Gestion des fichiers et des dossiers

Les fichiers et dossiers s'affichent sur le volet principal de la page d'accueil d'Office. En haut du volet principal, vous pouvez voir le chemin d'un fichier et accéder à un niveau spécifique en cliquant dessus.

Utilisez la barre d'outils en haut de la page d'accueil d'Office pour effectuer les actions suivantes ou cliquez simplement avec le bouton droit de la souris sur une option du volet principal pour effectuer les mêmes actions :

Outre les fonctions ci-dessus, Office vous offre également d'autres outils pratiques de gestion. Les fonctions couramment utilisées sont décrites en détail ci-dessous.

Création de fichiers et de dossiers

Pour importer un fichier :

  1. Sur la page d'accueil d'office, cliquez sur le bouton + et sélectionnez Importer.
  2. Indiquez si vous souhaitez transférer les fichiers depuis votre Synology NAS ou depuis votre ordinateur.
  3. Recherchez et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer.
  4. Cliquez sur OK.

Prise en charge et limites :

Pour renommer un fichier ou un dossier :

Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément et sélectionnez Renommer. Vous pouvez également renommer un fichier en changeant le titre dans le coin supérieur droit après avoir ouvert un fichier.

Pour télécharger un fichier ou un dossier :

Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément et sélectionnez Télécharger. Vous pouvez également télécharger un fichier en cliquant sur le menu Fichier > Télécharger après avoir ouvert un fichier.

Remarque :

Pour supprimer un fichier ou un dossier :

Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez également supprimer un fichier en cliquant sur le menu Fichier > Déplacer vers la Corbeille après avoir ouvert un fichier.

Pour restaurer un fichier ou dossier :

Dans votre propre corbeille, sélectionnez un élément et cliquez sur l'icône Restaurer de la barre d'outils.

Remarque :

Organisation des fichiers et dossiers à l'aide d'étiquettes

Pour créer une étiquette :

Sur la page d'accueil d'office, cliquez sur le bouton +, en regard d'ÉTIQUETTE, dans le volet du menu.

Pour créer une étiquette et l'ajouter à un élément :

  1. Sur la page d'accueil d'Office, sélectionnez un ou plusieurs éléments dans le volet principal.
  2. Cliquez sur l'icône Étiquettes dans la barre d'outils, puis sur Créer.
  3. Modifiez le nom et la couleur de l'étiquette.
  4. Cliquez sur OK. La nouvelle étiquette créée est ajoutée aux éléments que vous avez sélectionnés.

Pour ajouter rapidement une étiquette existante à un élément :

Procédez de l'une des manières suivantes :

Pour ajouter plusieurs étiquettes à un élément :

  1. Sur la page d'accueil d'Office, sélectionnez un ou plusieurs éléments dans le volet principal.
  2. Cliquez sur l'icône Étiquettes dans la barre d'outils.
  3. Sélectionnez une ou plusieurs étiquettes.
  4. Pour supprimer l'étiquette d'un élément, désélectionnez simplement l'étiquette indésirable.
  5. Cliquez sur Appliquer.

Recherche de fichiers et de dossiers

Pour rechercher un élément :

Sur la page d'accueil d'Office, saisissez un mot-clé dans la barre de recherche, dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également cliquer sur la loupe pour affiner votre recherche à l'aide de l'un ou de plusieurs des critères suivants :

Gestion des versions de fichier

Lorsque vous travaillez sur vos fichiers dans Office, les versions sont automatiquement et périodiquement enregistrées sur le serveur, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de perte d'information si vous fermez un fichier sans l'enregistrer. L'historique complet des versions de chaque fichier est enregistré, y compris l'heure de la dernière modification et les utilisateurs qui ont apporté des modifications au fichier.

Pour restaurer ou copier une version de fichier :

  1. Ouvrez un fichier.
  2. Cliquez sur l'icône Voir historique dans la barre latérale gauche. Vous pouvez alors voir une liste des versions de l'historique dans la fenêtre principale, à droite.
  3. Cliquez sur une version dans la liste et un aperçu de cette version s'affiche dans la fenêtre principale. Les différences entre les versions sont mises en surbrillance.
  4. Cliquez sur Restaurer dans le coin inférieur droit pour restaurer le fichier à la version sélectionnée qui remplacera la version actuelle. Vous pouvez également cliquer sur Faire une copie pour enregistrer la version sélectionnée sous forme d'un fichier distinct.

Remarque :

Protection des fichiers

Vous pouvez ajouter une protection par mot de passe à des fichiers confidentiels, lorsque vous créez un fichier ou par la suite

Pour créer un nouveau fichier avec chiffrement :

  1. Sur la page d'accueil d'Office, cliquez sur le bouton + dans la barre d'outils.
  2. Cliquez sur Créer un fichier chiffré.
  3. Sélectionnez Document ou Feuille de calcul.
  4. Saisissez et confirmez le mot de passe, puis cliquez sur OK. Le fichier chiffré est ouvert dans un nouvel onglet.

Remarque :

Pour ajouter un chiffrement à un fichier existant :

  1. Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier, puis cliquez sur Chiffrer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier.
  2. Vous pouvez modifier le titre si nécessaire.
  3. Saisissez un mot de passe dans le champ Mot de passe.
  4. Entrez à nouveau le mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe.

Remarque :

Pour modifier le mot de passe d'un fichier chiffré :

  1. Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier, puis cliquez sur Chiffrer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier.
  2. Sélectionnez Changer le mot de passe.
  3. Saisissez le mot de passe actuel dans le champ Mot de passe.
  4. Saisissez le nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe.
  5. Entrez à nouveau le mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe.
  6. Cliquez sur OK.

Pour créer une copie non chiffrée d'un fichier chiffré :

  1. Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier, puis cliquez sur Chiffrer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier.
  2. Sélectionnez Créer une copie non chiffrée.
  3. Saisissez le mot de passe dans le champ Mot de passe.
  4. Cliquez sur OK.

Partage de fichiers et de dossiers

Office vous permet de partager vos propres fichiers et dossiers et de gérer les fichiers et dossiers que d'autres utilisateurs ou groupes de DSM partagent avec vous. Vous pouvez choisir d'accorder une permission en affichage ou en édition à d'autres utilisateurs ou groupes de DSM.

Une fois qu'un fichier a été partagé, plusieurs utilisateurs peuvent le modifier simultanément.

Pour partager publiquement un fichier ou un dossier :

  1. Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Partager ou cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils. Pour partager un fichier, vous pouvez également cliquer sur l'icône Partager, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier
  2. À partir du menu déroulant Permission, indiquez si vous souhaitez que d'autres personnes puissent uniquement consulter ou éditer l'élément.
  3. Un lien public est généré. Ce lien est prêt à être partagé. L'ouverture de ce lien ouvre l'élément dans un nouvel onglet de navigateur.
  4. Cliquez sur OK.

Pour partager un fichier ou un dossier avec d'autres utilisateurs ou groupes DSM :

  1. Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Partager ou cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils. Pour partager un fichier, vous pouvez également cliquer sur l'icône Partager, dans la barre latérale gauche après avoir ouvert un fichier
  2. Dans le champ Utilisateur/groupe, saisissez un nom d'utilisateur ou de groupe DSM. DSM suggère des noms d'utilisateur ou des groupes dès que vous commencez à taper.
  3. À partir du menu déroulant, indiquez si vous souhaitez autoriser cet utilisateur ou ce groupe à afficher ou modifier cet élément.
  4. Cliquez sur le bouton + pour partager cet élément avec cet utilisateur ou ce groupe. Vous pouvez activer plusieurs utilisateurs ou groupes.
  5. Cliquez sur OK.

Remarque :

Pour autoriser les utilisateurs non-administrateurs à partager des fichiers :

  1. Après vous être connecté comme admin, cliquez sur l'icône Compte, dans le coin inférieur gauche de l'écran et accédez à Paramètres > Administration.
  2. Accédez à Partage et sélectionnez Autoriser les utilisateurs non-administrateurs à partager des fichiers.
  3. Cliquez sur OK.

Remarque :

Changement de propriétaire d'un fichier ou d'un dossier

Vous pouvez également changer le propriétaire d'un fichier ou d'un dossier pour un autre utilisateur de DSM.

Pour changer le propriétaire d'un fichier ou d'un dossier :

  1. Sur la page d'accueil d'Office, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Infos ou cliquez sur l'icône Plus > Infos dans la barre d'outils. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Infos dans la barre d'outil latérale après avoir ouvert un fichier.
  2. Cliquez sur Changer dans le champ Propriétaire.
  3. Sélectionnez un utilisateur de DSM à partir du menu déroulant. Les utilisateurs affichés dans le menu sont ceux disposant d'une permission d'accès à Office.
  4. Cliquez sur OK.

Remarque :