数据处理

本章节将介绍 Office 提供的主要功能,这些功能帮助您在电子表格中处理数据。

电子表格排序

若要对电子表格进行排序:

  1. 打开电子表格。
  2. 高亮显示您要排序的单元格范围。
  3. 单击数据菜单 > 排序,或者只需右键单击所选的单元格并选择排序即可。
  4. 首先选择要排序的列,然后选择您要该列按升序或是降序排列。
  5. 如果您要添加更多排序规则,在然后按下拉菜单中指定更多列。排序将按照规则顺序进行优先。

注:

过滤数据

若要过滤数据:

  1. 在电子表格中选取一个范围后,单击数据菜单 > 过滤器,或只需单击工具栏中的过滤器图标即可创建过滤器。
  2. 在所选范围中,单击首列标题中的过滤器选择器(倒置的小三角形符号)。
  3. 用以下方式过滤列内的数据:

注:

使用数据验证

若要应用数据验证:

  1. 在电子表格中选取一个范围后,单击数据菜单 > 数据验证,或只需右键单击该范围并选择数据验证即可。
  2. 单元格范围栏中输入一个范围。或者单击框格形状的图标以选取一个范围。按住 Ctrl 键可选取多个范围。
  3. 规则下拉菜单中选择规则类型。
  4. 选择是否要显示帮助信息。每个规则类型都有相应的默认帮助信息,您也可编辑自定义的帮助信息。

    注:

    • 帮助信息将于您在空单元格移动鼠标时作为工具提示信息显示。
    • 如果单元格已含有无效值,则帮助信息将显示为警告(见下文)。
  5. 选择您是否要 SpreadSheet 在您输入含有无效值数据时显示警告拒绝输入
  6. 单击保存
  7. 注:

应用条件格式规则

若要应用条件格式:

  1. 单击格式菜单 > 条件格式可打开设置窗口。
  2. 单击创建以创建新条件格式规则,或双击现有规则对其进行编辑。
  3. 单元格范围栏中输入一个范围。或者单击框格形状的图标以选取一个范围。按住 Ctrl 键可选取多个范围。
  4. 规则下拉菜单中选择规则类型。
  5. 如果所选的规则含有一个或多个值,则在值或公式栏中输入一个或多个值。值可为以下类型之一:
  6. 针对符合上述条件的单元格来配置您想要应用的格式样式。
  7. 单击确定

注:

定义范围名称

若要定义范围:

  1. 打开数据菜单 > 定义范围名称
  2. 单击创建,然后输入您首选的名称。
  3. 范围字段中选择或输入您要定义范围的单元格引用。
  4. 单击确定

规则名称的限制:

定义范围的限制:

插入图表

Office 支持 11 种图表,可让您直观地显示数值数据,从而丰富您的电子表格。

若要插入图表:

  1. 选择您要对其创建图表的带数据单元格。
  2. 单击插入菜单 > 图表,或只需单击工具栏中的图表图标即可。此操作将打开图表编辑器。
  3. 图表选项卡中,选择图表类型。您还可在此编辑数据范围,并决定是否要使用最左列或首行作为表头。
  4. 切换到高级选项卡可编辑图表标题、x 轴标题和 y 轴标题。如果已选择组合图,您还可在组合图中调整两个图表类型。
  5. 在窗口的右侧预览图表。
  6. 单击应用
  7. 如果您要再次编辑图表,请单击该图表,然后单击编辑可打开图表编辑器。