Modifica di documenti
Office offre svariate opzioni per modificare i documenti. Di seguito le opzioni utilizzate più spesso, disponibili nella barra degli strumenti per un accesso rapido:
- Annullare o ripetere un'azione
- Modificare un testo, un carattere o le dimensioni
- Applicare il grassetto a un testo, sottolinearlo o sbarrarlo
- Modificare il colore di un testo o dello sfondo
- Allineare il testo
- Creare un elenco numerato o puntato
- Aumentare o ridurre il rientro
- Regolare la spaziatura tra le righe o i paragrafi
- Inserire una tabella, un collegamento o un commento
In aggiunta alle opzioni descritte sopra, Office offre agli utenti anche degli strumenti di modifica avanzati per l'elaborazione dei documenti, per uno o più utenti insieme. Di seguito sono riportate alcune funzioni importanti.
Visualizzazione degli utenti online
Quando un documento è aperto, diventano visibili anche gli altri utenti che lo stanno visualizzando o modificando. Ogni utente viene visualizzato con l'icona di un account accanto al titolo del documento, nell'angolo in alto a destra.
- Utenti DSM: identificabili dal nome utente/soprannome e dalla foto del profilo.
- Utenti non DSM: visualizzati come Guest 1, Guest 2 ecc.
Per visualizzare la posizione corrente del cursore di un utente in un documento:
- Fare clic sull'icona dell'account di un utente nell'angolo in alto a destra dello schermo.
- Si viene direzionati verso la posizione corrente del cursore di questo utente; il nome utente/soprannome e il cursore appiano nello stesso colore.
Passaggio tra modalità di funzionamento
Dopo aver aperto un documento, diventa visibile il menu a discesa delle modalità di funzionamento, vicino all'angolo in alto a destra dello schermo. Qualsiasi utente autorizzato a eseguire modifiche può passare tra le seguenti modalità di funzionamento:
- Modifica: le modalità apportate al documento in modalità di modifica vengono salvate direttamente. Questa è la modalità predefinita per un utente con autorizzazione alle modifiche.
- Visualizzazione: in modalità di visualizzazione non è possibile apportare modifiche al documento e i commenti non sono visibili. Un utente con autorizzazione alla visualizzazione può accedere a un documento, ma non può passare ad altre modalità.
- Revisione: in modalità di revisione, le modifiche apportate al documento sono visibili insieme al contenuto originale e appaiono come commenti. Il proprietario del documento può decidere, in seguito, se desidera accettare o rifiutare ogni singolo suggerimento. Questa modalità è utile quando si affida a un altro utente la revisione di un documento .
Stampa layout
Un documento Office è visualizzato per impostazione predefinita in una pagina continua senza interruzioni di pagina. Per visualizzare il documento in pagine separate, aprire il menu Visualizza > Layout di stampa. Dopo il passaggio dalla modalità di layout al layout di stampa, sarà possibile regolare il contenuto relativo al layout nei seguenti modi:
- Aprire il menu File > Configurazione pagina per regolare l'orientamento, le dimensioni di pagina e i margini.
- Fare clic su Inserisci > Intestazione/Piè di pagina per modificare l'intestazione e il piè di pagina. Per personalizzare l'intestazione e il piè di pagina della prima pagina, fare clic su Opzioni > Diversi per la prima pagina.
Nota:
- l'area di visualizzazione dell'intestazione e del piè di pagina varia a seconda dei margini superiore e inferiore impostati.
- Le seguenti funzioni non sono supportate quando intestazione e piè di pagina sono in fase di modifica:
- Zoom
- Regolare gli stili di intestazione
- Inserire tabelle, commenti, grafici, indici e figure
Aggiunta di un titolo o un indice
La funzione dei titoli permette di trasformare facilmente ogni idea creativa in una struttura a paragrafi, per consentire ai lettori e agli autori di cogliere all'istante i punti salienti. Gli stili dei titoli sono personalizzabili. È possibile creare un collegamento o un indice in base ai titoli.
Per applicare uno stile di titolo a un testo:
- Selezionare il testo da modificare.
- Fare clic sul menu Formato > Titolo.
- Selezionare uno dei seguenti stili di titolo:
- Titolo 1
- Titolo 2
- Titolo 3
- Titolo 4
- Titolo 5
- Testo normale
Gli stili per i titoli possono essere selezionati anche dalla barra degli strumenti omonima
Per modificare lo stile di un titolo:
- Fare clic sul menu Formato > Titolo > Stili paragrafo.
- Selezionare un titolo.
- Modificare lo stile del titolo tramite la relativa barra degli strumenti nella finestra.
- Se necessario, modificare gli stili del titolo.
- Fare clic su OK.
Per applicare uno stile di testo a un titolo:
È anche possibile modificare prima lo stile del testo e poi applicare un nuovo stile a un titolo. In questo caso, attenersi ai passaggi seguenti.
- Modificare lo stile del testo selezionato.
- Selezionare il testo e farvi sopra clic con il tasto destro.
- Scegliere se si desidera applicare il nuovo stile al titolo corrente o a un altro titolo. Se, ad esempio, il titolo corrente del testo selezionato è Titolo 2, fare clic su Applica stile a Titolo 2 se si desidera aggiornare il nuovo stile al Titolo 2. Altrimenti fare clic su Applica stile a un altro titolo e selezionare un altro titolo.
Per inserire un collegamento a un'altra parte di un documento:
È possibile creare dei riferimenti in crociati in un documento inserendo un collegamento a qualsiasi altro testo con un titolo.
- Applicare uno stile di titolo al testo al quale eseguire il collegamento.
- Selezionare il testo da visualizzare (di seguito detto "testo di visualizzazione").
- Eseguire una delle seguenti azioni:
- Fare clic sul menu Inserisci > Collega.
- Fare clic con il tasto destro sul testo di visualizzazione e poi selezionare Collega.
- Fare clic sul campo Collega e selezionare il testo al quale collegare l'elenco dei titoli.
- Fare clic su OK.
Per inserire un indice:
È possibile inserire un indice per un documento in base alle impostazioni dei titoli.
- Organizzare il documento creando dei titoli appropriati.
- Fare clic sulla posizione in cui inserire l'indice.
- Fare clic sul menu Inserisci > Indice.
Per visualizzare la struttura del documento:
Aprire il menu Visualizza > Mostra struttura.
Trova e sostituisci
Per trovare e sostituire un termine:
- Fare clic sul menu Modifica > Trova e sostituisci oppure semplicemente premere Ctrl + F.
- Digitare un termine nel campo di ricerca. Vengono evidenziate tutte le ricorrenze del termine.
- Se la ricerca dà molteplici risultati, è possibile passare dal precedente al successivo utilizzando le frecce sinistra e destra.
- Fare clic su Altre opzioni > Maiuscole/minuscole se la ricerca va eseguita rispettando il formato maiuscolo/minuscolo del termine ricercato.
- Per sostituire un termine, fare clic su Altre opzioni, digitare il nuovo testo nel campo Sostituisci con e seguire uno dei metodi successivi:
- Fare clic su Sostituisci per sostituire una singola ricorrenza del termine.
- Fare clic su Sostituisci tutto per sostituire tutte le ricorrenze del termine.