в дальнейшем.
Создание нового файла с защитой паролем
- Выберите меню Файл > Новый зашифрованный файл.
- Выберите Документ, Электронная таблица или Слайды.
- Введите и подтвердите пароль, затем нажмите кнопку OK. На новой вкладке откроется зашифрованный файл.
Примечание.
- Название защищенного файла смогут по-прежнему видеть другие пользователи.
Добавление защиты паролем для существующего файла
- После открытия файла на левой боковой панели нажмите значок Зашифровать.
- При необходимости можно изменить название.
- Введите пароль в поле Пароль.
- Повторно введите пароль в поле Подтвердите пароль.
Примечание.
В защищенном файле на сохранятся следующие данные:
- Метки
- Разрешения на общий доступ
- Звезда
- Исторические версии
Изменение пароля для защищенного файла
- После открытия файла на левой боковой панели нажмите значок Зашифровать.
- Нажмите Изменить пароль.
- Введите текущий пароль в поле Пароль.
- Введите новый пароль в поле Новый пароль.
- Повторно введите пароль в поле Подтвердите пароль.
- Нажмите OK.
Создание незащищенной копии защищенного файла
- После открытия файла на левой боковой панели нажмите значок Зашифровать.
- Выберите Создать незащищенную копию.
- Введите пароль в поле Пароль.
- Нажмите OK.
Предоставление общего доступа к файлам Office
Вы можете выбрать разрешения на просмотр, редактирование, размещение комментариев или управление, которые будут предоставлены другим пользователям или группам DSM. После предоставления общего доступа к файлу приглашенные пользователи получат уведомления.
Доступ по общей ссылке:
На панели инструментов нажмите значок Общий доступ. Выберите один из следующих параметров из раскрывающегося меню Разрешение:
- Частный — получить доступ могут только приглашенные пользователи.
Доступ к элементу получают приглашенные учетные записи в списке с соответствующим разрешением.
- Внутренний доступ — просмотр и редактирование доступны для любого пользователя с учетной записью
Все учетные записи, имеющие право доступа к Drive на данной DiskStation, могут получать доступ к элементу после выполнения входа.
- Общий доступ — все пользователи могут просматривать и редактировать элемент
Каждый пользователь может получить доступ к элементу с помощью ссылки без входа в систему.
Приглашение учетных записей:
- В поле Пользователь/группа введите имя пользователя или группы DSM. Когда вы начнете вводить имя, DSM предложит вам варианты имен пользователей и групп.
- Выберите в раскрывающемся меню разрешения, которые будут предоставлены другим пользователям или группам для данного элемента: просмотр, редактирование, управление или только комментирование.
- Нажмите кнопку +, чтобы предоставить пользователю или группе общий доступ к этому элементу. Можно добавить несколько пользователей или групп.
- Нажмите OK.
Примечание.
- Вы можете предоставить общий доступ к файлу или папке только пользователям и группам DSM, имеющим разрешение на доступ к Drive. Чтобы назначить права определенному пользователю или группе, выберите Панель управления > Пользователь или Группа.
Резервное копирование и восстановление
Используя Hyper Backup, можно выполнить резервное копирование Office в локальное или удаленное место назначения, а также восстановить настройки и данные пакета на предыдущий момент времени. Необходимо выполнить резервное копирование Drive и Office одновременно, поскольку файлы Synology Office управляются с помощью Drive. Дополнительные сведения представлены в разделе Справка Drive > Резервное копирование и восстановление.