Édition de documents
Office vous permet d'éditer vos documents de plusieurs manières. Vous trouverez ci-dessous les options les plus fréquemment utilisées et qui sont rapidement accessibles dans la barre d'outils :
- Annuler ou refaire une action
- Modifier la police ou la taille du texte
- Mettre le texte en gras, italique, le souligner ou le barrer
- Changer la couleur du texte ou de l'arrière-plan
- Justifier le texte
- Créer des listes numérotées ou à puces
- Augmenter ou réduire le retrait
- Régler l'interlignage ou l'espacement entre les paragraphes
- Insérer un tableau, un lien ou un commentaire
Outre les options ci-dessus, Office propose également des outils d'édition avancés pour vous permettre de travailler sur un document, seul ou avec d'autres utilisateurs. Vous trouverez ci-dessous le principales fonctionnalités :
Affichage des utilisateurs en ligne
Après avoir ouvert un document, vous pouvez voir les autres utilisateurs en train de consulter ou d'éditer le même document. Chacun d'eux s'affiche sous la forme d'une icône de compte à côté du titre du document, dans le coin supérieur droit.
- Utilisateurs DSM : Peuvent être identifiés par le nom d'utilisateur/pseudo et la photo du profil.
- Utilisateurs non-DSM : S'affichent sous la forme Invité 1, Invité 2, etc.
Pour afficher la positon du curseur d'un utilisateur en cours dans un document :
- Cliquez sur l'icône du compte d'un utilisateur dans le coin supérieur droit de l'écran.
- Vous serez redirigé vers la position actuelle du curseur de cet utilisateur avec le nom d'utilisateur/pseudo et le curseur marqués de la même couleur.
Commutation des modes de travail
Après l'ouverture d'un document, un menu déroulant des modes de travail s'affiche à proximité du coin supérieur droit de l'écran. Tous les utilisateurs disposant d'une permission en édition peuvent basculer entre les modes de travail suivants :
- Édition : Dans le mode d'édition, les modifications apportées au document sont directement enregistrées. Il s'agit du mode par défaut pour un utilisateur disposant d'une permission en édition.
- Affichage : Dans le mode d'affichage, aucune modification ne peut être apportée au document et les commentaires ne s'affichent pas. Un utilisateur disposant d'une permission d'affichage peut accéder à un document dans ce mode et ne peut pas changer de mode.
- Révision : En mode révision, les modifications apportées au document s'affichent à côté du contenu original et sous forme de commentaire. Par la suite, le propriétaire du document peut décider s'ils souhaite accepter ou rejeter chacune des suggestions de révision. Ce modèle est pratique si vous révisez un document qui est la propriété d'un autre utilisateur.
Mise en page de l'impression
Un document Office est affiché par défaut sous forme d'une page continue avec des sauts de page. Si vous souhaitez que votre document s'affiche en pages séparées, ouvrez le menu Affichage > Mise en page de l'impression. Une fois le mode de mise en page basculé sur la mise en page de l'impression, vous pouvez régler le contenu relatif à la mise en page de l'une des manières suivantes :
- Ouvrez le menu Fichier > Configuration de la page pour régler l'orientation, le format et les marges du papier.
- Cliquez sur Insérer > En tête/pied de page pour modifier l'en-tête et le pied de page. Pour personnaliser l'entête et le pied de page de la première page, cliquez sur Options > Première page différente.
Remarque :
- La zone d'affichage de l'entête et du pied de page varie avec les marges du haut et du bas que vous avez définies.
- Les fonctions suivantes ne sont pas prises en charge lorsque l'en-tête et le pied de page sont en cours d'édition :
- Zoom
- Réglage des styles de l'en-tête
- Insertion de tableaux, commentaires, graphiques, tables des matières et formes
Ajout d'un en-tête ou d'une table des matières
Grâce à la fonction des en-têtes, vous pouvez facilement transformer vos idées créatives en paragraphes structurés et permettre aux utilisateurs et à vous-même de saisir des points clés en un coup d'œil. Vous pouvez personnaliser vos propres styles d'en-tête et créer un lien ou une table des matières basée sur les en-têtes.
Pour appliquer un style d'en-tête à un texte :
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur le menu Formater > En-tête.
- Sélectionnez l'un des styles d'en-tête suivants :
- En-tête 1
- En-tête 2
- En-tête 3
- En-tête 4
- En-tête 5
- Texte normal
Vous pouvez également sélectionner directement un style d'en-tête à partir de la barre d'outils d'édition.
Pour modifier un style d'en-tête :
- Cliquez sur le menu Formater > En-tête > Styles de paragraphe.
- Sélectionnez l'en-tête.
- Modifiez le style d'en-tête par l'intermédiaire de la barre d'outils d'édition de la fenêtre.
- Si nécessaire, modifiez les autres styles d'en-tête.
- Cliquez sur OK.
Pour appliquer un style de texte à un en-tête :
Vous pouvez également commencer par modifier le style du texte, puis appliquer le nouveau style à un en-tête. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous.
- Modifiez le style du texte que vous avez sélectionné.
- Sélectionnez le texte et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris.
- Indiquez si vous souhaitez appliquer le nouveau style ou un autre à l'en-tête actuel. Par exemple, si l'en-tête actuel du texte sélectionné est En-tête 2, cliquez sur Appliquer le style à l'en-tête 2 si vous souhaitez mettre à jour le nouveau style à En-tête 2. Sinon, cliquez sur Appliquer le style à un autre en tête et sélectionnez un autre en tête.
Pour insérer un lien dans une autre partie d'un document :
Vous pouvez créer des références croisées dans un document en insérant un lien sur n'importe quel texte avec un en-tête.
- Appliquez le style d'en-tête au texte avec lequel vous souhaitez établir un lien.
- Sélectionnez le texte à afficher (ci-après appelée « texte à afficher »).
- Procédez de l'une des manières suivantes :
- Cliquez sur le menu Insérer > Lien.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le texte à afficher, puis sélectionnez Lien.
- Cliquez sur le champ Lien et sélectionnez le texte avec lequel vous souhaitez établir un lien à partir de la liste des en-têtes.
- Cliquez sur OK.
Pour insérer une table des matières :
Vous pouvez insérer une table des matières pour un document en fonction des paramètres de vos en-têtes.
- Classez votre document à l'aide des en-têtes appropriés.
- Cliquez sur la position à laquelle vous souhaitez insérer la table des matières.
- Cliquez sur le menu Insérer > Table des matières.
Pour afficher le contour du document :
Ouvrez le menu Affichage > Afficher le contour.
Rechercher et remplacer
Pour rechercher et remplacer un terme :
- Cliquez sur le menu Modifier > Rechercher et remplacer ou appuyez simplement sur Ctrl + F.
- Saisissez un terme dans le champ de recherche. Toutes les occurrences du terme sont mises en surbrillance.
- Si plusieurs résultats sont trouvés, vous pouvez basculer entre le précédent et le suivant à l'aide des touches fléchées gauche et droite.
- Cliquez sur Plus d'options > Faire correspondre la casse pour rendre votre recherche sensible à la casse.
- Pour remplacer un terme, cliquez sur Plus d'options, saisissez le nouveau texte dans le champ Remplacer par et procédé de l'une des manières suivantes :
- Cliquez sur Remplacer pour remplacer une seule occurrence du terme.
- Cliquez sur Remplacer tout pour remplacer toutes les occurrences du terme.