Fájlok és mappák kezelése
Az Office kezdőlapjának főpanelén láthatók a különböző fájlok és mappák. A főpanel tetején láthatja a fájl elérési útvonalát: erre kattintva az adott szintre ugorhat.
Az Office kezdőlapjának tetején található eszköztár segítségével elvégezheti a következő műveleteket, de akkor is eléri ezeket a lehetőségeket, ha egyszerűen a jobb gombbal kattint a kívánt elemre:
- Létrehozás: Mappa vagy fájl létrehozásához, illetve fájlok számítógépről vagy Synology NAS eszközről való importálásához kattintson a + gombra.
- Címkék: Ha egy meglévő címkét szeretne alkalmazni, jelöljön ki egy vagy több elemet, és kattintson erre az ikonra. Ezenfelül itt hozhat létre új címkéket is.
- Megosztás: Az elemek többi felhasználóval való megosztásához jelölje ki a kívánt elemet, és kattintson erre az ikonra.
- Áthelyezés a következő helyre: Jelölje ki a kívánt elemet a Saját fájlok résznél, majd kattintson erre az ikonra, ha szeretné az elemet a Saját fájlok rész másik helyére áthelyezni.
- Másolás a következő helyre: Jelölje ki a kívánt elemet, majd kattintson erre az ikonra, ha szeretné az elemet az Office másik helyére áthelyezni. Másolás közben át is nevezheti az elemet.
- Törlés: Az elemek törléséhez, majd a tulajdonos lomtárába való áthelyezéséhez válassza ki a kívánt elemet, és kattintson erre az ikonra.
- Egyéb: Ha más műveleteket szeretne elvégezni az elemen, jelölje ki a kívánt elemet, majd kattintson erre az ikonra.
Az Office a fenti funkciók mellett további kezelési lehetőségeket is kínál. A gyakran használt funkciókat alább mutatjuk be.
Fájlok és mappák létrehozása
Fájl importálása:
- Az Office kezdőoldalán kattintson a + gombra, majd válassza az Importálás lehetőséget.
- Adja meg, hogy a Synology NAS eszközről vagy számítógépéről szeretne fájlokat feltölteni.
- Keresse meg, majd válassza ki az importálni kívánt fájlokat.
- Kattintson az OK gombra.
Támogatás és korlátozások:
- Az Office alkalmazásba kizárólag .docx formátumú fájlokat lehet dokumentumként importálni.
- Az Office alkalmazásba táblázatként importálható fájlformátumok a következők: .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .xls, .xlt, .ods, .ots, .csv.
- Kizárólag az Office által támogatott formázások (pl. betűméret, szöveg színe, megjegyzések, hiperhivatkozások, grafikontípusok) importálhatók.
- Titkosított fájlok nem importálhatók az Office alkalmazásba.
Fájl vagy mappa átnevezése:
Az Office kezdőoldalán kattintson jobb gombbal a kívánt elemre, majd válassza az Átnevezés lehetőséget. A fájlt úgy is átnevezheti, ha megnyitja, majd a jobb felső sarokban módosítja a címet.
Fájl vagy mappa letöltése:
Az Office kezdőoldalán kattintson jobb gombbal a kívánt elemre, majd válassza a Letöltés lehetőséget. A kívánt fájlt úgy is letöltheti, ha megnyitja, majd rákattint a Fájl menü Letöltés parancsára.
Megjegyzés:
- A rendszer .docx-fájlként tölti le a dokumentumokat.
- A rendszer .xlsx-fájlként tölti le a táblázatokat.
- A rendszer .zip-fájlként tölti le a mappákat.
- Az Office kezdőlapján több fájlt is kijelölhet letöltésre. Ha több fájlt jelöl ki letöltésre a kezdőlapon, azokat a rendszer .zip-fájlként exportálja.
- Ha titkosított fájlt szeretne letölteni az Office kezdőlapján, meg kell adnia a jelszót.
Fájl vagy mappa törlése:
Az Office kezdőoldalán kattintson jobb gombbal a kívánt elemre, majd válassza a Törlés lehetőséget. A kívánt fájlt úgy is törölheti, ha megnyitja, majd rákattint a Fájl menü Áthelyezés lomtárba parancsára.
Törölt fájl vagy mappa visszaállítása:
Saját lomtárában jelölje ki a kívánt elemet, majd kattintson az eszköztár Visszaállítás ikonjára.
Megjegyzés:
- Az elemhez szerkesztési engedéllyel rendelkező bármely felhasználó törölheti az adott elemet. A törölt elemeket a rendszer a tulajdonos lomtárába helyezi, ezeket csak a tulajdonos tudja visszaállítani.
Fájlok és mappák rendszerezése címkék segítségével
Címke létrehozása:
Az Office kezdőlapján kattintson a menüpanel CÍMKÉK eleme melletti + gombra.
Címke létrehozása, majd hozzáadása a kívánt elemhez:
- Az Office kezdőlapján válasszon ki legalább egy elemet a főpanelben.
- Kattintson az eszköztár Címkék ikonjára, majd kattintson a Létrehozás elemre.
- Módosítsa tetszés szerint a címke nevét és színét.
- Kattintson az OK gombra. A rendszer hozzáadja az újonnan létrehozott címkét a kiválasztott elemhez.
Meglévő címke gyors hozzáadása egy elemhez:
Tegye a következők valamelyikét:
- Húzzon egy címkét a menüpanelről a főpanel valamelyik elemére.
- Húzzon egy vagy több elemet a főpanelről a menüpanel valamely címkéjére.
Több címke hozzáadása egy elemhez:
- Az Office kezdőlapján válasszon ki legalább egy elemet a főpanelben.
- Kattintson az eszköztár Címkék ikonjára.
- Válasszon ki egy vagy több címkét.
- A címke eltávolításához egyszerűen törölje a nem kívánt címkék kiválasztását az adott elemnél.
- Kattintson az Alkalmaz gombra.
Fájlok és mappák keresése
Elem keresése:
Az Office kezdőlapján írja be a kívánt kulcsszót a jobb felső sarokban található keresőmezőbe. A nagyító ikonra kattintva tovább finomíthatja a keresést az alábbi feltételek segítségével:
- Kulcsszó
- Hely: Válasszon a meglévő kategóriák közül, vagy kattintson a Testreszabás elemre, ahol megadhatja, hogy a rendszer a Saját fájlok vagy a Velem megosztva rész melyik mappájában végezzen keresést.
- Típus: Adja meg, hogy mappát, fájlt, dokumentumot vagy táblázatot keres.
- Címkék: Válasszon ki egy vagy több címkét. Ha több címkét választ ki, a rendszer az összes olyan elemet megjeleníti, amelyhez legalább a kiválasztott címkék egyikét hozzáadták.
- Dátum: Keresés a módosítás vagy a létrehozás ideje alapján.
Fájlverziók kezelése
A rendszer automatikusan mentést készít a szerverre a fájlokról, amelyeken az Office alkalmazásban dolgozik, így nem kell aggódnia, akkor sem szenved el adatvesztést, ha mentés nélkül zár be egy fájlt. Az alkalmazás az összes fájl teljes verzióelőzményeit menti, és azt is rögzíti, hogy mikor és ki módosította a fájlokat.
Adott fájlverzió visszaállítása vagy másolása:
- Nyissa meg a kívánt fájlt.
- Kattintson a bal oldalsávban található Előzmények megtekintése ikonra. Megjelenik a főoldal. Ennek jobb oldalán láthatja az előzményverziók listáját.
- Kattintson a kívánt verzióra a listában. A főablakban megjelenik a verzió előnézete. A rendszer kijelölést ad a verziók közötti eltéréseknek.
- Dokumentumok: A rendszer kijelölést ad a megtekintett verzió és az előző verzió közötti eltéréseknek. Az ablak tetején található nyilak segítségével gyorsan váltogathat a korábbi és a későbbi változások között is az adott verzióban.
- Táblázatok: A rendszer kijelölést ad az aktuális verzió és az előző verzió közötti eltéréseknek.
- Ha szeretné visszaállítani a fájl korábbi verzióját, kattintson a jobb alsó sarokban található Visszaállítás gombra. A régebbi verzió felülírja az aktuális verziót. Ha a kiválasztott verziót inkább különálló fájlként szeretné menteni, kattintson a Másolat készítése elemre.
Megjegyzés:
- A verziók száma nincs korlátozva.
- Az Office új előzményverziót hoz létre az alábbi esetekben:
- Amikor a dokumentumon elvégzett módosítás legalább 1000 parancsot tartalmaz (egy művelethez több parancs is tartozhat, a parancsok száma pedig nullázásra kerül, ha létrejött az előzményverzió).
- Amikor a táblázaton elvégzett módosítás legalább 100 parancsot tartalmaz (egy művelethez több parancs is tartozhat, a parancsok száma pedig nullázásra kerül, ha létrejött az előzményverzió).
- Tíz perccel azt követően, hogy az Office megkapta az első parancsot
- Miután letöltött vagy törölt egy fájlt, vagy másolatot készített arról, illetve visszaállított egy fájlt egy előzményverzióra
A fájlok védelme
A bizalmas természetű adatokat tartalmazó fájlokat jelszavas védelemmel láthatja el a fájl létrehozása során, és azt követően egyaránt.
Új titkosított fájl létrehozása:
- Az Office kezdőoldalán kattintson az eszköztár + gombjára.
- Kattintson a következőre: Titkosított fájl létrehozása.
- Válassza a Dokumentum vagy a Táblázat lehetőséget.
- Adja meg, majd erősítse meg a felhasználónevet és jelszót, majd kattintson az OK gombra. A rendszer új lapon megnyitja a titkosított fájlt.
Megjegyzés:
- A titkosított fájlok címe az összes felhasználó számára megjelenik.
Titkosítás hozzáadása már meglévő fájlhoz:
- Az Office kezdőoldalán kattintson jobb gombbal a kívánt fájlra, majd válassza a Titkosítás lehetőséget. Más megoldás: nyissa meg a kívánt fájlt, és kattintson a bal oldalsávban található Titkosítás ikonra.
- Ha szeretné, módosítsa a címet.
- Írja be a kívánt jelszót a Jelszó mezőbe.
- Írja be ismét a jelszót a Jelszó megerősítése mezőbe.
Megjegyzés:
- A titkosított fájlba nem vihetők át az alábbi adatok:
- Címkék
- Kommentek
- Megosztási engedélyek
- Csillag
- Előzményverziók
- A rendszer alapértelmezés szerint a titkosítást követően áthelyezi a lomtárba az eredeti verziót. Ha szeretne ezen változtatni, tegye a következőt:
- Kattintson a képernyő bal alsó részén található Fiók ikonra, majd lépjen a Beállítások > Általános menüpontra.
- Törölje az Eredeti fájl eltávolítása titkosítás/titkosítás feloldása után jelölőnégyzet bejelölését.
Titkosított fájl jelszavának módosítása:
- Az Office kezdőoldalán kattintson jobb gombbal a kívánt fájlra, majd válassza a Titkosítás lehetőséget. Más megoldás: nyissa meg a kívánt fájlt, és kattintson a bal oldalsávban található Titkosítás ikonra.
- Válassza a Jelszó módosítása elemet.
- Írja be az aktuális jelszót a Jelszó mezőbe.
- Írja be az új jelszót az Új jelszó mezőbe.
- Írja be ismét az új jelszót a Jelszó megerősítése mezőbe.
- Kattintson az OK gombra.
Titkosított fájl nem titkosított másolatának létrehozása:
- Az Office kezdőoldalán kattintson jobb gombbal a kívánt fájlra, majd válassza a Titkosítás lehetőséget. Más megoldás: nyissa meg a kívánt fájlt, és kattintson a bal oldalsávban található Titkosítás ikonra.
- Jelölje be a Nem titkosított másolat létrehozása jelölőnégyzetet.
- Írja be a jelszót a Jelszó mezőbe.
- Kattintson az OK gombra.
Fájlok és mappák megosztása
Az Office alkalmazás segítségével megoszthatja saját fájljait és mappáit, illetve kezelheti a más DSM-felhasználók vagy -csoportok által Önnel megosztott fájlokat és mappákat. Megadhatja, hogy csak olvasási, vagy szerkesztési engedélyt ad a többi DSM-felhasználónak és -csoportnak.
A megosztott fájlokat egyszerre több felhasználó is szerkesztheti.
Fájl vagy mappa nyilvános megosztása:
- Az Office kezdőlapján kattintson jobb gombbal a kívánt elemre, majd kattintson a Megosztás lehetőségre, vagy az eszköztár Megosztás ikonjára. Másik megoldás a megosztáshoz: nyissa meg a kívánt fájlt, majd kattintson a bal oldalsáv Megosztás ikonjára.
- Az Engedély legördülő menüben válassza ki, hogy a többi felhasználó csak megtekinteni vagy módosítani is tudja az elemet.
- A rendszer létrehozza a nyilvános hivatkozást. A hivatkozás készen áll a megosztásra. Ha megnyitja a hivatkozást, a rendszer új böngészőlapon nyitja meg az adott elemet.
- Kattintson az OK gombra.
Fájl vagy mappa megosztása más DSM-felhasználókkal vagy -csoportokkal:
- Az Office kezdőlapján kattintson jobb gombbal a kívánt elemre, majd kattintson a Megosztás lehetőségre, vagy az eszköztár Megosztás ikonjára. Másik megoldás a megosztáshoz: nyissa meg a kívánt fájlt, majd kattintson a bal oldalsáv Megosztás ikonjára.
- A Felhasználó/Csoport mezőben adja meg a kívánt DSM-felhasználó vagy -csoport nevét. A beírás megkezdésekor a DSM rendszer különböző felhasználóneveket vagy csoportneveket fog javasolni.
- A legördülő menüben válassza ki, hogy az adott felhasználó vagy csoport csak megtekinteni vagy módosítani is tudja az elemet.
- Ahhoz, hogy megossza az elemet a megadott felhasználóval vagy csoporttal, kattintson a + gombra. Több felhasználót vagy csoportot is felvehet a listára.
- Kattintson az OK gombra.
Megjegyzés:
- Fájlokat és mappákat csak azokkal a DSM-felhasználókkal és -csoportokkal oszthat meg, akik engedélyt kaptak az Office elérésére. A felhasználóknak és csoportoknak a Vezérlőpult > Felhasználó vagy Csoport menüpontban adhat engedélyt.
Fájlok megosztásának engedélyezése nem rendszergazda felhasználók számára:
- Jelentkezzen be az admin fiókkal, majd kattintson a képernyő bal alsó sarkában található Fiók ikonra, és lépjen a Beállítások > Adminisztráció menüpontra.
- Nyissa meg a Megosztás menüpontot, és jelölje be a Fájlok megosztásának engedélyezése nem rendszergazda felhasználók számára jelölőnégyzetet.
- Kattintson az OK gombra.
Megjegyzés:
- Ha letiltja a funkciót, a nem rendszergazda felhasználók nem fognak tudni új megosztási engedélyeket adni másoknak. Ezt követően csak a már kiosztott megosztási engedélyek törlésére lesz lehetőségük.
Fájl vagy mappa tulajdonosának módosítása
A fájlok és mappák tulajdonjogát át is adhatja más DSM-felhasználóknak.
Fájl vagy mappa tulajdonosának módosítása:
- Az Office kezdőlapján kattintson jobb gombbal a kívánt elemre, majd kattintson az Információ lehetőségre, vagy az eszköztár Egyéb ikonjára, majd az Információ lehetőségre. Másik megoldás: nyissa meg a kívánt fájlt, majd kattintson a bal oldalsáv Információ ikonjára.
- Kattintson a Tulajdonos mező Módosítás elemére.
- Válassza ki a kívánt DSM-felhasználót a legördülő menüből. A menüben csak azok a felhasználók láthatók, akik engedéllyel rendelkeznek az Office eléréséhez.
- Kattintson az OK gombra.
Megjegyzés:
- Csak azoknak az elemeknek a tulajdonosát módosíthatja, amelyek az Ön birtokában vannak. A tulajdonos módosítását követően is szerkesztheti ezt az elemet.