Gerir ficheiros e pastas
Ficheiros e pastas são exibidos no painel principal na página principal do Office. No topo do painel principal, poderá ver o caminho de um ficheiro e saltar para um nível específico clicando no mesmo.
Utilize a barra de ferramentas no topo da página principal do Office para executar as seguintes ações, ou simplesmente clique com o botão direito num item a partir do painel principal para executar as mesmas ações:
- Criar: Clique no botão + para criar uma pasta ou ficheiro ou importar ficheiros do seu computador ou Synology NAS.
- Etiquetas: Selecione um ou vários itens e clique neste ícone para aplicar uma etiqueta existente aos itens selecionados. Pode também criar uma nova etiqueta a partir daqui.
- Partilhar: Selecione um item e clique neste ícone para partilhar o item com outros utilizadores.
- Mover para: Selecione um item em Os meus ficheiros e clique neste ícone para mover o item para outro local em Os meus ficheiros.
- Copiar para: Selecione um item e clique neste ícone para copiar o item para outro local no Office. Poderá renomear o item quando o copiar.
- Eliminar: Selecione um item e clique neste ícone para o eliminar e movê-lo para a Reciclagem do proprietário.
- Mais: Selecione um item e clique neste ícone para realizar mais ações no item.
Para além das funções acima, o Office oferece também outras ferramentas de gestão úteis. As funções utilizadas mais comummente serão explicadas abaixo em detalhe.
Criar ficheiros e pastas
Para importar um ficheiro:
- Na página principal do Office, clique no botão + e selecione Importar.
- Escolha se pretende carregar ficheiros do seu Synology NAS ou do seu computador.
- Encontre e selecione os ficheiros que pretende importar.
- Clique em OK.
Suporte e Limitações:
- Apenas um ficheiro com formato .docx pode ser importado para o Office como documento.
- Os formatos de ficheiro que podem ser importados para o Office incluem .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Apenas formatos (por ex., tamanho de letra, cor do texto, comentários, hiperligações, tipos de gráfico) suportados pelo Office serão importados.
- Os ficheiros encriptados não podem ser importados para o Office.
Para mudar o nome de um ficheiro ou pasta:
Na página principal do Office, clique com o botão direito num item e selecione Renomear. Poderá também renomear um ficheiro alterando o título no canto superior direito após abrir um ficheiro.
Para transferir um ficheiro ou pasta:
Na página principal do Office, clique com o botão direito num item e selecione Transferir. Poderá também transferir um ficheiro clicando no menu Ficheiro > Transferência após abrir um ficheiro.
Nota:
- Um documento será transferido como ficheiro .docx.
- Uma folha de cálculo será transferida como ficheiro .xlsx.
- Uma pasta será transferida como um ficheiro .zip.
- Poderá selecionar vários ficheiros para transferir a partir da página principal do Office. Quando transfere múltiplos ficheiros a partir da página principal, os ficheiros selecionados serão exportados como um ficheiro .zip.
- É necessário introduzir a palavra-passe para transferir um ficheiro encriptado a partir da página principal do Office.
Para eliminar um ficheiro ou pasta:
Na página principal do Office, clique com o botão direito num item e selecione Eliminar. Poderá também eliminar um ficheiro clicando no menu Ficheiro > Mover para a Reciclagem após abrir um ficheiro.
Para restaurar um ficheiro ou pasta eliminado:
Na sua própria Reciclagem, selecione um item e clique no ícone Restaurar na barra de ferramentas.
Nota:
- Qualquer utilizador com permissão de edição de um item pode eliminar o item. Itens eliminados serão movidos para a Reciclagem do proprietário e apenas este poderá restaurá-los.
Organizar ficheiros e pastas com etiquetas
Para criar uma etiqueta:
Na página principal do Office, clique no botão + ao lado de ETIQUETAS no painel de menus.
Para criar uma etiqueta e adicioná-la a um item:
- Na página principal do Office, selecione um ou mais itens no painel principal.
- Clique no ícone Etiquetas na barra de ferramentas e clique em Criar.
- Edite o nome e cor da etiqueta.
- Clique em OK. A nova etiqueta criada será adicionada aos seus itens selecionados.
Para adicionar uma etiqueta existente a um item rapidamente
Proceda de uma das seguintes formas:
- Arraste e largue uma etiqueta a partir do painel de menus para um item no painel principal.
- Arraste e largue um ou mais itens a partir do painel principal para uma etiqueta no painel de menus.
Para adicionar várias etiquetas a um item:
- Na página principal do Office, selecione um ou mais itens no painel principal.
- Clique no ícone Etiquetas na barra de ferramentas.
- Selecione uma ou mais etiquetas.
- Para remover uma etiqueta de um item, basta desmarcar a etiqueta indesejada.
- Clique em Aplicar.
Procurar ficheiros e pastas
Para procurar um item:
Na página principal do Office, digite uma palavra-chave na barra de pesquisa no canto superior direito. Poderá também clicar na lupa para refinar a sua pesquisa com um ou mais dos seguintes critérios:
- Palavra-chave
- Localização: Selecione uma das categorias existentes ou clique em Personalizar para selecionar uma pasta em Os meus ficheiros ou Partilhado comigo para pesquisar.
- Tipo: Selecione se pretende pesquisar por uma pasta, ficheiro, documento ou folha de cálculo.
- Etiquetas: Selecione uma ou mais etiquetas. Quando seleciona múltiplas etiquetas, um item será considerado como correspondente desde que possua, no mínimo, uma das etiquetas selecionadas.
- Data: Procure por hora modificada ou hora de criação.
Gerir versões de ficheiros
Quando trabalha nos seus ficheiros no Office, as versões são automaticamente gravadas no servidor periodicamente, para que não tenha de se preocupar com perdas de informação caso feche um ficheiro sem o guardar. O histórico de versões completa para cada ficheiro é gravada, incluindo a última hora de modificação e os utilizadores que efetuaram alterações ao ficheiro.
Para restaurar ou copiar uma versão de ficheiro:
- Abra um ficheiro.
- Clique no ícone Ver histórico na barra lateral esquerda. Verá então uma janela principal com uma lista de versões históricas do lado direito.
- Clique numa versão presente na lista e surgirá uma pré-visualização desta versão na janela principal. Estarão realçadas as diferenças entre as versões.
- Documento: Estarão realçadas as diferenças entre uma versão e a anterior. Poderá também utilizar as setas no topo para alternar rapidamente entre uma modificação prévia ou posterior dentro de uma versão.
- Folha de cálculo: Estarão realçadas as diferenças entre uma versão anterior e a atual.
- Clique em Restaurar no canto inferior direito para restaurar o ficheiro para a versão selecionada, que substituirá a atual. Alternativamente, clique em Efetuar cópia para guardar a versão selecionada como ficheiro separado.
Nota:
- Não há limite para o número de versões históricas.
- O Office criará uma nova versão histórica nas seguintes situações:
- Quando as modificações que realizar num documento incluam 1000 comandos (tenha em conta que uma ação poderá incluir vários comandos, e a contagem dos mesmos será reposta assim que uma versão histórica tiver sido criada).
- Quando as modificações que realizar numa folha de cálculo incluam 100 comandos (tenha em conta que uma ação poderá incluir vários comandos, e a contagem dos mesmos será reposta assim que uma versão histórica tiver sido criada).
- Dez minutos depois de Office receber o primeiro comando
- Depois de transferir, eliminar, criar uma cópia ou restaurar um ficheiro a uma versão histórica
Proteger ficheiros
Poderá adicionar proteção por palavra-passe a ficheiros confidenciais, o qual poderá ser realizado quando cria um ficheiro ou posteriormente.
Para criar um novo ficheiro com encriptação:
- Na página principal do Office, clique no botão + na barra de ferramentas.
- Clique em Criar um ficheiro encriptado.
- Selecione Documento ou Folha de cálculo.
- Introduza e confirme a palavra-passe e, de seguida, clique em OK. O ficheiro encriptado será aberto num novo separador.
Nota:
- O título de um ficheiro encriptado estará ainda visível a outros utilizadores.
Para adicionar encriptação a um ficheiro existente:
- Na página principal do Office, clique com o botão direito num ficheiro e selecione Encriptar. Alternativamente, clique no ícone Encriptar na barra lateral esquerda após abrir um ficheiro.
- Poderá editar o título, se necessário.
- Introduza uma palavra-passe no campo Palavra-passe.
- Introduza a palavra-passe novamente no campo Confirmar palavra-passe.
Nota:
- Os seguintes dados não poderão ser retidos no ficheiro encriptado:
- Etiquetas
- Comentários
- Permissão de partilha
- Estrela
- Versões históricas
- Por predefinição, o ficheiro original será movido para a Reciclagem após a encriptação. Faça o seguinte se pretender alterar esta definição:
- Clique no ícone Conta no canto inferior esquerdo do ecrã e aceda a Definições > Geral.
- Desmarque Remover o ficheiro original depois da encriptação/desencriptação.
Para alterar a palavra-passe de um ficheiro encriptado:
- Na página principal do Office, clique com o botão direito num ficheiro e selecione Encriptar. Alternativamente, clique no ícone Encriptar na barra lateral esquerda após abrir um ficheiro.
- Selecione Alterar palavra-passe.
- Introduza a atual palavra-passe no campo Palavra-passe.
- Introduza a nova palavra-passe no campo Nova palavra-passe.
- Introduza a nova palavra-passe novamente no campo Confirmar palavra-passe.
- Clique em OK.
Para criar uma cópia desencriptada de um ficheiro encriptado.
- Na página principal do Office, clique com o botão direito num ficheiro e selecione Encriptar. Alternativamente, clique no ícone Encriptar na barra lateral esquerda após abrir um ficheiro.
- Selecione Criar uma cópia desencriptada.
- Introduza a palavra-passe no campo Palavra-passe.
- Clique em OK.
Partilhar ficheiros e pastas
O Office permite-lhe partilhar os seus ficheiros e pastas bem como gerir ficheiros e pastas que outros utilizadores ou grupos DSM partilhem consigo. Poderá escolher se pretende conceder permissões de visualização ou edição a outros utilizadores ou grupos DSM.
Após um ficheiro ser partilhado, vários utilizadores poderão editá-lo ao mesmo tempo.
Para partilhar um ficheiro ou pasta publicamente:
- Na página principal do Office, clique com o botão direito num item e, em seguida, clique em Partilhar ou clique no ícone Partilhar na barra de ferramentas. Para partilhar um ficheiro, poderá também clicar no ícone Partilhar na barra lateral esquerda após abrir um ficheiro.
- Selecione se pretende permitir que outros visualizem apenas ou editem o item a partir do menu pendente Permissão.
- Será gerada uma ligação pública. Esta ligação fica pronta a ser partilhada. A abertura deste link abre o item num novo separador do browser.
- Clique em OK.
Para partilhar um ficheiro ou pasta com outros utilizadores ou grupos DSM:
- Na página principal do Office, clique com o botão direito num item e, em seguida, clique em Partilhar ou clique no ícone Partilhar na barra de ferramentas. Para partilhar um ficheiro, poderá também clicar no ícone Partilhar na barra lateral esquerda após abrir um ficheiro.
- No campo Utilizador/grupo, introduza um nome de utilizador ou nome de grupo DSM. O DSM irá sugerir nomes de utilizadores ou nomes de grupos quando começar a escrever.
- Selecione se pretende permitir que este utilizador ou grupo visualize apenas ou edite este item a partir do menu pendente.
- Clique no botão + para partilhar este item com esse utilizador ou grupo. Pode adicionar diversos utilizadores ou grupos.
- Clique em OK.
Nota:
- Poderá partilhar ficheiros e pastas apenas com utilizadores e grupos DSM com permissão para aceder ao Office. Pode atribuir autorizações a utilizadores ou grupos específicos em Painel de Controlo > Utilizador ou Grupo.
Para permitir a utilizadores não admin partilhar ficheiros:
- Após iniciar sessão como admin, clique no ícone Conta no canto inferior esquerdo do ecrã e aceda a Definições > Administração.
- Aceda a Partilhar e selecione Permitir a utilizadores não admin partilhar ficheiros.
- Clique em OK.
Nota:
- Se desativar esta função, os utilizadores não admin deixarão de poder conceder novas permissões de partilha a outros. Poderão apenas eliminar as permissões de partilha que concederam.
Alterar o proprietário de um ficheiro ou pasta
Poderá alterar o proprietário de um ficheiro ou pasta para outro utilizador DSM.
Para alterar o proprietário de um ficheiro ou pasta:
- Na página principal do Office, clique com o botão direito num item e, em seguida, clique em Info ou clique no ícone Mais > Info na barra de ferramentas. Poderá também clicar no ícone Info na barra lateral esquerda após abrir um ficheiro.
- Clique em Alterar no campo Proprietário.
- Selecione um utilizador DSM a partir do menu pendente. Os utilizadores exibidos no menu são os que têm permissão para aceder ao Office.
- Clique em OK.
Nota:
- Poderá apenas alterar o proprietário de um item que detém. Terá ainda permissão de editar o item após a mudança de propriedade.