資料處理

本篇將介紹 Office 主要提供的試算表資料處理功能。

排序試算表

若要排序試算表:

  1. 開啟任一試算表。
  2. 將您想排序的儲存格範圍反白。
  3. 按一下資料選單 > 排序,或輕鬆在儲存格上按右鍵並選擇排序
  4. 選擇要先排序的欄,並選擇要依遞增或遞減順序來排序。
  5. 若要新增其他排序規則,請在次要排序依據下拉式選單中指定更多欄。排序的優先順序會根據規則的順序而定。

注意:

篩選資料

若要篩選資料:

  1. 於試算表中選取一個範圍後,按一下資料 選單 > 篩選器,或直接按一下工具列上的篩選器圖示來建立篩選器。
  2. 於選取範圍中,按一下首欄標題旁倒三角形的篩選器符號。
  3. 透過以下步驟來篩選欄內的資料:

注意:

使用資料驗證

若要套用資料驗證:

  1. 於試算表中選取一個範圍後,按一下資料選單 > 資料驗證,或輕鬆在範圍上按右鍵並選擇資料驗證
  2. 範圍欄位中輸入範圍,或按一下表格形狀的按鈕來選擇範圍。請按住 Ctrl 鍵來選擇多個範圍。
  3. 規則下拉式選單中選擇規則類型。
  4. 選擇您是否要顯示說明訊息。每種類型的規則皆有相對應的預設說明訊息,您亦可編輯自訂的說明訊息。

    注意:

    • 當您將滑鼠移到空白的儲存格時,將有工具提示顯示說明訊息。
    • 若儲存格已含有無效的值,說明訊息將以警告顯示 (參閱下方)。
  5. 選擇當您輸入無效的資料時,您想要 SpreadSheet 顯示警告訊息拒絕輸入內容
  6. 按一下儲存
  7. 注意:

套用條件式格式規則

若要套用條件式格式設定:

  1. 按一下格式選單 > 條件式格式設定來開啟設定視窗。
  2. 按一下新增來建立新的條件式格式規則, 或雙擊一個已建立的規則來編輯。
  3. 範圍欄位中輸入範圍,或按一下表格形狀的按鈕來選擇範圍。請按住 Ctrl 鍵來選擇多個範圍。
  4. 規則下拉式選單中選擇規則類型。
  5. 若選取的規則類型包含一個或多個值,請於值或公式欄位輸入。值可為下列任一類型:
  6. 針對符合以上條件的儲存格來設定您想要套用的格式樣式。
  7. 按一下確定

注意:

定義範圍名稱

若要定義範圍:

  1. 開啟資料選單 > 定義範圍名稱
  2. 按一下建立,並依照您喜好輸入名稱。
  3. 範圍欄位中選取或輸入您想定義之範圍的儲存格參照。
  4. 按一下確定

關於規則名稱的限制:

關於定義範圍的限制:

插入圖表

Office 支援 11 種圖表類型,協助您將數值資料以視覺化的方式呈現,使您的試算表更為豐富。

若要插入圖表:

  1. 選取您要建立圖表的儲存格,儲存格內須含有資料。
  2. 按一下插入選單 > 圖表,或從工具列中按一下圖表圖示。 圖表編輯器將自動開啟。
  3. 圖表頁籤中選擇圖表類型。您也可以從此處編輯資料範圍,並決定要使用最左邊的欄或最上方的列作為標題。
  4. 切換至進階設定頁籤來編輯圖表標題、X 軸標題,及 Y 軸標題。若您選擇的是組合圖,您也可以調整圖中的兩種圖表類型。
  5. 於視窗右側預覽圖表。
  6. 按一下套用
  7. 若要再次編輯圖表,請按一下圖表,接著按一下編輯來開啟圖表編輯器。