Hantera filer och mappar
Filer och mappar visas i huvudpanelen på startsidan i Office. Högst upp i huvudpanelen kan du se sökvägen för en fil och hoppa till en specifik nivå genom att klicka på den.
Använd verktygsfältet högst upp på startsidan i Office för att utföra följande åtgärder, eller högerklicka helt enkelt på ett objekt från huvudpanelen för att utföra samma åtgärder:
- Skapa: Klicka på knappen med ett + för att skapa en mapp eller en fil eller importera filer från din dator eller din Synology NAS.
- Etiketter: Välj ett eller flera objekt och klicka på den här ikonen för att tillämpa en befintlig etikett för de valda objekten. Du kan även skapa en ny etikett här.
- Dela: Välj ett objekt och klicka på den här ikonen för att dela objektet med andra användare.
- Flytta till: Välj ett objekt i Mina filer och klicka på den här ikonen för att flytta objektet till en annan plats i Mina filer.
- Kopiera till: Välj ett objekt och klicka på den här ikonen för att flytta objektet till en annan plats i Office. Du kan döpa om på objektet när du kopierar det.
- Radera: Välj ett objekt och klicka på den här ikonen för att radera det och flytta det till ägarens Papperskorg.
- Mer: Välj ett objekt och klicka på den här ikonen för att utföra fler åtgärder för objektet.
Förutom ovanstående funktioner erbjuder Office även andra användbara hanteringsverktyg. Vanligt använda funktioner behandlas i detalj här nedanför.
Skapa filer och mappar
Att importera en fil:
- På startsidan i Office, klicka på knappen med ett + och välj Importera.
- Välj huruvida du vill ladda upp filer från din Synology NAS eller från din dator.
- Hitta och välj de filer som du vill importera.
- Klicka på OK.
Stöd och begränsningar:
- Endast en fil i formatet .docx kan importeras till Office som ett dokument.
- Filformat som kan importeras till Office som ett kalkylblad inkluderar .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Endast format (t.ex., teckenstorlek, textfärg, kommentarer, hyperlänkar, diagramtyper) som har stöd av Office importeras.
- Krypterade filer kan inte importeras till Office.
Att döpa om en fil eller mapp:
På startsidan i Office, högerklicka på ett objekt och välj Döp om. Du kan även byta namn på en fil genom att ändra titeln i det övre högra hörnet efter att en fil har öppnats.
Att ladda ner en fil eller mapp:
På startsidan i Office, högerklicka på ett objekt och välj Ladda ner. Du kan även ladda ner en fil genom att klicka på menyn Fil > Ladda ner efter att en fil har öppnats.
Obs:
- Ett dokument laddas ner som en .docx-fil.
- Ett kalkylblad laddas ner som en .xlsx-fil.
- En mapp laddas ner som en zip-fil.
- Du kan välja flera filer att ladda ner från startsidan i Office. Vid nedladdning av flera filer från startsidan blir de valda filerna exporterade som en .zip-fil.
- Du måste ange lösenordet för att ladda ner en krypterad fil från startsidan i Office.
Att radera en fil eller mapp:
På startsidan i Office, högerklicka på ett objekt och välj Radera. Du kan även radera en fil genom att klicka på menyn Fil > Flytta till Papperskorgen efter att en fil har öppnats.
Att återställa en raderad fil eller mapp:
I din egen Papperskorg, välj ett objekt och klicka på ikonen Återställ i verktygsfältet.
Obs:
- Alla användare med behörighet att redigera ett objekt kan radera objektet. Raderade objekt flyttas till ägarens Papperskorg och endast ägaren kan återställa dem.
Organisera filer och mappar med etiketter
Att skapa en etikett:
På startsidan i Office, klicka på knappen med ett + bredvid ETIKETTER i menypanelen.
Att skapa en etikett och lägga till den till ett objekt:
- På startsidan i Office, välj en eller flera objekt i huvudpanelen.
- Klicka på ikonen Etiketter i verktygsfältet och klicka på Skapa.
- Redigera namnet och färgen på etiketten.
- Klicka på OK. Den nyligen skapade etiketten kommer att läggas till dina valda objekt.
Att snabbt lägga till en befintlig etikett till ett objekt:
Gör något av följande:
- Dra och släpp en etikett från menypanelen till ett objekt i huvudpanelen.
- Dra och släpp ett eller flera objekt från huvudpanelen till en etikett i menypanelen.
Att lägga till flera etiketter till ett objekt:
- På startsidan i Office, välj en eller flera objekt i huvudpanelen.
- Klicka på ikonen Etiketter i verktygsfältet.
- Välj en eller flera etiketter.
- För att ta bort en etikett för ett objekt, avmarkera helt enkelt den oönskade etiketten.
- Klicka på Tillämpa.
Söka efter filer och mappar
Att söka efter ett objekt:
På startsidan i Office, skriv in ett nyckelord i sökfältet i det övre högra hörnet. Du kan även klicka på förstoringsglaset för att förfina din sökning med en eller fler av följande kriterier:
- Sökord
- Plats: Välj en av de befintliga kategorierna, eller klicka på Anpassa för att välja en mapp i Mina filer eller Delad med mig att söka i.
- Typ: Välj om du vill söka efter en mapp, en fil, ett dokument eller ett kalkylblad.
- Etiketter: Välj en eller flera etiketter. När du väljer flera etiketter betraktas ett objekt som en träff så länge som den har endast en av de valda etiketterna.
- Datum: Sök efter modifierad tid eller skapad tid.
Hantera filversioner
När du arbetar med dina filer i Office sparas versioner automatiskt och regelbundet till servern så att du inte behöver oroa dig för att information ska gå förlorad om du stänger en fil utan att spara den. Den fullständiga versionshistoriken för alla filer registreras, inklusive den senast modifierade tiden och användare som har gjort ändringar i filen.
Att återställa eller kopiera filversion:
- Öppna en fil.
- Klicka på ikonen Se historik i den vänstra sidopanelen. Du ser då ett huvudfönster med en lista över historiska versioner på högra sidan.
- Klicka på en version i listan så visas en förhandsgranskning av den här versionen i huvudfönstret. Skillnaderna mellan versionerna är markerade.
- Dokument: Skillnader mellan en version och den föregående är markerade. Du kan även använda pilarna högst upp för att snabbt växla mellan en föregående eller en senare modifiering inom en version.
- Kalkylblad: Skillnader mellan en föregående version och den nuvarande är markerade.
- Klicka på Återställ i det nedre högra hörnet för att återställa filen till den markerade version, vilket skriver över den nuvarande. Alternativt, klicka på Gör en kopia för att spara den markerade versionen som en separat fil.
Obs:
- Det finns inte någon gräns för antalet historiska versioner.
- Office skapar en ny historisk version i följande situationer:
- När ändringarna som du gör i ett dokument innehåller 1000 instruktioner (vänligen observera att en åtgärd kan innehålla flera instruktioner och att antalet instruktioner återställs när en historisk version har skapats).
- När ändringarna som du gör i ett kalkylblad innehåller 100 instruktioner (vänligen observera att en åtgärd kan innehålla flera instruktioner och att antalet instruktioner återställs när en historisk version har skapats).
- Tio minuter efter att Office tar emot den första instruktionen
- Efter att du har laddat ner, raderat, gjort en kopia eller återställt en fil till en historisk version
Skydda filer
Du kan lägga till lösenordsskydd för konfidentiella filer, något som kan göras när du skapar en fil eller efteråt
Att skapa en ny fil med kryptering:
- På startsidan i Office, klicka på knappen med ett + på verktygsfältet.
- Klicka på Skapa en krypterad fil.
- Välj Dokument eller Kalkylblad.
- Ange och bekräfta lösenordet och klicka sedan på OK. Den krypterade filen kommer att öppnas i en ny flik.
Obs:
- Titeln på den krypterade filen kommer fortfarande att vara synlig för andra användare.
Att lägga till kryptering till en befintlig fil:
- På startsidan i Office, högerklicka på en fil och klicka på Kryptera. Klicka alternativt på ikonen Kryptera i den vänstra sidopanelen efter att en fil har öppnats.
- Du kan redigera titeln om det behövs.
- Ange ett lösenord i fältet Lösenord.
- Ange lösenordet i igen i fältet Bekräfta lösenord.
Obs:
- Följande data bevaras inte i den krypterade filen:
- Etiketter
- Anmärkningar
- Delningsbehörigheter
- Stjärna
- Historiska versioner
- Som standard flyttas den ursprungliga filen till Papperskorg efter kryptering. Gör följande om du vill ändra den här inställningen:
- Klicka på ikonen Konto i det nedre vänstra hörnet på skärmen och gå till Inställningar > Allmänt.
- Avmarkera Ta bort den ursprungliga filen efter kryptering/dekryptering.
Att ändra lösenordet för en krypterat fil:
- På startsidan i Office, högerklicka på en fil och klicka på Kryptera. Klicka alternativt på ikonen Kryptera i den vänstra sidopanelen efter att en fil har öppnats.
- Välj Ändra lösenord.
- Ange det nuvarande lösenordet i fältet Lösenord.
- Ange det nya lösenordet i fältet Nytt lösenord.
- Ange det nya lösenordet igen i fältet Bekräfta lösenord.
- Klicka på OK.
Att skapa en okrypterad kopia av en krypterad fil:
- På startsidan i Office, högerklicka på en fil och klicka på Kryptera. Klicka alternativt på ikonen Kryptera i den vänstra sidopanelen efter att en fil har öppnats.
- Välj Skapa en okrypterad kopia.
- Ange lösenordet i fältet Lösenord.
- Klicka på OK.
Dela filer och mappar
Office låter dig dela dina egna filer och mappar såväl som hantera filer och mappar som andra användare eller grupper i DSM delar med dig. Du kan välja huruvida du vill bevilja behörigheter för att läsa eller redigera till andra användare eller grupper i DSM.
Efter att filen har delats kan flera användare redigera den samtidigt.
Att dela en fil eller mapp offentligt:
- På startsidan i Office, högerklicka på ett objekt och klicka sedan på Dela eller klicka på ikonen Dela i verktygsfältet. För att dela en fil kan du även klicka på ikonen Dela i den vänstra sidopanelen efter att en fil har öppnats.
- Välj huruvida du vill tillåta andra att endast visa eller att redigera objektet från rullgardinsmenyn Behörighet.
- En offentlig länk skapas. Länken är klar för att bli delad. Att öppna den här länken öppnar objektet i en ny webbläsarflik.
- Klicka på OK.
För att dela en fil eller mapp med andra användare eller grupper i DSM:
- På startsidan i Office, högerklicka på ett objekt och klicka sedan på Dela eller klicka på ikonen Dela i verktygsfältet. För att dela en fil kan du även klicka på ikonen Dela i den vänstra sidopanelen efter att en fil har öppnats.
- I fältet Användare/grupp, ange ett användarnamn eller ett gruppnamn från DSM. DSM föreslår användarnamn eller gruppnamn när du väl börjar skriva.
- Välj huruvida du vill tillåta den här användaren eller gruppen att bara visa eller redigera det här objektet från rullgardinsmenyn.
- Klicka på knappen med ett + för att dela det här objektet med den användaren eller gruppen. Du kan lägga till flera användare eller grupper.
- Klicka på OK.
Obs:
- Du kan bara dela filer eller mappar med användare och grupper i DSM som har behörighet att få åtkomst till Office. Du kan bevilja behörigheter till vissa användare eller grupper i Kontrollpanel > Användare eller Grupp.
Att tillåta användare som inte är admin att dela filer:
- Efter att ha loggat in som admin, klicka på ikonen Konto i det nedre vänstra hörnet på skärmen och gå till Inställningar > Administration.
- Gå till Delning och välj Tillåt att användare som inte är admin delar filer.
- Klicka på OK.
Obs:
- Om du avaktiverar den här funktionen kommer användare som inte är admin inte längre att kunna bevilja nya behörigheter att dela till andra. De kan bara radera den behörighet att dela som de har beviljat.
Ändra ägaren för en fil eller en mapp
Du kan ändra ägaren för en fil eller mapp till en annan DSM-användare.
För att ändra ägaren av en fil i en mapp:
- På startsidan i Office, högerklicka på ett objekt och klicka sedan på Info eller klicka på ikonen Mer > Info i verktygsfältet. Du kan även klicka på ikonen Info i den vänstra sidopanelen efter att en fil har öppnats.
- Klicka på Ändra i fältet Ägare.
- Välj DSM-användare från rullgardinsmenyn. Användarna som visas i menyn är de som har behörighet att få åtkomst till Office.
- Klicka på OK.
Obs:
- Du kan bara ändra ägaren för ett objekt som du äger. Du kommer fortfarande att ha behörighet att redigera objektet efter att ägarskapet ändrats.