Správa souborů a složek
Soubory a složky se zobrazují na hlavním panelu na domovské stránce aplikace Office. V horní části hlavního panelu se zobrazuje cesta k souboru a kliknutím můžete přejít na určitou úroveň.
Pomocí panelu nástrojů v horní části domovské stránky aplikace Office je možné provádět následující úkony, případně je tyto úkony možné provádět i kliknutím pravým tlačítkem na položku na hlavním panelu:
- Vytvořit: Kliknutím na tlačítko + vytvoříte složku nebo soubor nebo naimportujete soubory z počítače nebo ze zařízení Synology NAS.
- Popisky: Vyberte jednu nebo více položek a kliknutím na tuto ikonu použijete na vybrané položky stávající popisek. Zde je možné také vytvořit nový popisek.
- Sdílet: Vyberte položku a kliknutím na tuto ikonu ji můžete sdílet s ostatními uživateli.
- Přesunout do: Vyberte položku v oblasti Moje soubory a kliknutím na tuto ikonu ji přesuňte do jiného umístění v oblasti Moje soubory.
- Kopírovat do: Vyberte položku a kliknutím na tuto ikonu ji zkopírujte do jiného umístění v aplikaci Office. Při kopírování lze položku přejmenovat.
- Odstranit: Vyberte položku a kliknutím na tuto ikonu ji odstraňte a přesuňte do koše majitele.
- Další: Vyberte položku a kliknutím na tuto ikonu můžete s položkou provést další úkony.
Kromě výše uvedených funkcí nabízí aplikace Office také další užitečné nástroje pro správu. Běžně používané funkce budou podrobně popsány v následujících odstavcích.
Vytváření souborů a složek
Import souboru:
- Na domovské stránce aplikace Office klikněte na tlačítko + a vyberte možnost Importovat.
- Vyberte, jestli chcete odeslat soubory ze zařízení Synology NAS nebo z počítače.
- Vyhledejte a vyberte soubory, které chcete importovat.
- Klikněte na možnost OK.
Podpora a omezení:
- Jako dokument lze do aplikace Office importovat pouze soubor ve formátu .docx.
- Mezi formáty souborů tabulek, které je možné do aplikace Office importovat, patří .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Importují se pouze formáty (např. velikost písma, barva textu, komentáře, hypertextové odkazy, typy grafů) podporované aplikací Office.
- Šifrované soubory nelze do aplikace Office importovat.
Přejmenování souboru nebo složky:
Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Přejmenovat. Soubor je možné přejmenovat také po otevření změnou názvu v pravém horním rohu.
Stažení souboru nebo složky:
Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Stáhnout. Soubor je možné stáhnout také po otevření kliknutím na nabídku Soubor > Stáhnout.
Poznámka:
- Dokument se stáhne jako soubor .docx.
- Tabulka se stáhne jako soubor .xlsx.
- Složka se stáhne jako soubor .zip.
- Na domovské stránce aplikace Office je možné vybrat více souborů, které se mají stáhnout. Při stahování více souborů z domovské stránky se budou vybrané soubory exportovat jako soubor .zip.
- Chcete-li z domovské stránky aplikace Office stáhnout zašifrovaný soubor, musíte zadat heslo.
Odstranění souboru nebo složky:
Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Odstranit. Soubor je možné odstranit také po otevření kliknutím na nabídku Soubor > Přesunout do koše.
Obnovení odstraněného souboru nebo složky:
Ve vašem vlastním koši vyberte položku a na panelu nástrojů klikněte na ikonu Obnovit.
Poznámka:
- Položku může odstranit libovolný uživatel s oprávněním pro úpravy položky. Odstraněné položky se přesunou do koše majitele a obnovit je může pouze tento majitel.
Organizace souborů a složek s popisky
Vytvoření popisku:
Na domovské stránce aplikace Office klikněte na panelu nabídek na tlačítko + nacházející se vedle položky POPISKY.
Vytvoření popisku a jeho přidání k položce:
- Na domovské stránce aplikace Office vyberte na hlavním panelu jednu či více položek.
- Na panelu nástrojů klikněte na ikonu Popisky a klikněte na možnost Vytvořit.
- Upravte název a barvu popisku.
- Klikněte na možnost OK. Nově vytvořený popisek se přidá k vybraným položkám.
Rychlé přidání stávajícího popisku k položce:
Proveďte některý z následujících úkonů:
- Přetáhněte popisek z panelu nabídek na položku na hlavním panelu.
- Přetáhněte jednu či více položek z hlavního panelu na popisek v panelu nabídek.
Přidání více popisků k položce:
- Na domovské stránce aplikace Office vyberte na hlavním panelu jednu či více položek.
- Na panelu nástrojů klikněte na ikonu Popisky.
- Vyberte jeden nebo více popisků.
- Chcete-li popisek od položky odebrat, zrušte výběr nežádoucího popisku.
- Klikněte na možnost Použít.
Hledání souborů a složek
Vyhledání položky:
Na domovské stránce aplikace Office zadejte do pole hledání v pravém horním rohu klíčové slovo. Můžete také kliknout na lupu a hledání upřesnit pomocí jednoho či více následujících kritérií.
- Klíčové slovo
- Umístění: Vyberte jednu ze stávajících kategorií nebo kliknutím na možnost Přizpůsobit vyberte složku v oblasti Moje soubory nebo Sdíleno se mnou.
- Typ: Vyberte, jestli chcete hledat složku, soubor, dokument nebo tabulku.
- Popisky: Vyberte jeden nebo více popisků. Vyberete-li více popisků, bude položka odpovídat shodě, jestliže bude obsahovat alespoň jeden z vybraných popisků.
- Datum: Hledání podle času úpravy nebo času vytvoření.
Správa verzí souborů
Při práci se soubory v aplikaci Office se na server pravidelně a automaticky ukládají jejich verze, takže se nemusíte obávat ztráty informací v případě, když soubor zavřete bez uložení. Zaznamenává se kompletní historie verzí každého souboru, včetně času poslední úpravy a uživatelů, kteří v souboru provedli nějaké změny.
Obnovení nebo kopírování verze souboru:
- Otevřete soubor.
- Na levém bočním panelu klikněte na ikonu Zobrazit historii. Zobrazí se hlavní okno se seznamem historických verzí na pravé straně.
- Klikněte na verzi v seznamu a v hlavním okně se zobrazí náhled této verze. Rozdíly mezi verzemi budou zvýrazněny.
- Dokument: Zvýrazní se rozdíly mezi danou a předchozí verzí. K rychlému přepínání mezi předchozí a pozdější změnou v rámci verze je možné používat také šipky nahoře.
- Tabulka: Zvýrazní se rozdíly mezi předchozí a současnou verzí.
- Kliknutím na možnost Obnovit v pravém dolním rohu obnovíte vybranou verzi souboru, která přepíše současnou verzi. Kliknutím na možnost Vytvořit kopii je možné vybranou verzi uložit jako samostatný soubor.
Poznámka:
- Počet historických verzí není nijak omezen.
- Aplikace Office vytvoří novou historickou verzi v následujících případech:
- Když provedete úpravy dokumentu zahrnující 1 000 příkazů (jeden úkon může zahrnovat několik příkazů a po vytvoření historické verze dojde k vynulování počtu příkazů)
- Když provedete úpravy tabulky zahrnující 100 příkazů (jeden úkon může zahrnovat několik příkazů a po vytvoření historické verze dojde k vynulování počtu příkazů)
- Deset minut poté, co aplikace Office obdrží první příkaz
- Poté, co stáhnete, odstraníte, zkopírujete nebo obnovíte soubor na historickou verzi
Ochrana souborů
Důvěrné soubory je možné chránit heslem, které můžete přidat při vytvoření souboru nebo později
Vytvoření nového souboru se šifrováním:
- Na domovské stránce aplikace Office klikněte na panelu nástrojů na tlačítko +.
- Klikněte na možnost Vytvořit šifrovaný soubor.
- Vyberte možnost Dokument nebo Tabulka.
- Zadejte a potvrďte heslo a poté klikněte na možnost OK. Šifrovaný soubor se otevře na nové kartě.
Poznámka:
- Název šifrovaného souboru bude pro ostatní uživatele i nadále viditelný.
Zašifrování stávajícího souboru:
- Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na soubor a vyberte možnost Šifrovat. Případně můžete po otevření souboru kliknout na ikonu Šifrovat na levém bočním panelu.
- V případě potřeby upravte název.
- Do pole Heslo zadejte heslo.
- Heslo znovu zadejte do pole Potvrdit heslo.
Poznámka:
- V šifrovaném souboru nebudou zachována následující data:
- Popisky
- Oprávnění ke sdílení
- Hvězdička
- Historické verze
- Podle výchozího nastavení se původní soubor po zašifrování přesune do koše. Chcete-li toto nastavení změnit, postupujte takto:
- V levém dolním rohu obrazovky klikněte na možnost Účet a přejděte do části Nastavení > Obecné.
- Zrušte zaškrtnutí políčka Po zašifrování/dešifrování původní soubor odebrat.
Změna hesla zašifrovaného souboru:
- Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na soubor a vyberte možnost Šifrovat. Případně můžete po otevření souboru kliknout na ikonu Šifrovat na levém bočním panelu.
- Vyberte možnost Změnit heslo.
- Do pole Heslo zadejte stávající heslo.
- Do pole Nové heslo zadejte nové heslo.
- Do pole Potvrdit heslo zadejte nové heslo ještě jednou.
- Klikněte na možnost OK.
Vytvoření nešifrované kopie zašifrovaného souboru:
- Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na soubor a vyberte možnost Šifrovat. Případně můžete po otevření souboru kliknout na ikonu Šifrovat na levém bočním panelu.
- Vyberte možnost Vytvořit nešifrovanou kopii.
- Do pole Heslo zadejte heslo.
- Klikněte na možnost OK.
Sdílení souborů a složek
Aplikace Office umožňuje sdílet vaše vlastní soubory a složky nebo spravovat soubory a složky, které jiní uživatelé či skupiny systému DSM sdílí s vámi. Můžete se rozhodnout, jestli chcete ostatním uživatelům nebo skupinám systému DSM udělit oprávnění k zobrazení nebo úpravám.
Sdílený soubor může současně upravovat několik uživatelů.
Veřejné sdílení souboru nebo složky:
- Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Sdílet nebo klikněte na ikonu Sdílet na panelu nástrojů. Chcete-li soubor sdílet, můžete po otevření souboru také kliknout na ikonu Sdílet na levém boční panelu.
- V rozevírací nabídce Oprávnění vyberte, jestli chcete ostatním povolit položku pouze zobrazovat nebo i upravovat.
- Vygeneruje se veřejný odkaz. Tento odkaz je připraven ke sdílení. Otevřením tohoto odkazu otevřete položku v nové kartě prohlížeče.
- Klikněte na možnost OK.
Sdílení souboru nebo složky s ostatními uživateli nebo skupinami systému DSM:
- Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Sdílet nebo klikněte na ikonu Sdílet na panelu nástrojů. Chcete-li soubor sdílet, můžete po otevření souboru také kliknout na ikonu Sdílet na levém boční panelu.
- Do pole Uživatel/Skupina zadejte název uživatele či skupiny systému DSM. Systém DSM vám během psaní bude navrhovat uživatelská jména nebo názvy skupin.
- V rozevírací nabídce vyberte, jestli chcete danému uživateli či skupině povolit položku pouze zobrazovat nebo i upravovat.
- Kliknutím na tlačítko + začnete tuto položku s daným uživatelem či skupinou sdílet. Přidat je možné i více uživatelů či skupin.
- Klikněte na možnost OK.
Poznámka:
- Soubory nebo složky je možné sdílet pouze s uživateli a skupinami systému DSM s přístupovými oprávněními k aplikaci Office. Oprávnění je možné konkrétnímu uživateli či skupině udělit v části Ovládací panel > Uživatel nebo Skupina.
Povolení sdílení souborů jiným uživatelům než admin:
- Po přihlášení jako uživatel admin klikněte v levém dolním rohu obrazovky na ikonu Účet a přejděte do nabídky Nastavení > Správa.
- Přejděte do části Sdílení a vyberte možnost Povolit sdílet soubory jiným uživatelům než admin.
- Klikněte na možnost OK.
Poznámka:
- Pokud tuto funkci zakážete, nebudou jiní uživatelé než admin nadále moci ostatním udělovat nová oprávnění ke sdílení. Budou moci pouze odstraňovat oprávnění ke sdílení, která udělili dříve.
Změna vlastníka souboru nebo složky
Vlastníka souboru nebo složky je možné změnit na jiného uživatele systému DSM.
Změna vlastníka souboru nebo složky:
- Na domovské stránce aplikace Office klikněte pravým tlačítkem na položku a vyberte možnost Informace nebo na panelu nástrojů klikněte na ikonu Další > Informace. Po otevření souboru můžete také kliknout na ikonu Informace na levém boční panelu.
- V poli Vlastník klikněte na možnost Změnit.
- V rozevírací nabídce vyberte uživatele systému DSM. V nabídce se zobrazí uživatelé s přístupovými oprávněními k aplikaci Office.
- Klikněte na možnost OK.
Poznámka:
- Změnit je možné pouze vlastníka položky, kterou vlastníte. Po změně vlastnictví budete mít i nadále oprávnění k úpravě položky.