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預設地區設定
除了可於設定 > 個人資料選擇 Office 介面的顯示語言之外,使用試算表時,您可能也想依語言及地理區域來變更數值、貨幣,及日期的格式。請依照以下步驟來為所有的試算表變更預設地區。
- 按一下帳號圖示 > 設定 > Office > 預設地區。
- 預設地區將與您的瀏覽器地區相同。若要變更預設地區,請從下拉式選單中選擇地區。
- 按一下確定。
注意:
- 若您想調整當前試算表的地區設定,請開啟檔案選單 > 試算表設定,並從下拉式選單中選擇地區。
Synology Office 檔案與 Microsoft 檔案的相容性
若要將 Microsoft Office 檔案轉檔為 Synology Office 檔案:
安裝 Office 套件後,您可以在 Drive 中使用下列功能:
- 建立支援多人線上協作的文件、試算表及簡報。
- 建立加密的文件、試算表及簡報,以保護私密檔案。
- 透過下列步驟將 Microsoft Office 檔案轉檔為 Synology Office 檔案:
- 在 Microsoft 檔案上按右鍵 (該檔案必須為下段中列出的任一格式)。
- 按一下轉為 Office 檔案的選項。
- Microsoft Office 檔案將轉檔為新的 Synology Office 檔案。
- 若要將 Synology Office 檔案下載為 Microsoft Office 檔案,請在 Synology Office 檔案上按右鍵,並選取下載。
支援轉檔的格式:
- 文件:.docx (若安裝文件檢視器*,則下列格式亦可匯入:.doc、.odf、.rtf)
- 試算表:.xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv
- 簡報:.pptx
若要將 Synology Office 檔案下載為 Microsoft Office 檔案
開啟您想下載的檔案後,前往檔案選單 > 下載。檔案會下載為下列類型:
- 文件:.docx、.odt
- 試算表.:xlsx、.ods
- 簡報:.pptx
注意:
- 僅有 Office 支援的格式 (如字型大小、文字顏色、評論、超連結、圖表類型) 會被轉檔。
- 加密的檔案無法匯入 Office。
管理範本
Office 套件為使用者提供多樣化的內建範本,使用者可以用來建立檔案,但無法針對範本進行編輯、分享、刪除或重新命名。另一方面,使用者也可以自己建立客製化的範本,此時即可編輯、分享、刪除、重新命名或發布。若要前往範本頁面,請按一下檔案 > 從範本新增檔案。
若要建立自訂範本:
- 開啟您想儲存為範本的現有檔案。
- 開啟檔案選單,並按一下儲存為範本。
- 為範本指定名稱。
注意:
- 原始檔案的歷史版本、加密設定、註解和修訂記錄皆不會儲存到範本中。
若要分享範本:
按一下工具列的分享圖示,選取您想分享範本的對象以及權限類型。範本分享完成後,有權限的使用者在 Drive 入口按一下 + > 使用範本,或在 Office 編輯器中按一下檔案 > 從範本新增檔案,即可看到您分享的範本。
- 使用者:讓特定使用者存取您的範本。
- 群組:讓特定群組中的使用者存取您的範本。
- 內部共用:讓有 Drive 權限的所有內部使用者存取您的範本。
範本的分享權限類型如下:
- 編輯:擁有管理權限的使用者可以編輯、分享、刪除或重新命名您的範本。
- 檢視:擁有檢視權限的使用者僅能從您的範本建立新的檔案。
若要分享範本連結:
若要透過網址分享範本,按一下工具列中的分享圖示,複製範本的分享連結,再傳給您想要分享的對象即可。
收到並開啟連結後:
- 有檢視權限的使用者會直接進入檢視模式。
- 有編輯權限的使用者也會直接進入檢視模式,但也可以切換至編輯模式。
- 沒有權限的使用者則會被導引至要求存取權限頁面。
範本操作
對於系統的內建範本,您僅能在範本頁面上預覽並用來建立檔案,至於其他使用者分享給您的範本,若您的權限類型為檢視,便只能檢視該範本並用來建立檔案,但若您擁有編輯權限,則可以重新命名、刪除、編輯或發布範本。詳細資訊請見以下說明:
若要編輯並發布範本:
- 範本的編輯模式與一般檔案相同。
- 編輯完成後,請發布範本,如此一來,才能確保使用者透過範本建立檔案時,用的會是您最後完成的版本。
Note:
- 若將檔案轉存為範本,系統會將該範本視作已經發布。
- 透過連結存取範本時,使用者會看到的是最新發布的版本,而非還在編輯的內容。
- 使用此範本建立檔案時,範本的註解、修訂內容和版本歷史都不會儲存到檔案中。
管理檔案版本
在編輯檔案時,Office 會自動定時儲存一個版本,即使您未儲存便關閉檔案,亦無須擔心任何資料會遺失。每份檔案的完整版本歷史皆會被儲存起來,並會記錄最後修改的時間及使用者。
若要還原或複製任一個檔案版本:
- 開啟一份檔案。
- 按一下左側欄位中的瀏覽歷史版本圖示。接著您會看到主要視窗以及右側的歷史版本清單。
- 按一下清單中的任一版本,即可在主要視窗中預覽該版本的內容。您可從隱藏記錄模式切換至顯示記錄,讓系統以醒目方式標示版本間的差異。
- 按一下未命名版本右端的更多動作圖示,可選擇命名版本,為該版本指定名稱。
- 按一下已命名版本右端的更多動作圖示,可選擇重新命名以變更版本名稱,或是選擇移除命名以刪除版本名稱。
- 按一下右下角的還原來將檔案還原至所選的版本,請注意,此動作會覆蓋當前的版本。您亦可按一下建立副本以將所選的版本儲存為新的檔案。
注意:
- 歷史版本無數量上限。
- 在下列情況下,Office 會建立一份新的歷史版本:
- 您對一份文件所做的修改相當於執行了 1000 個指令 (請注意,一項操作可能包含數個指令,歷史版本一旦建立後,指令的計數將會歸零)。
- 您對一份試算表所做的修改相當於執行了 100 個指令 (請注意,一項操作可能包含數個指令,歷史版本一旦建立後,指令的計數將會歸零)。
- 您對一份簡報所做的修改相當於執行了 1000 個指令 (請注意,一項操作可能包含數個指令,歷史版本一旦建立後,指令的計數將會歸零)。
- 距離 Office 接收到第一個指令已過了十分鐘。
- 在您下載、刪除、建立副本,或還原檔案至歷史版本之後。
- 您點選檔案選單 > 版本歷史 > 為目前版本命名,為當前的檔案版本指定名稱時。
加密檔案
您可以新增密碼以保護機密的檔案,並可選擇於建立新檔案時即進行加密,或事後再為既有的檔案進行加密。
若要新增加密的檔案:
- 按一下檔案選單 > 新增加密檔案。
- 選取文件、試算表或簡報。
- 輸入並確認密碼,然後按一下確定。加密的檔案會在新分頁中開啟。
若要為既有的檔案加密:
- 開啟檔案後,按一下左側欄位中的加密圖示。
- 如有需要,您可編輯檔案的標題。
- 將密碼輸入密碼欄位。
- 將密碼再次輸入確認密碼欄位。
若要變更加密檔案的密碼:
- 於 Office 首頁對任一檔案按一下右鍵,並選擇加密。您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的加密圖示。
- 選擇變更密碼。
- 將目前的密碼輸入密碼欄位。
- 將新的密碼輸入新密碼欄位。
- 將新的密碼再次輸入確認密碼欄位。
- 按一下確定。
若要為加密的檔案建立未加密的副本:
- 於 Office 首頁對任一檔案按一下右鍵,接著按一下加密。您也可以在開啟一份檔案後按一下左側欄位中的加密圖示。
- 選擇儲存為未加密檔案。
- 將密碼輸入密碼欄位。
- 按一下確定。
分享 Office 檔案
您可以選擇要給予 DSM 使用者或群組檢視、編輯、評論或管理權限。您分享檔案後,受邀者會收到通知。
分享連結權限:
按一下工具列中的分享圖示,並從權限下拉式選單中選取下列的其中一種選項。
- 私人 - 僅受邀者可存取
僅下方清單中的使用者可依照其各自的權限存取此項目。
- 內部 - 任何有帳號的使用者都可檢視/編輯
有權限在該台 DiskStation 上存取 Drive 的所有帳號在登入時皆可存取此項目。
- 公開 - 任何人都可檢視/編輯
無須登入,只要透過連結,任何人皆可存取此項目。
若要邀請帳號:
- 在使用者/群組欄位中輸入 DSM 使用者名稱或群組名稱。您開始打字時,DSM 會建議使用者或群組帳號。
- 從下拉式選單中選取您想針對該項目給予使用者或群組的權限:可編輯、可檢視、可評論或可管理。
- 按一下 + 按鈕,以將此項目分享給該使用者或群組,您亦可新增多個使用者或群組。
- 按一下確定。
注意:
- 您僅能與擁有 Drive 存取權限的 DSM 使用者和群組分享檔案及資料夾。您可以前往控制台 > 使用者或群組,將權限給予特定的使用者或群組。
備份和還原
您可以透過 Hyper Backup 將 Office 備份至本地或遠端目的地,並將套件中的設定值和資料還原至先前某個時間點的狀態。由於 Synology Office 檔案係於 Drive 內管理,您必須同時備份 Drive 及 Office 套件。如需詳細資訊,請參閱Drive 說明文章 > 備份和還原。