Arbeide med data

Denne seksjonen tar for seg hovedfunksjonene Office tilbyr for databehandling i regneark.

Sortere et regneark

Slik sorterer du et regneark:

  1. Åpne et regneark.
  2. Velg celleområdet du vil sortere.
  3. Klikk på Data-menyen > Sorter, eller høyreklikk på de valgte cellene og velg Sorter.
  4. Velg kolonnen du vil sortere først og om du ønsker at kolonnen skal sorteres i stigende eller synkende rekkefølge.
  5. Spesifiser flere kolonner i Deretter etter-rullegardinmenyen hvis du vil legge til flere sorteringsregler. Sortering vil bli prioritert i henhold til regelrekkefølgen.

Merk:

Filtrere data

Slik filtrerer du data:

  1. Når du har valgt et område i et regneark, klikker du på Data-menyen > Filter eller bare klikker på Filter-ikonet i verktøylinjen for å opprette et filter.
  2. Klikk på filtervelgeren (liten opp-nedtrekant) i kolonneoverskriften(e) i det valgte området.
  3. Filtrer en kolonne på følgende måter:

Merk:

Bruke datavalidering

Slik bruker du datavalidering:

  1. Når du har valgt et område i et regneark, klikker du på Data-menyen > Datavalidering eller bare høyreklikker på området og velger Datavalidering.
  2. Angi et område i Celleområde-feltet. Alternativt kan du klikke på rutenettikonet for å velge et område. Trykk og hold inne Ctrl for å velge flere områder.
  3. Velg en regeltype fra rullegardinmenyen Regel.
  4. Velg om du vil vise en hjelpemelding. Hver regeltype har en korresponderende standard hjelpemelding som du kan redigere.

    Merk:

    • Hjelpemeldingen vil bli vist som et verktøytips når du fører musen over en tom celle.
    • Hvis en celle allerede inneholder en ugyldig verdi, blir hjelpemeldingen i stedet vist som en advarsel (se nedenfor).
  5. Velg om du ønsker at Office skal vise advarsel eller avvise inndata når du angir data som inneholder en ugyldig verdi.
  6. Klikk på Lagre.
  7. Merk:

Bruke regler for betinget formatering

Slik bruker du betinget formatering:

  1. Klikk på Format-menyen > Betinget formatering for å åpne vinduet for innstillinger.
  2. Klikk på Opprett for å opprette en ny regel for betinget format, eller dobbeltklikk på en eksisterende regel for å redigere den.
  3. Angi et område i Celleområde-feltet. Alternativt kan du klikke på rutenettikonet for å velge et område. Trykk og hold inne Ctrl for å velge flere områder.
  4. Velg en regeltype fra rullegardinmenyen Regel.
  5. Hvis valgt regeltype inneholder en verdi/verdier, angir du en verdi/verdier i Verdi eller formel feltene. En verdi kan være av følgende typer:
  6. Konfigurer formateringsstilen du vil bruke i cellene som oppfyller kriteriene ovenfor.
  7. Klikk på OK.

Merk:

Sette inn diagrammer

Office støtter 11 typer diagrammer som hjelper deg med å presentere numeriske data i regnearket ditt.

Slik setter du inn et diagram:

  1. Velg cellene som inneholder dataene du vil opprette diagram for.
  2. Klikk på Sett inn-menyen > Diagram, eller bare klikk på Diagram-ikonet på verktøylinjen. Dette vil åpne diagramredigering.
  3. I Diagram-fanen velger du en diagramtype. Her kan du også redigere dataområdet og avgjøre om du vil bruke kolonnen helt til venstre eller den øverste raden som overskrifter.
  4. Bytt til Avansert-fanen for å redigere diagramtittel, x-aksetittel og y-aksetittel. Hvis du har valgt et kombinasjonsdiagram, kan du også justere de to diagramtypene i kombinasjonsdiagrammet.
  5. Forhåndsvis diagrammet til høyre i vinduet.
  6. Klikk på Bruk.
  7. Hvis du vil redigere diagrammet på nytt, klikker du på diagrammet og klikker på Rediger for å åpne diagramredigering.

Merk: