管理文件和文件夹
在 Office 主页面上的主面板中会显示文件和文件夹。在主面板的顶部,您可查看文件的路径,并单击它以跳转至特定层。
使用 Office 主页面顶部的工具栏可执行以下操作,或只需右键单击主面板中的项目即可执行相同的操作:
- 创建:单击 + 按钮可创建文件夹或文件,或从计算机或 Synology NAS 导入文件。
- 标签:选择一个或多个项目并单击此图标,将已有的标签应用到所选的项目。您还可从此处创建新标签。
- 共享:选择项目并单击此图标可将此项目与其他用户共享。
- 移动到:选择我的文件中的项目并单击此图标可将项目移动到我的文件中的另一个位置。
- 复制到:选择项目并单击此图标可将此项目复制到 Office 中的另一个位置。您可在复制该项目时对其重命名。
- 删除:选择项目并单击此图标可删除此项目并将其移入拥有者的回收站。
- 更多:选择项目并单击此图标可对该项目执行更多的操作。
除上述功能外,Office 还提供了其它有用的管理工具。以下为常用功能的详情。
创建文件和文件夹
若要导入文件:
- 在 Office 的主页面上,单击 + 按钮并选择导入。
- 选择是否从 Synology NAS 或计算机上传文件。
- 查找并选择要导入的文件。
- 单击确定。
支持及限制:
- 只有 .docx 格式的文件可导入 Office 作为文档。
- 可导入到 Office 作为电子表格的文件格式包括 .xlsx、.xlsm、.xltx、.xltm、.xls、.xlt、.ods、.ots、和 .csv。
- 只有 Office 支持的格式(如:字体、文本颜色、注释、超链接、图表类型)将被导入。
- 加密的文件无法导入 Office。
若要重命名文件或文件夹:
在 Office 的主页面上,右键单击一个项目并选择重命名。打开文件后,您还可通过更改右上角的标题为重命名文件。
若要下载文件或文件夹:
在 Office 的主页面上,右键单击一个项目并选择下载。您还可在打开文件后,通过单击文件菜单 > 下载来下载文件。
注:
- 文档会以 .docx 文件的格式下载。
- 电子表格会以 .xlsx 文件的格式下载。
- 文件夹会以 .zip 文件的格式下载。
- 您可选择从 Office 的主页面下载多个文件。从主页面下载多个文件时,所选的文件将以 .zip 文件的格式导出。
- 您需输入密码以从 Office 的主页面下载加密文件。
若要删除文件或文件夹:
在 Office 的主页面上,右键单击一个项目并选择删除。您还可在打开文件后,通过单击文件菜单 > 移入回收站来删除文件。
若要还原删除的文件或文件夹:
在您自己的回收站里,选择项目并单击工具栏上的还原图标。
注:
- 任何有项目编辑权限的用户可删除该项目。删除的项目将被移至拥有者的回收站,且仅拥有者可还原。
用标签组织文件和文件夹
若要创建标签:
在 Office 的主页面上,单击菜单面板中标签旁的 + 按钮。
若要创建标签并将其添加到项目:
- 在 Office 的主页面上,选择主面板中的一个或多个项目。
- 单击工具栏中的标签图标并单击创建。
- 编辑标签的名称和颜色。
- 单击确定。新创建的标签将被添加到您所选的项目。
若要将已有的标签快速添加到项目:
请进行以下操作之一:
- 从菜单面板将标签拖放到主面板中的项目。
- 从主面板将一个或多个项目拖放到菜单面板中的标签。
若要添加多个标签至项目:
- 在 Office 的主页面上,选择主面板中的一个或多个项目。
- 单击工具栏中的标签图标。
- 选择一个或多个标签。
- 若要从一个项目中删除标签,只需取消选择不需要的标签即可。
- 单击应用。
搜索文件和文件夹
若要搜索项目:
在 Office 的主页面中,在右上角的搜索栏中输入关键字。您还可单击放大镜用以下一个或更多条件来微调搜索:
- 关键字
- 位置:选择已有类型之一,或单击自定义可选择我的文件或与我共享中的文件夹以在其中进行搜索。
- 类型:选择要搜索文件夹、文件、文档或是电子表格。
- 标签:选择一个或多个标签。选择多个标签后,只要符合所选标签之一即被视为匹配。
- 日期:按修改的时间或创建的时间搜索。
管理文件版本
您在使用 Office 中的文件时,版本会定期自动保存到服务器,因此如果未保存而关闭文件,也无需担心丢失任何信息。记录了各文件的完整版本历史,包括最新修改的时间和更改文件的用户。
若要还原或复制文件版本:
- 打开文件。
- 单击左侧边栏中的查看历史纪录图标。然后,您将在右侧看到主窗口及历史版本列表。
- 单击列表中的版本,主窗口中将出现此版本的预览。版本之间的差异将高亮。
- 文档:一个版本与之前版本之间的差异将高亮。您还可使用顶部的箭头在一个版本的前后修改之间进行快速切换。
- 电子表格:之前版本与当前版本之间的差异将高亮。
- 单击右下角的还原可将文件还原到所选版本,而该版本将覆盖当前的版本。或者,单击制作副本可将所选版本保存为独立的文件。
注:
- 历史版本的数量没有限制。
- Office 将在以下情况下创建新的历史版本:
- 您对文档进行的修改相当于执行了 1000 个命令 (请注意,一个操作可能包括多个命令,命令数将在历史版本创建后重置。)
- 您对电子表格进行的修改相当于执行了 100 个命令 (请注意,一个操作可能包括多个命令,命令数将在历史版本创建后重置。)
- Office 收到第一个命令已过了十分钟
- 您下载、删除、制作副本或还原文件至历史版本之后
保护文件
您可将密码保护添加到保密文件,此操作可在创建文件或之后进行。
若要创建带加密的新文件:
- 在 Office 的主页面上,单击工具栏中的 + 按钮。
- 单击创建加密文件。
- 选择文档或电子表格。
- 输入并确认密码,然后单击确定。加密的文件将在新选项卡中打开。
若要对已有文件添加加密:
- 在 Office 的主页面上,右键单击一个文件并单击加密。或者,打开文件后单击左侧边栏中的加密图标
- 如需要,您可编辑标题。
- 在密码栏中输入密码。
- 在确认密码栏中再次输入密码。
注:
- 加密文件中不会保留以下数据:
- 加密后原始文件默认将被移至回收站。如果您要更改此设置,执行以下操作:
- 单击屏幕左下角的帐户图标,并进入设置 > 常规。
- 取消勾选加密/解密后删除原始文件。
若要更改加密文件的密码:
- 在 Office 的主页面上,右键单击一个文件并单击加密。或者,打开文件后单击左侧边栏中的加密图标
- 选择更改密码。
- 在密码栏中输入当前密码。
- 在新密码栏中输入新密码。
- 在确认密码栏中再次输入新密码。
- 单击确定。
若要创建加密文件的未加密副本:
- 在 Office 的主页面上,右键单击一个文件并单击加密。或者,打开文件后单击左侧边栏中的加密图标
- 选择创建未加密副本。
- 在密码栏中输入密码。
- 单击确定。
共享文件和文件夹
Office 可让您共享自己的文件和文件夹以及管理其他 DSM 用户或群组与您共享的文件和文件夹。您可选择是否向其他 DSM 用户或群组授予查看或编辑权限。
文件共享后,多个用户可同时对其进行编辑。
若要公开共享文件或文件夹:
- 在 Office 的主页面上,右键单击一个项目,然后单击共享,或单击工具栏中的共享图标。若要共享文件,您还可在打开文件后单击左侧边栏中的共享图标。
- 从权限下拉菜单中选择是否允许他人只查看或者可编辑项目。
- 将生成公开链接。此链接已可共享。打开此链接将在新浏览器选项卡中打开项目。
- 单击确定。
若要与其他 DSM 用户或群组共享文件或文件夹:
- 在 Office 的主页面上,右键单击一个项目,然后单击共享,或单击工具栏中的共享图标。若要共享文件,您还可在打开文件后单击左侧边栏中的共享图标。
- 在用户/群组栏中输入 DSM 用户名或群组名。在您开始输入时,DSM 将给出建议的用户名或群组名。
- 从下拉菜单中选择是否允许此用户或群组只查看或者可编辑此项目。
- 单击 + 按钮可与该用户或群组共享此项目。您可添加多个用户或群组。
- 单击确定。
注:
- 您只能与有 Office 访问权限的 DSM 用户和群组共享文件和文件夹。您可在控制面板 > 用户或群组中向特定用户或群组授予权限。
若要允许非 admin 用户共享文件:
- 以 admin 身份登录后,单击屏幕左下角的帐户图标,并进入设置 > 管理。
- 进入共享并选择允许非 admin 用户共享文件。
- 单击确定。
注:
- 如果您禁用此功能,非 admin 用户将无法对任何他人授予新的共享权限。他们只能删除授予的共享权限。
更改文件或文件夹的拥有者
您可将文件或文件夹的拥有者更改为另一个 DSM 用户。
若要更改文件或文件夹的拥有者:
- 在 Office 的主页面上,右键单击一个项目,然后单击信息,或单击工具栏中的更多图标 > 信息。打开文件后,您还可单击左侧边栏中的信息图标。
- 单击拥有者栏中的更改。
- 从下拉菜单中选择 DSM 用户。菜单中显示的用户是有访问 Office 权限的用户。
- 单击确定。
注:
- 您只能更改您自己项目的拥有者。更改后,您仍有编辑此项目的权限。