Administrere filer og mapper
Filer og mapper blir vist i hovedpanelet på Office-hjemmesiden. Øverst i hovedpanelet kan du se filbaner og gå til et spesifikt nivå ved å klikke på dem.
Bruk verktøylinjen øverst på Office-hjemmesiden til å utføre følgende handlinger, eller bare høyreklikk på et element i hovedpanelet for å utføre de samme handlingene:
- Opprett: Klikk på plussknappen (+) for å opprette en mappe eller fil, eller importere filer fra datamaskinen din eller Synology NAS.
- Etiketter: Velg et eller flere elementer og klikk på dette ikonet for å ta i bruk en eksisterende etikett på de valgte elementene. Du kan også opprette nye etiketter herfra.
- Dele: Velg et element og klikk på dette ikonet for å dele det med andre brukere.
- Flytt til : Velg et element i Mine filer og kllikk på dette ikonet for å flytte elementet til en annen plassering i Mine filer.
- Kopier til : Velg et element og klikk på dette ikonet for å kopiere elementet til en annen plassering i Office. Du kan gi elementet nytt navn når du kopierer det.
- Slett: Velg et element og klikk på dette ikonet for slette det og flytte det til eierens Papirkurv.
- Mer: Velg et element og klikk på dette ikonet for å utføre andre handlinger på elementet.
I tillegg til funksjonene ovenfor, har Office også andre nyttige administrasjonsverktøy. De mest populære funksjonene er beskrevet nedenfor i detalj.
Opprette filer og mapper
Slik importerer du en fil:
- På hjemmesiden i Office klikker du på plussknappen (+) og velger Importer.
- Velg om du vil laste opp filer fra Synology NAS eller fra datamaskinen din.
- Finn og velg filene du vil importere.
- Klikk på OK.
Støtte og begrensninger:
- Kun filer med .docx-format kan importeres til Office som dokument.
- Filformater som kan importeres til Office som regneark inkluderer .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Kun formater (f.eks. skriftstørrelse, tekstfarge, kommentarer, hyperkoblinger, diagramtyper) som støttes av Office vil bli importert.
- Krypterte filer kan ikke importeres til Office.
Slik gir du nytt navn til en fil eller mappe:
På hjemmesiden i Office høyreklikker du på et element og velger Gi nytt navn. Du kan også gi nytt navn til en fil ved å endre tittelen oppe til høyre når den er åpnet.
Slik laster du ned en fil eller mappe:
På hjemmesiden i Office høyreklikker du på et element og velger Last ned. Du kan også laste ned en fil ved å klikke på Fil-menyen > Last ned etter å ha åpnet en fil.
Merk:
- Dokumenter blir lastet ned som .docx-filer.
- Regneark blir lastet ned som .xlsx-filer.
- Mapper blir lastet ned som .zip-filer.
- Du kan velge flere filer for nedlasting fra hjemmesiden i Office. Når du laster ned flere filer fra hjemmesiden, blir de valgte filene eksportert som en .zip-fil.
- Du må angi passordet for å laste ned en kryptert fil fra hjemmesiden i Office.
Slik sletter du en fil eller mappe:
På hjemmesiden i Office høyreklikker du på et element og velger Slett. Du kan også slette en fil ved å klikke på Fil-menyen > Flytt til Papirkurv etter å ha åpnet en fil.
Slik gjenoppretter du en fil eller mappe:
I din egen Papirkurv velger du et element og klikker på Gjenopprett-ikonet på verktøylinjen.
Merk:
- Enhver bruker med redigeringstillatelser til et element kan slette dette elementet. Slettede elementer blir flyttet til eierens Papirkurv, og kun eieren kan gjenopprette dem.
Organisere filer og mapper med etiketter
Slik oppretter du en etikett:
På hjemmesiden i Office klikker du på plussknappen (+) ved siden av ETIKETTER i menypanelet.
Slik oppretter du en etikett og bruker den på et element:
- På hjemmesiden i Office velger du ett eller flere elementer i hovedpanelet.
- Klikk på Etiketter-ikonet i verktøylinjen og klikk på Opprett.
- Rediger navn og farge for etiketten.
- Klikk på OK. Den nyopprettede etiketten blir lagt til i de valgte elementene dine.
Slik hurtigmerker du et element med en eksisterende etikett:
Gjør ett av følgende:
- Dra og slipp en etikett fra menypanelet til et element i hovedpanelet.
- Dra og slipp ett eller flere elementer fra hovedpanelet til en etikett i menypanelet.
Slik merker du et element med flere etiketter:
- På hjemmesiden i Office velger du ett eller flere elementer i hovedpanelet.
- Klikk på Etiketter-ikonet i verktøylinjen.
- Velg én eller flere etiketter.
- For å fjerne en etikett fra et element, bare opphever du valget av den uønskede etiketten.
- Klikk på Bruk.
Søke etter filer og mapper
Slik søker du etter et element:
På hjemmesiden i Office skriver du inn et nøkkelord i søkelinjen øverst til høyre. Du kan også klikke på forstørrelsesglassikonet for å finjustere søket ditt med ett eller flere av følgende kriterier:
- Nøkkelord
- Plassering: Velg en av de eksisterende kategoriene eller klikk på Tilpass for å velge en mappe i Mine filer eller Delt med meg du vil søke i.
- Type: Velg om du vil søke etter en mappe, fil, et dokument eller et regneark.
- Etiketter: Velg én eller flere etiketter. Når du velger flere etiketter, blir et element ansett som et treff så lenge det har kun én av de valgte etikettene.
- Dato: Søk etter endrings- eller opprettingstidspunkt.
Administrere filversjoner
Mens du arbeider filer i Office, vil det automatisk bli lagret versjoner til serveren med jevne mellomrom, så du trenger ikke bekymre deg for tap av data hvis du avslutter filen uten å lagre den. Den fullstendige versjonshistorikken til alle filer blir lagret, inkludert tidspunkt for siste endring og brukere som har utført endringer i filen.
Slik gjenoppretter eller kopierer du en filversjon:
- Åpne en fil.
- Klikk på Vis historikk-ikonet i sidestolpen til venstre. Dette åpner et hovedvindu med en liste over historikkversjoner på høyre side.
- Klikk på en versjon på listen for å åpne en forhåndsvisning av denne versjonen i hovedvinduet. Forskjeller mellom versjoner blir uthevet.
- Dokument: Forskjeller mellom en versjon og en tidligere versjon blir uthevet. Du kan også bruke pilene øverst til raskt å bytte mellom en tdligere eller senere endring i en versjon.
- Regneark: Forskjeller mellom en tidligere versjon og den gjeldende versjonen blir uthevet.
- Klikk på Gjenopprett nederst til høyre for å gjenopprette filen til valgt versjon, noe som vil overskrive den gjeldende versjonen. Alternativt kan du klikke på Lag en kopi for å lagre den valgte versjonen som en separat fil.
Merk:
- Det finnes ingen grense for antall historikkversjoner.
- Office vil opprette en ny historikkversjon under følgende omstendigheter:
- Når endringene du utfører i et dokument inkluderer 1000 kommandoer (vær oppmerksom på at én handling kan inkludere flere kommandoer og at kommandoantallet tilbakestilles når det opprettes en historikkversjon)
- Når endringene du utfører i et regneark inkluderer 100 kommandoer (vær oppmerksom på at én handling kan inkludere flere kommandoer og at kommandoantallet tilbakestilles når det opprettes en historikkversjon)
- Ti minutter etter at Office mottar den første kommandoen
- Når du laster ned, sletter, lager en kopi av eller gjenoppretter en fil til en historikkversjon
Beskytte filer
Du kan legge til passordbeskyttelse på konfidensielle filer, både når du oppretter filen og i etterkant.
Slik oppretter du en ny fil med kryptering:
- På hjemmesiden i Office klikker du på plussknappen (+) i verktøylinjen.
- Klikk på Opprett en kryptert fil.
- Velg Dokument eller Regneark.
- Angi og bekreft passordet og klikk deretter på OK. Den krypterte filen blir åpnet i en ny fane.
Merk:
- Tittelen til en kryptert fil vil være synlig for andre brukere.
Slik legger du til kryptering i en eksisterende fil:
- På hjemmesiden i Office høyreklikker du på en fil og velger Krypter. Alternativt kan du klikke på Krypter-ikonet i sidestolpen til venstre etter å ha åpnet filen.
- Du kan redigere tittelen om nødvendig.
- Angi et passord i Passord-feltet.
- Angi passordet på nytt i Bekreft passord-feltet.
Merk:
- Følgende data blir ikke beholdt i den krypterte filen:
- Etiketter
- Kommentarer
- Delingstillatelse
- Stjerne
- Historikkversjoner
- Som standard blir originalfilen flyttet til Papirkurv etter kryptering. Gjør følgende om du vil endre denne innstillingen:
- Klikk på Konto-ikonet nede til venstre på skjermen og gå til Innstillinger > Generelt.
- Fjern avmerkingen for Fjern originalfilen etter kryptering/dekryptering.
Slik endrer du passordet til en kryptert fil:
- På hjemmesiden i Office høyreklikker du på en fil og velger Krypter. Alternativt kan du klikke på Krypter-ikonet i sidestolpen til venstre etter å ha åpnet filen.
- Velg Endre passord.
- Angi gjeldende passord i Passord-feltet.
- Angi det nye passordet i Nytt passord-feltet.
- Angi det nye passordet på nytt i Bekreft passord-feltet.
- Klikk på OK.
Slik oppretter du en ukryptert kopi av en kryptert fil:
- På hjemmesiden i Office høyreklikker du på en fil og velger Krypter. Alternativt kan du klikke på Krypter-ikonet i sidestolpen til venstre etter å ha åpnet filen.
- Velg Opprett en ukryptert kopi.
- Angi passordet i Passord-feltet.
- Klikk på OK.
Dele filer og mapper
Office lar deg dele dine egne filer og mapper, samt administrere filer og mapper som andre DSM-brukere eller -grupper deler med deg. Du kan velge om du vil innvilge visnings- eller redigeringstillatelser til andre DSM-brukere eller -grupper.
Når en fil er delt, kan flere brukere redigere den samtidig.
Slik deler du en fil eller mappe offentlig:
- På hjemmesiden i Office høyreklikker du på et element og klikker på Dele, eller klikk på Dele-ikonet på verktøylinjen. For å dele en fil kan du også klikke på Dele-ikonet i sidestolpen til venstre når du har åpnet filen.
- Velg om du ønsker at andre kun skal kunne vise eller endre elementet fra rullegardinmenyen Tillatelse.
- Det blir generert en offentlig kobling. Denne koblingen er klar for deling. Åpning av denne koblingen vil åpne elementet i en ny nettleserfane.
- Klikk på OK.
Slik deler du en fil eller mappe med andre DSM-brukere eller -grupper:
- På hjemmesiden i Office høyreklikker du på et element og klikker på Dele, eller klikk på Dele-ikonet på verktøylinjen. For å dele en fil kan du også klikke på Dele-ikonet i sidestolpen til venstre når du har åpnet filen.
- I Bruker/gruppe-feltet angir du et DSM-brukernavn eller -gruppenavn. DSM vil komme med forslag til brukernavn eller gruppenavn når du begynner å skrive inn.
- Velg om du ønsker at denne brukeren eller gruppenr kun skal kunne vise eller endre elementet fra rullegardinmenyen.
- Klikk på plussknappen (+) for å dele dette elementet med brukeren eller gruppen. Du kan legge til flere brukere eller grupper.
- Klikk på OK.
Merk:
- Du kan kun dele filer og mapper med DSM-brukere og -grupper som har tilgangstillatelser for Office. Du kan tildele tillatelser til en bestemt bruker eller gruppe i Kontrollpanel > Bruker eller Gruppe.
Slik tillater du at ikke-adminbrukere kan dele filer:
- Når du har logget inn som admin, klikker du på Konto-ikonet nederst til venstre på skjermen og går til Innstillinger > Administrasjon.
- Gå til Deling og velg Tillat at ikke-adminbrukere kan dele filer.
- Klikk på OK.
Merk:
- Hvis du deaktiverer denne funksjonen, kan ikke brukere som ikke er admin lenger innvilge delingstillatelser til andre. De kan kun slette delingstillatelser de allerede har innvilget.
Endre eieren av en fil eller mappe
Du kan endre eieren av en fil eller mappe til en annen DSM-bruker.
Slik endrer du eieren av en fil eller mappe:
- På hjemmesiden i Office høyreklikker du på et element og klikker på Info, eller klikk på Mer-ikonet > Info på verktøylinjen. Du kan også klikke på Info-ikonet i sidestolpen til venstre etter å ha åpnet filen.
- Klikk på Endre i Eier-feltet.
- Velg en DSM-bruker fra rullegardinmenyen. Brukerne i menyen er de som har tilgangstillatelser for Office.
- Klikk på OK.
Merk:
- Du kan kun endre eier av et element du selv eier. Du vil fortsatt ha tillatelse til å redigere elementet etter endring av eier.