Obecné
Výchozí nastavení národního prostředí
Kromě jazyka zobrazení aplikace Office, který lze vybrat v části Nastavení > Profil, může být při práci s tabulkami potřeba také změnit formátování čísel, měn a dat podle vašeho jazyka a zeměpisné oblasti. Výchozí národní prostředí pro všechny tabulky je možné změnit pomocí následujícího postupu.
- Klikněte na ikonu Účet > Nastavení > Office > Výchozí národní prostředí.
- Výchozí národní prostředí bude stejné jako národní prostředí vašeho prohlížeče. Výchozí národní prostředí změníte výběrem národního prostředí v rozevírací nabídce.
- Klikněte na možnost OK.
Poznámka:
- Chcete-li upravit nastavení národního prostředí aktuální tabulky, otevřete nabídku Soubor > Nastavení tabulky a v rozevírací nabídce vyberte národní prostředí.
Kompatibilita mezi soubory Synology Office a soubory Microsoft
Převod souborů Microsoft Office na soubory Synology Office:
Pokud máte nainstalovaný balíček Office, můžete ve službě Drive používat následující funkce:
- Vytvářet dokumenty, tabulky a snímky s podporou spolupráce více uživatelů online.
- Vytvářet šifrované dokumenty, tabulky a snímky pro ochranu soukromých souborů.
- Soubory Microsoft Office na soubory Synology Office převedete pomocí následujícího postupu:
- Klikněte pravým tlačítkem myši na soubory Microsoft uvedených v následující části.
- Klikněte na možnost Převést na soubor služby Office.
- Soubory Microsoft Office se převedou na nové soubory Synology Office.
- Kliknutím pravým tlačítkem na soubory Synology Office a volbou Stáhnout můžete stáhnout soubory Synology Office jako soubory Microsoft Office.
Podporované formáty souborů pro převod:
- Dokument: .docx (pokud je nainstalovaný Prohlížeč dokumentů*, je možné také importovat soubory následujících formátů: .doc, .odf a .rtf)
- Tabulka: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv
- Snímky: .pptx
Stažení souborů Synology Office jako souborů Microsoft Office
Otevřete soubor, který chcete stáhnout, a přejděte do nabídky Soubor > Stáhnout. Soubor se stáhne v následujících formátech:
- Dokument: .docx, .odt
- Tabulka: .xlsx, .ods
- Snímky: .pptx
Poznámka:
- Převedou se pouze formáty (např. velikost písma, barva textu, komentáře, hypertextové odkazy, typy grafů) podporované aplikací Office.
- Šifrované soubory nelze do aplikace Office importovat.
Správa šablon
Balíček Office obsahuje celou řadu zabudovaných šablon, pomocí kterých mohou uživatelé vytvářet soubory, ale nemohou je upravit, sdílet, odstranit nebo přejmenovat. Uživatelé si ale mohou vytvořit svoje vlastní přizpůsobené šablony, které mohou upravit, sdílet, odstranit, přejmenovat a publikovat. Přejděte na stránku šablony a klikněte na možnost Soubor > Nový soubor ze šablony.
Vytvoření přizpůsobené šablony:
- Otevřete stávající soubor, který chcete uložit jako šablonu.
- Otevřete nabídku Soubor a klikněte na možnost Uložit jako šablonu.
- Zadejte název šablony.
Poznámka:
- Do šablony se neuloží historické verze ani nastavení šifrování původního souboru, ale ani žádné komentáře či revize.
Sdílení šablony:
Na panelu nástrojů klikněte na ikonu Sdílet. Vyberte, s kým chcete šablonu sdílet a jaký typ oprávnění udělíte. Sdílenou šablonu si uživatelé s oprávněním mohou prohlédnout kliknutím na možnost + > Ze šablony na portálu služby Drive nebo na možnost Soubor > Nový soubor ze šablony v editoru služby Office.
Šablonu lze sdílet s:
- Uživatel: přístup k šabloně budou mít určití uživatelé.
- Skupina: přístup k šabloně budou mít uživatelé v určitých skupinách.
- Interní: k šabloně budou mít přístup všichni interní uživatelé s přístupem do služby Drive.
Mezi typy oprávnění pro sdílení šablony patří:
- Upravit: Uživatelé s oprávněním pro správu mohou šablonu upravit, sdílet, odstranit a přejmenovat.
- Zobrazit: Uživatelé s oprávněním k zobrazení mohou pomocí šablony pouze vytvářet nové soubory.
Poznámka:
- Uživatelé s oprávněními správce mohou spravovat všechny šablony.
Sdílení adresy URL šablony:
Chcete-li sdílet šablonu prostřednictvím adresy URL, klikněte na panelu nástrojů na ikonu Sdílet, zkopírujte odkaz sdílení šablony a odešlete jej komukoli, s kým chcete šablonu sdílet.
Po přijetí a otevření odkazu:
- Uživatelé s oprávněním Zobrazit budou přesměrováni do režimu zobrazení.
- Uživatelé s oprávněním Upravit budou rovněž přesměrováni do režimu zobrazení, ale mohou se také přepnout do režimu úprav.
- Uživatelé bez oprávnění budou přesměrováni na stránku Požádat o přístup.
Používání šablon
Pomocí zabudovaných šablon lze zobrazovat náhledy a vytvářet soubory pouze na stránce šablony. V případě šablon, které s vámi sdíleli ostatní uživatelé, můžete zobrazovat a vytvářet soubory pomocí těch šablon, k jejichž zobrazení máte oprávnění. Šablony, pro které máte oprávnění k úpravám, můžete přejmenovat, odstranit, upravit a publikovat. Další podrobnosti najdete níže:
Úpravy a publikování šablony:
- Šablony můžete upravit podobně jako jiné běžné soubory.
- Po dokončení úprav šablonu publikujte, aby uživatelé, kteří pomocí této šablony vytvářejí soubory, používali její konečnou verzi.
Poznámka:
- Uložený soubor šablony považuje systém za publikovaný.
- Když uživatelé otevřou šablonu pomocí adresy URL, uvidí naposledy publikovanou verzi šablony a nikoli šablonu, u které úpravy stále probíhají.
- Komentáře, revize a historie verzí šablony se neuloží do souborů vytvořených pomocí této šablony.
Správa verzí souborů
Při práci se soubory v aplikaci Office se na server pravidelně a automaticky ukládají jejich verze, takže se nemusíte obávat ztráty informací v případě, když soubor zavřete bez uložení. Zaznamenává se kompletní historie verzí každého souboru, včetně času poslední úpravy a uživatelů, kteří v souboru provedli nějaké změny.
Obnovení nebo kopírování verze souboru:
- Otevřete soubor.
- Na levém bočním panelu klikněte na ikonu Zobrazit historii. Zobrazí se hlavní okno se seznamem historických verzí na pravé straně.
- Klikněte na verzi v seznamu a v hlavním okně se zobrazí náhled této verze. Chcete-li zvýraznit rozdíly mezi verzemi, přepněte se z režimu Skrýt záznam do režimu Zobrazit záznam.
- Chcete-li zadat název pro danou verzi, klikněte na pravém konci nepojmenované verze na ikonu Další a vyberte možnost Pojmenovat verzi.
- Chcete-li název verze přejmenovat nebo odstranit, klikněte na pravém konci nepojmenované verze na ikonu Další, a vyberte možnost Přejmenovat nebo Odebrat název.
- Kliknutím na možnost Obnovit v pravém dolním rohu obnovíte vybranou verzi souboru, která přepíše současnou verzi. Kliknutím na možnost Vytvořit kopii je možné vybranou verzi uložit jako samostatný soubor.
Poznámka:
- Počet historických verzí není nijak omezen.
- Aplikace Office vytvoří novou historickou verzi v následujících případech:
- Když provedete úpravy dokumentu zahrnující 1 000 příkazů (jeden úkon může zahrnovat několik příkazů a po vytvoření historické verze dojde k vynulování počtu příkazů).
- Když provedete úpravy tabulky zahrnující 100 příkazů (jeden úkon může zahrnovat několik příkazů a po vytvoření historické verze dojde k vynulování počtu příkazů).
- Když provedete úpravy snímků zahrnující 1 000 příkazů (jeden úkon může zahrnovat několik příkazů a po vytvoření historické verze dojde k vynulování počtu příkazů).
- Deset minut poté, co aplikace Office obdrží první příkaz.
- Poté, co stáhnete, odstraníte, zkopírujete nebo obnovíte soubor na historickou verzi.
- Poté, co kliknete na nabídku Soubor > Historie verzí > Pojmenovat aktuální verzi a pojmenujete aktuální verzi souboru.
Šifrování souborů
Důvěrné soubory je možné chránit heslem, které můžete přidat při vytvoření souboru nebo později.
Vytvoření nového souboru se šifrováním:
- Klikněte na nabídku Soubor > Nový šifrovaný soubor.
- Vyberte možnost Dokument, Tabulka nebo Snímky.
- Zadejte a potvrďte heslo a poté klikněte na možnost OK. Šifrovaný soubor se otevře na nové kartě.
Poznámka:
- Název šifrovaného souboru bude pro ostatní uživatele i nadále viditelný.
Zašifrování stávajícího souboru:
- Po otevření souboru klikněte na ikonu Šifrovat na levém bočním panelu.
- V případě potřeby upravte název.
- Do pole Heslo zadejte heslo.
- Heslo znovu zadejte do pole Potvrdit heslo.
Poznámka:
V šifrovaném souboru nebudou zachována následující data:
- Popisky
- Oprávnění ke sdílení
- Hvězdička
- Historické verze
Změna hesla zašifrovaného souboru:
- Po otevření souboru klikněte na ikonu Šifrovat na levém bočním panelu.
- Vyberte možnost Změnit heslo.
- Do pole Heslo zadejte stávající heslo.
- Do pole Nové heslo zadejte nové heslo.
- Do pole Potvrdit heslo zadejte nové heslo ještě jednou.
- Klikněte na možnost OK.
Vytvoření nešifrované kopie zašifrovaného souboru:
- Po otevření souboru klikněte na ikonu Šifrovat na levém bočním panelu.
- Vyberte možnost Vytvořit nešifrovanou kopii.
- Do pole Heslo zadejte heslo.
- Klikněte na možnost OK.
Sdílení souborů služby Office
Můžete se rozhodnout, jestli chcete ostatním uživatelům nebo skupinám systému DSM udělit oprávnění k zobrazení, úpravám, přidávání komentářů nebo ke správě. Po sdílení souboru obdrží pozvaní uživatelé upozornění.
Oprávnění odkazu sdílení:
Na panelu nástrojů klikněte na ikonu Sdílet. V rozevírací nabídce Oprávnění vyberte jednu z následujících možností.
- Soukromé – Přístup mají pouze pozvaní uživatelé
K položce má přístup níže uvedený seznam pozvaných účtů, a to na základě jejich odpovídajících oprávnění.
- Interní – Zobrazení nebo úpravy může provádět kdokoliv s účtem
K položce budou mít přístup všechny přihlášené účty s oprávněním pro přístup do služby Drive na příslušném zařízení DiskStation.
- Veřejné – Zobrazení nebo úpravy může provádět kdokoliv
K položce má prostřednictvím odkazu přístup kdokoli bez přihlášení.
Pozvání účtů:
- Do pole Uživatel/Skupina zadejte název uživatele či skupiny systému DSM. Systém DSM vám během psaní bude navrhovat uživatelská jména nebo názvy skupin.
- V rozevírací nabídce vyberte, jestli chcete danému uživateli či skupině povolit položku zobrazovat, upravovat, spravovat nebo pouze komentovat.
- Kliknutím na tlačítko + začnete tuto položku s daným uživatelem či skupinou sdílet. Přidat je možné i více uživatelů či skupin.
- Klikněte na možnost OK.
Poznámka:
- Soubory nebo složky je možné sdílet pouze s uživateli a skupinami systému DSM s přístupovými oprávněními ke službě Drive. Oprávnění je možné konkrétnímu uživateli či skupině udělit v části Ovládací panel > Uživatel nebo Skupina.
Zálohování a obnovení
Aplikaci Office je možné pomocí služby Hyper Backup zálohovat do místních i vzdálených cílů a obnovit nastavení a data balíčku k určitému časovému bodu v minulosti. Aplikace Drive a Office je nutné zálohovat současně, protože soubory služby Synology Office spravuje aplikace Drive. Podrobné informace se nacházejí v Nápovědě aplikace Drive > Zálohování a obnovení.