管理通訊錄及聯絡人
Synology Contacts 提供您一個集中管理通訊錄及聯絡人的平台。在首頁,您可以看到下列三種通訊錄類別及已新增的標籤:
- 個人通訊錄:此類別下的通訊錄由個別使用者所擁有。內建的個人通訊錄分為三種:
- 我的聯絡人:個別使用者的預設通訊錄。您可以於此通訊錄中新增、編輯、刪除聯絡人。
- 建議聯絡人:您可以於此通訊錄檢視曾透過 Synology MailPlus 寄送電子郵件的聯絡人。
- 標註星號:您可以於此通訊錄檢視被標註星號的聯絡人。若要了解如何標註 / 取消標註聯絡人,請參閱以下區塊。
- 共用通訊錄:其他人與您分享的個人通訊錄可於此類別中檢視。
- 群組通訊錄:管理員分享的群組通訊錄可於此類別中檢視。預設的群組通訊錄為團隊聯絡人,其包含所有 Synology NAS 的使用者帳號。
注意: 只有足夠權限的管理員或使用者可以新增群組通訊錄。
- 標籤:檢視已套用標籤的聯絡人。您亦可以從此處按一下 + 按鈕來新增標籤。重新命名或修改標籤名稱將自動更新所有套用該標籤的聯絡人。
以下區塊將介紹如何管理 Synology Contacts 的通訊錄及聯絡人。
目錄
- 管理通訊錄
- 管理聯絡人
- 搜尋聯絡人
- 運用標籤組織聯絡人
1.管理通訊錄
若要新增通訊錄:
有四種新增 Synology Contacts 通訊錄的方式:
- 新增通訊錄
- 於選單面板上,按一下個人通訊錄 (或群組通訊錄) 旁的 + 按鈕,並選擇新增通訊錄。
- 在通訊錄名稱欄位輸入通訊錄的名稱。
- 按一下新增。
- 從其他來源匯入通訊錄
- 於選單面板上,按一下個人通訊錄 (或群組通訊錄) 旁的 + 按鈕。
- 選擇匯入通訊錄後,精靈將隨之開啟。
- 從精靈中選擇聯絡人來源:Google、Microsoft Outlook 或 CardDAV Server。
- 以使用者帳號密碼登入。認證後,來源的聯絡人資料將匯入 Synology Contacts。
- 透過檔案匯入通訊錄
- 於選單面板上,按一下個人通訊錄 (或群組通訊錄) 旁的 + 按鈕。
- 選擇匯入通訊錄後,精靈將隨之開啟。
- 按一下 vCard 或 Google CSV 檔案。
- 從電腦選擇檔案匯入,並按一下開啟。
- 選擇匯入聯絡資訊的模式:
- 匯入至已存在的通訊錄:從下拉式選單選擇已存在的通訊錄。
- 匯入成新的通訊錄:輸入新的通訊錄的名稱,聯絡人資料將匯入此通訊錄中。
- 按一下匯入。
- 從其他來源同步通訊錄
- 於選單面板上,按一下個人通訊錄旁的 + 按鈕。
- 選擇同步通訊錄後,精靈將隨之開啟。
- 選擇同步聯絡人來源,並以使用者帳號密碼登入。認證後,來源的聯絡人資料將匯入 Synology Contacts。
注意:
- 一天只會執行一次自動同步。若您有即時同步的需求,請點選同步帳號右側的 ⋮ > 編輯 > 同步以手動更新變更。
- 僅支援從外部來源單向同步至您的 Synology Contacts,因此在 Synology Contacts 所做的任何變更都不會更新到來源通訊錄。
- 當您將聯絡人資訊從 Synology MailPlus 轉移時,同步設定並不會一起被轉移。請在 Synology Contacts 重新訂定您的同步設定。
若要修改通訊錄名稱:
- 按一下通訊錄右側的 ⋮,並按一下編輯。
- 在通訊錄名稱欄位編輯名稱。
- 按一下儲存來套用設定。
注意: 您亦可於帳號圖示 > 設定 > 通訊錄來編輯通訊錄。
若要匯出通訊錄:
- 按一下通訊錄右側的 ⋮。
- 按一下匯出以將所選的通訊錄匯出成 vCard (.vcf) 檔案。
注意: 您亦可於帳號圖示 > 設定 > 通訊錄來匯出通訊錄。
若要分享通訊錄:
Synology Contacts 可讓您藉由設定使用者及群組的存取權限,來與他人分享通訊錄。請依照以下步驟來分享通訊錄:
- 按一下通訊錄右側的 ⋮,並按一下分享。
- 按一下新增按鈕,會出現一個彈出視窗。
- 勾選核取方塊來將使用者及群組加入存取控制清單,並按一下新增。
- 為各個使用者及群組選擇唯讀、可讀寫或完全控制。
- 按一下儲存來套用設定。
注意:
- Synology Contacts 可讓 Synology NAS 的本地、網域、LDAP使用者帳號管理其聯絡人,但分開儲存各自帳號系統的資料,因此,屬於其中一個帳號系統的通訊錄及聯絡人無法被其他帳號系統的使用者存取。請參閱此文章來了解更多關於帳號系統的資訊。
- 當帳號系統為網域使用者或是 LDAP 使用者時,您亦可將組織單位 (OU) 加入存取控制清單。
- 您無法建立、搬移或刪除團隊聯絡人中的聯絡人。
- 賦予唯讀、可讀寫、完全控制的存取權限:
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唯讀 |
可讀寫 |
完全控制 |
聯絡人 |
檢視 |
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套用標籤 |
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匯出 |
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複製 |
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新增 |
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刪除 |
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v |
v |
搬移 |
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v |
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匯入 |
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v |
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隱藏 (僅限群組通訊錄的聯絡人) |
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通訊錄 |
編輯 |
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分享 |
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刪除 |
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隱藏 (僅限群組通訊錄) |
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v |
若要取得 CardDAV 網址或 QR code:
Synology Contacts 支援 CardDAV 通訊協定,可讓您透過不同裝置存取聯絡人資料。您可以使用任一個 CardDAV 用戶端 (例如:行動電話和電腦) 檢視 Synology Contacts 上的通訊錄。若要設定 CardDAV 用戶端檢視儲存於 Synology Contacts 的聯絡人資料,您必須將通訊錄的 CardDAV 網址或 QR code 輸入到 CardDAV 用戶端應用程式。請進行以下操作以取得 CardDAV 網址或 QR code:
- 按一下通訊錄右側的 ⋮,並按一下CardDAV。
- 選擇下列任一操作來連接 CardDAV 用戶端與通訊錄:
- CardDAV 網址:複製頁面的網址,並將其輸入到 CardDAV 用戶端應用程式。您亦可按一下
來複製網址。
- CardDAV QR code:按一下
並使用 CardDAV 用戶端應用程式的掃碼器來掃描 QR code。
若要刪除通訊錄:
- 按一下通訊錄右側的 ⋮,並按一下刪除。
- 在跳出的訊息中按一下刪除來確認刪除。
注意:
- 您亦可於帳號圖示 > 設定 > 通訊錄來刪除通訊錄。
- 通訊錄刪除後將無法復原。
若要顯示 / 隱藏通訊錄:
- 按一下首頁右上方的帳號圖示,並點擊設定。
- 前往通訊錄頁籤。
- 若您想要於 Synology Contacts 檢視特定通訊錄,勾選顯示標頭下該通訊錄的核取方塊,或取消勾選來隱藏此通訊錄。
2.管理聯絡人
若要新增聯絡人:
- 在選單面板上,按一下您想要新增聯絡人的通訊錄。
- 按一下首頁右上角的新增聯絡人。
- 輸入聯絡人的基本資訊。您亦可按一下更多按鈕來輸入更詳細的資訊。
- 按一下新增。
注意:
- 新增聯絡人必須要填全名。
- 除了附註欄位外,每個欄位皆有 1,024 字元的長度限制。
若要編輯聯絡人:
- 移動游標到聯絡人的右側,並按一下鉛筆圖示。
- 按一下任何欄位即可新增或編輯資訊。
- 按一下儲存。
若要為聯絡人標註星號 / 取消標註星號:
標註星號後,您可以在標註星號通訊錄檢視被標註的聯絡人。步驟如下:
- 移動游標到聯絡人的左側。您可以看見聯絡人名字前面的星號圖示。
- 按一下星號圖示來將聯絡人加入標註星號的通訊錄。您亦可再次按一下星號圖示來取消標註星號。
若要複製聯絡人到其他通訊錄:
- 移動游標到聯絡人的右側,並按 ⋮ > 複製。
- 選擇您想要複製到的通訊錄。您亦可按一下新增通訊錄按鈕來新增通訊錄,並複製聯絡人到新的通訊錄。
- 按一下複製。
若要搬移聯絡人到其他通訊錄:
- 移動游標到聯絡人的右側,並按 ⋮ > 搬移。
- 選擇您想要搬移到的通訊錄。
- 按一下搬移。
注意:
- 您亦可按一下新增通訊錄按鈕,新增通訊錄後,在搬移到...頁面中搬移聯絡人到新的通訊錄中。
- 您也可以在通訊錄間拖拉聯絡人。
- 拖拉過程中,將會在游標下看到以下幾種類型的標誌:
:您可以搬移聯絡人到此通訊錄。
:您無法搬移聯絡人到此通訊錄。
若要刪除聯絡人:
- 移動游標到聯絡人的右側,並按 ⋮ > 刪除。
- 在跳出的訊息中按一下刪除來確認刪除。
注意: 刪除的聯絡人將無法復原。
若要設定多個聯絡人:
- 按一下選單面板上的通訊錄。
- 移動游標到聯絡人清單的名稱欄,接著,按一下代表該聯絡人的字母圓圈圖示,如:
。
- 選擇下列其中一個選項,來從首頁上方的工作列中設定所選的聯絡人:
- 發送電子郵件給聯絡人
- 套用標籤到聯絡人
- 刪除聯絡人
- 匯出聯絡人
- 搬移聯絡人
- 複製聯絡人
- 標註星號
3.搜尋聯絡人
Synology Contacts 支援 Universal Search,可讓您透過單一的搜尋方塊搜尋聯絡人所有欄位的內容。您可以依照需求選擇搜尋方式:
- 搜尋特定通訊錄的聯絡人
- 按一下選單面板上的通訊錄。
- 前往首頁上方的搜尋方塊,並輸入聯絡人的相關資訊。
- 按一下鍵盤上的 Enter 來開始搜尋。
- 搜尋所有通訊錄的聯絡人
- 按一下選單面板上的我的聯絡人。
- 前往首頁上方的搜尋方塊,並輸入聯絡人的相關資訊。
- 按一下鍵盤上的 Enter 來開始搜尋。
4.運用標籤組織聯絡人
若要新增標籤:
- 於 Synology Contacts 的首頁,在選單面板中,按一下標籤旁的 + 按鈕。
- 輸入標籤名稱,並選擇標籤顏色。
- 按一下新增。
若要新增標籤,並套用至聯絡人:
- 移動游標到聯絡人的右側,並按一下標籤圖示。
- 按一下新增標籤。
- 輸入標籤名稱,並選擇標籤顏色。
- 按一下確定。新增的標籤將套用至您所選的聯絡人。
若要為聯絡人套用既有的標籤:
請執行下列任一操作:
- 將選單面板中的任一標籤拖曳至聯絡人。
- 將聯絡人拖曳至選單面板中的任一標籤。
若要編輯標籤:
- 移動游標到標籤的右側,並按 ⋮ > 編輯。
- 修改標籤名稱或變更標籤顏色。
- 按一下儲存。
若要匯出套用相同標籤的聯絡人:
- 按一下標籤右側的⋮。
- 按一下匯出以將套用相同標籤的聯絡人匯出成 vCard (.vcf) 檔案。
若要刪除標籤:
- 移動游標到標籤的右側,並按 ⋮ > 刪除。
- 在跳出的訊息中按一下刪除來確認刪除。
注意:
- 若要使用標籤來組織多個聯絡人,請參閱若要設定多個聯絡人區塊。
- 標籤刪除後將無法復原。