Verwalten von Dateien und Ordnern
Dateien und Ordner werden im Hauptbereich der Office-Startseite angezeigt. Oben im Hauptbereich sehen Sie den Dateipfad und können durch Anklicken zu einer bestimmten Ebene springen.
Mithilfe der Symbolleiste oben auf der Office-Startseite oder durch einfaches Rechtsklicken auf ein Element im Hauptbereich können Sie die folgenden Aktionen durchführen:
- Erstellen: Klicken Sie auf die „+“-Schaltfläche, um einen Ordner oder eine Datei zu erstellen oder importieren Sie Dateien von Ihrem Computer oder Ihrem Synology NAS.
- Kennzeichnungen: Wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus und klicken Sie auf dieses Symbol, um eine bestehende Kennzeichnung für die ausgewählten Elemente anzuwenden. Hier können Sie außerdem neue Kennzeichnungen erstellen.
- Freigabe: Wählen Sie ein Element aus und klicken Sie auf dieses Symbol, um das Element für andere Benutzer freizugeben.
- Verschieben nach: Wählen Sie in Eigene Dateien ein Element aus und klicken Sie auf dieses Symbol, um das Element an einen anderen Speicherort in Eigene Dateien zu verschieben.
- Kopieren nach: Wählen Sie ein Element aus und klicken Sie auf dieses Symbol, um das Element in einen anderen Speicherort in Office zu kopieren. Sie können das Element beim Kopieren umbenennen.
- Löschen: Wählen Sie ein Element aus und klicken Sie auf dieses Symbol, um es zu löschen und in den Papierkorb seines Besitzers zu verschieben.
- Mehr: Wählen Sie ein Element aus und klicken Sie auf dieses Symbol, um weitere Aktionen durchzuführen.
Neben den oben vorgestellten Funktionen bietet Office noch weitere nützliche Tools für die Verwaltung von Dateien und Ordnern. Häufig verwendete Funktionen werden unten im Detail beschrieben.
Dateien und Ordner erstellen
Eine Datei importieren:
- Klicken Sie auf der Office-Startseite auf die „+“-Schaltfläche und wählen Sie Importieren aus.
- Wählen Sie aus, ob Sie Dateien von Ihrem Synology NAS oder von Ihrem Computer hochladen möchten.
- Suchen Sie die Dateien, die Sie importieren möchten, und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie auf OK.
Unterstützung und Einschränkungen:
- Nur Dateien des Formats „.docx“ können als Dokumente in Office importiert werden.
- Arbeitsblätter können in den folgenden Dateiformaten in Office importiert werden: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .slk, .gnumeric, .csv.
- Es werden nur Formatierungen (z. B. Schriftgröße, Textfarbe, Kommentare, Hyperlinks, Diagrammtypen) importiert, die von Office unterstützt werden.
- Verschlüsselte Dateien können nicht in Office importiert werden.
Dateien oder Ordner umbenennen:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element auf der Office-Startseite und wählen Sie Umbenennen aus. Sie können Dateien auch umbenennen, indem Sie nach dem Öffnen einer Datei rechts oben ihren Titel ändern.
Dateien oder Ordner herunterladen:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element auf der Office-Startseite und wählen Sie Herunterladen aus. Sie können Dateien auch herunterladen, indem Sie nach dem Öffnen einer Datei auf Datei > Herunterladen klicken.
Anmerkung:
- Dokumente werden als DOCX-Datei heruntergeladen.
- Arbeitsblätter werden als XLSX-Datei heruntergeladen.
- Ordner werden als Zip-Datei heruntergeladen.
- Sie können auf der Office-Startseite mehrere Dateien zum Herunterladen auswählen. Wenn Sie mehrere Dateien von der Startseite herunterladen, werden die ausgewählten Dateien als Zip-Datei exportiert.
- Um eine verschlüsselte Datei von der Office-Startseite herunterzuladen, müssen Sie das entsprechende Kennwort eingeben.
Dateien oder Ordner löschen:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element auf der Office-Startseite und wählen Sie Löschen aus. Sie können Dateien auch löschen, indem Sie nach dem Öffnen einer Datei auf Datei > In den Papierkorb verschieben klicken.
Gelöschte Dateien oder Ordner wiederherstellen:
In Ihrem eigenen Papierkorb wählen Sie das gewünschte Element aus und klicken in der Symbolleiste auf das Wiederherstellen-Symbol.
Anmerkung:
- Alle Benutzer mit der Berechtigung zum Bearbeiten eines Elementes können dieses auch löschen. Gelöschte Elemente werden in den Papierkorb Ihres Besitzers verschieben und nur dieser kann sie wiederherstellen.
Dateien und Ordner mit Kennzeichnungen organisieren
Eine Kennzeichnung erstellen:
Klicken Sie auf der Office-Startseite auf die „+“-Schaltfläche im Menübereich neben KENNZEICHNUNGEN.
Eine Kennzeichnung erstellen und einem Element zuweisen:
- Wählen Sie im Hauptbereich der Office-Startseite ein oder mehrere Elemente aus.
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Kennzeichnungen-Symbol und auf Erstellen.
- Geben Sie Namen und Farbe der Kennzeichnung ein.
- Klicken Sie auf OK. Die neu erstellte Kennzeichnung wird den ausgewählten Elementen hinzugefügt.
Einem Element schnell eine bestehende Kennzeichnung zuweisen:
Führen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:
- Ziehen Sie eine Kennzeichnung aus dem Menübereich auf ein Element im Hauptbereich.
- Ziehen Sie ein oder mehre Elemente aus dem Hauptbereich auf eine Kennzeichnung im Menübereich.
Einem Element mehrere Kennzeichnungen zuweisen:
- Wählen Sie im Hauptbereich der Office-Startseite ein oder mehrere Elemente aus.
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Kennzeichnungen-Symbol.
- Wählen Sie eine oder mehrere Kennzeichnungen aus.
- Um eine Kennzeichnung von einem Element zu entfernen, heben Sie einfach die Auswahl für diese Kennzeichnung auf.
- Klicken Sie auf Übernehmen.
Dateien und Ordner suchen
Nach einem Element suchen:
Geben Sie ein Schlüsselwort in die Suchleiste rechts oben auf der Office-Startseite ein. Sie können auch auf die Lupe klicken, um ein oder mehrere Suchkriterien einzugeben:
- Schlüsselwort
- Speicherort: Wählen Sie eine vorhandene Kategorie aus oder klicken Sie auf Anpassen, um einen Ordner in Eigene Dateien oder Für mich freigegeben für die Suche auszuwählen.
- Typ: Wählen Sie aus, ob Sie nach einem Ordner, einer Datei, einem Dokument oder einem Arbeitsblatt suchen möchten.
- Kennzeichnungen: Wählen Sie eine oder mehrere Kennzeichnungen aus. Wenn Sie mehrere Kennzeichnungen auswählen, werden alle Elemente als Treffer angezeigt, die mindestens eine der ausgewählten Kennzeichnungen aufweisen.
- Datum: Suchen Sie danach, wann die Datei geändert bzw. erstellt wurde.
Dateiversionen verwalten
Während Sie in Office Ihre Dateien bearbeiten, werden Versionen davon regelmäßig automatisch auf dem Server gespeichert. Daher brauchen Sie sich keine Gedanken über Datenverluste zu machen, wenn Sie die Datei schließen, ohne Ihre Arbeit zu speichern. Es wird der vollständige Versionsverlauf für jede Datei aufgezeichnet, einschließlich der letzten Änderungszeit sowie der Benutzer, die Änderung an der Datei vorgenommen haben.
Dateiversion wiederherstellen oder kopieren:
- Öffnen Sie eine Datei.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Verlauf anzeigen. Sie sehen dann ein Hauptfenster und rechts eine Liste früherer Versionen.
- Klicken Sie auf eine Version aus dieser Liste und eine Vorschau dieser Version wird im Hauptfenster angezeigt. Unterschiede zwischen den Versionen werden hervorgehoben.
- Dokument: Unterschiede zwischen einer Version und der früheren Version werden hervorgehoben. Sie können auch die Pfeile oben verwenden, um innerhalb einer Dateiversion rasch zwischen einer früheren oder einer späteren Version einer Stelle zu wechseln.
- Arbeitsblatt: Unterschiede zwischen einer früheren Version und der aktuellen Version werden hervorgehoben.
- Klicken Sie rechts unten auf Wiederherstellen, um die ausgewählte Version der Datei wiederherzustellen. Die aktuelle Version wird damit überschrieben. Sie können auch auf Kopie anfertigen klicken, um die ausgewählte Version als eigene Datei zu speichern.
Anmerkung:
- Die Anzahl früherer Versionen ist nicht begrenzt.
- In den folgenden Situationen erstellt Office eine neue frühere Dateiversion:
- Wenn die von Ihnen vorgenommenen Änderungen an einem Dokument 1000 Befehle umfassen (Beachten Sie bitte, dass eine Aktion mehrere Befehle umfassen kann und die Anzahl der Befehle auf 0 zurückgesetzt wird, sobald eine frühere Dateiversion erstellt wurde.)
- Wenn die von Ihnen vorgenommenen Änderungen an einem Arbeitsblatt 100 Befehle umfassen (Beachten Sie bitte, dass eine Aktion mehrere Befehle umfassen kann und die Anzahl der Befehle auf 0 zurückgesetzt wird, sobald eine frühere Dateiversion erstellt wurde.)
- Zehn Minuten, nachdem Office den ersten Befehl erhält
- Nachdem Sie eine Datei heruntergeladen, gelöscht oder kopiert haben oder eine frühere Version einer Datei wiederhergestellt haben
Dateien schützen
Sie können vertrauliche Dateien mit einem Kennwortschutz versehen, entweder wenn Sie die Datei erstellen oder auch nachträglich
Neue Datei mit Verschlüsselung erstellen:
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf der Office-Startseite auf die „+“-Schaltfläche.
- Klicken Sie auf Verschlüsselte Datei erstellen.
- Wählen Sie Dokument oder Arbeitsblatt aus.
- Geben Sie das gewünschte Kennwort ein, bestätigen Sie es und klicken Sie auf OK. Die verschlüsselte Datei wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.
Anmerkung:
- Der Titel der verschlüsselten Datei ist für andere Benutzer immer noch sichtbar.
Verschlüsselung zu einer vorhandenen Datei hinzufügen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei auf der Office-Startseite und dann auf Verschlüsseln. Alternativ können Sie auch nach dem Öffnen einer Datei in der linken Seitenleiste auf das Verschlüsseln-Symbol klicken.
- Bei Bedarf können Sie den Titel bearbeiten.
- Geben Sie in das Feld Kennwort das gewünschte Kennwort ein.
- Geben Sie das Kennwort im Feld Kennwort bestätigen erneut ein.
Anmerkung:
- Die folgenden Daten werden in der verschlüsselten Datei nicht gespeichert:
- Kennzeichnungen
- Freigabeberechtigungen
- Sternchen
- Frühere Versionen
- Standardmäßig wird die ursprüngliche Datei nach der Verschlüsselung in den Papierkorb verschoben. Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Klicken Sie auf das Konto-Symbol unten links am Bildschirm und gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein.
- Deaktivieren Sie Original-Datei nach Verschlüsselung/Entschlüsselung entfernen.
Passwort einer verschlüsselten Datei ändern:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei auf der Office-Startseite und dann auf Verschlüsseln. Alternativ können Sie auch nach dem Öffnen einer Datei in der linken Seitenleiste auf das Verschlüsseln-Symbol klicken.
- Wählen Sie Kennwort ändern aus.
- Geben Sie in das Feld Kennwort das aktuelle Kennwort ein.
- Geben Sie in das Feld Neues Kennwort das neue Kennwort ein.
- Geben Sie das neue Kennwort im Feld Kennwort bestätigen erneut ein.
- Klicken Sie auf OK.
Unverschlüsselte Kopie einer verschlüsselten Datei erstellen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei auf der Office-Startseite und dann auf Verschlüsseln. Alternativ können Sie auch nach dem Öffnen einer Datei in der linken Seitenleiste auf das Verschlüsseln-Symbol klicken.
- Wählen Sie Unverschlüsselte Kopie erstellen aus.
- Geben Sie in das Feld Kennwort das Kennwort ein.
- Klicken Sie auf OK.
Dateien und Ordner freigeben
Mit Office können Sie Ihre eigenen Dateien und Ordner freigeben und Dateien und Ordner verwalten, die andere DSM-Benutzer oder -Gruppen für Sie freigegeben haben. Sie können auswählen, ob Sie anderen DSM-Benutzern oder -Gruppen nur das Anzeigen oder auch das Bearbeiten erlauben.
Freigegebene Dateien können von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden.
Dateien oder Ordner öffentlich freigeben:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element auf der Office-Startseite und dann auf Freigabe oder klicken Sie auf das Freigabe-Symbol in der Symbolleiste. Alternativ können Sie zum Freigeben einer Datei auch nach dem Öffnen der Datei in der linken Seitenleiste auf das Freigabe-Symbol klicken.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Berechtigung aus, ob andere das Element nur anzeigen oder auch bearbeiten dürfen.
- Ein öffentlicher Link wird erstellt. Dieser Link kann freigegeben werden. Wenn dieser Link geöffnet wird, wird das Element in einer neuen Browser-Registerkarte geöffnet.
- Klicken Sie auf OK.
Dateien oder Ordner für andere DSM-Benutzer oder -Gruppen freigeben:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element auf der Office-Startseite und dann auf Freigabe oder klicken Sie auf das Freigabe-Symbol in der Symbolleiste. Alternativ können Sie zum Freigeben einer Datei auch nach dem Öffnen der Datei in der linken Seitenleiste auf das Freigabe-Symbol klicken.
- Geben Sie in das Feld Benutzer/Gruppe einen DSM-Benutzernamen oder -Gruppennamen ein. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, werden Benutzer- oder Gruppennamen von DSM vorgeschlagen.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü aus, ob diese Benutzer oder Gruppen dieses Element nur anzeigen oder auch bearbeiten dürfen.
- Klicken Sie auf die „+“-Schaltfläche, um dieses Element für diesen Benutzer bzw. diese Gruppe freizugeben. Sie können mehrere Benutzer oder Gruppen hinzufügen.
- Klicken Sie auf OK.
Anmerkung:
- Sie können Dateien und Ordner nur für DSM-Benutzer und Gruppen freigeben, die zum Zugriff auf Office berechtigt sind. Unter Systemsteuerung > Benutzer oder Gruppe können Sie einem bestimmten Benutzer oder einer bestimmten Gruppe Berechtigungen erteilen.
Nicht-Admin-Benutzern die Freigabe von Dateien erlauben:
- Klicken Sie, nachdem Sie sich als admin angemeldet haben, auf das Konto-Symbol unten links am Bildschirm und gehen Sie zu Einstellungen > Administration.
- Gehen Sie zu Freigabe und wählen Sie Nicht-Admin-Benutzern die Freigabe von Dateien erlauben aus.
- Klicken Sie auf OK.
Anmerkung:
- Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, können Nicht-Admin-Benutzer anderen Benutzern keine neuen Freigabeberechtigungen mehr erteilen. Sie können nur noch von ihnen erteilte Freigabeberechtigungen wieder löschen.
Besitzer von Dateien oder Ordnern ändern
Sie können einen anderen DSM-Benutzer als Besitzer einer Datei oder eines Ordners bestimmen.
Besitzer von Dateien oder Ordnern ändern:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element auf der Office-Startseite und dann auf Info oder klicken Sie in der Symbolleiste auf das Mehr-Symbol und dann auf Info. Alternativ können Sie auch nach dem Öffnen der Datei in der linken Seitenleiste auf das Info-Symbol klicken.
- Klicken Sie im Feld Besitzer auf Ändern.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü einen DSM-Benutzer aus. Die im Menü angezeigten Benutzer sind jene, die zum Zugriff auf Office berechtigt sind.
- Klicken Sie auf OK.
Anmerkung:
- Sie können nur für Elemente, die Sie selbst besitzen, den Besitzer ändern. Auch nach der Änderung des Besitzers haben Sie noch die Berechtigung, das Element zu bearbeiten.