Edición de documentos
Office ofrece distintas opciones para editar documentos. A continuación se indican las opciones más utilizadas y que están disponibles en la barra de herramientas para un acceso rápido:
- Deshacer o rehacer una acción
- Cambiar la fuente o el tamaño del texto
- Aplicar negrita, cursiva, subrayado o tachado al texto
- Cambiar el color del texto o del fondo
- Alinear el texto
- Crear una lista numerada o con viñetas
- Aumentar o reducir la sangría
- Ajustar el espaciado entre líneas o párrafos
- Insertar una tabla, un vínculo o un comentario
Además de las opciones anteriores, Office también ofrece herramientas de edición avanzadas para que pueda trabajar en un documento de manera individual o con otros usuarios. A continuación se enumeran las funciones más destacadas.
Identificación de usuarios en línea
Al abrir un documento, podrá saber qué otros usuarios están viendo o editando el mismo documento en ese momento. Estarán representados con un icono de cuenta junto al título del documento en la esquina superior derecha.
- Usuarios de DSM: se pueden identificar por su nombre de usuario/alias y foto de perfil.
- Usuarios que no son de DSM: se mostrarán como Invitado 1, Invitado 2, etc.
Para ver la posición actual del cursor de un usuario en un documento:
- Haga clic en el icono de cuenta de un usuario en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Se le dirigirá a la posición actual del cursor de ese usuario, con el nombre de usuario/alias y el cursor marcados en el mismo color.
Cambio de modos de trabajo
Tras abrir un documento, verá el menú desplegable de modos de trabajo cerca de la esquina superior derecha de la pantalla. Cualquier usuario con permisos de edición puede alternar entre los siguientes modos de trabajo:
- Edición: en el modo de edición, los cambios realizados en el documento se guardan directamente. Este es el modo predeterminado para un usuario con permisos de edición.
- Visualización: en el modo de visualización, no se pueden realizar cambios en el documento y no se mostrarán los comentarios. Un usuario con permiso de visualización accederá al documento en este modo y no podrá cambiarlo.
- Revisión: en el modo de revisión, los cambios realizados en el documento aparecerán junto con el contenido original y se mostrarán como si fuesen comentarios. El propietario del documento podrá decidir posteriormente si desea aceptar o rechazar cada sugerencia del revisor. Este modo es útil para revisar documentos propiedad de otros usuarios.
Diseño de impresión
De forma predeterminada, un documento de Office se muestra en una página continua sin saltos de página. Si desea que el documento se muestre en páginas independientes, abra el menú Ver > Diseño de impresión. Después de cambiar el modo de diseño a diseño de impresión, puede ajustar el contenido relacionado con el diseño de las siguientes formas:
- Abra el menú Archivo > Configuración de página para ajustar la orientación, el tamaño del papel y los márgenes.
- Haga clic en Insertar > Encabezado/pie de página para editar el encabezado y el pie de página. Para personalizar el encabezado y el pie de página en la primera página, haga clic en Opciones > Primera página diferente.
Observación:
- El área de visualización del encabezado y el pie de página varía con los márgenes superior e inferior establecidos.
- Las siguientes funciones no se admiten cuando el encabezado y el pie de página se están editando:
- Zoom
- Ajustar estilos de encabezado
- Insertar tablas, comentaros, gráficos, índices y formas
Adición de un encabezado o un índice
Con la función de encabezados, puede convertir fácilmente sus ideas creativas en párrafos estructurados para que los lectores puedan captar las ideas clave con un solo vistazo. Puede personalizar su propio estilo de encabezados, así como crear un vínculo o un índice basado en los encabezados.
Para aplicar un estilo de encabezado al texto:
- Seleccione el texto que desea editar.
- Haga clic en el menú Formato > Encabezado.
- Seleccione uno de los siguientes estilos de encabezado:
- Encabezado 1
- Encabezado 2
- Encabezado 3
- Encabezado 4
- Encabezado 5
- Texto normal
También puede seleccionar un estilo de encabezado directamente desde la barra de herramientas de edición.
Para cambiar un estilo de encabezado:
- Haga clic en el menú Formato > Encabezado > Estilos de párrafo.
- Seleccione un encabezado.
- Modifique el estilo de encabezado desde la barra de herramientas de edición en la ventana.
- Edite otros estilos de encabezado si es necesario.
- Haga clic en OK.
Para aplicar un estilo de texto a un encabezado:
Si lo desea, también puede editar el estilo del texto primero y, a continuación, aplicar el nuevo estilo a un encabezado. Siga estos pasos para hacerlo.
- Edite el estilo del texto que haya seleccionado.
- Seleccione el texto y haga clic con el botón derecho.
- Elija si desea aplicar el nuevo estilo al encabezado actual o a otro diferente. Por ejemplo, si el encabezado actual del texto seleccionado es Encabezado 2, haga clic en Aplicar estilo a Encabezado 2 si desea actualizar el nuevo estilo al Encabezado 2. En caso contrario, haga clic en Aplicar estilo a otro encabezado y seleccione otro encabezado.
Para insertar un vínculo a otra parte de un documento:
Las referencias cruzadas pueden hacerse en un documento mediante la inserción de un vínculo a cualquier texto con un encabezado.
- Aplique un estilo de encabezado al texto que desea utilizar para el vínculo.
- Seleccione el texto que se va a mostrar (en lo sucesivo, "texto mostrado").
- Realice una de las siguientes operaciones:
- Haga clic en el menú Insertar > Vínculo.
- Haga clic con el botón derecho en el texto mostrado y, a continuación, seleccione Vínculo.
- Haga clic en el campo Vínculo y seleccione el texto que desea vincular desde la lista de encabezados.
- Haga clic en OK.
Para insertar un índice:
Puede insertar un índice en un documento basado en su configuración de encabezados.
- Organice el documento con los encabezados adecuados.
- Haga clic en la posición en la que desea insertar el índice.
- Haga clic en el menú Insertar > Índice.
Para ver el contorno de un documento:
Abra el menú Ver > Mostrar contorno.
Buscar y reemplazar
Para buscar y reemplazar un término:
- Haga clic en el menú Editar > Buscar y reemplazar, o simplemente pulse Ctrl + F.
- Escriba un término en el campo de búsqueda. Se resaltarán todas las instancias del término.
- Si se han detectado varios resultados, puede cambiar entre cada uno y el siguiente con las flechas izquierda y derecha.
- Haga clic en Más opciones > Coincidir mayúsculas y minúsculas: para hacer que la búsqueda distinga entre mayúsculas y minúsculas.
- Para sustituir un término, haga clic en Más opciones, escriba el nuevo texto en el campo Sustituir por y realice cualquiera de las acciones siguientes:
- Haga clic en Sustituir para reemplazar una sola aparición del término.
- Haga clic en Sustituir todo para reemplazar todas las apariciones del término.