Zarządzanie plikami i folderami
Pliki i foldery są wyświetlane w panelu głównym na stronie pakietu Office. W górnej części panelu głównego można wyświetlić ścieżkę do pliku i przejść na określony poziom, klikając ją.
Skorzystaj z paska narzędzi w górnej części strony Office, aby wykonać następujące czynności, lub kliknij prawym przyciskiem element w panelu głównym, aby wykonać część z tych działań:
- Utwórz: kliknij przycisk +, aby utworzyć folder lub plik albo zaimportować pliki z komputera do serwera Synology NAS.
- Etykiety: wybierz jeden z wielu elementów i kliknij tę ikonę, aby zastosować istniejącą etykietę do zaznaczonych elementów. W tym miejscu możesz również utworzyć nową etykietę.
- Udostępnij: wybierz element i kliknij tę ikonę, aby udostępnić element innym użytkownikom.
- Przenieś do: wybierz element w sekcji Moje pliki i kliknij tę ikonę, aby przenieść element do innej lokalizacji w folderze Moje pliki.
- Kopiuj do: wybierz element i kliknij tę ikonę, aby skopiować go do innej lokalizacji w pakiecie Office. Podczas kopiowania możesz zmienić nazwę pliku.
- Usuń: wybierz element i kliknij tę ikonę, aby usunąć go i przenieść go do Kosza właściciela.
- Więcej: wybierz element i kliknij te ikonę, aby wykonać więcej działań na elemencie.
Oprócz powyższych funkcji pakiet Office oferuje także przydatne narzędzia do zarządzania. Często używane funkcje zostaną szczegółowo opisane poniżej.
Tworzenie plików i folderów
Aby zaimportować plik:
- Na stronie głównej pakietu Office kliknij przycisk + i wybierz opcję Importuj.
- Wybierz, czy chcesz przesłać pliki z serwera Synology NAS czy też ze swojego komputera.
- Odszukaj i zaznacz pliki, które chcesz zaimportować.
- Kliknij przycisk OK.
Obsługa i ograniczenia:
- Jako dokumenty do pakietu Office można importować tylko pliki w formacie .docx.
- Jako arkusze kalkulacyjne do pakietu Office można zaimportować pliki w formacie .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots i .csv.
- Zaimportowane zostanie tylko formatowanie obsługiwane przez pakiet Office (p. rozmiar czcionki, kolor tekstu, komentarze, hiperłącza, typy wykresów).
- Do pakietu Office nie można importować plików zaszyfrowanych.
Aby zmienić nazwę pliku lub folderu:
Na stronie głównej pakietu Office kliknij element prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Zmień nazwę. Nazwę pliku można edytować, zmieniając tytuł widoczny w prawym górnym rogu po otwarciu pliku.
Aby pobrać plik lub folder:
Na stronie głównej pakietu Office kliknij element prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Pobierz. Plik można także pobrać, klikając polecenie Plik > Pobierz po otwarciu pliku.
Uwaga:
- Dokument zostanie pobrany jako plik docx.
- Arkusz kalkulacyjny zostanie pobrany jako plik xlsx.
- Folder zostanie pobrany jako plik zip.
- Możesz zaznaczyć wiele plików do pobrania ze strony głównej pakietu Office. Podczas pobierania wielu plików ze strony głównej wybrane pliki zostaną wyeksportowane w postaci archiwum .zip.
- Aby pobrać zaszyfrowany plik ze strony głównej pakietu Office, musisz wprowadzić hasło.
Aby usunąć plik lub folder:
Na stronie głównej pakietu Office kliknij element prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Usuń. Plik możesz także usunąć, klikając polecenie Plik > Przenieś do Kosza po otwarciu pliku.
Aby przywrócić usunięty plik lub folder:
Zaznacz element we własnym Koszu i kliknij ikonę Przywróć na pasku narzędzi.
Uwaga:
- Element może zostać usunięty przez dowolnego użytkownika z uprawnieniem do edycji elementu. Usunięte elementy zostaną przeniesione do Kosza ich właściciela i tylko właściciel będzie mógł je przywrócić.
Porządkowanie plików i folderów przy użyciu etykiet
Aby utworzyć etykietę:
Na stronie głównej pakietu Office kliknij przycisk + obok obszaru ETYKIETY w panelu menu.
Aby utworzyć etykietę i dodać ją do elementu:
- Na stronie głównej pakietu Office zaznacz jeden lub więcej elementów w panelu głównym.
- Kliknij ikonę Etykiety na pasku narzędzi i kliknij opcję Utwórz.
- Dokonaj edycji nazwy i koloru etykiety.
- Kliknij przycisk OK. Nowo utworzona etykieta zostanie dodana do zaznaczonych elementów.
Aby szybko dodać istniejącą etykietę do elementu:
Wykonaj dowolną z następujących czynności:
- Przeciągnij etykietę z panelu menu do pozycji elementu w panelu głównym.
- Przeciągnij i upuść jeden lub wiele elementów z panelu głównego na etykietę w panelu menu.
Aby dodać wiele etykiet do elementu:
- Na stronie głównej pakietu Office zaznacz jeden lub więcej elementów w panelu głównym.
- Kliknij ikonę Etykiety na pasku narzędzi.
- Wybierz jedną lub więcej etykiet.
- Aby usunąć etykietę z elementu, wystarczy usunąć zaznaczenie niechcianej etykiety.
- Kliknij przycisk Zastosuj.
Wyszukiwanie plików i folderów
Aby wyszukać element:
Na stronie głównej pakietu Office wprowadź słowo kluczowe w pasku wyszukiwania w prawym górnym rogu. Możesz również kliknąć ikonę lupy, aby dostosować wyszukiwanie za pomocą jednego lub więcej następujących kryteriów:
- Słowo kluczowe
- Lokalizacja: wybierz jedną z istniejących kategorii lub kliknij Dostosuj, aby wybrać folder w sekcji Moje pliki lub Udostępniono dla mnie, który zostanie przeszukany.
- Typ: wybierz, czy szukasz folderu, pliku, dokumenty czy arkusza kalkulacyjnego.
- Etykiety: wybierz jedną lub więcej etykiet. Jeśli wybierzesz wiele etykiet, za prawidłowy wynik zostanie uznany każdy element z co najmniej jedną z wybranych etykiet.
- Data: wyszukaj według czasu modyfikacji lub czasu utworzenia.
Zarządzanie wersjami plików
Jeśli pracujesz z plikami w pakiecie Office, ich wersje będą automatycznie zapisywane na serwerze w stałych odstępach czasu, więc nie musisz martwić się o utratę danych w przypadku zamknięcia pliku bez zapisania. Dla każdego pliku jest zapisywana pełna historia wersji, wliczając czas ostatniej modyfikacji oraz użytkowników, którzy dokonali zmian w pliku.
Aby przywrócić lub skopiować dowolną wersję pliku:
- Otwórz plik.
- W lewym pasku bocznym rogu kliknij ikonę Wyświetl historię. Zostanie wyświetlone okno główne z listą historycznych wersji znajdującą się po prawej stronie.
- Kliknij wersję z listy, a jej podgląd zostanie wyświetlony w oknie głównym. Różnice między wersjami zostaną podświetlone.
- Dokument: Różnice między bieżącą a poprzednią wersją zostaną podświetlone. Możesz też użyć przycisków ze strzałkami znajdujących się u góry, aby szybko przełączać między starszymi i nowszymi zmianami w danej wersji.
- Arkusz kalkulacyjny: Różnice między poprzednią a bieżącą wersją zostaną podświetlone.
- Kliknij Przywróć w prawym dolnym rogu, aby przywrócić plik do wybranej wersji, co spowoduje nadpisanie wersji bieżącej. Możesz także kliknąć przycisk Zrób kopię, aby zapisać wybraną wersję jako osobny plik.
Uwaga:
- Liczba wersji historycznych jest nieograniczona.
- Pakiet Office utworzy nową wersję historyczną w następujących sytuacjach:
- Gdy modyfikacje dokonane w dokumencie obejmują 1000 poleceń (należy pamiętać, że jedna czynność może składać się z kilku poleceń, a po utworzeniu wersji historycznej liczba poleceń jest resetowana)
- Gdy modyfikacje dokonane w dokumencie obejmują 100 poleceń (należy pamiętać, że jedna czynność może składać się z kilku poleceń, a po utworzeniu wersji historycznej liczba poleceń jest resetowana)
- Dziesięć minut po odebraniu pierwszego polecenia przez pakiet Office
- Po pobraniu, usunięciu, skopiowaniu lub przywróceniu pliku do wersji historycznej
Ochrona plików
Istnieje możliwość dodania ochrony hasłem do poufnych plików. Możesz tego dokonać zarówno podczas tworzenia pliku, jak i po jego utworzeniu.
Aby utworzyć nowy plik z szyfrowaniem:
- Na stronie głównej pakietu Office kliknij przycisk + na pasku narzędzi.
- Kliknij polecenie Utwórz zaszyfrowany plik.
- Wybierz Dokument lub Arkusz kalkulacyjny.
- Wprowadź i potwierdź hasło, a następnie kliknij przycisk OK. Zaszyfrowany plik zostanie otwarty na nowej karcie.
Uwaga:
- Tytuł zaszyfrowanego pliku będzie nadal widoczny dla innych użytkowników.
Aby dodać szyfrowanie do istniejącego pliku:
- Na stronie głównej pakietu Office kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Szyfruj. Ewentualnie kliknij ikonę Szyfruj na lewym pasku bocznym po otwarciu pliku.
- Jeśli to konieczne, możesz edytować tytuł.
- Wprowadź hasło w polu Hasło.
- Wprowadź hasło ponownie w polu Potwierdź hasło.
Uwaga:
- Następujące dane nie zostaną zachowane w zaszyfrowanym pliku:
- Etykiety
- Uprawnienia udostępniania
- Gwiazdka
- Wersje historyczne
- Po zaszyfrowaniu oryginalny plik zostanie domyślnie przeniesiony do Kosza. Aby zmienić to ustawienie, wykonaj następujące czynności:
- Kliknij ikonę Konto w lewym dolnym rogu ekranu, a następnie kliknij polecenie Ustawienia > Ogólne.
- Usuń zaznaczenie opcji Po zaszyfrowaniu/odszyfrowaniu usuń oryginalny plik
Aby zmienić hasło zaszyfrowanego pliku:
- Na stronie głównej pakietu Office kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Szyfruj. Ewentualnie kliknij ikonę Szyfruj na lewym pasku bocznym po otwarciu pliku.
- Wybierz opcję Zmień hasło.
- Wprowadź bieżące hasło w polu Hasło.
- Wprowadź nowe hasło w polu Nowe hasło.
- Wprowadź nowe hasło ponownie w polu Potwierdź hasło.
- Kliknij przycisk OK.
Aby utworzyć nieszyfrowaną kopię szyfrowanego pliku:
- Na stronie głównej pakietu Office kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Szyfruj. Ewentualnie kliknij ikonę Szyfruj na lewym pasku bocznym po otwarciu pliku.
- Wybierz opcję Utwórz nieszyfrowaną kopię.
- Wprowadź hasło w polu Hasło.
- Kliknij przycisk OK.
Udostępnianie plików i folderów
Pakiet Office umożliwia udostępnianie plików i folderów oraz zarządzanie plikami i folderami udostępnionymi przez innych użytkowników lub grupy w systemie DSM. Możesz wybrać, czy chcesz przyznać uprawnienia do wyświetlania lub edytowania innym użytkownikom lub grupom DSM.
Po udostępnieniu pliku wielu użytkowników może dokonywać jednoczesnej edycji.
Aby udostępnić plik folder publicznie:
- Na stronie głównej pakietu Office kliknij element prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Udostępnij lub ikonę Udostępnij na pasku narzędzi. Aby udostępnić plik, możesz również kliknąć ikonę Udostępnij na lewym panelu bocznym po otwarciu pliku.
- W menu rozwijanym Zezwolenie wybierz, czy chcesz umożliwić innym użytkownikom tylko wyświetlanie czy też edytowanie elementu.
- Zostanie wygenerowane łącze publiczne. Można je przekazać odbiorcom. Otwarcie tego łącza spowoduje wyświetlenie elementu na nowej karcie przeglądarki.
- Kliknij przycisk OK.
Aby udostępnić plik lub folder innym użytkownikom lub grupom systemu DSM:
- Na stronie głównej pakietu Office kliknij element prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij polecenie Udostępnij lub ikonę Udostępnij na pasku narzędzi. Aby udostępnić plik, możesz również kliknąć ikonę Udostępnij na lewym panelu bocznym po otwarciu pliku.
- W polu Użytkownik/Grupa wprowadź nazwę użytkownika lub grupy DSM. Po rozpoczęciu pisania system DSM wyświetli automatyczne podpowiedzi nazw użytkowników i grup.
- W menu rozwijanym wybierz, czy chcesz umożliwić temu użytkownikowi lub grupie tylko wyświetlanie czy też edytowanie elementu.
- Aby udostępnić element danemu użytkownikowi lub grupie, kliknij przycisk +. Można dodać wielu użytkowników i wiele grup.
- Kliknij przycisk OK.
Uwaga:
- Pliki i foldery można udostępniać tylko użytkownikom i grupom DSM posiadającym uprawnienia dostępu do pakietu Office. Aby nadać uprawnienia danemu użytkownikowi lub grupie, wybierz kolejno Panel sterowania > Użytkownik lub Grupa.
Aby zezwolić na udostępnianie plików użytkownikom spoza grupy administratorów:
- Po zalogowaniu się jako admin kliknij ikonę Konto w lewym dolnym rogu ekranu, a następnie wybierz kolejno Ustawienia > Administracja.
- Przejdź do pozycji Udostępnianie, a następnie zaznacz opcję Zezwól użytkownikom spoza grupy administratorów na udostępnianie plików.
- Kliknij przycisk OK.
Uwaga:
- Jeśli wyłączysz tę funkcję, użytkownicy niebędący administratorami nie będą mogli przyznawać nowych uprawnień udostępniania innym osobom. Będą mogli tylko usunąć uprawnienia udostępniania, które wcześniej przyznali.
Zmiana właściciela pliku lub folderu
Możesz przenieść atrybut właściciela pliku lub folderu na innego użytkownika DSM.
Aby zmienić właściciela pliku lub folderu:
- Na stronie głównej pakietu Office, kliknij element prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknij pozycję Informacje lub ikonę Więcej > Informacje na pasku narzędzi. Możesz również kliknąć ikonę Informacje na lewym panelu bocznym po otwarciu pliku.
- Kliknij opcję Zmień w polu Właściciel.
- Wybierz użytkownika DSM z menu rozwijanego. Użytkownicy wyświetleni w menu mają uprawnienia dostępu do pakietu Office.
- Kliknij przycisk OK.
Uwaga:
- Możesz zmienić właściciela tylko tych elementów, których jesteś właścicielem. Po zmianie właściciela wciąż będziesz mieć uprawnienia do edycji elementu.