General
Configuración local predeterminada
Además del idioma de visualización de Office, que se puede seleccionar en Configuración > Perfil, si lo desea también puede cambiar el formato de números, divisas y fechas según su idioma y región geográfica al trabajar con hojas de cálculo. Siga los pasos detallados a continuación para cambiar la configuración local predeterminada para todas las hojas de cálculo.
- Haga clic en el icono de Cuenta > Configuración > Office > Configuración local predeterminada.
- La configuración local predeterminada será el mismo que la de su navegador. Seleccione una configuración local en el menú desplegable para cambiar los valores predeterminados.
- Haga clic en OK.
Observación:
- Si desea ajustar la configuración regional de la hoja de cálculo actual, abra el menú Archivo > Configuración de hojas de cálculo y elija una configuración regional en el menú desplegable.
Compatibilidad de archivos de Synology Office con archivos de Microsoft
Para convertir archivos de Microsoft Office a archivos de Synology Office:
Con el paquete de Office instalado, puede utilizar las siguientes funciones en Drive:
- Cree documentos, hojas de cálculo y diapositivas compatibles con la colaboración en línea de varios usuarios.
- Cree documentos, hojas de cálculo y diapositivas cifrados para la protección de archivos privados.
- Convierta archivos de Microsoft Office a archivos de Synology Office con los pasos siguientes:
- Haga clic con el botón derecho en los archivos de Microsoft de los formatos que aparecen en la sección siguiente.
- Haga clic en la opción Convertir a archivo de Office.
- Los archivos de Microsoft Office se convertirán a nuevos archivos de Synology Office.
- Descargue archivos de Synology Office como archivos de Microsoft Office haciendo clic con el botón derecho en los archivos de Synology Office y seleccionando Descargar.
Formatos de archivo admitidos para conversión:
- Documento: .docx (si tiene instalado el Visor de documentos*, también podrá importar los archivos de los siguientes formatos: .doc, .odf y .rtf)
- Hoja de cálculo: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv
- Diapositivas: .pptx
Para descargar archivos de Synology Office como archivo se Microsoft Office
Después de abrir un archivo que desea descargar, vaya al menú Archivo > Descarga. El archivo se descargará con los tipos siguientes:
- Documento: .docx y .odt
- Hoja de cálculo: .xlsx y .ods
- Diapositivas: .pptx
Observación:
- Solo se convertirán los formatos (p. ej., tamaño de fuente, color de texto, comentarios, hipervínculos, tipos de gráficos) compatibles con Office.
- Los archivos cifrados no se pueden importar a Office.
Gestión de plantillas
El paquete Office proporciona una variedad de plantillas integradas, con las que todos los usuarios pueden crear archivos, pero que no pueden editar, compartir, eliminar o cambiar de nombre. Sin embargo, los usuarios también pueden crear sus propias plantillas personalizadas, que pueden editar, compartir, eliminar, cambiar de nombre y publicar. Para ir a la página de plantillas, haga clic en Archivo > Nuevo archivo a partir de plantilla.
Para crear una plantilla personalizada:
- Abra un archivo existente que desea guardar como plantilla.
- Abra el menú Archivo y haga clic en Guardar como plantilla.
- Especifique un nombre para la plantilla.
Observación:
- Las versiones históricas y la configuración de cifrado del archivo original no se guardarán en la plantilla, ni tampoco los comentarios o las revisiones.
Para compartir una plantilla:
Haga clic en el icono de Compartir en la barra de herramientas. Seleccione con quién desea compartir la plantilla y el tipo de permiso que desea conceder. Después de compartir la plantilla, los usuarios con permiso podrán verla haciendo clic en + > A partir de la plantilla en el portal de Drive o Archivo > Nuevo archivo a partir de plantilla en el editor de Office.
Puede compartir la plantilla con:
- Usuario: para que usuarios específicos accedan a su plantilla.
- Grupo: para que usuarios de grupos específicos accedan a su plantilla.
- Interno: para que todos los usuarios internos con acceso a Drive puedan acceder a su plantilla.
Los tipos de permisos para el uso compartido de plantillas incluyen:
- Editar: Los usuarios que tengan el permiso de gestión pueden editar, compartir, eliminar y cambiar el nombre de la plantilla.
- Ver: Los usuarios con el permiso de visualización solo pueden crear nuevos archivos con su plantilla.
Observación:
- Los usuarios con privilegios administrativos pueden gestionar todas las plantillas.
Para compartir la URL de una plantilla:
Para compartir su plantilla a través de una URL, haga clic en el icono de Compartir en la barra de herramientas y envíela a los usuarios con quienes desea compartir la plantilla.
Después de recibir y abrir el vínculo:
- Los usuarios con el permiso Ver accederán al modo de visualización.
- Los usuarios con el permiso Editar también accederán al modo de visualización, pero podrán cambiar también al de edición.
- Los usuarios sin permiso accederán a la página Solicitar acceso.
Uso de las plantillas
En las plantillas integradas, solo puede previsualizar y crear archivos con ellas desde la página de plantillas. En cuanto a las plantillas que hayan compartido con usted otros usuarios, podrá ver y crear archivos con una plantilla para la que tenga el permiso de visualización. Si tiene el permiso de edición, podrá cambiar de nombre, eliminar, editar o publicar la plantilla. Para obtener más información, consulte lo siguiente:
Para editar y publicar una plantilla:
- Edite las plantillas como cualquier otro archivo normal.
- Una vez completada la edición, publique la plantilla para asegurarse de que los usuarios que creen archivos con ella utilicen la versión finalizada de la plantilla.
Observación:
- Cuando se guarda un archivo como plantilla, el sistema considera que ya se ha publicado.
- Al acceder a una plantilla a través de su URL, los usuarios verán la versión de la plantilla publicada más recientemente en lugar de la que está en edición.
- Los comentarios, las revisiones y el historial de versiones de una plantilla no se guardarán en los archivos que cree con ella.
Administración de versiones de archivos
Cuando trabaja con archivos en Office, las versiones se guardan automáticamente en el servidor cada cierto tiempo, por lo que no tiene que preocuparse de perder información si cierra un archivo sin guardarlo. Se guarda todo el historial de versiones de cada archivo, incluida la hora de la última modificación y el usuario que haya efectuado cambios en dicho archivo.
Para restaurar o copiar una versión de archivo:
- Abra un archivo.
- Haga clic en el icono Visualizar historial en la barra lateral izquierda. Verá una ventana principal con una lista de versiones históricas en el lado derecho.
- Haga clic en una versión de la lista y aparecerá una vista preliminar de dicha versión en la ventana principal. Puede cambiar del modo Ocultar registro a Mostrar registro para resaltar las diferencias entre versiones.
- Puede hacer clic en el icono Más en el extremo derecho de una versión sin nombre y elegir Poner nombre a la versión para especificar un nombre para la versión.
- También puede hacer clic en el icono Más en el extremo derecho de la versión con nombre y elegir Renombrar o Eliminar nombre para cambiar o eliminar el nombre de la versión.
- Haga clic en Restaurar en la esquina inferior derecha para restaurar el archivo con la versión seleccionada y sobrescribir la actual. Como alternativa, puede hacer clic en Crear una copia para guardar la versión seleccionada como un archivo independiente.
Observación:
- No existe ningún límite con respecto a la cantidad de versiones históricas.
- Office creará una nueva versión histórica en los siguientes casos:
- Cuando las modificaciones que realice en un documento incluyan 1000 comandos (tenga en cuenta que una acción puede incluir varios comandos y que el recuento de comandos se restablecerá cuando se haya creado una versión histórica).
- Cuando las modificaciones que realice en una hoja de cálculo incluyan 100 comandos (tenga en cuenta que una acción puede incluir varios comandos y que el recuento de comandos se restablecerá cuando se haya creado una nueva versión histórica).
- Cuando las modificaciones que realice en sus diapositivas incluyan 1000 comandos (tenga en cuenta que una acción puede incluir varios comandos y que el recuento de comandos se restablecerá cuando se haya creado una nueva versión histórica).
- Diez minutos después de que Office reciba el primer comando.
- Tras descargar, eliminar, crear una copia o restaurar un archivo a una versión histórica.
- Al hacer clic en el menú Archivo > Historial de versiones > Poner nombre a la versión actual para poner nombre a la versión actual de su archivo.
Cifrado de archivos
Si lo desea, puede añadir una protección por contraseña en los archivos confidenciales en el momento de crearlos o más adelante.
Para crear un nuevo archivo con cifrado:
- Haga clic en el menú Archivo > Nuevo archivo cifrado.
- Seleccione Documento, Hoja de cálculo o Diapositivas.
- Escriba y confirme el nombre de usuario y la contraseña y, a continuación, haga clic en OK. El archivo cifrado se abrirá en una nueva pestaña.
Observación:
- El título de un archivo cifrado seguirá siendo visible para otros usuarios.
Para cifrar un archivo existente:
- Haga clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Puede editar el título si es necesario.
- Introduzca una contraseña en el campo Contraseña.
- Escriba la contraseña de nuevo en el campo Confirmar contraseña.
Observación:
Los siguientes datos no se conservarán en el archivo cifrado:
- Etiquetas
- Permisos de uso compartido
- Estrella
- Versiones históricas
Para cambiar la contraseña de un archivo cifrado:
- Haga clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Seleccione Cambiar contraseña.
- Escriba la contraseña actual en el campo Contraseña.
- Escriba la contraseña nueva en el campo Contraseña nueva.
- Escriba la contraseña nueva otra vez en el campo Confirmar contraseña.
- Haga clic en OK.
Para crear una copia no cifrada de un archivo cifrado:
- Haga clic en el icono Cifrar en la barra lateral izquierda tras abrir un archivo.
- Seleccione Crear una copia no cifrada.
- Escriba la contraseña en el campo Contraseña.
- Haga clic en OK.
Uso compartido de archivos de Office
Puede elegir si desea conceder permisos de visualización, edición, comentarios o administración a otros usuarios o grupos de DSM. Después de compartir un archivo, los invitados aceptarán las notificaciones.
Permiso de vínculo de compartir:
Haga clic en el icono de Compartir en la barra de herramientas. Seleccione una de las opciones siguientes en el menú desplegable Permiso.
- Privado: solo los invitados pueden acceder
La lista de cuentas que ha invitado puede acceder al elemento de acuerdo con el permiso correspondiente.
- Interno: puede ver/editar cualquier usuario con una cuenta
Todas las cuentas con permiso para acceder a Drive en ese DiskStation pueden acceder al elemento al iniciar sesión.
- Público: cualquiera puede ver/editar
Cualquiera puede acceder al elemento a través del vínculo sin iniciar sesión.
Para invitar a cuentas:
- En el campo Usuario/Grupo, escriba un nombre de usuario o grupo de DSM. DSM le sugerirá nombres de usuario o grupo cuando comience a escribir.
- Seleccione si desea permitir que el usuario o grupo pueda ver, editar, gestionar o solo comentar en este elemento del menú desplegable.
- Haga clic en el botón + para compartir el elemento con dicho usuario o grupo. Puede agregar varios usuarios o grupos.
- Haga clic en OK.
Observación:
- Solo puede compartir archivos y carpetas con usuarios y grupos de DSM que tengan permiso para acceder a Drive. Puede conceder permisos a un determinado usuario o grupo en Panel de control > Usuario o Grupo.
Copia de seguridad y restauración
Con Hyper Backup puede realizar copias de seguridad de Office en destinos locales o remotos y restaurar la configuración y los datos del paquete a un punto anterior en el tiempo. Debe realizar la copia de seguridad de Drive y Office al mismo tiempo porque los archivos de Synology Office se administran en Drive. Para obtener información detallada, vaya a Ayuda de Drive > Copia de seguridad y restauración.